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文档简介

qp402 记录控制程序 年月日发布中 年月日实施 1 目的和范围 对记录的标识、贮存、保护和处置进行控制，为证明产品和服务质量符合规定要求及 质 管理体系有效运行提供证据，同时也为提供服务的可追溯性及制定纠正、预防措施以及保 持和改进质量管理体系提供信息。 本程序适用于服务实现过程和质量管理体系运行中记录的控制。 2 引用文件 qp401 文件控制程序 3 职责 3.1 人力资源部负责记录的归口管理，以及内审、培训、纠正、预防措施等记录的管理。 3.2 各部门负责本部门记录的管理。 3.3 记录的填写人员对记录的真实、完整、准确和清晰性负责。 4 工作程序 4.1 记录的范围 凡是质量管理体系运行中的记录、报告及与服务质量有关的信息等均属“记录”范围。 包括： 4.1.1 与质量管理体系有关的记录：管理评审记录，文件控制记录、纠正、预防措施记录、 基础设施和工作环境记录、产品和过程监视和测量记录以及人力资源、培训记录等。 4.1.2 与质量活动有关的记录：与产品（服务）有关的要求的评审记录、供方评价记录、 产品标识记录、不规范服务、不合格品控制记录、顾客投诉处理记录、纠正和预防措施记 录、质量计划相关记录等。 4.1.3 供方记录：产品证明书、检疫化验单等。 4 记录的编号及表格设计 4.2.1 记录的编号按 文件管理规定,由人力资源部统一管理。 4.2.2 表格设计 a) 人力资源部对记录各种表格进行全面策划，统筹安排，组织编制； b) 记录格式由各有关部门设计,报人力资源部审查后试用,在试用中修改完善; c) 经试行确认适用后,由人力资源部编制“记录一览表” ； d) 行业统一规定的表格，按其规定执行。 4.3 记录的填写与要求 4.3.1 记录及时、真实、完整、准确；字迹清晰、工整、易辩认；有记录人员签名及日期， 一般用钢笔或圆珠笔填写。 4.3.2 记录不得随意涂改。当填错需更正时，只允许划改（能看清原文字或数据） 。对于记 录的数据更改时，应划改后盖上更改人印章或签名。 4.4 记录的管理 4.4.1 记录实行分部门的管理办法。各部门指定专人负责收集和保管记录。 4.4.2 各部门将收集上来的各种记录分类登记编目、标识整理、装订和保管。 4.4.3 企业内部人员，为了追溯、验证或制定纠正和预防措施等目的，可查阅记录，确需 借阅时应履行借阅手续，由保管部门领导批准。当合同有规定时，经主管副总经理批准后 允许顾客或其代表查阅，借阅的记录，不得更改、遗失或损坏。 4.4.4 归档、贮存、保管和处理 a) 各种归档记录的保存期限见“记录一览表” ； b) 记录的贮存地点应确保整洁、干净、防火、防潮、防虫蛀鼠咬，并防止损坏丢失； c) 质量记录保存期满，由保存部门开列清单，报主管领导批准后销毁，qp40 文件 控制程序
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