时间管理-ascc_ppt课件

时间管理 TIME MANAGEMENT 1 最令人触目惊心的一件事是看到钟表上的秒针一下一下 的移动，每移动一下就表示我们的生命又缩短了一部分 ；再看墙上挂着的可以一张张撕下的日历，每天撕下一 张就表示我们的寿命又缩短了一天。 梁实秋 时间管理 2 时间的价值 要领会一年的价值，只要问个期末考不及格的学生 要领会一月的价值，只要问个生下早产儿的母亲 要领会一星期的价值，只要问个周刊编辑 要领会一天的价值，只要问个每天打零工却要养活十个孩子的人 要领会一小时的价值，只要问个正在等待婚礼的佳偶 要领会一分钟的价值，只要问个错过火车的人 要领会一秒钟的价值，只要问个在意外中大难不死的人 时间管理 3 你的期望 ？ 我的期望 参与 思考 时间管理 4 课程目标 设定SMART目标，建立行动计划以达成目标 根据事情的重要性和紧急程度决定优先次序 减少工作和生活中的时间浪费 时间管理 通过培训，了解目标的重要性和设定并达成目标的方法， 提高时间管理技巧，引进新的工作方法和生活习惯，帮助 制定成功的策略，减少个人时间浪费，以提高效能效率。 5 课程大纲 目标管理 妥善计划 优先管理 自我组织 时间管理 6 练习 学员依表格填写“昨天的工作/生活”* 时间管理 9 时间管理 忙忙 茫 茫 盲盲 10 时间 = 控制事件 管理你自己的行为 安排工作的先后次序 时间管理 你在控制之中 事情是有序的 你可以加倍你的产出 时间管理概念 一系列的事件 11 目标，乃是有截止日期的梦幻 史蒂夫 史密斯 时间管理目标管理 12 在你决定你的行动路线之前，需要知道你的目标是什么 A B C 狮子该走哪条路线来抓取猎物 时间管理目标管理 13 100%成功 = ? %目标 + ? %方法 100%成功 = 100%目标 + 0%方法 时间管理目标管理 14 如何选择目标 观察 你了解你自己吗、你了解现状吗 比较 知识、技能、目标对象 综合 困难、障碍、资源 分析 可能性 处理 反馈、修正 时间管理目标管理 15 目标设定的说明 具体的 远大的 挑战的 协调的 反馈的 组织的目标管理 目标具体 参与决策 明确时限 绩效反馈 时间管理目标管理 16 目标设定的SMART原则 Specific 具体明确的 Measurable 可衡量的 Achievable 可达成的 （ Actionable 以行动为导向，有行动计划的 ） Realistic 实际的 （ Resultant 有结果的 ） Time limited 有时间限制的 时间管理目标管理 17 SMART目标的元素 SMART 目标 Who 主语开头（我或责任人） 使用动词（降低/发展/增加/赚） What 结果/成果（量/质/成本） When 完成日期 Where 条限/How 怎么做（计划） 例：我要在35岁前赚到100万 时间管理目标管理 18 目标的金字塔 长期目标 中期目标 短期目标 月/周/日/即时目标 510 年 35 年 13 年 妥善利用每一天 终极目标 组织总目标 分公司目标 部门目标 个体目标 剥 洋 葱 法 时间管理目标管理 19 SMART目标设定和分解练习（包含行动计划） 提高销售业绩 改善工厂效率 有效减肥 个人目标 你必须做些什么来达成目标，你就会知道构造你的计划 时间管理目标管理 20 时间管理目标管理 21 练习 时间管理自测* 时间管理 22 时间管理的三大原则 妥善计划 优先管理 自我组织 时间管理四大原则 23 不论多伟大的观念，如果不能在你的行动中 展现出它的力量，那是一文不值的 汤玛斯 赫胥黎 时间管理妥善计划 24 计划和行动计划表 ! 没有计划的行动是大多数人的生活本质 ! 失败的计划就等于在计划失败 计划是实现目标所要完成的工作 计划表是记录这些工作、相关人员和时间进度的表格 分解目标的多杈树法* 运用时间锦囊 时间管理妥善计划 25 时间锦囊（Diary） 锦囊的内容 个人资料/年历/年计划表/月计划表/ 周计划表/日历/日计划页/沟通、 会议备忘页/项目管理/收支记录 /亲友喜庆备忘录/通讯录/网址录/国 内主要城市电话区号/度量衡换算表/地图/夹套 锦囊的特点 系统活页夹/计划工作库/全局视觉化 锦囊的优点 计划性/整体观/可查核 时间锦囊是自我组织管理和自律的重要实用工具，建议不用便条纸、 只用一本、随身携带、经常翻阅 时间管理妥善计划 26 思考 时间管理优先管理 如果要你根据以下三个方面来找出你的缺点，你选哪一项 ？ 缺乏确定优先顺序的能力 缺乏根据优先顺序进行组织和必要时进行重组的能力 缺乏履行、坚持的自律性 27 轻重缓急的优先级管理 重要性 紧急性 1 3 2 4 重要紧急 不重要不紧急 紧急不重要 重要不紧急 事件的四个象限 时间管理优先管理 28 练习 列出工作/生活中的四个象限的实例 对“昨天的工作/生活”确定其事件属性 时间管理优先管理 29 四象限处理形态分析 若偏重则 1 象限忙于处理危机及收拾残局，经常感到压力， 容易精疲力尽 2 象限有理想，平衡与自律，少有危机感 3 象限短视近利，缺乏目标、计划和自律 4 象限无责任和安全感，甚至令工作不保 时间管理优先管理 30 20 / 80 法则（帕列托 Pareto 法则） 最省力的企业成功与个人幸福法则 在因和果、投入和产出、努力和收获之间，存在着不平衡 关系：80%的收获来自20%的努力，其它80%的投入只带 来20%的产出 投入产出 80% 20% 20% 80% 时间管理优先管理 31 20 / 80 法则举例 80%的营业额出自于20%的产品 80%的销售量（利润）来自于20%的客户 80%的产量来自于20%的生产线 80%的绩效来自于20%的员工 80%的病事假是20%的员工请的 80%的权利、金钱集中在20%的人手里 80%的阅读时间化在20%的书报上 80%被点中的是菜单上20%的菜 时间管理优先管理 32 时间利用的价值分析（ABC分析） 60% 15%25% 15%25% 60% 事情价值 实际消耗时间 ACB A 专心处理 B 授权 C 授权或清理 时间管理优先管理 33 时间管理优先管理 每位员工都应该 专注于那些能产生80%效益的20%关键（核心）工作 对次要任务少化时间精力，授权放弃和降低工作成本 对常规的作业流程要不断简化改善以提高工作效率 十鸟在林，不如一鸟在手 34 如何管理每天的工作 回顾工作目标和行动计划表，了解今天要做什么 根据事情的重要性和紧急程度安排优先次序 重要性紧急性 A 高度优先（必须做）1 必须现在做 B 中度优先（应该做）2 应该很快做 C 低度优先3 不紧急 时间管理优先管理 练习：对“昨天的工作/生活”分类 35 谨防确定优先次序的误区 你懂的事 你喜欢的事 叫得最响的人 按先后发生的次序 容易或费时不多的事 已筹划好或排定时间的事 你知道如何最好进行的工作 还有一分钟就到最后期限的事 时间管理优先管理 36 确定优先次序的思考 是否能帮助我达成人生某些重要目标 是否与我的事业密切相关 做，是否可以使我更上一层楼；不做，是否会阻碍我的前程 是否能增进我的知识，帮助我发挥潜能 是否有确切的期限 是否是某个我无法忽视的人交办的 是否对我所关心的人很重要 是否他人无法帮你完成 假如你得不到一个“是”的答案，这件事就不值得列入重要事项 时间管理优先管理 37 Do The Right Thing Do The Thing Right 有所不为才能有所为 时间管理优先管理 38 “时间杀手” 有形的“时间杀手” 外在陷阱 明明知道是浪费时间的事情，但迫于无奈地去做（环境因素造成） 时间管理自我组织 无形的“时间杀手” 内在陷阱 在我们不知觉的情况下出现，往往问题源于我们自己（自己造成 ） 思考：哪些事情占据了你大量的时间？ 39 练习：检视一下围绕你身边的那些“时间杀手” 时间管理自我组织 事 项项 哪些 你能 控制 哪些 你不 可以 控制 改善方法 40 22种最大的浪费时间现象 1、一次想做太多事情 2、承诺太多，没能说“不” 3、拖延耽搁/中途放弃 4、犹豫决定/错误决策 5、欠缺明确目标/计划/控制 6、缺乏系统 7、缺乏自律 8、事必躬亲，无效授权 9、混淆责任/权力 10、沟通欠佳/争论 11、缺乏有关技能 时间管理自我组织 12、不速之客 13、电话干扰 14、会议过多/失效 15、社交应酬 16、信息庞大/不充分 17、工作环境杂乱 18、琐碎事务/文山书海 19、人手不足/能人不够 20、缺乏危机处理方法 21、缺乏政策/繁文缛节 22、下午精神不振 41 贪求过多的成因 没有系统组织能力 对时间的估算不切实际 完美主义 有讨好别人的愿望/不知道如何拒绝别人 时间管理自我组织 一次想做太多事情42 贪求过多心理的抑制及处理方法 “不是每件事都必须做”，学会分辨优先次序 集中精力，单项处理（一次只做一件事情 ） 训练准确估算时间 不要凡事追求完美 克服授权障碍，学习授权技巧 看到别人没做份内的事，千万要抑制自己 学会说“不” 时间管理自我组织 一次想做太多事情43 受拖延工作的类别 琐碎的工作 不熟悉的工作 带风险的工作 棘手的重大工作 令人不快的工作 与他人有关的工作 时间管理自我组织 拖延耽搁/中途放弃44 拖延问题的解决措施 分类，按事件等级立即处理（Do It Now） 避免堆积有待解决的公文，今日事今日毕 先做不喜欢的事（贾琪 华德定律） 把每份工作设定时限，并公开给人知道 找出闲聊和做白日梦的时间，尽量减少 一气呵成 时间管理自我组织 拖延耽搁/中途放弃45 练习：（周计划表和）日工作执行清单 注： 处理情况以符号说明： 进行中 已完成 已授权 X 已取消 留待明日完成 菜单要简单明了并定期检查 时间管理自我组织 欠缺明确目标/计划/控制46 电话处理 过滤来电 暗示应该结束 预设时间限制 发现需求紧扣主题 直截了当挂断电话 时间管理自我组织 尽量让助理代劳 集合在某一时间全部回掉 分类，按轻重缓急分批处理 以谈正事的立场作开场白 话不过“三” 电话47 时间值多少钱？ 时间管理自我组织 * 每年 251 个工作日，每天工作 8 小时 会议48 信息处理 建立过滤信息的“网状系统” 速读，划线，眉批和剪贴 不要打开与你无关的信息 固定时间收发电邮或信函 如果某信息需采取应对措施，就记录并加入一览表 为了便于归档，每条信息立即用一个文件名来编号 信息一旦被处理，就可分类归档或清除 如果信息不充分，则确定需要的信息，按时提供 时间管理自我组织 信息49 信息 AVI（会议/面谈/电视/广播/电话） EI（电邮/网络） PI（邮件/传真/备忘/报刊/报告） 丢弃 复印/传阅归档 过滤速读细读 采取措施采取措施 重要程度高低 时间管理自我组织 信息50 ABC平衡法 时间管理自我组织 时间 精力曲线 9:00 10:0011:0012:0013:0014:0015:0016:0017:00 A C B 下午精神不振51 其它浪费时间的克服方法 犹豫决定/错误决策 缺乏自律 混淆责任/权力 沟通欠佳/争论 琐碎事务/文山书海 人手不足/能人不够 缺乏危机处理方法 时间管理自我组织 将风险视为无可避免而加以接受/收集资 料，给自己抉择期限/运用决策技术* 建立目标和标准/追踪/一次处理完 明确责任分工表/责权相当 选择合适渠道/倾听/双向沟通/反馈/同理 心/达成共识 及时处理/一次处理一件/只处理一次/原 件批复/减少副本/规范存档/控制留存期 进行HR成本效益分析,招聘甄选/培训 预见问题/制订“防火”措施 52 游戏 有一些水和一堆大石 头、小石子、黄沙， 要装在一个容器内， 如何装才能把容器装 得最满？ 时间管理自我组织 53 二点启示 先做大的、重要的事情 别忽视琐碎的时间 垃圾和等待的时候做什么？ 切记打发时间 时间管理自我组织 54 时间管理基本技巧 设定SMART目标 计划（每日）活动，设定完成期限 每天拨出近半小时做计划或进行重要思考 分清优先次序，优先处理重要工作 自我组织，避免时间浪费 时间管理 55 工作节奏的合理安排 争取每天省 1 个小时的