采购管理制度.doc

采购管理制度一、目的及作用 为加强公司制度管理，提高采购工作的效率，监督和控制不必要的开支，保证采购工作的规划化，特制定本制度。所有的采购部人员均应以本制度为依据开展工作。 本制度可作为公司领导考核衡量职员工作业绩的依据，可作为各员工工作中相互监督与协作配合的依据。二、职业道德1、热爱本职工作，爱岗敬业、诚实守信、客观公正。2、廉洁自律，秉公办事，维护公司利益，勤俭节约。3、勤于学习新技术，了解新产品，注意市场信息的变化及积累。三、工作职责1、负责公司生产经营所需物资的采购工作。包括原材料、辅助材料、包装材料、备用件、检验用品及燃料、工具、固定资产等。一般办公日常用品及展会用其他消耗品由市场部负责。2、编制采购订单。负责根据生产、仓库及检验、开发等部门编制的经审核后的物资需求计划，编制相关的采购订单，并组织具体的实施，保证公司生产经营过程中的物资供应充足。紧急采购需注明“紧急”字样。采购订单需经部门经理和董事长批准。3、原则上所有物资采购都需要有采购订单，并复印一份给财务部，方便对账。个别不需要采购订单的，应在入库单上说明。4、所采购物资到达公司后立即组织人员核对数量，并及时通知品质部相关人员检验，待检验完成后方可入库，对于出现质量问题或数量不符的，应及时和供方联系，及早处理。出现严重质量问题的，应以拍照取证。仓库不予以入库。5、所有采购物品必需由品质部、仓管部或使用部门验收合格后，方可办理入库手续。6、与供应商的采购订单复印件纸质文档应统一留底备查，相关人员不得泄露公司材料的进货价格及其他商业秘密。7、物资采购尽量采取月结方式与供应商洽谈。四、供应商的选择1、根据采购物资的技术标准和生产需要，通过对物资的质量、价格、供货期进行比较，选择合格的供应商。对同类的重要物资，应同时选择几家合格的供应商，负责建立和保存合格供应商的质量记录。各物资询价必须要以多家供应商作参考，综合考虑质量、价格的因素，择优选取。2、对有多年业务往来的重要物资的供应商，应提供充分的书面证明材料。以证实其质量保证能力。对第一次合作的供应商，除提供充分的书面证明材料外，还需经样品测试及小批量试用，测试合格才能供货。3、每年对合格供应商进行一次跟踪评比，可制定出相关的评比条件，不合格者可以取消其供货资格。4、负责供应商的开发、管理及维护工作。整理出一套可供随时查询的合格供应商目录。原则上每种物资的采购都需要配备三个以上的合格供应商。五、发票及结算1、所采购物资到达公司验收入库后，无论金额大小，都应与相对应的供方送货单、入库单、发票、收据一起由采购经办人报销。报销时需经部门经理及会计、董事长签字方可。2、月结客户应编制月结对账单，月底与供应商核对无误后同供方送货单、入库单、采购订单原件一起交至财务部记账，并注明预计的付款时间。3、原则上对所有的采购物资都应提供17%的增值税专用发票，如确实不能提供的，在采购事件发生之前应向相关领导及财务部说明。4、收到供方提供的发票后，首先要核对发票的真伪，再核对数量、金额是否与实际的采购事件相符，如有问题一并退回重开。必须将核对无误的发票交至财务部并安排付款。5、月结客户款项到期应支付时，采购人员应及时提供发票、收据给财务部。否则财务部不予以支付。6、急需采购并付款的事项，相关采购人员应提前通知财务部做准备。六、采购部门管理1、采购部门经理应加强对本部门人员的培训、考核。2、加强物资供应档案的管理，做好物资信息情报的工作，建立起牢固可靠的物资供应网络，并不断开辟和优化物资供应渠道。3、做到每日事每日毕。采购人员熟练操作erp系统，及时录入各种信息，方便下一部门同事能在系统中查看并做好准备工作。4、采购经办人应