程序文件编写规范.doc

程序文件的编写一、编写内容1. 管理目的2. 适用范围3. 管理部门4. 工作事项41 工作政策、原则、规定和标准42 业务处理流程图43 关键控制点44 业务流程说明45 单据、相关表格及报表二、制作需求1. 操作简便、易学易懂2. 制度严谨、责任权限明确3. 标准化单据，留存备案三、管理说明1. 主管级具备直接执行权，不具备审批权；财务具备审核权；经理级具备审批权。2. 业务事务由地区主管级操作执行，对业务事件负责，经理级管理确认；地区与总部衔接工作由双方经理级共同确认。3. 帐务、费用工作增加财务监管。4. 直接操作执行者和监管者双方共同保留文档备案。5. 表格实行打印、印刷等标准化，具备防呆和规范。 2、地区服务管理操作以服务主管、大区经理签字执行为准，不再转总部审批（残次机鉴定、用户机退还处理、备件核销等）； 3、涉及与总部发生业务关系的保留。（向总部申请备件、向总部结算费用、向总部退货等） 4、增加操作流程图，简单易懂。（标明责任人、流程、单据、说明等） 5、涉及费用、审批权限须清晰、明确，避免产生疑义； 6、作业表单标准化，做好防呆说明。控制点业务流程关键环节：客户、存货、价格、数量、交货期。涉及部门及岗位部门：销售部、仓储部岗位：销售订单维护岗、销售出库单维护岗、库管员一、 业务流程说明（分解、分块说明）a) 模块流程图b) 业务流程步骤：顺序业务步骤业务步骤实现内容的描述备注销售部销售员销售订单维护1、销售室人员接到客户的购买意向后，录入销售订单。2、若该笔业务客户预付款，则可录入现款销售订单。系统处理销售主管审批1、销售主管可在系统中查询客户信用余额、历史交易价格、商品可用量，对客户的信用进行审核，对销售订单的数量与价格进行核对。2、通过审批流审批销售订单。系统处理销售部销售员发货1、销售人员可针对到期的订单进行发货，发货时可先查看客户信用余额、商品当可用量，若客户信用状况良好且库里有可发货商品才发货。系统处理发货主管审批1、销售主管可对客户的信用进行审核，对销售出库单的数量及发货仓库进行核对。2、通过审批流审批销售出库单。系统处理仓储部门货物出库1、库管人员手持打印的销售出库单，去仓库捡货，并办理货物的出库。2、货物出库后，则确立了客户的销售及应收。系统处理销售部业务人员收集货物实际到货情况1、业务人员可通过电话、传真、网络方式等方式联系客户，得到其实际收货情况。手工处理销售部业务人员记录客户签收信息1、根据客户反馈回的实际收货情况，在销售出库单上记录签收数量。系统处理c)二、控制目标通过订单管理，可以帮助企业实现销售发货过程的有效控制。控制点业务流程关键环节：客户、存货、价格、数量、交货期。涉及部门及岗位部门：销售部、仓储部岗位：销售订单维护岗、销售出库单维护岗、库管员特定政策普通销售：指赊销，即先发货后回收货款的情况。现款销售：指预收款销售，货物发出前预先收款的情况。三、业务流程图652业务适用范围科沃斯销售业务处理科沃斯向经销商批发销售业务，包括：l 经销商网上下单订货（大区财务暂负责）、付款。l 科沃斯向经销商发货、出库开票及核销业务。l 经销商货签收业务653业务流程说明l 科沃斯经销商下单订货业务：u 销售订单新增：经销商通过科沃斯分配的用户名在客户商务端登录分销系统，通过系统的“业务交易下单订货”功能，录入订货和商品数量，系统会自动在科沃斯账套中生成对该经销商的销售订单。u 销售订单向上一级进行要货，同时进行账目转移；新增内容l 销售订单实现execl导入；l 未审核通过的出库单由物流经理有权打印；财务经理盖章。l 销售出库单含价格（六联单）l 发货时间以扫描出库确认为主；l 建立到货预警时间；l 建立各地到货时间l 建立到货时间后未关闭的预警提醒654打印单据及相关报表l 打印单据：打印销售出库单；l 相关报表：u 销售发货明细表：通过“统计查询销售查询销售发货明细表”查询得到某段时间内，对某个客户，某个货号发货汇总信息；u 订单执行情况统计表：通过“统计查询销售查询订单执行情况统计表