军队公文标题的拟制规范

军队公文标题的拟制规范军队公文标题的拟制规范 解放军机关公文处理条例(以下简称条例)规 定军队机关公文有十二个文种,每一个文种都承载着军队机 关工作的特定事务,在日常工作中公文写作的好坏直接影响 到军队机关的工作效率。公文的写作从标题开始,明确、标 准的公文标题是写好军队机关公文的第一步,因而标题的规 范化问题是公文写作中值得重视的问题。 条例第二章第 十条第五款规定:“标题应当准确概括公文内容,根据需要 标明发文机关名称和公文种类。 ”XX 年 1 月 1 日开始执行的 军队机关公文格式中要求“标题用二号小标宋体字标 识,位于红色反线下空一行,分一行或者多行居中排列;回行 时,做到词意完整,排列对称,间距恰当。 ” 上述标准是现行军队机关公文处理的法规性文件对于 标题拟制提出的基本要求。考察现行军队机关公文写作实 践案例,目前军队公文标题还存在着一些失范的形式,主要 表现在以下几个方面: 一是存在繁简不合理的情况。一般在基层部队的公文 标题中我们常见一些正文短而标题长的公文,特别是一些刚 从事公文写作的同志处理公文标题容易出现这种现象。究 其原因是过于重视在标题中完整表现正文意思,而忽略了公 文标题要高度概括的基本要求,出现了标题繁长、头重脚轻 的现象。与之相反,还有一种情况就是正文长而标题过简。 这在通知、通报、请示这三类文种中表现得最为突出,它们 通常正文较长,但标题则仅以“文种”出现。这样既不便于 阅读,也导致公文写作明显失范,影响到公文的使用效力和 严肃性。 二是存在文号入题的情况。在军队机关工作中,转发上 级机关来文的情况比较常见,我们一般采用转发性通知来处 理这类事务。在这类公文的标题写作中,经常会见到被转文 件的发文字号出现在标题当中的情况,比如:关于转发总 队XX58 号的通知,其基本形态可以总结为:关于转发 (批转)+原发文机关名称+被转件发文字号+被转件标题+文 种。这种标题处理方式是不规范的。转发性通知的标题与 一般性标题一样只需要完整概括正文基本内容即可,这类公 文正文的主要文意是转发文件并提出相关要求,因此在标题 中标明事由(即转发文件)和文种。上述标题的规范形式应 当是:关于转发总队的通知 。这种情况也会出现在批复 中。如:关于对公消XX79 号文件的批复,这类标 题除了让受文者了解这是一篇批复之外没有起到任何概括 文章正文内容的作用,这样无论在公文流通还是归档整理过 程中都会造成一定的不便。规范的写法应当是:关于勤务 部署调整的批复,或将原来能概括事由的请示标题(而不 是文件发文字号)纳入批复标题中,如:复,这两种写法 都较好概括了文意,是规范的写法。 三是文种标注混乱的情况。常见的失范问题集中在请 示与报告的混标和“双请示” “双通知”的误标这样三个方 面。首先,请示和报告是十二个机关公文文种中的两个上行 文,虽然行文方向一致,但使用情况大有不同。报告是陈述 性公文,属于备案性质,不需要批复,一般是事后行文;而请 示是请求性公文,以请求答复为主要行文目的,作用在于 “请求指示”,请示必须事前行文,并要求上级必须回复。 因此,报告与请示不能混合使用。一些单位行文时常写成 关于的请示报告,这种做法是不正确的。第二,在 请示的标题中,容易出现“双请”的不规范写法,如:关于 请求修复执勤现场用复印机的请示 关于请示组建 边防工作站的请示等,其中期请性的动词重复出现,造成 语义重叠繁复,是不规范的写法。同样的问题也常出现在通 知中,如:总队关于转发公安部关于加强工作 通知的通知,正确的写法应当是:总队关于转发公 安部关于加强工作的通知 。 以上标题写作的失范问题会导致受文者获取正文信息 时出现偏差甚至障碍,势必造成办文耗时耗力,影响了机关 工作的效率。遵照公文写作的基本规律,本着公文写作效率 最大化地服务于机关工作的目的,我们将标题写作的基本范 式归纳为以下几点: 一是简明准确原则。标题应当用简单精炼的词汇高度 概括正文内容; 标题的文字表述要准确传递正文的基本信 息。 规范恰当的标题首先应当做到从实用的角度出发,简单 明了、便于阅读。从构成军队机关公文标题的三要素,即发 文机关、事由、文种的这三个要素来看,标题要简明主要体 现在对事由的归纳概括中。事由提炼如何做到简明?这就要 求公文草拟人员首先将撰文意图、公文制发的目的及公文 的主要精神、措施、办法等这些基本信息把握清楚,然后才 能在明确领会公文旨意的基础上在标题拟制阶段流畅表达 文意,高度概括公文内容,写出显旨明意的好标题。 在简练概括的同时,标题写作还要做到准确无偏差。准 确传达正文信息是标题的根本目的,不能为了简练而忽视标 题旨意与正文主题的严密关联。 “公文的主题是公文作者通 过文本内容所表达的行文目的、意图,它回答公文要干什么 的问题。 ”标题显旨是法定公文表现正文旨意的基本形态, 所以在简明概括文章意思的基础上,公文拟制者要检查标题 是否准确概括文章主旨,而在某些功能容易混淆的文种标题 中一定标全文种,从而避免标题中的模糊性表述。 二是范式合理原则。公文标题的一般范式是“发文机 关+事由+文种”三要素齐备的形式,而在实际运用中,可以 依据公文特点对这三要素进行个别省略或倒装的处理方法, 依据文意合理选用规范的标题形式。 首先要根据正文的长短选用标题。对于在内容复杂、 正文较长的公文标题上应明示公文的主要内容(事由),以便 为受文者提供阅读方便,迅速接受公文信息,这种情况选用 三要素齐备的“完全式” 。而内容简单、篇幅简短的公文, 则可以选用“省略事由式”和“文种式”,既简单明了,又 与正文匹配。 其次要根据公文内容或事项的重要性选用标题。部队 公文中有的文种可以用来张贴、宣传,如用于奖惩的通报、 通令及用于授予荣誉称号的命令等公文文种。这类公文的 内容一般会在会上宣读或者在宣传栏张贴,用以教育部队、 激励先进、惩前毖后。对于这类公文文种,标题可以选用省 略发文机关或文种,以突出表现正文的主题思想和奖惩内容。 如:通报批评的通报、 给系学员 记三等功的通令等,前者省略了发文机关、文种前置,后 者同时省略了发文机关和文种两个要素,都凸显了公文内容 中的奖惩色彩,是恰当规范的处理方式。 三是用语规范原则。军队机关公文的行文具有严格的 规范性,这不仅体现在正文的结构和内容有着规范的体式, 也同样体现在标题、署名、成文日期等这些公文组成项目 当中。就标题而言,公文标题是公文表意的第一步,也是受 文者把握文意的第一步。标题用语的规范直接关系到公文 形态的严肃性和公文在流通办理中的效力,因此必须使用严 肃、庄重的语言。具体而言,就是公文标题用语应当使用规 范的事务语体,杜绝出现口语化表述