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秘书国家职业资格培训教程3 级 办文篇 题库的题型与比例 普通秘书分为两个部分：知识试卷与技能试卷 知识试卷题型分2种形式：职业道德与专业知识（ 100分，80分钟） 职业道德：10分25道题 专业知识（单选占60%，多选占40%，共90分） 工作技能试卷分2种形式（100分，110分钟）： 录像题：2道（每点2分，共25个正误点）1道30分 （15个正误点）1道20分（10个正误点） 工作实务题：公文拟写与修改（1道，20分）会议实 务、办公室工作实务、以及各种综合实务题（2道， 15分、15分） 1、应用文的含义与制发 应用文书是各级机关、企事业单位、社会团体以及个人处 理事务常用的有一定惯用格式的文体的总称。包括：行政 公文、常用事务性文书、商务文书三类。 应用写作是实用型文章的写作，从内容和形式上看具有的 特点： 内容反映现实生活 体式固定程式化 行政公文（公文）：在行政管理过程中形成的具有法定效 力和规范体式的文书。 公文的作者：法定的机关、组织和负责人。 统一的体式和一定处理程序 开展公务活动的工具 被称为通用公文 国务院在2000年颁布国家行政机关公文处理办法规 定13种行政公文：命令（令）、决定、公告、通告、通知 、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要 1、应用文的含义与制发 常用事务文书：是机关、单位、团体和个 人处理日常事务所使用的文书。常用事务 性文书有：简报、计划、总结、调查报告 、会议筹备方案、领导讲话稿、规章制度 商务文书：是机关、单位、团体为处理商 务业务所使用的文书。主要有：意向书、 订货单、产品说明书、市场调查报告等 1、应用文的含义与制发 办法规定：以本机关名义制发公 文的过程，包括：草拟、审核、签发 、复核、缮印、用印、登记、分发等 程序 重点是：草拟、审核、签发、复核 草拟 符合国家法律、法规、规章及其他有关规定。如提出新的政策、规 定等，要与现行政策、规定衔接，应当切实可行并加以说明。 情况确实，观点明确，表述准确，结构严谨，条理清楚，直述不曲 ，字词规范，标点正确，篇幅力求简短。 公文的文种使用正确。应当根据行文目的、发文机关的职权以及与 主送机关的行文关系确定。 拟制紧急公文，应当体现紧急的原因。并根据实际需要确定紧急程 度 人名、地名、数字、引文准确。引用公文应当先引标题，后引发文 字号。引用外文应当注明中文含义。日期应当写明具体的年、月、 日。 结构层次序数，第一层为“一、”，第二层为“（一）”，第三层为 “1.”，第四层为“（1）”。 应当使用国家法定计量单位。 公文使用非规范化简称，应当先使用全称并注明简称；使用国际组 织外文名称或者其缩写形式，应当在第一次出现时注明准确的中文 译名。 公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯 用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字 外，应当使用阿拉伯数字。 1、应用文的含义与制发 1、应用文的含义与制发 审核：公文送负责人签发前，应当由办公厅（室 ）进行审核。 审核的重点： 是否确需行文 行文方式是否妥当 是否符合办法及本细则规定的公文种类、公 文格式、行文规则和拟制公文的有关要求 内容和主题是否体现了组织的意图 需会商的内容是否经过会商 材料是否经核实 1、应用文的含义与制发 签发：以本机关名义制发的上报公文，由 主要负责人（指行政机关的正职或者主持 工作的负责人）签发。以本机关名义制发 的命令（令）由本机关正职负责人签发， 制发的决定、公告、通告由主要负责人签 发，制发的其他公文由主要负责人或者由 其授权的其他负责人签发。 会签公文，主办机关应当送会签机关 文秘部门按公文办理程序会签。 1、应用文的含义与制发 复核：公文正式印制前，文秘部门应当进 行复核。 复核的重点： 审批、签发手续是否完备 附件材料是否齐全 公文格式是否统一、规范等。 经复核需要对文稿进行实质性修改的，应 当按程序复审。 通用公文用纸和印装规格 1公文用纸采用国际标准A4型纸，其幅面 尺寸为210mm297mm。 2公文页边与版心尺寸：公文用纸天头（ 上白边）为37mm1mm；公文用纸订口（ 左白边）为28mm1mm；版心尺寸为 156mm225mm(不含页码)。 3文字符号从左至右横写、横排。一般每 面排22行，每行排28个字。 4公文左侧骑马订或平订，不掉页；后背 平整、不空。 2、应用文的材料和主题 应用写作的特征： 材料、主旨、结构、语言。 言之有理、言之有据、言之有序、言之有 体 主旨单一、集中、明确 材料多样、真实、有力 结构合理、谨严、固定 语言准确、简明、平易、庄重 材料：是指作者为某一写作目的而收集、 摄取并经过必要的归纳、提炼 写入文章之 中的一系列事实与依据，包括：事件、现 象或数据、理论依据、公认的原则、科学 公理等。 材料工作的环节：占有、鉴别、选择和使 用 2、应用文的材料和主题 占有：储备材料能量和功力。 两大途径：亲身经历所获；调查阅读所获 。 鉴别：分析、比较 选择：围绕主题、典型材料、真实准确、 生动新颖 使用：先后顺序（依据时间的先后、材料 的轻重、时间内在的逻辑、说理的顺序、 文种和行文的方便 ）；详略程度（骨干材 料、中心材料、典型材料、） 2、应用文的材料和主题 主题：是作者在说明问题、发表主张 或反映生活现象时，通过全文内容所 表达出的基本观点或中心思想。 主题是灵魂：取舍材料、制定标题、 措置结构、遣词造句、表达方式选择 都没有依据。 2、应用文的材料和主题 正确：符合国家和组织的大政方针； 符合领导的意图；反映真实的社会现 状；经得起实践的检验 集中：代表机关和组织行文，“一文一 事” 深刻：去粗取精、去伪存真的改进 新颖：与时俱进 3、应用文的结构 结构：标题、开头、层次、段落、过 渡、照应、结尾等 标题：准确、鲜明地表现主题 两种情况：公文式标题；一般文章式 标题 公文式：发文机关+事由+文种 一般文章式：单标题、双标题 3、应用文的结构 开头：概述式、目的式、开门见山式、引述来文 式、无开头式（单刀直入式） 概述式：概括有关材料或背景，常用“鉴于、最近 、近来”。如报告、总结、调查报告、会议纪要 目的式：阐述发文的意义和宗旨，常用“为了、根 据”。如决定、通告、通知、计划等。 开门见山式：开门见山直入主题，如意向书 引述来文式：引述来文德标题与发文字号。如函 、批复、回复性公文 无开头式：如公告、命令、通告等 3、应用文的结构 层次：总分式、并列式、递进式、因果式、时序式、三段式 、篇章一体式 总分式：“总分式”（演绎结构）、“分总式” （归纳结构）、 “总分总式”（复杂交叉） 并列式：各个层次是并列逻辑关系，如条例、意向书等 递进式：由浅入深、层层递进。如部分报告 因果式：前因后果式，如请示。 时序式：按照时间的发生、发展、变化过程安排，如调查报 告等。 三段式：发文缘由+事项+尾语。如计划、总结、通知、通报 等 篇章一体式：就一段内容，与附文是一体的。如批转、转发 性通知。 3、应用文的结构 段落：提行式、条款式、篇段和一式 提行式：另起行表示内容的转换。“会 议认为”、“会议指出”、“会议强调”等 转换 条款式：以序号为标志，按照不同意 思分条列项。 篇段和一式： 3、应用文的结构 过渡、照应 结尾：强调式、期求式、希望式、说明式、无尾 式 强调式: 对文中的重点问题加以总结概括 期求式：请示的结束语 希望式：要求、号召等 说明式：补充说明的内容，如条列公文，规约公 文等 无尾式：正文就结束 结构要求：严谨、自然、完整、统一 4、表达方式 叙述：顺叙、倒叙、插叙、平叙 第一人称：请示、报告、函、计划、总结、述职 报告 第三人称： 通报、会议记录、会议纪要等 倒叙：通报、报告、会议纪要、调查报告、简报 议论：立论、驳论 论证方法：例证法、分析法、引证法、比较法、 因果法等 说明：定义、分类、比较、数字、图表等 5、应用文的语言 公文的语言具有很强的规格性，这是 由公文的性质所决定的。表现在行文 中，经常使用一套规范的公文用语。 应用文语言要求： 准确（增长到、增长了）、简洁（一 律不准擅自，但可以）、平实 、 5、应用文的语言 分类： 领叙用语： 性质：引导文件直接叙述根据、事实或主 张的用语。它有助于文件简明、精练。 例如：关于、根据、按照、遵照、依据、 本着、接、顷接、奉、鉴于、欣悉、现 如下等等。 5、应用文的语言 称谓用语 性质：在公文中表示称谓关系的词，如本、贵、 该等。 本：可以与“我”通用，具有郑重色彩。 贵：表示尊敬与礼貌，不能与“你”完全相同。只能 用在平行文和涉外文件中，不用在上行文和下行 文中。 该：用于指代上行文中提到的人或事物，属于自 己与对方之外的第三者。 例如：本集团公司、贵友谊商城、该部门等。 5、应用文的语言 祈求用语 性质：向受文者表示请求或希望的用 语。 例如：请、敬请、恳请、务请、敬悉 、务悉、务必、望、希望、希即、尚 望等。 5、应用文的语言 时态用语 性质：表示时间状态或时限方面要求的用语。 例如：兹、顷、当即、从速、 即日、暂时、片刻 、立即、正在、曾经、就要、就、将要、行将、 即将、即行、时常、常常、不常、不时、终于、 才、刚才、刚刚、永远、一直、一向、一时、按 期、如期、定期、准期、限期、先期、预期、逾 期、展期、周期、过期、亟待、已、已经、一经 、着、了等。 经办语 ： 业经、兹经等 5、应用文的语言 承转用语 性质：承接上文而转入下文的用语。 例如：总而言之、总之、鉴于上述情 况、为此、据此、故此、有鉴于此等 。 5、应用文的语言 感盼用语 （用于“函”） 性质：向对方表示感谢，盼望对方早 日实现有关愿望时的用语。 例如：深表谢意、谨致谢忱、不胜感 激、以为感、以为盼、以是 盼、渴盼、切盼等，其中以“以为 感”只用于平行文。 二、 公文撰制简介 2001年1月1日国家行政机关公文处理办 法实施 、公文内涵： 是行政机关在行政管理过程中形成的具有 法定效力和规范体式的文书 公文的作者：法定的机关、组织和负责人 。 统一的体式和一定处理程序 开展公务活动的工具 、公文的特点与作用 特点： 法定的作者 法定的权威 特定的效用 规范的体式 作用： 领导和指导 行为规范 传递信息 公务联络 凭据记载 知照协调 宣传教育 3、公文的行文方向 平行文：同一系统的平级和不相上行文、下行文、平 行文三种方向 上行文：有隶属关系的直接上级，文种为请示、报告 下行文：有隶属关系的直接下级，命令、意见等 隶属的单位之间，函 逐级行文：即直接向自己所属的上一级或下一级机关行文， 以及按层次一级级行文，它是对上行文的最基本得方式。 多极行文：即同时向自己以上或以下的若干级机关行文，对 上行文如无特殊情况，不采用这种方式。 直达行文：即上级领导机关直接把文件发到基层机关的行文 ，可直接向广大人民群众传达。通过报刊、广播、电视发布 文件。 、 行文规则 行文应当确有必要，注重效用。 行文关系根据隶属关系和职权范围确定，一般不得越级请示 和报告。 下级机关应当向直接上级机关请示和报告；因特殊情况必须 越级请示和报告的，应当抄送被越过的上级机关，并注明理 由。向下级机关的重要行文，应当同时抄送直接上级机关 向上级机关报送公文，内容应当为需要报告的重大事项， 上级机关要求报告办理情况的事项，须经上级机关审批或者 决定的事项。 凡本部门职权范围内能够解决或者通过部门间协商可以解决 的事项，一般不要请示上级机关；凡本部门发文或者若干部 门联合发文能够解决的事项，不得要求上级机关批转或者转 发。 部门之间对有关问题未经协商一致，或者未经上级机关批 准裁决的，不得各自向下行文。如擅自行文，上级机关应当 责令纠正或者撤销。 、 行文规则 除上级机关负责人直接交办的事项并要求直接报送外，不得以机关 名义向上级机关负责人报送“请示”、“意见”和“报告”。 不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题，向有关主管部门请 求批准，或者有关主管部门向来文机关答复请求批准的事项，应当 使用“函”，不得使用“请示”或者“批复”。 同级政府、同级政府各部门、上级政府部门与下一级政府部门可以 联合行文；政府和同级党委和军队机关可以联合行文； 向下级机关或者同系统的重要行文，应当直接报送主管部门处理。 “请示”应当一文一事；一般只写一个主送机关，需要送其他机关的 ，应当用抄送形式，但不得抄送其下级机关。 受双重领导的机关向上级机关行文，应当写明主送机关和抄送机关 。上级机关向受双重领导的下级机关行文，必要时应当抄送其另一 上级机关 党政不得交叉行文 5、 公文行文的方向 下行公文: 命令(是国家或地方政府颁布法律法规常用的文体，格式:标题/正文 /签发人/签发日期) 决定(是对重要事项或重大行动做出安排的公文文体，具有法规性和 行政约束力。分为布告性决定和部署性决定两类:前者常用于人事安 排、机构设置、表彰或处分等事项、后者在部署同时往往要求下级 机关执行，格式:标题/正文/发文机关/发文日期) 通告(是在一定范围内公布应当遵守或需要周知的事项的公文文体， 分为周知性通告和法规性通告两类，格式:标题/正文/落款/日期/盖 章) 通知(是发布行政法规和规章、转发上级或同级或不相隶属机关的公 文、转批下级机关的公文，要求下级机关办理和需要周知或共同执 行的事项的公文文体。是应用范围最广的公文文种，分为指示性通 知、批示性通知、事项性通知、会议通知和任免通知，格式:标题/( 主送)/正文/落款/日期/盖章) 通报(是用于表扬、批评或传达重要情况的公文文体，分为表彰性通 报、批评性通报和情况通报，格式:标题/正文/落款/日期/盖章，正 文通常由五部分组成:一说明通报缘由、二叙述通报事项、三表明处 理意见、四总结经验教训、五提出要求) 批复(是用来答复下级机关请示事项用的公文文体，分为专发性批复 和普发性批复，格式:标题/发文字号/主送机关/落款/日期/盖章， 标题中的事由一般要写明批复的内容、态度和对象) 上行公文 报告(是下级向上级机关汇报工作、反映情 况、提出建议或答复上级机关对有关问题 或事项的查询的公文文体，一般不要求上 级机关答复，格式:标题/发文字号/主送机 关/正文/落款/日期/盖章)。结语：请阅知 ，请审阅等。 请示(是下级向上级机关请求指示或批准的 公文文体，用在事前并要求上级机关答复 ，格式:标题/发文字号/主送机关/正文/落 款/日期/盖章)结语：如无不妥，请批准。 请审批，请批示等 平行公文: 函(是平行或不相隶属机关之间商洽工作、 询问或答复问题、或向有关主管部门请示 批准时使用的公文文体。按应用分为公函 、便函，其中公函格式: 标题/发文字号/主 送机关/正文/落款/日期/盖章,又分为商洽 函合答复函、询问函和答复函、告知函、 委托函，请批和批答函；按行文方向分为 去函、复函) 会议纪要(是传达会议议定事项和主要精神 要求与会单位共同遵守和执行的公文文体 ，格式:标题/概况/正文)会议纪要格式不拘 一格，不用盖章，综合反映会议的基本情 况、主要精神和中心内容 6、 公文格式 公文区别于其他文体的标志之一，就是有 严格的格式要求，任何单位和个人都不能 标新立异。 国家质量技术监督局于1999年1 2月27 日发布了新的国家标准国家行政机关公 文格式(以下简称新标准)，把“公文 的各要素划分为眉首、主体、版记三部分” 。 6、 公文格式 （）公文用纸及印装格式 公文用纸采用A4型 公文用纸为A4型，其成品幅面尺寸为：210mmx297mm 。 公文用纸天头(上白边)为：37mm1mm。 公文用纸订口(左白边)为：28mm+1 mm。 版心尺寸为：156mmx225mm(不含页码)。 公文印装要规范 公文排版正文用3号仿宋字，一般每面排22行，每行排28 个字。 公文应左侧装订，不掉页。张贴的公文用纸大小，根据实际 需要确定。保证公文的封面与书芯不脱落，后背平整、不空 。 6、 公文格式 （）公文眉首格式 公文眉首，又叫文头。按规定由发文机关标识、公文份数序 号、秘密等级和保密期限、紧急程度、发文字号、签发人、 红色反线等要素组成。 发文机关标识(公文版头) 发文机关标识，又叫公文版头，位于公文眉首的上部，居 中排列。 发文机关标识“由发文机关全称或规范化简称后面加文件 组成；对一些特定的公文可只标识发文机关全称或规范化简 称。发文机关标识上边缘至版心上边缘为25mm。对于上报 的公文，发文机关标识上边缘至版心上边缘为80mm”。 6、 公文格式 （）公文眉首格式 在同一机关，可有不同规格的发文机关标识，如 既有以(机关名称)文件命名的发文机关标 识，也有以(机关名称)命名的。不同的发 文机关标识，有不同的适用对象，也有不同的格 式要求。在国务院的发文机关标识中，就有国 务院文件、中华人民共和国国务院等多种 。 发文机关标识有明确的格式要求。同一机关可有 不同规格的发文机关标识，分别对应着不同的适 用对象和格式要求。 6、 公文格式 公文份数序号(印刷顺序号) “涉及国家秘密的公文应当标明密级和保密期限，其中， 绝密、机密级公文还应当标明份数序号”。 “公文份数序号是将同一文稿印制若干份时每份公文的顺 序编号。如需标识公文份数序号，用阿拉伯数码顶格标识在 版心左上角第1行”。 应根据公文的份数来决定用几位阿拉伯数字。但至少要有两 位数，即从“01”至“99”。 份数序号的位置在版心左上角第1行处，顶格书写。也就是 天头下边缘，距公文上页边37mm处下面第1行。 公文份数序号用阿拉伯数字标注，标注的位置有明确的规定 。 6、 公文格式 发文字号 “发文字号应当包括机关代字、年份、序号。联合行文，只标明主 办机关发文字号”。 发文字号位于“发文机关标识下空2行，用3号仿宋体字，居中排布 ；年份、序号用阿拉伯数码标识；年份应标全称，用六角括号【 】括入；序号不编虚位(即1不编为001)，不加第字”。 “发文字号之下4mm处印一条与版心等宽的红色反线”。 发文字号有三要素：发文机关代字发文年份该年的发文顺序 号。 如国务院2000年8月24日发布的国务院关于发布的通知一文，其发文字号是“国发200023号”。“ 国”是国务院的代字，“2000”是发文年份，“23号”是国务院2000 年的发文顺序号，即表明这一文件是该年度国务院发出的第23号文 件。 6、 公文格式 签发(会签)人 发文机关标识与签发人左右对称 “上行文应当注明签发人、会签人姓名。其中，请示应当在 附注处注明联系人的姓名和电话”。 签发人姓名“平行排列于发文字号右侧。发文字号居左空1 字，签发人姓名居右空1字；签发人用3号仿宋体字，签发人 后标全角冒号，冒号后用3号楷体字标识签发人姓名。如有 多个签发人，主办单位签发人姓名置于第1行，其他签发人 姓名从第2行起在主办单位签发人姓名之下按发文机关顺序 依次顺排，下移红色反线，应使发文字号与最后一个签发人 姓名处在同一行并使红色反线与之的距离为4mm”。 6、 公文格式 秘密等级和保密期限 “如需标识秘密等级，用3号黑体字 ，顶格标识在版心右上角第1行，两字 之间空1字；如需同时标识秘密等级和 保密期限，用3号黑体字，顶格标识 在版心右上角第1行，秘密等级和保 密期限之间用隔开”。 6、 公文格式 紧急程度 “如需标识紧急程度，用3号黑体字，顶格标识 在版心右上角第1行，两字之间空1字；如需同时标 识秘密等级与紧急程度，秘密等级顶格标识在版 心右上角第1行，紧急程度顶格标识在版心右上角 第2行”。 公文的紧急程度分为“特急”、“急件”、“限时送 达”。其中电报应当分别标明“特提”、“特急”、“加 急”、“平急”。 有的紧急公文不仅标明紧急程度，还可在标题 的文种前加以限定，如XX公司关于XX的紧急通 知，XX公司关于XX问题的紧急请示等。 6、 公文格式 （）公文主体格式 公文主体格式包括：公文标题、主送 机关、正文、附件说明、成文日期、 印章、特殊情况说明、附注、附件等 。 6、 公文格式 公文标题 完整的标题包括发文机关名称、公文事 由和文种三个部分，简称标题三要素 。如市人民政府关于开展财务大 检查的通知。 6、 公文格式 主送机关 “主送机关指公文的主要受理机关，应当使用全称或者规范化简称 、统称”。 所有上行文都必须有主送机关。上行文的主送机关一般只能有一个 ，这样便于公文的办理，主送上级领导机关的请示、报告，需要另 一个同级的上级机关知道的，一般不同时主送，只根据解决问题的 需要主送其中一个，另一个可以在文尾版记处“抄送”。必须同时主 送两个上级机关的，应在二者之间加“并报”一词。受双重领导的单 位向上级机关的请示，应根据内容，一般主送其中负责答复问题的 上级机关，另一个在文尾“抄送”。 下行文的主送机关有两种情况： 一是针对性强的下行文，都应当 有主送机关 二是凡收文对象无法限定或无须限定时，可省去主送 机关。 平行文一般都有主送机关。主送机关可以是一个，也可以是多个。 6、 公文格式 公文的主体(正文)格式 公文主体是公文内容陈述的开始，是公文的核 心部分。 公文正文位于“主送机关名称下一行，每自然段 左空2字，回行顶格。数字、年份不能回行”。 除综合性内容的公文主体外，一般公文要求一 文一事，以便于分送和处理。 要注意的是，为了堵塞变造公文的漏洞，新 标准取消了执行多年的“此页无正文”格式。 6、 公文格式 附件及附件说明 附件是指那些用来说明、补充、佐证正件的图表、统计数 字、情况说明以及其他文字材料。附件说明，是指用于说明 公文正件所附材料的名称及件数的专用格式。 “公文如有附件，应当注明附件顺序和名称”。“在正文下 一行左空2字用3号仿宋体字标识附件，后标全角冒号和名 称。附件如有序号使用阿拉伯数码(如附件：XXXXX)；附 件名称后不加标点符号。附件应与公文正文一起装订，并在 附件左上角第1行顶格标识附件，有序号时标识序号；附件 的序号和名称前后标识应一致。如附件与公文正文不能一起 装订，应在附件左上角第1行顶格标识公文的发文序号并在 其后标识附件(或带序号)”。 6、 公文格式 印章(发文机关名称) 成文日期 确定成文日期的原则 (1)重要的命令、决定、通告、通知等，以领导 人签发日期为准； (2)两个以上机关联合发文，以最后签发(或签署 )的日期为准； (3)会议通过的公文，以通过的日期为准； (4)一般性的公文，可以实际印发的日期为准； (5)电报，以发出日期为准。 6、 公文格式 附注 “公文如有附注(需要说明的其他事项)，应当加括号标注”。 公文附注“用3号仿宋体字，居左空2字加圆括号标识在成 文时间下1行“。 这一格式过去叫“阅读(传达)范围”。一般是对公文的发放 范围、使用时需注意的事项加以说明，如“(此件传达至群众 )”等。 附注标识注意事项： 1不要把附注理解为是对公文内容的解释或注释 对公文某