时间管理--忙要忙的有意义!-ppt课件

忙要忙的有意义忙要忙的有意义 Date 1 请闭目60秒思考这个 问题 如果您的余生只剩下3天 , 您会做哪3件事情? XIASH Date 2 下面用最简单的办法测试你是否能掌握时间，你 只需回答“Yes”Or“No”。 1.你通常工作很长时间吗？ 2.你通常把工作带回家吗？ 3.你感到很少花时间去做你想做的事吗？ 4.如果你没有完成你所希望做的工作，你是否有负罪 感？ 5.即使没有出现严重问题或危机，你也经常感到工作 有很多压力？ 6.你的案头有许多并不重要但长时间未处理的文件？ 7.你时常在做重要工作时被打断吗？ Date 3 8.你在办公室用餐吗？ 9.在上个月里，你是否忘记一些重要的约会？ 10.你时常把工作拖到最后一刻，然后很努力地去做完它 ？ 11.你觉得找借口推延你不喜欢做的事容易吗？ 12.你总是感到需要做一些事情而保持繁忙吗？ 13.当你长休了一段时间，你是否有负罪感？ 14.你常无暇阅读与工作有关的书籍？ 15.你是否太忙于解决一些琐碎的事而没有去做与公司目 标一致的大事？ 16.你是否有沉醉于过去的成功或失败之中而没有着眼于 未来？ Date 4 总结你的时间掌控 12-16 “yes” 救命！你在时间管理上需改进 8-12 “yes” 当心！你需要重新审视你的时间行动 指南 4-8 “yes” 可以！方向正确，但需要提高冲劲 0-4 “yes” 恭喜！坚持并保留你的方法 Date 5 因为我不知道 究竟什么对我最重要， 所以每件事好像都很重要。 因为每件事好像都很重要 所以我不得不每件事都做。 有些人看到我每件事都做， 所以，他们期望我什么都做。 每件事都做让我非常忙碌， 所以我没有时间去考虑， 究竟什么对我最重要。 忙 人 的 告 白 Date 6 XIASH 时间管理不是什么? 时间本身不是问题. 因为每个人每天所拥有的 时间都是一般地多； 所以时间管理的问题本身不在于时间, 而是在 于自己如何善用及分配你自己的时间。 Date 7 XIASH 时间管理是什么? 时间管理就是自我管理； 自我管理即是改变习惯, 以使自己更富绩效, 更富效能； 把事情很快地做完, 叫做效率 把事情很快又很对地做完, 叫做效能 时间管理就是事前的规划或长期的计划。 Date 8 XIASH 时间管理的误区 工作缺乏计划； 组织工作不当； 时间控制不够； 整理整顿不足； 进取意识不强； 忙了就好； 时间管理能有多大用； 身不由己； 江山易改、习惯难移。 Date 9 XIASH 人, 为何安于现状? 为何你我都不满意现状, 但又想安于现状？ 1.无奈； 2.不确定改变之后会更好； 3.因为现状是你我最熟悉的。 当你开始不满于现状时, 表示会有新的事物发 生在你的身上但是要用对 “新的思考方式 ” Date 10 XIASH 12点连线（笔不能离纸，折笔为一笔，只能划五笔 将12个点连接起来。起笔和落笔汇合一处） 思维游戏 Date 11 条件：准备一把60格长的软尺，表明你2080岁的 时间，每一格是一年。 1.6080岁 20年是老年时间，剪去20格，剩下40年 黄金时间； 2.睡眠每天8小时，40年睡眠13年，剩下27年； 3.早、中、晚三餐包括周六、日闲聊活动，每天平 均2.5小时，40年用掉4年，剩下23年； 剪时间 XIASH Date 12 4.用于交通时间平均每天2小时，40年用掉3年，剩 下20年； 5.用于打电话、找东西每天1小时，40年用掉1年， 剩下19年； 6.每天看电视的时间3小时，40年用掉5年，剩下14 年； 剪时间游戏 XIASH Date 13 7.每天用于娱乐、锻炼、听音乐，如果周六、日花 在娱乐、购物上，平均每天3小时，40年用掉5年， 剩下9年； 8.每天刷牙、洗脸、个人清洁、化妆、看报用1小 时，40年用掉1年，剩下8年； 9.如果一年有10天休假，40年用掉1年；如果无法 集中在工作上1小时，40年用掉1年，两项合计大约 2年，剩下6年。 XIASH Date 14 时间管理的演进 个人管理以生活重心为导 向！ 第四代时间管理 行事强调优先次序，依据轻重缓急将有 限的时间与精力加以合理分配，最终实 现高效。 第三代时间管理 强调行事日程表，反映时间管理已开始 注重规划 第二代时间管理 着重利用便条和备忘录，在忙碌中调配 时间与精力 第一代时间管理 XIASH Date 15 时间平衡模型图 时间 平衡 家人 朋友 别人的承认和赞许 事业 福利 财富 身体健康，合理饮食 适当休息，休闲娱乐 信仰，爱情 哲学思考 实现自我价值 追问未来 工作 人际 关系 健康 慎思 Date 16 一 目标法则 什么叫目标设定？ 目标即为个体所追求的东西。设定目标意味着自觉 地遵循某一方针、朝着某一方向行动。 不愿为自己设定目标的原因 1.恐惧。怕万一达不到怎么办？会有失败感觉； 2.无此意愿。为何要设定目标，每天过得好好的就可以了 ； 3.误将行动当成就。每天忙来忙去，好像很有成就感；其 实行动不等于成就，有结果才算有成就。 Date 17 目标倒金字塔 人生目标 年目标 季目标 月目标 周目标 日目标 Date 18 日计划的步骤 5.事后的检查 4.决定优先顺序 3.预留机动时间给意外的工作 2.估计工作需要的时间 1.列出工作任务 日计划的五个步骤 Date 19 日计划避免的倾向 第二种倾向：备忘录法 第一种倾向：流水帐法 Date 20 二 帕累托法则 花最少的力气, 获得最多的效益 你所完成的工作里, 80%的成果,来自于 20%的时间,也就是说80%的努力是与成果 关系不大。 Date 21 帕累托法则示意图 80% 时间 20% 时间 80% 成效 20% 成效 重要的 少数事物 琐碎的 多数事物 Date 22 三 ABC法则 不太重要、不重要 数量占65% 价值占15% 授权、删除 重要性一般 数量占20% 价值占20% 策略性规划，规定 期限 极其重要 数量占15% 价值占65% 自己干，不授权 C级任务B级任务A级任务 Date 23 XIASH 紧迫的事不紧迫的事 重要的事 1 st 急 2 nd 重 不重要的事 3 rd 輕 4 th 緩 四 “要事第一”法则 ? ? A B C D Date 24 XIASH 时间管理矩阵图 紧 急 不 紧 急 重 要 不 重 要 I I I I II I V * * 危机危机 * * 急迫的问题急迫的问题 * * 有期限压力的计划有期限压力的计划 * * 防患未然防患未然 * * 改进产能改进产能 * * 建立人际关系建立人际关系 * * 发掘新机会发掘新机会 * * 规划、目标管理规划、目标管理 * * 不速之客不速之客 * * 某些电话某些电话 * * 某些信件与报告某些信件与报告 * * 某些会议某些会议 * * 必要而不重要的问题必要而不重要的问题 * * 繁琐的工作繁琐的工作 * * 某些信件某些信件 * * 某些电话某些电话 * * 浪费时间之事浪费时间之事 * * 有趣的活动有趣的活动 Date 25 XIASH 紧迫的事不紧迫的事 重要的事 1 st 急 2 nd 重 不重要的事 3 rd 轻 4 th 缓 正确的行事顺序 Date 26 不合理的时间配置 I. 45% 处理危机 II 5% IV 15% II. 35% Date 27 明智的时间配置 I II 1.重要的事情着重在 Plan Plan着重在 Do Do着重在 Check Check着重在 Action 2.重要的事情要逐渐地交給 信任的部属 这叫 “授权” Date 28 明智的时间配置 重重 要要 不不 重重 要要 紧紧 急急不紧急不紧急 I I II II IIIIIIIVIV 一般：一般：25-30% 25-30% 理想：理想：20-25% 20-25% 一般：一般：15% 15% 理想：理想：65-80% 65-80% 一般：一般：50-60% 50-60% 理想：理想：15% 15% 一般：一般：2-3% 2-3% 理想：理想：1% 1% Date 29 时间管理 效率篇 Date 30 制定规则、遵守纪律 1.在进行工作的时候，一定要念念不忘这 个工作应于何时截止。 2.即使外部没有规定截止的日期，自己也 要树立一个何时完成的目标。 3.由于不得已原因而不能按期完成时，一 定要提前和相关部门取得联系，将影响 缩小在最小范围内。 Date 31 养成良好的工作习惯 这件事令人感到为难, 但是它非做不可, 因此我将立即做完它, 以便尽早忘掉它； 养成速战速决的习惯； 将事情切成好几块小块任务, 快速地完成 每一块的任务； 完成最关键的部份, 让事情看起来像做完 80% 一般。 Date 32 缩短会议时间的规则 10.限定发言时间，不得超时 9.不打断他人的发言 8.讨论而不争论 7.与会者对会议的成功都有不可推卸的责任 6.准时开会和结束会议 5.超过1小时会议要有书面通知、日程安排表和相关资料 4.与会者将每日或者每的工作表单提交安排人，找出合适开会时间 3.会议期间不得大声喧哗、私下聊天、当众接听手机，外出办事 2.守时。无论何时必须准时参加会议 1.事先将会议的通知（目的、内容、时间）发给与会者 Date 33 缩短会见时间办法 一、约定时间； 二、约定时限； 三、事先界定目标； 四、设定“窗口”时间。 Date 34 提高 Email 的处理效率 一进信箱第一个动作就是把所有信件的主题浏 览一遍, 然后做分类的动作； 养成习惯, 一天只有三个时段看 Email； 除了急件以外, 集中时段回信。 Date 35 电话沟通省时法 事先的约定与准备； 保持简短而明确的开场白； 控制通话时间、保持通话主题； 过滤电话。 Date 36 分身