档案管理制度.docx

第一条目的：为了加强公司档案管理，维护档案的完整性、统一性和安全性，有效地为公司的决策、发展及各项工作的需要提供信息，特制定本制度。第二章公司文件、材料归档管理第二条公司在筹备、成立、经营、管理及产权变动过程中形成的具有保存价值的文件材料均列入归档范围。1、综合类：主要包括政府企业、行政管理部门在工作中形成的文件材料。2、房产档案：主要包括涉及公司产权产籍的房屋的图纸、合同、证件等文件材料。3、工程档案：主要包括公司的每一项目工程开发建设及后期物业管理中形成的图纸、函件、联络单、招（投）标文件、合同等文件材料。4、经营档案：主要包括物资采购、房屋销售及其他经济活动中形成的档案材料。5、财务档案和人事档案由财务部和人力资源部单独归档。6、归档的文件材料包括纸质、照（胶）片、录像（录音）带等各种载体形式。第三条文件材料的归档要求：1、公司各部门负责归档文件材料的收集和整理，并定期交档案室集中管理，任何人不得拒绝归档。2、归档文件材料必须齐全、完整、准确。3、归档文件材料必须准确地反映企业生产、科研、基建和经营管理等各项活动的真实内容和历史面貌。4、归档文件材料必须层次分明，符合其形成规律，保持同一案卷内文件材料的有机联系。 5、归档的文件材料主要包括纸质、光盘、磁带、照片及底片、胶片、实物等各种载体形式。6、归档的文件材料必须为正本，本公司编制的文件应附发文稿纸，归档的合同必须附有合同会签表及会签过程当中产生的修改版。 3 2、档案室应对全年档案的收进和移出、案卷数量、档案的利用等情况进行统计； 3、档案室对保管期限己满的档案，应造册报总经理室批准后，予以销毁。未经批准，不得销毁任何档案。 4、档案室对己破损和字迹褪色的档案，应及时修复和复制。 5、档案室对所存档案和资料的保管情况定期检查，遇有特殊情况，应立即向董事会及总经理室报告，及时处理。 第九条 档案的利用与开放 1、公司档案室所保存的档案主要供公司内部利用，公司工作人员借出、查阅、复印业务范围内的档案室资料，需经本部门负责人签字批准。借出、查阅、复印非业务范围内的档案资料，需经总经理签字批准。 2、其他单位或个人需查阅档案时，应持介绍信，并报请总经理批准，方可接洽。 3、借出、查阅、复印只限于批准范围内的档案材料，不得随意扩大查、借阅和复印范围，对重要的、珍贵的档案和资料，一般不提供原件，如特殊需要，须经总经理批准。 第十条 档案室档案管理员岗位职责 1、根据部门领导的安排，积极主动地开展工作，努力完成好各项工作任务和岗位职责。 2、负责收集、整理、分类、鉴定、保管、统计全公司各类档案资料。 3、对接收入库的各类档案进行分类、整理，编制检索工具，为公司的各项工作提供优质服务。 4、贯彻执行国家关于保守机密的规定，维护涉密档案的安全，维护公司机密，不得利用职权擅自扩大档案室利用范围，非经批准，不得擅自借、阅和销毁档案材料。 5、做好“八防”工作，严格遵守档案的保管、保护制度，确保各类档案材料的完整、安全，努力提高档案的使用寿命。 6、努力钻研各类档案的业务知识和业务技能，熟悉库藏，了解库藏，每年度对各类档案数量以及变动情况作出精确的统计，积极参加档案局举办的学习、培训。 7、档案管理员在工作变动时，应严格履行档案移交手续。 第十一条 对于违反中华人民共和国档案法的行为，由公司对直接责任人员给予处理。 第十二条 档案室查、借阅制度 4 1、凡本公司各部门因工作需要，可以查借阅有关档案。 2、查借阅档案者一律履行查借阅手续，并限于所申请查借阅的范围，完毕后，应立即归还并当面点清注销。 3、查借一般档案由本部门负责人批准，查阅非本业务范围的档案或重要机密文件，需经总经理批准后方可查借阅。 4、机密档案不办理外借手续，不得复制，不得随意抄录，如有特殊需要限抄有关部分，但用完须按有关保密制度和规定处理。 5、对重要的、珍贵的档案室和资料，一般不提供原件使用，如有特殊需要，须经总经理批准，并办理登记手续，限期归还，借出时间最长不超过一个月。 6、查借阅档案时，必须爱护档案资料，不得私自在文件上作任何标记或涂改，不得损毁和抽走案卷的张页，不得擅自转借他人。 7、对非机密文件，外单位或个人因工作需要复制时，应持介绍信，注明阅档内容、范围、用途，并报请总经理批准后方可复制。 第十三条 保密制度 1、不该说的机密，绝对不说。 2、不该知道的机密，绝对不记。 3、不该看的机密，绝对不看。 4、不得向无关人员透露档案室陈设和保密情况。 5、不得在公共场所、家庭及子女亲友面前谈论公司机密。 6、不得在私人通信中涉及公司机密事项。 7、不得随身携带机密文件。 8、不得私自处理无保存价值的文件材料。 9、档案室接收档案应及时入库装柜，不得随意堆放他处。 10、销毁档案材料时，必须造具清报领导批准，销毁时应由董事会或总经理室委派两名以上工作人员监毁，并在清册上签名。 11、一年内结合节、假日进行几次保密检查，发现问题及时解决，对保密有功者给予表扬或奖励，对违反保密规定者，应根据国家保密法令，视情节轻重，给予批评或处分。 第十四条 保管制度 1、公司除财务档案和人事档案外的所有档案由档案室统一保管，任何部门或个人不得占为己有。 2、非档案室工作人员，未经允许，不得随意进入档案室。 3、每年定期接受各部门、各项目工程应归档的档案。 4、工作人员要加强责任心，对档案的收集、借出、利用、销毁情况及时进 5 行登记，调阅后的档案当即检查，归还原位。 5、档案室的全部档案，按分类大纲整理排列、编目、上架。 6、保证档案的绝对安全，注意维护档案室内的清洁卫生，禁止吸烟，严禁易燃、易爆物品及其他杂物，