厦门国税普通发票开票系统应用操作手册.doc

税，国之大事；票，税之大事。票，国之大事，企业之大事。厦门国税普通发票开票系统应用操作手册目录一、系统简介51.1建设目的51.2主要功能51.3系统特点5二、系统环境62.1 硬件设施62.1.1 电脑配置62.1.2 打印机62.2 软件环境6三、使用手册63.1 安装63.1.1 安装注意事项73.1.2 软件安装步骤73.1.3 软件激活103.2初始化153.2.1 登录153.3 发票开具操作163.3.1 系统使用流程163.3.2 发票开具功能操作 纳税人信息设置 发票模板打印设置 领购发票信息录入 发票开具 发票补录 发票作废2 发票红冲2 发票库存查询30 开票信息查询30 开票常用信息维护343.4系统功能介绍363.4.1 “菜单”功能介绍3 厦门国税计算机开票系统3 帮助3 系统配置3 设置显示图片3 注销3 退出393.4.2 数据备份、恢复393.4.3 系统升级403.4.4 导航41四、服务体系434.1税局客服热线43注：以下为功能模块导航图，使用ctrl+鼠标左键 点击功能模块，可找到相应模块的说明一、 系统简介1.1 建设目的 1）解决当前国税发票存在问题 以数字防伪确保数据唯一性和真实性防止重复使用发票杜绝开票大头小尾全面、及时地采集和应用发票数据 2）满足纳税人需求，提高纳税服务水平降低纳税人用票成本提升纳税人管理水平，提高信誉度发票查询更便捷准确 3）促进建立和谐的征纳关系 净化用票环境，公平市场竞争推进税务管理规范化 ，岗责清晰，流程公开推动税务稽查科学化，选办案数据真实准确1.2 主要功能1、 领购发票信息录入功能：讲领购的发票录入开票系统，开具时系统将按顺序显示相应的发票号码且不可更改，防止开票的随意性。2、 发票开具功能：发票正常开具、打印。3、 发票作废功能：作废当月填开有误或发生销售退回的发票。4、 发票红冲功能：需要重新开具且原发票不能作废的，开红字发票冲销原发票。5、 开票常用信息维护功能：客户信息，项目名称等常用信息的初始化或维护。6.、查询统计 功能：查询发票当前状态（正常开具票、作废票、红字票）1.3 系统特点 数字防伪，通过数字加密保证发票数据真实性 全面监控，数据多环节共享，推动税收管理信息化 查验便捷，为纳税人提供实时、全方位发票查验服务 二、 系统环境2.1 硬件设施2.1.1 电脑配置具体配置支持配置建议配置cpupentium（r）3以上p4 2.80g以上硬盘50m以上可用空间8g以上可用空间内存256m以上1g以上显示器1024*768、真彩32位或者更高1024*768、真彩32位操作系统配置windows2000/2003/xp/win7/vistawindowsxp 2.1.2 打印机 由于厦门国税票种都为多联发票，所以只能使用针式打印机。 针式打印机最低要求：24针打印机 2.2 软件环境1、操作系统支持版本：windows2000 /2003/xp/win7/ vista2、用户权限：登陆用户必须是管理员用户。 三、 使用手册3.1 安装在开始安装之前，请先确认系统的软、硬件配置是否满足要求。一切就绪后，就可以通过安装文件方便地安装本系统。初次使用时，需要对系统的一些固定参数进行设置。3.1.1 安装注意事项1） 安装之前请先确认您的操作系统配置符合“系统软件环境配置”中所列出的要求，否则可能会导致软件无法正常安装与使用。2） 厦门国税计算机开票系统安装过程中，请不要运行其他程序，并且按提示进行安装；3） 如果安装程序过程中，系统提示错误，且错误信息中有忽略或者跳过按钮，请你直接按这些按钮继续安装，安装后一般不会影响程序的运行；4） 如果程序重复出现错误，无法继续进行安装或者系统提示的错误您无法理解和解决，请咨询相关人员；5） 如果您的计算机安装有太多的其他软件，这些软件有可能导致您的计算机系统的混乱，从而导致本软件无法安装或者运行。6） 系统配置要求：具体配置支持配置建议配置cpupentium（r）3以上p4 2.80g以上硬盘50m以上可用空间8g以上可用空间内存256m以上1g以上显示器1024*768、真彩32位或者更高1024*768、真彩32位操作系统配置windows2000/2003/xp/win7/vistawindowsxp 7) 在安装前，需先下载税方提供的密钥key才可完成注册使用。3.1.2 软件安装步骤1） 双击图标开始安装，根据下图提示，点击“下一步”进行安装；图表 12） 可选择安装位置，或按照默认路径安装。点击“安装”（如下图所示）； 图表 23） 系统自动安装软件（如下图所示）； 图表 34） 安装完毕，点击“完成”按钮（如下图所示）；图表 45） 系统安装完毕，点击“完成”按钮。出现登陆激活界面图表 56） 此时需要登录到厦门市国家税务局网站上进行激活。激活地址：/nsfw/bsdt/3.1.3 软件激活第一步：在“开票电脑”（需安装开票系统的电脑）上运行桌面图标“厦门国税局普通发票开票系统”，出现如下界面：图表 6注意红色框体部分“电脑识别码”，如“f0f17dc1”，以您电脑中实际值为准；请记下蓝色字体部分识别码（注意大写）；第二步：在“上网电脑”（能上互联网的电脑）上打开国税门户网站图表 7选择左上角“办税大厅入口”进入国税网上办税大厅，如下所示图表 8如果您不是新企业，请直接登陆办税大厅；如果您是新企业请先点击“注册”按钮进行注册，如下图，图表 9输入“纳税人识别号”和“法定代表人证件号码”，选择下一步，并按照软件提示完成注册。第三步：登陆国税办税大厅图表 10纳税人通过“纳税人识别号”和注册时设定的密码登陆国税办税大厅，选择左边菜单“普票开票软件激活”，出现如下界面，图表 11第四步：录入“电脑识别码”生成激活文件 将您在第一步记下的“电脑识别码”填写到如上界面对应栏目（请注意比对是否填写正确），选择“提交”操作生成激活文件，如下所示，图表 12鼠标点击“key.xml”弹出下载窗口，选择“保存”操作将激活文件下载到您电脑指定位置；第五步：激活文件导入将您在“上网电脑”下载的“key.xml”文件复制到“开票电脑”指定位置，请记下存放位置；在“开票电脑”重复“软件激活”第一步，点击“激活按钮”弹出激活文件选择框，如下所示，图表 13按已记下存放“key.xml”的位置，找到并选择“key.xml”，点击“打开”按钮出现如下界面图表 14激活失败可能是您录入的“电脑识别码”错误，请重复“软件激活”步骤，重新录入“电脑识别码”获取激活文件。如果提示“激活成功”，则软件激活完成，直接点击“确定”。3.2初始化3.2.1 登录系统完成安装以后，软件登录窗口自动显示，或双击桌面上图标打开登录窗口。（如下图所示）。图表 15选择开票人，输入密码点击确定便可进入系统3.3 发票开具操作3.3.1 系统使用流程如果您是第一次使用该系统进行开票，需要按照如下流程完成数据的初始化（如下图所示）。 图表 16用户第一次登录厦门国税计算机开票系统的操作如下：1、设置纳税人信息，包括经办人身份证号码、纳税人识别号、开票单位名称、工商登记号、营业执照号、实际经营地址及开票人等信息，详细描述参见纳税人信息设置。2、打印设置调整，可以通过手工调整发票打印参数，详细描述参见发票模板打印设置。3、购进发票录入，根据实际情况录入在税务机关购进发票的信息，详细描述参见购进发票录入。4、完成以上操作后，即可进行发票开具。3.3.2 发票开具功能操作 纳税人信息设置1）首次进入系统时，系统自动显示设置界面要求用户填写纳税人信息；或点击的“纳税人信息设置”功能打开“纳税人信息管理”界面（如下图所示）。图表 172）填写表中相应的信息，带红色*号的为必填项。3）点击“新增开票人”按钮，在开票人设置栏中填写开票人信息，可增加多个开票人。反之，选中相应开票人，点击“删除开票人”按钮，可删除开票人。图表 184）如用户添加多个开票人，系统在登录时将提示用户通过下拉菜单选择相应开票人进入系统。当用户在纳税人信息管理中勾选对应开票人的“是否管理员”功能后，登录时系统后才可以修改纳税人信息管理。当用户在纳税人信息管理中勾选对应开票人的“默认开票人”功能后，登录时系统选择界面默认显示此开票人名称。5）填写完成后，点击“保存信息”按钮。并点击“关闭”按钮退出纳税人信息管理界面。图表 196）选择开票人，输入密码点击确定。7）首次登录设置完成后，系统进入“开票系统导航”界面（如下图所示）。图表 20【注】：当增加一个以上的开票人时，请通过“菜单”“注销”功能回到登录窗口，重新登录并选择相应的开票人进入系统。 发票模板打印设置1）在“开票系统导航”界面点击的“发票模板打印设置”功能打开设置界面（如下图所示），或通过“发票开具”界面点击“打印参数调整”进入。图表 212）首先通过“发票模板选择”选择发票种类，工作区将显示对应票种的默认设置。3）点击“选择打印机”功能选择开票的打印机，默认为电脑打印机设备的默认首选项。用户可以在左边距、上边距中直接输入数值（单位为毫米）进行调整，也可点击“左移”、“右移”、“上移”、“下移”进行调整。测试过程中，可以点击“测试打印”进行模拟输出。4）调整无误后，点击“保存”按钮以保存打印设置方案，设置方案将在下次打印发票时生效。可点击“还原”按钮返回到上一次保存时的设置方案。5）完成后，请点击“关闭”按钮退出调整界面。 【注】：建议每种票样在首次打印前，或换一台打印机打印前，使用此功能进行调整和测试打印，以防止废票。 领购发票信息录入1）在“开票系统导航”界面点击的“领购发票信息录入”功能打开“领购发票信息录入”界面（如下图所示）。图表 222）根据发票类型点击“新增统印发票”或“新增自印发票”按钮。图表 23图表 24 3）根据实际情况填写发票信息。填写完成后，点击“保存”按钮。4）如需要继续添加发票数据可点击“继续新增”按钮后再次填写发票信息；如不需要再次新增可点击“关闭”按钮退出填写界面（如下图所示）。图表 255）单击对应发票行后，通过点击“修改”按钮进行发票信息的修改，或点击“删除”按钮将发票信息删除。6）用户可通过选择查询条件点击“查询”按钮，进行发票的分类查询（如下图所示）。图表 267）此功能可查询到系统中所有发票的数据。【注】： 录入购进发票信息时，发票的起、止号码必须要与分配到开票人手上的纸质发票号码一致。使用多台电脑同时开票的用户，发票号码起止一定要核对准确。 录入时，相同发票代码的发票号码不能重叠 修改或删除发票记录时，系统会对已开发票做对比检测。只能修改和删除未开具的发票数据。 发票开具1）在“开票系统导航”界面点击的“发票开具”功能选择相应的发票，或在“开票系统导航”界面下方的“发票库存情况”点击相应发票行的“开具”按钮（如下图所示）。图表 27图表 282）可通过“发票种类”和发票模板选择其它发票进行填写。3）选择相应的交易货币类型，系统默认为人民币。4）根据实际情况填写发票信息，带红色*号的为必填项。合计金额大小写系统自动计算带出，不允许修改。5）填写完成后，点击“保存”按钮保存票面信息。6）点击“打印发票”按钮进行发票的打印。打印前可通过“打印参数调整”功能进行打印机数据的调整（调整的操作描述可参见发票模板打印设置）。7）开票完成后，如需要继续开票，可点击“继续开票”按钮，或票面信息变动不大的情况下点击“复制开票”按钮继续开票。8）保存发票信息后，可暂不打印，以后可通过“查询统计”“开票信息查询”功能打印发票（详细操作流程可参见开票信息查询）。【注】： 如果已经开具并打印发票，有信息错误只能通过“发票作废”功能作废发票后重新开票。 发票界面上显示的发票号码系统默认根据升序的方式顺序显示。 打印发票时，请注意放入的纸质发票代码和发票号码与系统显示的一致。 系统中发票上显示的发票代码与号码，打印时会打印在纸质发票的备注栏，请留意发票代码与号码的一致。 填写发票备注栏时，可使用键盘的ctrl+enter键进行回车换行操作。 发票开具成功后，系统将自动保存票面信息，在下次开票时可双击对应发票栏或输入文字拼音开头字母，系统会显示信息列表由用户选择。系统保存的票面信息可通过“系统管理”“开票常用信息维护”功能进行编辑，详细操作参见开票常见信息维护。 发票补录 1）在“开票系统导航”界面点击的“发票补录”功能，请根据实际情况输入查询条件或直接点击“查询”按钮，系统将根据条件显示发票列表（如下图所示）。图表 292）确认将要进行补录的发票，点击，系统将进入补录发票的界面（如下图所示）。 图表 303）在该界面中，将要补录的发票信息填写到相对的位置上，补录信息确定无误后选择然后点击“保存”按钮，系统经校验后将提示是否补录成功。【注】： 发票作废1）在“开票系统导航”界面点击的“发票作废”功能，进入发票作废界面，请根据实际情况输入查询条件或直接点击“查询”按钮，系统将根据条件显示发票列表（如下图所示）。图表 312）确认将要进行作废操作的发票后，点击“操作”栏中的“作废”，系统将进入作废发票的界面（如下图所示）。图表 323）在该界面中，无须对发票本身的信息作任何修改，只需选择作废原因，如果选择其他，请自行录入作废原因。完成后，点击“作废”按钮，系统经校验后将提示是否作废成功。4）如多张发票需要作废，而作废原因相同，可在“选中”栏中勾选相应的发票，点击“批量作废”功能，自行录入作废原因。完成后，点击“确定”按钮完成作废操作。【注】： 发生错误开具、发票损毁或打印不成功等情形时，可能需要对已开具的发票进行作废操作，本系统只允许对本月开具的尚未验销的发票做作废处理。 本系统只显示符合作废条件发票的操作栏中的 “作废”按钮。 其中作废原因的“放错发票作废重打”，指当用户使用其它发票号码的纸质发票进行打印，而造成发票号码不对应时可通过此功能进行发票的作废，作废时填写或选择需要作废的纸质发票号码。作废成功后，系统提示放入对应的发票号码进行打印。 发票红冲1）在“开票系统导航”界面点击的“发票红冲”功能，请根据实际情况输入查询条件或直接点击“查询”按钮，系统将根据条件显示发票列表（如下图所示）。图表 332）确认将要进行红冲操作的发票后，点击“操作”栏中的“红冲”，系统将进入红冲发票的界面（如下图所示）。图表 343）在该界面中，无须对发票本身的信息作任何修改，只需点击红冲原因的下拉菜单，选择红冲原因，再点击“红冲”按钮，系统经校验后将提示是否红冲成功。红冲成功后，红字票面将打印对应蓝字发票的号码。查询时红字发票将显示对应蓝字发票的号码；查询蓝字发票时，将显示对应红字发票的号码。【注】： 如果发生以前月份开具的发票出现错误、销售退回等原因时，可能需要开具一张对应的红字发票进行冲销。 本系统只允许对以前月份开出的蓝字（正数）发票进行红字冲销。比如当前为2010年8月，则只能对2010年7月31日及以前的发票进行红字冲销。 已冲销的蓝字发票不允许再次作红冲处理。 开出红字发票，也将占用当月开票限量。 单张发票金额不允许部分红冲。 本系统只显示符合红冲条件发票的操作栏中的 “红冲”按钮。 发票库存查询用户可通过此功能查询剩余还未使用（如还未开具、作废和红冲）的发票信息。1）在“开票系统导航”界面点击的“发票库存查询”功能，进入发票库存查询界面（如下图所示）。图表 352）可输入相应查询条件或直接点击“查询”按钮，系统将根据条件显示发票列表。3）用户可根据实际需要选择点击“导出”按钮，导出excel表格。表中内容根据当前系统查询结果显示的格式与内容进行导出。【注】： 当发票库存数量为0时，“发票库存查询”界面不显示此发票数据。 当用户需要查询全部发票的数据时，可通过“发票管理”“购进发票录入”功能进行查询（详细操作请描述参见购进发票录入）。 开票信息查询用户可通过此功能查询已开具、作废和红冲成功的发票信息；并可查阅开票的统计数据。1）在“开票系统导航”界面点击的“开票信息查询”功能，进入开票信息查询界面（如下图所示）。图表 362）请根据实际情况输入查询条件或直接点击“查询”按钮，系统将根据条件显示发票列表（如下图所示）。图表 373）开票查询界面下方显示当前页面和查询结果中发票份数与总金额。4）用户可以点击“发票号码”以查阅该张发票的全部信息（如下图所示）。但在发票信息查询界面中，用户不能做任何数据修改操作，但能够进行发票的打印 (系统中发票上显示的发票代码与号码，打印时会打印在纸质发票的备注栏，请留意发票代码与号码的一致)。图表 385）在开票信息查询界面，用户可通过勾选“统计条件”框中的条件对查询后的结果进行统计查看，可多项选择（如下图所示）。图表 396）用户可根据实际需要选择点击“导出”按钮，导出xml文件，如下图示：图表 40输入文件名（自己定义，最好根据年月进行定义），然后点击保存按钮即可完成上报数据的导出。0 开票常用信息维护发票开具成功后，系统将自动保存票面信息，保存的信息可通过此功能进行编辑。 1）在“开票系统导航”界面点击的“开票常用信息维护”功能进入“常用信息管理”界面（如下图所示）。图表 412）选择常用信息维护框中相应的信息项目（如下图所示）。图表 422）对应项目内的资料是在用户成功开具发票时，系统自动保存校验通过的信息。可通过点击对应信息的“修改”按钮进入相应的信息修改窗口（如下图所示）。图表 433）用户可根据实际情况进行修改，填写完成后点击“确定”按钮退出。4）如有不需要的信息，可通过栏勾选（可多选），选择完成后点击按钮。5）当需要写入excel表中已存在或填写的信息，可通过“导入”功能进行数据的批量写入（如下图所示）。在导入界面中填写excel表中的列号，如c、d等。完成后，点击“导入”按钮。图表 44【注】：导入数据时请留意选择左方“常用信息维护”框中的项目，以确保开票界面中常用信息显示的位置。3.4 系统功能介绍3.4.1 “菜单”功能介绍点击工作界面右上方的，可见以下界面（如下图所示）：图表 4 厦门国税计算机开票系统“菜单”“厦门国税计算机开票系统”中的下级菜单的功能与右侧的功能模块相同，可选择使用，具体使用流程可参看发票开具功能操作。 帮助“菜单”“帮助”的下级菜单包括：软件信息和使用帮助，2个功能。1、 软件信息，可查看系统版本与手动进行系统检查升级等（如下图所示）；图表 462、 使用帮助，提供该软件的系统帮助手册。 系统配置“菜单”“系统配置”下级菜单包括：常规设置和网络设置2个功能。1、 常规设置：图表 47a） 开机自动运行程序：选中这一项后，在电脑开机时，该软件将自动启动；b） 记住我的密码：此项与登录窗口的功能相同，方便用户选择登录功能； c） 自动为我登录：这一项与登录窗口的功能相同，方便用户取消自动登录功能；d） 停靠桌面边沿时自动隐藏：选中此项后，当非最大化的系统界面靠在电