关于公文写作的几点体会.doc

关于公文写作的几点体会什么是“公文”？现代汉语词典(修订本)(中国社会科学院语言研究所词典编辑室编，2002年5月修订第3版，增补本)解释为“机关相互往来联系事务的文件”。另外，还有两个最具权威的分类定义，这就是中国共产党机关公文处理条例（中共中央办公厅1996年5月3日印发，以下简称条例）和国家行政机关公文处理办法（国务院办公厅1987年2月18日发布，1993年11月21日修订，以下简称办法）两个法规规定的“党的机关公文”和“行政机关的公文”。条例规定，“党的机关公文，是党的机关实施领导、处理公务的具有特定效力和规范格式的文书，是传达贯彻党的路线、方针、政策，指导、布置和商洽工作，请示和答复问题，报告和交流情况的工具。”办法规定，“行政机关的公文(包括电报，下同)，是行政机关在行政管理过程中所形成的具有法定效力和规范体式的公务文书，是传达贯彻党和国家的方针、政策，发布行政法规和规章，施行行政措施，请示和答复问题，指导、布置和商洽工作，报告情况，交流经验的重要工具。”这就从根本上规定了公文必须姓“公”，并且为“公”所用；也就是说，公文的主体必须是“机关”（包括厂矿企业、团体组织），并且是用于“机关之间相互联系事物”，不同时满足这两个条件，就不能称之为“公文”。比如“讲话”，尽管在不少时候，讲话人是代表机关提意见、作部署，听讲人也是代表机关在学精神、领任务，可以勉强往来于机关之间，但讲话的主体不是机关，因此说它不是地道的公文，起码在“讲话”的当时不是，至于其以后以“通知”的形式印发成“准公文”，则另当别论。再如，一些机关给一些知名人士代发的函电，主体虽然是机关，但不是往来于机关之间，因此它们也不是公文（属日常应用文）。所以，学习研究公文，不要时不时地与“讲话”相联系，与一些普通的日常应用文相联系，拿它们的结构、语言和写作方法、写作过程作参照。一、撰写公文是作“奉命文章”。写作前，一定要准确领会领导意图。只有把领导意图领会准确，撰写的文稿才有可能得到领导认可公文的作者是各级领导机关。撰写公文的目的是表达领导机关的意愿。这同作家搞创作、科学家写学术报告、记者采写新闻等非公务文书写作活动是有重大区别的。公文不是为了记叙个人的见闻，也不是为了阐发个人的见解，而是秉承机关领导旨意，根据领导需要而撰写的。所以，从这个意义上讲，撰写公文就是作“奉命文章”，是“奉命”写作。在实际撰写过程中，“奉命”写作大致有这样四种情形：一是机关领导人对起草公文的任务、内容和要求有明确的交代；二是根据领导层会议的决定而承办拟稿任务；三是以规章制度和先例为依据(如下级定期向上级总结报告工作)，不待领导交办或请示领导，即可准备撰写；四是秘书人员提出预案而经领导批准。以上第一、二种情形是“奉命”自不待言，第三种情形看来不是“奉命”，实际上命令早载之于文字，制度化了。第四种则是被动服务向主动服务转变的一种体现，是“奉命”的一种更高级形式。这四种情况中，第一、第二种比较常见，第三种一年中也那么有限的几次，但领导一般都很重视，第四种虽不常见，但若能做到恰到好处，很能赢得领导信任。所以，对其中的任何一种，我们都要下大功夫学，下大功夫“写”，都不能搪塞应付。 既然是作“奉命”文章，就应该首先搞清楚要“奉什么命”，也就是平时所说的要真正搞清楚、领会好领导的意图。领导意图决定行文目的，明确了行文目的，才能把握写作的主旨。所以说，领会领导意图是公文写作的第一步，也是很关键的一步。平时，我们有的稿子能顺利过关，有的则三番五次通不过，为什么？除了起草者彼此之间的文字表达能力存在个体差异，不同的领导对文稿的要求、标准不一样等方面的原因之外，与撰写人员能否准确领会和把握领导意图也有很大关系。在相当多的情况下，领导在交办起草任务时，都是只出一个题目，说明要写什么，至于为什么要写、达到什么目的，写到什么程度，则往往涉及不多，因此需要我们去细心体察。即使领导偶尔对写作的目的讲得详尽一些（往往是一些非常重要的文稿），也仍然有个正确、深入地领会领导意图的问题。所以说，无论领导交代意图与否，也无论对意图交代得是否详细，我们都要用最大的气力去理解。 领会领导意图，一般要搞清楚这样一些问题：第一，拟写公文的目的是什么，公文的主旨是什么；第二，与主旨有关的发文背景是什么，有什么历史和现实依据，也就是要弄清行文的客观必要性；第三，与公文内容相关联的发文对象、发文范围是什么，应采取什么样的发文形式，使用什么样的文种。对于这些，在写作前，必须详细搞清楚。只有这样，我们才能想领导之所想、言领导之欲言，写作思路才能与领导合拍；写成的稿子，才能得到领导认可，不会现现大的反复。那么，怎样才能准确领会领导意图呢?通常有以下四种途径： （一）直接领会。在接受写作任务时，必须做到“洗耳恭听”，忘却其它一切无关的东西；同时，认真思考。在“听”的时候，可以根据自己思考的深度，视情向领导提出询问，但一定要注意紧紧围绕与领导授意密切相关的问题进行。询问时，既要克服唯唯诺诺的依附心理，敢于发表自己的见解，又要克服自以为是的自负心理，忠诚接受领导的意见。接受任务后，对领导意图要尽可能简要复述一遍，大胆融进自己的见解。领导也是人，他们的思想也会存在一些局限，加上其它一些因素的制约，他们对一些问题的考虑，有时也不一定清楚、不一定全面。这时，如果我们融进的见解，恰到了好处，很可能直接转化成领导的意图，这对我们的写作将大为有利，因为我们毕竟对建议的问题有了一定的理解、有了一定的认识，写起来可以得心应手。即使有的不被领导接受，也很可能使领导受到某种启发，促使领导把意图更加明确地表达给我们，帮助我们领会。 （二）间接领会。有的领导平时说话掷地有声，不愿讲套话、重话、废话、碎话，传授意图也往往是三言两语，只把主要意思讲给我们听，其他完全由自己去把握。遇有这种情况，除了接受任务时仔细听、认真记、潜心揣摩外，我们可以通过“第三者”去间接领会。这“第三者”通常包括三个方面的同志：一是我们的科长、处长、主任、秘书长。由于所处的位置和所站的角度不同，他们对领导意图的把握，有时把握得更准确；二是我们周围的同志，特别是平时与领导接触较多或曾给领导当过秘书的同志。一般来说，他们对领导个性心理的了解、对领导意图的理解往往更深刻。三是跟公文主题内容有关的业务部门的同志。业务部门的同志，一般都具有较深的专业知识，掌握有较丰富的写作素材（单就某一文稿讲），他们最熟悉情况，最了解领导就他们部门工作发文的意图。当对领导意图吃不准的时候，我们最好能及时与他们取得联系，听听他们的建议，争取他们的支持。 （三）联系领会。就是说，要把方方面面的情况联系起来，对领导意图进行领会。联系的对象，通常包括四种：一是上级的指示精神。要搞清楚上级近一时期工作的指导思想，上级正在倡导什么，要求下级抓什么，保证我们起草的公文不背离党的路线、方针、政策和国家的法律、法规；二是本地、本单位的中心工作。包括本单位目前正在重点抓什么，工作上有什么大的举措，下一步的工作打算；三是下面的情况。只有搞清楚基层工作的现状、存在的倾向性问题和需要迫切解决的矛盾，才能保证我们撰写的公文文稿有较强的现实性、针对性；四是领导近期讲话中讲得最多的内容。如果领导在一个时期，对某个问题讲得很多，则说明他在这个时期非常关注这个问题，下一步对这个问题可能要有大的考虑。我们在撰写相关内容的公文时，就要尽可能多地把它写进去。联系领会，有利于准确把握领导思路，使文稿的内涵更加符合领导的意图，使起草的文稿更易得到领导的肯定。 （四）重点领会。领导在向我们交代行文意图时，一般都会有一些新鲜的、能反映问题实质的思想、语言、观点。这些往往是领导感受最深、最想表达、也最为欣赏的东西，其中不少都能成为文稿的“画龙点睛”之笔，成为使我们拟写的文稿得以顺利通过的重要原因。因此，我们在聆听领导授意时，一定要紧紧抓住这些语言，抓住这些思想、这些观点。如果领导的这些思想、这些观点尚不够完整、系统，我们还要合乎逻辑地进行扩充、丰富、完善。 二、公文是具有“特定效力”和特定“规范格式”的特种文书。这种特有的质的规定性决定，撰拟公文必须遵循一定的程式，满足一定的写作要求 （一）关于撰拟公文的程式。公文的撰写过程同其他体裁文章的撰写过程有着根本的不同。即使都同属公文文体，不同种类的公文，其撰写过程也不尽相同，有简有繁，有长有短。内容较为复杂、工作量较大、撰写难度较高的，一般要经过以下三个过程： 调查研究。这一环节，在其它体裁文章的撰写中是没有的。小说、散文都是作者对现实生活、周围环境的感受后，才萌动创作欲望，突现创作主题的，写作前，无许进行专门的调查研究（虽然也有“体验生活”，但目的是绝然不同的）；公文则不一样，一般地都要在主题确定之后进行专门的调查研究。调查研究的过程，实际上就是搜集材料的过程。调查研究的结果，是我们撰写好公文的一项最基础的物质保证。我们撰写公文，如果不以充分的、准确的材料作为依据，而靠一时的热情和主观想象去硬写；或者，虽然获取了材料，而不去用马克思主义的立场、观点和方法，对他们进行科学的分析综合，那么，写出来的东西就必然流于“假、大、空”。 调查研究的方式，通常有两种：一是直接调查。通过深入到有关地区、部门和单位去，到公文制发对象中去，了解第一手材料；二是间接调查。通过查阅有关的文书，获得第二手材料。调查结束，要用调查得到的材料回答四个问题：一是行文意图同实际情况是否吻合，它是不是实践提出并要求亟待解决的紧迫问题；二是解决问题的时机和条件是否成熟，有些什么经验可资借鉴，还要采取什么措施；三是如何根据本单位实际，把中央和上级机关的有关政策规定本地化、具体化；四是解决问题的措施、办法所依据的基本理论是否正确。通过认真回答这四个问题，保证公文所表达的意图、道理和引用的典型资料有可靠的依据，保证公文所提出的问题具有较强的针对性，保证公文所提出的解决问题的办法具有较强的可行性。当然，通过调研，我们所获得的材料，有的具有典型意义，将写进公文中去表达主旨；有的，有时是有相当一部分，对我们撰写公文是没有典型意义的，不能够写进去。虽然没写进去，但它们对公文的形成提供了背景资料，我们说它也同样是起作用的，只不过这种作用不太明显罢了。 由于受主客观条件影响，领导意图同实际情况有出入也是有可能的。在调查研究过程中，如果发现这种情况，我们就应及时请示领导，向领导提出完善建议。这也是我们文字综合工作为领导提供参谋服务的一种有效途径。但是，应该记住一点，当我们提出的建议，没有被领导采纳时，不能强迫领导采纳，也就是不能写进公文。这其中，无论我们选用多么漂亮的语言、选择了多么恰当的时机、运用了多么正确的方法向领导进言，在领导没有改变意图之前，我们都必须无条件地执行领导的意图。这是一项重要的工作原则，工作中必须遵守。否则，就是组织性、纪律性不强的表现，也是机关工作绝对不允许的（当然，又允许暂时保留看法，在之后以正当的方式向组织反映）。 实际工作中，在不少时候，为帮助我们及时解决写作中遇到的一系列问题，把公文写丰满、写充实，在写作前有针对性地、即时地进行一些调查研究，搜集材料，很有必要。它可以帮助我们解决一些燃眉之急。但更重要的，材料要靠日常积累。古人讲“积学以储宝”，积累知识、材料要像储存宝物那样，从一点一滴做起。“积学”的“学”，包括书本知识与实际知识两个方面。因此，我们既要对古今中外的有关书本知识、特别是马克思主义理论著作和党的文献广泛涉猎，从这些书本中吸取营养，同时，又要注意经常深入社会生活，了解和掌握实际知识。无论学习哪种知识，都要做到眼勤、脑勤、手勤，多看、多想、多写。对于重要的材料，要勤于动手，进行摘记、剪贴，并定期整理分类。 根据经验，下列几种材料是我们从事综合文字工作必备的：(1)中央和上级机关(包括党政机关以及有关业务部门)制发的重要文件；(2)本地区、本部门、本单位的基本情况，包括各种统计数字、文字总结材料、典型经验材料；(3)与本地区、本部门、本单位公务活动有关的外界信息资料；(4)有关的报纸、杂志。在资料使用方面，我们提倡共享。每一个人都应该端正这样一种认识，就是怕借给别人，让别人把自己的给“偷”走了。其实，这是一种不健康的心理。留心的人，是不会经常向别人索要材料的；不留心的人，即使你把自己的材料和盘托出，他也很难从中发现问题。再退一步讲，如果能通过我把材料借给他参阅，帮助他提高水平，对全科室今后的工作不是很有益处吗？对自己又有什么害处呢？当然，每一个人在借阅别人积累的资料时，一定要尊重别人的劳动成果，千万不要损坏、丢失，这是一种最起码的职业道德要求。 酝酿提纲。准确领会了领导意图，又掌握了必须的写作材料，解决了公文“写什么”问题之后，我们的写作，就可进入酝酿、构思提纲阶段。“构思”，就是撰稿者为孕育文稿、在进入正式写作之前，进行一系列理顺思路的过程。通过构思，要确定先写什么，后写什么；提倡什么，反对什么；要阐述什么观点和主张，解决什么问题，解决一个“怎么写”的问题。在理顺思路的过程中，要通观全篇，紧紧围绕文稿“主旨”如何展开、“结构”如何安排两个问题来进行。 什么是公文的“主旨”？主旨，就是公文的主要用意、主要目的，就是领导的意图。它不是公文的主题。公文的主题是公文的中心思想、主要内容。什么是公文的“结构”？结构，概括地说，就是公文的组织构造。起草一篇文稿，如果能把“结构”设计好，可以说工作就完成了一大半，因此，对“结构”的谋划、设计，我们一定要高度重视。 怎样安排公文的结构？一般要遵守这样三条原则：第一，先主后从。主旨是公文的灵魂和统帅，它要制约并支配整篇公文的材料、结构和语言。主旨一旦确定，我们就要对它进行反复惴摩。是需要进行逻辑论证的，还是需要用材料加以证明的，还是需要说明道理的；哪些地方受文者容易接受，哪些地方不易接受；等等。诸如此类的问题，都要搞清楚。在思考这些问题的同时，还应考虑怎样开头，怎样结尾，主题如何展开，中间怎样过渡，结尾怎样照应。在材料使用上，与主旨关系密切的要安排在前，安排在显要位置；关系不太密切的，则安排在后。最能表现主旨的，详写；其次，略写。 第二，从里到外。公文的结构是公文主题的外化。因此，结构要体现公文所反映事物的发展规律及其内部联系。只有对公文所陈述的客观事物有一个清晰的认识，了解其因果关系，使认识思路同客观事物的发展规律相一致，我们对结构的安排，才能线条清晰，各部分内容才能衔接有序。如果不顾客观事物的内部联系，先着手安排外部结构，内容和形式就势必要脱节。 第三，由整体到局部。根据表现主旨的需要谋篇布局，先作总体设计，确定层次结构。然后，安排段落；同时，考虑开头、结尾、过渡和照应。如果先从局部入手，反而行之，那势必要顾此失彼。经过以上的构思和对材料的组织、对结构的安排，提纲也就随之产生了。当然，构思不等于提纲，前者见之于思想，内容很丰富；后者见之于文字，文面很简约。列写提纲，应当“撮辞以举要”，用精当简练的文字去表现丰富的思想，列出文稿的要点，包括拟采取什么标题，要分哪几个问题去写，每个问题写几层，每层写什么，运用哪些主要材料。如果是重要文稿，提纲拟成之后，通常还要送主管领导同志修改审定。这样，可以使我们撰写的公文文稿更加符合领导意图，避免我们的写作走大的弯路。 进行初稿撰作。这是撰写公文的中心环节。在这一环节，应该注意这样三个问题：第一，要全神贯注，一气呵成。写公文如同写别的文章一样，需要有一种不假外力的写作激情。如果说撰写公文是作“奉命文章”，开始时处于“要我写”的被动状态，那么有了这种不假外力的写作心境以后，就能化为“我要写”的主动进功态势了。撰写过程中，我们一定要紧紧抓住这个时机，围绕主题，依照提纲列出的顺序，集中时间、集中精力，力争一气呵成，决不能“十步九回头”。平时，经常见有的同志提笔没有写多少，就回过头来大加修改或干脆推倒重来，结果往往陷于改改写写、近似停滞的状态，难以拟就；有的同志在写作中，左顾右盼，心不在焉，写写停停，东拼西凑，这样写出来的东西必定是“东一榔头，西一棒槌”，上下语气不一致，前后意思不连贯。所有这些，都是应当坚决防止和纠正的。但是，提倡肆笔而就，提倡一气呵成，不是说可以不认真去对待初稿的撰写，仓促从事。相反，由于初稿是公文的“胚胎”，对之后形成公文的质量有着至关重要的影响，所以，对初稿的撰写反倒要加倍重视，努力做到初稿不“粗”，草稿不“草”。当然，撰写过程中，有时也会碰上“拦路虎”、有写不下去的时候。遇有这种情况，就不要挤牙膏似地去硬写，允许稍微放一放。但这时仅仅投笔是不够的，要静下心来分析写不下去的原因，并对症下药：如果提纲有不足之处，要及时调整提纲；如果是道理未弄清楚，要通过多方求教，弄明白；如果是材料欠缺，就要做进一步的补充、完善。 第二，要着笔部分，胸怀全局。公文构思时，一般是先全局后局部，也就是，谋篇在先，考虑段落层次在后；起草时则相反，要先词句，再段落、层次，尔后才到全篇。全篇文采焕发，在于每段没有毛病；各段明晰完美，在于每句没有缺点；句子清秀挺拔，在于用字遣词恰适妥当。因此，在草拟公文中，我们一方面要扎扎实实地写好每一句话、每一个层次、每一个段落；另一方面也要注意句与句、句与段、段与篇之间的照应和协调。在着笔部分时，要想到全局。这样写下来，才能防止离题万里、顺序颠倒、前后重复，保证层次清晰、段落完整、全篇贯通。 第三，要充分运用叙述、说理的方法，表明公文的制发目的。公文，特别是指导性强的公文的写作，一般都离不开叙事、说理、目的(或结论)三个方面。叙事，要掌握情况，提出问题，并围绕公文的中心思想，运用准确、具体、典型的材料，把事情说清楚；说理，要运用马克思主义的立场、观点和方法，对问题进行科学分析，把道理讲明白。通过叙事、说理，表明一定的目的，对某一问题提出解决的办法，或者对某一事项做出明确的结论。当然，这种初稿撰作的功夫要下在平时。我们很难想象，一个日常连字都写不对、词都用不准，单独起草一个材料酷似挤牙膏似地、稿纸都写不满五页、常常自身都感到“江郎才尽”，只会在别人写就的现成材料上修修改改的综合文字工作者，能写出高质量的公文文稿？哪怕他整天自诩是“学富五车，才高八斗”，号称其“天天给领导写大材料”。 （二）关于公文文体的写作要求。公文作为机关实施领导、处理公务的一种法定应用文体，在写作要求上，既与一般的非法定文书有相同的一面，又因其所处地位和所发挥作用的特别，而具有明显不同于一般非法定文书的特殊一面。概括地讲，主要有以下三点： 要写实、写客观。这是写作公文之第一的最基本要求。它包括两方面的含义：一是从客观上，公文要符合党的路线、方针、政策和国家的法律、法规，符合上级机关的有关指示，同现行公文相衔接。这是“讲政治”在公文写作中的具体体现，同时也是公文的生命所在。我们制发公文的具体目的，虽然千差万别、各不相同，但从根本上都是为了使党的路线、方针、政策和国家的法律、法规在本地得到更好地贯彻落实。如果我们写作的公文不符合党的路线、方针、政策和国家的法律、法规，那就不但达不到这一目的，反而会对贯彻落实造成干扰和破坏，这也是党纪政纪所绝对不允许的。同样的道理，公文写作又要符合上级机关的有关指示，要同现行公文相衔接。这就要求我们从事公文写作的同志必须具有鲜明的政治意识和法律观念，学深学透党的路线、方针、政策和国家的法律、法规，学深学透上级机关的指示和现行公文，具有较为丰富的“政策储备”。二是要真实地体现发文机关的意图，真实地反映客观实际情况。这是公文赖以发挥效力的重要前提。一方面，要认真听取机关领导的意见和要求，从领导角度和工作大局思考问题、分析问题，保证完整、准确地体现机关意图。这在前面，已经讲了许多，不再重复。另一方面，公文规定什么，提什么具体要求，要符合客观实际，立足现实可行性，制定标准不能过高，提出条件不能过分苛刻，既不要“左”，也不要右；工作措施要创新、要发展，但也要符合省情、市情、县情，顺乎民心，合乎民意，保持政策上的连续性。 要写短、写精粹。这是中国共产党机关公文处理条例和国家行政机关公文处理办法提出的明确要求。条例第四章规定：“行文应当确有需要，注重实效，坚持少而精。可发可不发的公文不发，可长可短的公文要短”；办法第一章规定：“行文要少而精，注重实效”。要真正做到这一点，就要在以下三个方面下功夫： 首先，要探明主题。一篇公文主要要解决什么问题，重点是什么，写作前一定要搞清楚。只有搞清楚这些，我们才能有的放矢地进行谋篇布局。否则，就难免面面俱到，“把公文写短”也就只能是一句空话。探明主题之后，通常要围绕主题打腹稿，列提纲，然后根据提纲对所掌握的材料进行梳理，分门别类，把统领全篇、能够提纲挈领的，放在第一位考虑，再分清主次，该详写的写深、写透，该简写的一笔带过。当然，做到这些，有赖于前面说过的对机关领导意图的深刻理解和准确把握。 其次，要精炼观点。俗话说，观点是“纲”，纲举目张，一个新颖别致的观点能胜过一打重复强调的话。因此，主题确定后，我们一定要围绕解决“重点问题”的需要，认真从搜集到的材料中提炼观点。观点形成后，要紧紧围绕它去论述，有话则长，无话则短，不能字不够、话来凑，净揞些应景性的文字。比如，讲“提高认识”，不能总是“站在全局的高度”、“站在政治的高度”、“要从改革、发展和稳定的大局出发”、“进一步提高对的重要性认识”；提“加强领导”，不能总是“要把当成一项重要的政治任务，摆上议事日程”、“党政一把手要亲自过问，主管领导要具体抓”等。 第三，要反复修改、润色。在谈到怎样写作时，契诃夫有句名言：“写作的技巧，其实不是写作的技巧，而是删掉不好的地方的技巧。”鲁迅先生也明确指出，一篇文稿“写完后要至少看两遍,竭力将可有可无的字、句、段删去，毫不可惜”。老舍先生则更干脆地要求“连一个虚字也不随便用”。要把公文写短、写精粹，应该尤其注意修改。修改时，要注意把握两条原则：一是不说题外话，不说空话、套话，不空发议论，不绕弯子，不拖泥带水。重复的话，应景的话，要统统删去（当然，也不排除整段删除和进行段落间的重组）。二是学会长话短说，锤炼词句。同是说一个意思，能用一句话说明的，就不用两句；能用一个字说清的，就不用俩字。 要写准、写规范。这主要是指公文引用人名、地名、时间、引文要准确；使用汉字、数字、标点符号和计量单位要符合国家主管部门的有关规定；选用文种、格式要正确、规范。容易出现问题的，归纳起来，大致有这样八种情况： 时间、日期书写不规范。如将“1998年1月25日”写成“98年1月25日”或“1998.1.25”、“1998年元月25日”，将“20时40分”写成“20:40分”或“20点40分”、“晚8时40分”。 数字使用体例不一。如前边说“产值超百万元企业三百家”，后边又说“优秀企业20个”；这里说“增加了25”，那里又说“下降了十二个百分点”。 标示层次的序号使用不当。按照有关规定，标示公文层次的序号，第一层为“一、”，第二层为“（一）”，第三层为“”，其后依次是“”、“”等。但在实际工作中，经常出现混用、乱用或错写的现象。有的第一层错用为“（一）”或“”，有的第二层错用为“”或“”，有的将“（一）”或“”错写成“（一）、”或“、”，有的将“”错写成“、”，将“第一条”错写成“第条”等。 引文不准确。如将“中共中央、国务院关于1998年农业和农村工作的意见”错引为“中共中央关于1998年农业和农村工作的意见”，将“中共中央办公厅、国务院办公厅关于签发往来香港特别行政区通行证有关问题的通知”错引成“中共中央办公厅、国务院办公厅关于签发往来香港特别行政区通行证问题的通知”，将“中共中央宣传部关于1997年宣传思想工作和1998年的工作要点”错引成“中宣部关于1997年宣传思想工作和1998年的工作要点”，将“五四运动”错引成“五四运动”，将“发19971号”错引成“省委19971号”、“发971号”或“省委1号”等。 汉字运用不符合国家规定。如将“一九九年”写成“一九九零年”（若是机打稿，还要注意不能把“”打成“0”），将“两个月”写成“二个月”或“2个月”，将“伍元”写成“五元”，将“阎”写成“闫”。还有，把“像”写成“象”，把“地”写成“的”，把“树阴”写成“树荫”，把“捅娄子”写成“捅漏子”，把“坚忍不拔”写成“坚韧不拔”，把“精简”写成“精减”，把“做出”写成“作出”，等等。其中，有的虽然不能算错，但算不规范。 标点符号使用不正确。如将“市委书记，市委常委、宣传部长”写成“市委书记、市委常委、宣传部长”，将“通过创办新的经济实体、发展私营经济、加强就业培训等形式”写成“通过创办新的经济实体，发展私营经济，加强就业培训等形式”，将“中共中央关于加强党同人民群众联系的决定”写成“中共中央关于加强党同人民群众联系的决定”，将“760840吨”写成“760840吨”。 计量单位不采用国家统一标准。如将“20厘米”写成“20公分”，将“430公斤”写成“860斤”。 文种、格式使用不规范。有的标题要素不全（如：关于举办党史知识竞赛的通知、中共县委办公室通知），有的错用文种或使用不规范文种（如：关于表彰1997年度信访工作先进单位和先进个人的决定、关于禁止畜力车入市的公告、1997年工作总结），有的“通知”、“通报”无主送机关，有的“决定”、“规定”、“意见”不在标题下方居中位置标注成文日期，有的把被批转（转发）件错当成附件而多余地标注“附：”，有的在发文机关署名与成文日期后的空白页多余标注“（此页无正文）”。 以上八个方面，是我们在实际工作中经常碰到的情况的一部分。事实上，还远不只此。分析产生这些问题的原因可以说出很多，但其中最根本的一条则是对条例、办法等有关公文写作和语言文字方面的法规学习不够，理解不透。因此，避免这些问题发生的最基本、最主要的措施是进一步增强我们公文写作人员的规范化意识，自觉按照条例、办法要求，切实把公文写准、写规范。 三、与其它文体一样，公文写完后，也存在一个进一步修改的问题，只是公文的修改外延更大、内容更丰富、任务更艰巨。做好这一环节的工作，尤其需要发扬一丝不苟、精益求精的精神 （一）要把握修改的主要内容。公文的修改，贯穿从起草人员撰作初稿到完成领导最后审核签发的全过程。其中，每一次对公文的完善，包括条例、办法规定的公文文稿在送领导审批之前综合进行的“公文校核”，无论是内容上的，还是格式上的；也无论是逻辑上的，还是语言表达上的，我们都可以把它们叫做对公文初稿的“修改”。一般地，这一修改，应围绕以下四个方面进行： 一是锤炼主旨。主旨是文稿的灵魂，是贯穿全文的主线。在起草中，由于酝酿准备不足或理解上的偏颇等原因，往往出现主旨揭示不突出、不深刻、不连贯，甚至“跑题”现象。特别是初稿由几个人分工起草的，这类问题更容易发生。因此，修改时，我们要把锤炼主旨作为首要问题，着力进行，以保证文稿在表现主旨方面做到准确、突出、集中、深刻。 二是修正观点。这是保证主旨得到更准确表现的重要一环。修改时，要检查文稿中的概念、判断和推理、论证是否符合客观实际情况，是否符合党的路线、方针、政策和国家的法律、法规。同时，还要看它阐述的道理是不是同马克思主义的基本观点相违背，有没有不合逻辑的地方。如果有，就要及时进行纠正。 三是取舍材料。材料是立论的依据，文稿的观点要以材料为基础，而材料又要受观点的统率。如果我们起草的公文，材料不能说明观点，或者说观点不能统率材料，那就很难说是一篇成功的公文。因此，修改时，一定要在取舍材料上下很大功夫。发现材料和观点脱节的，就要对材料进行删改；材料堆砌臃肿，前后重复的，就要忍痛割爱；材料不真实、不准确的，就要变更材料；行文空泛的，要适当增加材料、调整结构。在结构方面常见的毛病是，层次不清楚，段落安排不合理，过渡与照应不周全，各部分的详略不得体。每一次修改，我们都要根据主题展开的需要，围绕这几个方面，从文稿的开头结尾、层次段落、过渡照应等方面进行全面检查。发现有不合适的地方，及时进行调整。 四是推敲文字。历史上，有一个关于“推敲”的故事，对我们很有教益。一日，唐朝诗人贾岛得一诗句：“鸟宿池边树，僧敲月下门。”但他觉得“敲”不如换成“推”字好，正在聚精会神、反复思索的时候，自己骑的毛驴冲进当时京兆尹韩愈的“仪仗队”，便被人抓到韩愈马前。韩愈讨问原因，他沉思很久后，却说：“还是敲字好！”这个故事，作为佳话，至今还广为传诵。其中，体现出来的贾岛严谨治学的一丝不苟精神，我们在修改文稿中应当很好学习。特别是文稿经过一遍、两遍以至多遍修改后，在定稿前，更应“咬文嚼字”，采取逐字逐句仔细推敲的办法，对文字进行加工润色，把那些陈言套语、不准确的词句、以及多余的字、句，统统改正或删掉。 （二）要熟知一些常用的修改方式，掌握一些常用的修改方法。对公文初稿进行修改，常用的方法有：增、删、改、调。“增”，就是增添遗漏的或需要深化提高的内容和文字；“删”，就是删去可有可无或重复的内容和文字；“改”，就是改正不确切的甚至错误的内容和文字；“调”，就是调整字、句、层次和段落的位置、顺序。在进行这些工作时，要注意通观全篇，仔细揣摩。如果文稿的时限不急，我们最好采用“冷处理”的方法，搁几天再改。文稿暂放一边，再找一些材料看看，找一些人谈谈，再改时就有可能发现新问题。具体的修改方式，则应因人、因时、因地而宜。通常的，有这样三种：一是请人修改。自己改自己起草的文稿，往往有一定的局限性。请别人改，往往能突破这些局限，收到意想不到的效果。在这方面，我们一定要有虚心向别人学习，包括向比我们职务低、年龄小、履历浅特别是部门的同志学习的勇气。毛主席在“八大”的开幕词，先是他自己起草的，觉得不满意，就请他的秘书田家英修改，田家英下功夫修改后，文稿既丰满又精炼，颇得毛主席的称赞。毛主席尚能如此，何况我们呢？二是提交集体修改。将我们起草、修改过的稿子作为“讨论稿”提交科室集体讨论，让大家“评头论足”，然后再根据讨论中提出的意见进行修改。三是请群众当先生，印制成“征求意见稿”下发修改。这种方法，更适用于机关为安排一些重要工作而起草的公文。 在修改过程中，应该切记一点，这就是，无论采用哪种方法、进行哪种类型的修改，都要注意正确使用规定的或约定俗成的修改符号。 （三）要注意向经过反复修改最后形成的审定稿学习。一篇文稿，经过个人修改、集体修改、办公室主任（秘书长）核稿，之后再经过主管领导审定签发，就成了定稿。这时候形成的文稿，既是我们起草人员辛勤劳动的成果，同时也是包括核稿、审定签发领导在内的集体智慧的结晶。它是我们进行再学习的珍贵教材，而且只有我们这些起草人员才有条件、有机会看得到。认真学习和研究审定稿，不仅有助于我们更加深入地了解领导意图，为下一步的工作提供参考；而且，能够使我们清楚地看到自己在写作中存在的弱点和差距，促使自己进一步改进、提高。但实际工作中，我们中的许多人却误以为文稿一经领导审定通过，就算交了差，因而也就懒得再去看最后的审定稿，结果把一次次很难得的学习机会给白白地失掉了，很可惜！有这种不良习惯的同志一定要改正。那么，对审定稿又应该怎样学习呢？大家不妨从这样三个方面下功夫： 第一，要下功夫琢磨修改的原因。要把别人（包括领导）修改过的文稿与自己起草的原稿仔细对照，看看别人修改过哪些地方，为什么要这样修改?这样改动后，比原稿好在哪里?这样一比较，我们往往会有两个方面的收获：一是别人的修改点透了我们的“模糊点”。在起草文稿的过程中，我们有时会陷入这样一种窘境：本来想好了一个观点、一种提法，可是由于站得不高、想得不深，或者笔力不济，心里想的东西往往无法用清晰而准确的语句表达出来。在这种情况下，如果能经同事或领导一“点”、一“拨”，又恰好点拨到了我们的模糊点和症结处，就往往能帮助解决很多问题，其中许多又都是我们冥思苦想都想不明白的问题。二是别人的修改填补了我们的“空白点”。由于我们起草文稿内容的广角度，可以说社会各个层面无所不及，因此，我们在起草文稿时，往往会出现该想到的没想到，或想出的点子并不高明的情况。即使是写作经验较为丰富的同志，有时对一些事情也不一定都能想得很清楚、看得很全面。这时，就很需要别人帮助充实、完善。正所谓“仁者见仁，智者见智”。他们在帮助我们修改时，很有可能提出一些新观点、新提法和好的意见、建议，并顺手补充进文稿之中。认真学习和研究这些新思想、新意见，能使我们的认识提高一步，思路拓宽一步。而且，这样所获得的印象，要比平常看书、看报、读文件获得的印象深刻得多。 第二，要下功夫推敲改动的词句。在对审定稿和初稿进行比较学习时，我们要特别注意研究改动过的词语和句子，看看改动过的词语、句子同原来的有什么不同，想想修改者为什么要这样改?通过比较和