Oracle ERP 培训-应付帐款模块.ppt

1 oracle应付帐款模块 oracle payable 1 2 课程目标 学习oracle payables ，您可以掌握以下内容： 定义和维护供应商 输入和维护发票 了解支付流程、对发票付款 了解应付会计分录流程、管理应付会计期 应付全面查询、报表使用 全面管理应付业务 2 3 课程安排 第一单元：应付概览 第二单元：供应商 第三单元：发票 第四单元：付款 第五单元：会计、应付周期管理 3 4 课程安排 第一单元：应付概览 第一课：应付概览 第二单元：供应商管理 第二课：供应商管理 第三单元：发票管理 第三课：发票处理流程 第四课：发票与采购订单匹配 第五课：费用报表、费用发票、资产发票 第六课：经常性发票、发票其他管理功能 第四单元：付款管理 第七课：付款处理流程 第八课：付款、预付款管理 第五单元：会计、应付周期管理 第九课：会计分录、应付周期管理、查询、报表 4 5 应付概览 n 第一单元：应付概览 n 学完本章节后，您可以掌握以下内容: 了解从采购到付款流程的主要方面 描述应付款流程 描述应付款流程的关键点 了解应付款和其他系统的集成点 n 第一课：应付概览 5 6 n 第一课：应付概览 *6 应付概览 6 7 应付帐款业务内容概述 供应商管理 发票管理 付款管理 会计管理 7 8 支付周期 请购单 采购订单 接收 报表 发票/付款 供应商考核 供应商管理 询价/报价 目录 管理 供应 订购 分析 8 9 应付款流程概览 输入供应商输入发票审批发票 日记帐分录转换 至总帐 创建日记帐分录 a/p 100,000 60,000 10,000 30,000 选择和po或收据匹配 发票付款 9 10 发票概览 收到发发票 输输入发发票 输输入发发票 基本信息 输输入发发票 详细详细 信息 发发票归归档 维护发维护发 票 发发票和po匹配 po发发票 10 11 付款 未付款发发票 记录记录 手工付款 确认认付款批: 确认认支票 更新发发票 付款历历史 创创建手工付款 系统统外支付 创创建系统统自动动付款 格式化付款批: 打印支票 加载载 eft数据 修改发发票批: 移动动/增加发发票 修改付款明细细 运行付款批 创创建单单 独付款 选择选择 已 审审批发发票 11 12 oracle 产品和应付的集成 oracle 资 产 oracle 项目 oracle 总 帐 oracle 人力资源oracle 现金管理 oracle 采 购 oracle 应付 oracle 工作流 oracle edi 12 13 应付和总帐集成 帐帐套汇汇率 应付转换日记帐导 入12 总帐 应付gl接口表 13 14 应付和资产集成 2 准备成批 增加 创建成批 增加 过帐成批 增加13 供应应商 资产应付fa 成批增加 14 15 应付和采购集成 匹配 更新开票数 量 pos 采购 1 2 复制帐户 应付 供应应商 15 16 应付和现金管理集成 应付 现金流信息 1 2 调节付款 现金管理 银银行代码码银银行 16 17 应付和项目会计集成 发票分布 1 2 adjustments and 费用报告 项项目任务务 应付项目 17 18 应付和人力资源集成 应付人力资源1 位置 员员工位置组织组织 18 19 应付和预警集成 n价格原因暂挂发票 n接收数量原因暂挂发票 n订购数量原因暂挂发票 invoices 应付 发发票 预警 19 20 应付和 iexpense集成 应付 iexpense 1 费用报告 员员工模板 20 21 应付帐款控制 核心思想：企业支出要严格控制 应付帐款系统是如何实现这一思想的？ 流程设计上（匹配-审批） 控制方法上 应用挂起-释放挂起； 匹配方法： 2-way 3-way 4-way. 21 22 n 第二单元：供应商管理 n 学完本章节后，您应该掌握以下几点: 定义供应商 定义供应商地点 了解关键报表 了解相关设置选项 了解其他系统实施内容 n 第二课：供应商管理 *22 供应商管理 22 23 第二课：供应商管理 *23 供应商管理 23 24 oracle 产品如何应用供应商信息 应应付 采购购 资产资产 property manager 24 25 供应商: 概述 输入供应商 创建po 输入发票 发票审批 发票付款 创建日记帐分录 和po匹配 输入请购单 25 26 供应商设置 财务选项窗口 供应商-应付款 供应商分录 应付选项窗口 供应商区域 26 27 供应商和供应商地点设置 联系人联系人 付款地点 采购地点 仅限于 rfq tokyonew york 采购地点 付款地点 联系人 供应商 paris 27 28 避免重复供应商 在供应商窗口设置一个新的供应商之前，要先确认 系统中有没有供应商存在 n 提交以下报表以确认系统中没有重复的供应商: 供应商报表 供应商审计报表 定期审核供应商,以达到如下结果: 为了防止生成重复发票 为了提高系统执行速度 为了提供准确的供应商报表 28 29 合并供应商 运行供应商 审计报表 abc corp abc corporation 审核合并结果abc corporation 合并供应商 明确是否有 重复的供应商 保留审计痕迹 29 30 合并供应商 s合并供应商时，发票和po同时被更新。 s更新所有发票或者仅仅是未过帐发票。 s拷贝旧供应商地点给新供应商或者闲置旧地点。 s系统自动提交报表来记录合并信息。 合并供应商 30 31 合并供应商 31 32 保留报表作为审计线索 对于合并供应商记录, oracle应付不保留在线的审计 痕迹 oracle应付自动地打印采购订单页眉更新报表和供应 商合并报表，将这些报表作为审计线索 32 33 供应商报表 oracle 应付供应商报表 报表名 说 明 供应商报表 查看供应商、供应商地点和供应商联系信息 供应商审计报表 可以帮助查看潜在的名称相似的重复供应商 新供应商/新供应商 复核新供应商或新供应商地点 地点报表 供应商付款历史报表 查看单个或一组供应商付款历史，包括无效 付款 供应商已付发票 查看单个或一组供应商付款历史，包括折扣 历史报表 和部分付款 33 34 n 第三单元：发票管理 n 学完本章节后，您应该掌握以下几点: 发票处理流程、概念 发票的输入 发票和po匹配 应用费用报表 费用发票、资产发票 经常性发票 其他发票管理功能 n 第四课：发票处理流程、概念 n 第五课：发票与采购订单匹配 n 第六课：费用报表、费用发票、资产发票 n 第七课：经常性发票、发票其他管理功能 *34 发票管理 34 35 第三课 发票的处理流程、概念 发票管理 35 36 输入发票: 概览 输入供应商 输入请求 创建po 输入发票 或发票批 审批发票 付款 创建日记帐分录 和po匹配 36 37 发票类型 发票总帐日期 发票日期 条件日期 发票税金 发票分配集 有关发票的几个概念 37 38 oracle 应付发票类型 类型 描 述 标准发票 是指由于采购货物或接受劳务从供应商处取得的发票（标准发票 既可以和订单匹 配 ，也可以不匹配） 贷项通知单 指对于已开发票的货物或劳务而从供应商处取得的红冲发票 借项通知单 对于已开具的发票供应商未开红冲发票，而由自已录入的红冲发票 费用报表 指对于雇员发生的相关费用的而开具的发票 po默认 和采购订单匹配的发票。（输入po号码后， oracle应付自动地提 供供应商信息。） 预付 支付给供应商或雇员的作为预付款的一种发票（视为发票） 快速匹配 和采购订单匹配的发票。（输入po号码， oracle应付自动地 提供供应商信息并且和采购定单的每一个装运行匹配） 混合发票 既可以和采购订单又可以和发票匹配的发票（既可以输入正数， 也可以输入负数）。 38 39 发票日期 & 条件日期 发票日期：即供应商开出的发票的编号。（应付款 管理系统不允许您为同一供应商输入重复的发票编 号） 条件日期：付款条件基准日期。应付款管理系统将 依据发票“条件日期”和发票“付款条件”来计算 发票的到期日。 39 40 主要内容： 设置税名称 -税类型 -税名称 -税率 -税核算会计科目 发票税金 40 41 输入增值税（ vat）收费 税收类型 税 名 税 率 定义供应商赋予税名 定义税名 输入含增值税发票检查税费 41 42 发票分配集 利用发票分配集可以快速建立发票分配行。 分配集行 50 012003000 50 031402600 分配集行 0 011003000 0 022002600 0 032004000 发票分布行 0 011003000 0 012002600 0 022004000 发票分配行 50 012003000 50 031402600 完整分配集 架构分配集 或 供应商 指定分布集给供应商 发票 1000 完整分配集 架构分配集 只有会计科目 信息，没有具 体的金额分配 比例 有会计科目 信息和具体 的金额分配 比例 42 43 发 票 输 入 43 44 使用工作台模式 发票批 发票 (工作台) 发票查询 付款 (工作台) 付款查询 付款 发票 付款工作台付款工作台 发票工作台发票工作台 44 45 输入批: 概览 发票批发票批 输入一个发票批输入一个发票批 批文件批文件 接收邮寄发票接收邮寄发票 准备批控制形式准备批控制形式 复核批控制报告复核批控制报告 更新批控制形式更新批控制形式 45 46 批控制 形式 批控制形式批控制形式 批名 : js03041998 日期: 03/04/98 控制发票数量: 20控制发票总额l: $2,600.78 实际发票数量: 19实际发票总额l: $2,200.78 计数差额: 1合计差额 : $ 400.00 输入人: john smithentry time (elapsed): 15 minutes notes: invoice #300941 for supplier abc corporation was a duplicate. 46 47 发 票 信 息 明细信息 缺省信息 基本信息 信信 息息 供应商信息 发票信息 付款计划行 发票分配行 47 48 类 型 描 述 项目记录向供应商购物或劳务收费金额 税记录购买商品或劳务而产生的税额 运费 记录供应商的运输费用 杂项费用记录一张发票的各项杂项费用 发票分配类型 48 49 复核和维护发票批 提交批控制报表以审核处理的准确性和 效率； 查看职员输入发票批的数量和批实际总 额和控制总额之间的差异。 49 50 第四课 发票与采购订单匹配 发票管理 50 51 发票和采购订单匹配: 概要 发票批 输入发票 审批发票 发票和采购 订单匹配 发票归档 过帐发票 复核发票 付款 51 52 匹配设置选项 二维匹配 三维匹配 四维匹配 发 票 数量 4 价格 150.00 订 单 数量 4 价格 150.00 二维匹配 订 单 数量 3 价格 150.00 接 收 数量 3 价格 150.00 三维匹配 发 票 数量 3 价格 150.00 订 单 数量 2 价格 150.00 接 受 数量 2 价格 150.00 四重匹配 发 票 数量 2 价格 150.00 接 收 数量 2 价格 150.00 52 53 匹配选项 保存发票 选择匹配 输入供应商信息 输入发票日期、编号、和金额 完成完成完成 如果匹配采购分配, 选择分配和输入分配数量或匹配金额 输入发票数量和匹配金额 输入附加发票头信息 输入采购定单编号 选择采购定单 选项 a 标准发票、 费用报表、混合发票 选项 b 采购定单缺省 选项 c 快速匹配 53 54 po 匹配：采购订单匹配允差适用于任何与采购订单匹配的发 票，包括与接收匹配的发票 最大/订货量：输入超过订购的采购订单发运行数量的差异 最大/接收数量：输入超过订购的采购订单发运行数量的差异 价格：输入超过采购订单发运行单价差异 汇率值：发票额及其匹配的采购订单发运额之间的允许差额 发运金额：与发运匹配的所有发票额与采购订单发运额之间的 允许差额 总额：汇率值差异和发运金额差异合并的允许差异总额。 税 ：如果税种为销售税、抵消税和自定义税，则 oracle payables 发票验证流程将验证在您输入的允差范围内每个税分 配额是否等于可按税码纳税的分配额的总额与税码税率的乘积 *54 发票允差 54 55 po默认发票匹配 快速匹配发票匹配 标准发票匹配 混合发票匹配 借/贷项通知单发票匹配 发票匹配取消 发票匹配相关信息查询 *55 发票匹配操作 55 56 发票匹配操作 po默认发票匹配 56 57 po默认发票匹配 *57 发票匹配操作 57 58 发票类型与正负数发票匹配的关系 只可匹配正数：po默认、快速匹配、标准发票、混合 发票 只可匹配负数：借/贷项通知单 正负数都可匹配：混合发票 系统使用发票价与po价格的差异，自动生成发票价差 如何查询匹配信息 匹配信息报表 *58 发票匹配注意事项 58 59 第五课 费用报表、费用发票、资产发票 发票管理 59 60 费用报表处理 输入费用报表应用预付款通过提交应付发票引入 建立发票 支付员工款 60 61 设置费用报表分录 定义费用报表模板 输入员工、地址 定义雇员作为供应商 61 62 费用报表模板 62 63 费用报表 63 64 费用报表发票 64 65 1.输入人员 2.将员工定义为供应商 3.定义费用报表模板 4.输入费用报表 5.根据需要对费用报表应用暂挂和（或）用预支款来 核销该费用报表。 6.提交应付款管理系统发票导入，以便为费用报表创 建发票和发票分配。 7.支付费用发票 处理费用报表的步骤 65 66 费用报表发票 发票行分配 运费分配 66 67 录入费用报表发票 67 68 输入发票运费 您可以使用以下几种方式记录运输费用: 自动创建运费分配 在发票分配行按比例分配运费 手工输入运费分配行 68 69 资产发票 资产标识 发票批准、 过帐 69 70 在应付输入 资产信息 提交成批增加程序 检查结果 将附加过入资产 将资产信息传送至fa：提交成批增加 70 71 资产发票 应付中录入资产发票 71 72 资产发票 成批增加至资产模块 72 73 导入资产发票行分配的条件 发票分配行为资产类型帐户，分配帐户为现有资产类别设 置作为资产结算帐户或 cip 结算帐户的帐户 选出所属的资产账簿。 已审批发票 已将发票行分配从应付款管理系统过帐至总帐 发票行分配的总帐日期等于或早于为创建程序指定的日期 如果使用多组织功能，则应付款管理系统的业务实体必须 使用与公司帐簿相同的总帐帐套。 73 74 第六课 经常性发票、发票其他管理功能 发票管理 74 75 经常性发票: 概 览 可以为可能收不到发票的定期业务费用（如租金） 输入发票. 输入经常性发票: 定义特殊会计日历 定义经常性发票模板 生成基于模板的发票 通过经常性发票模板，您可以: 指定经常性发票生成的时间间隔. 创建最多两个非标准金额的一次性特殊发票额, 例 如定金或飘浮式付款， 定义随着期间按固定百分比增加或减少的经常性 发票 75 76 经常性发票 n定义特殊会计日历 76 77 经常性发票 n定义经常性发票模板 77 78 经常性发票 n生成基于模板的发票1 78 79 其他发票管理功能 发票审批 发票暂挂 发票取消 发票调整 发票查询 发票管理 79 80 审批发票 输入发票 审批发票 和采购定单匹配 发票文档 付 款 发票过帐 80 81 帐户挂起原因 no 资金挂起原因 mixed 信息不足 no 发票挂起原因 yes 匹配挂起原因 mixed 期间挂起原因 no 采购请求挂起原因 no 差异挂起原因 mixed 挂起类型 查看在审批发票时系统自动置于的挂起类型 预先定义 用户定义手工释放 挂起类型 81 82 帐户释放原因 资金释放原因 足够信息 发票释放原因 匹配释放原因 期间释放原因 差异释放原因 挂起快速释放原因 发票快速释放原因 释放挂起 释放类型 系 统 用户定义 设 定 82 83 帐户挂起原因 no 资金挂起原因 mixed 信息不足 no 发票挂起原因 yes 匹配挂起原因 mixed 期间挂起原因 no 采购请求挂起原因 no 差异挂起原因 mixed 手工释放挂起 查看可手工释入的相关类型. 系统设置用户定义 手工释放 挂起类型 83 84 发票调整类型 调整与采购订单匹配的发票 调整发票额 调整发票汇率 调整 gl 日期 调整预付款 更新发票分配 调整计划付款 冲销发票分配 取消发票 84 85 发票调整限制条件 n 通用限制条件 n在以下情况下，不能更新、冲销或删除 分配： 已取消发票。 已全部或部分支付发票，且禁用了“允许对 已付发票进行调整”应付款管理系统选项 分配在预付款类型发票中，且已核销此分配 。 分配类型为“预付款”。对于预付款类型的分 配，唯一的可更新字段为“说明”。不能冲销 或删除，但可以撤消核销预付款分配 85 86 发票查询: 概览 发票批 输入发票 审批发票 和 po 匹配 发票文档 查看发票 付 款 接收发票 发票过帐 86 87 发票查询: 概览 查询发票 87 88 n 第四单元：付款管理 n 学完本章节后，您应该掌握以下几点: 付款处理流程、概念 手工支付 预付款支付 执行停止、无效付款 n 第七课：付款处理流程、概念 n 第八课：付款、预付款管理 * 付款管理 88 89 第七课 付款处理流程、概念 付款管理 89 90 概 览 输入供应商 生成po 输入发票 发票审批 付 款 生成日记帐分录 和po匹配 输入请购单 付款调节 90 91 设置付款银行 主要内容： 银行名称 分行名称 银行帐户 会计信息 付款单据 91 92 oracle 应付支付方式 支付方式 支票 clearing 电子资金转帐 电汇 手工远期付款 定 义 远期付款 给供应商的付款票据 公司内部主体间付款，不用产生付款文档 要求银行在指定未来日期付款的支付单据 通过电子传递付款至供应商银行 联系银行将资金要求通过电汇付款至供应商银行 供应商指定要求银行在将来指定未来日期付款的支付单据 92 93 使用工作台模式 发票批 发票 (工作台) 发票查询 付款 (工作台) 付款查询 付 款 发 票 付款工作台付款工作台 发票工作台发票工作台 93 94 第八课 付款、预付款管理 付款管理 94 95 手工付款 手工付款是在系统外部创建付款，如以下两种手工 付款方式: 支票 电汇 远期付款的应用 签发 议付 95 96 手工付款 n完全支付 96 97 手工付款 n部分支付 97 98 手工付款 n退款 98 99 手工付款 n远期支付（签发） 99 100 手工付款 n远期支付（议付） 100 101 预预 付付 款款 管管 理理 101 102 预付款管理内容 预付款输入 确定预付款何时应用 输入预付款分配信息 审批、支付预付款 使用发票去核销或取消核销预付款 应用费用报表核销预付款 102 103 预付款 步骤：概览 输入预付款 状态 = 未审批 审批预付款 状态 = 未付 支付预付款发票 状态 =可用 选择发票核销一或多张 预付款 选择预付款并应用于 一或多张发票 103 104 使用预付款状态报表去检查未核销预付款明细. 复核供应商的未核销预付款以及未付或部分支付发票 . 提交该预付款状态报表仅得到未核销预付款列表明细 及余额 使用供应商类型、唯一供应商、日期范围去提交该报 表. 确定并检查可用的预付款 104 105 输入一将来结算日期. 将预付款挂起以防止付款. 将预付款已计划付款挂起. 控制一可应用于发票的预付款 105 106 在发票工作台取消预付款. 如果预付款已被支付，则只有当取消付款后才 能取消预付款. 已核销的预付款，付款是不允许被取消的. 在发票界面查看预付款取消信息. 取消预付款 106 107 预付款 n预付款录入 107 108 停止、无效付款停止、无效付款 108 109 停止和取消付款: 概览 在付款界面停止付款 付款文档被占用? 付款文档 已被记录？ nono nono 在设置银行界面撤消 未使用单据 yesyes 在付款窗口取消付款 yesyes 109 110 取消付款 110 111 n 第五单元：会计、应付周期管理 n 学完本章节后，您应该掌握以下几点: 会计分录的来源、生成 应付传送到总帐 管理应付