美日企业档案工作比较之我见.doc

三维视野下美日企业档案管理工作的比较基于历史、现实与未来的企业档案工作【摘要】本文就美国和日本这两个资本主义国家的企业档案工作分别着眼于历史、现实和未来这三个角度进行对比分析，得出“宏观与微观”的相关结论。【关键词】美日 企业档案管理 比较 历史 现实 未来【abstract】in this paper, i make a comparison between u.s. and japans enterprise records management from the following three parts: the situation of yesterday ,today and tomorrow, which comes to a conclusion concerning the macro and micro relevant theory.【key word】u.s. and japan enterprise records management comparison history reality future企业档案作为档案事业的一个分支，从起源上来说，首先是在世界工业比较发达的国家和地区开展起来的。20世纪初，瑞士、荷兰等一些欧洲国家和美国开始大规模地收集和保存企业档案。20世纪70年代以来，世界各国企业档案管理得到了很大发展。而作为保存企业档案的档案机构之企业档案馆，前身是经济档案馆。20世纪初，随着资本主义由自由向垄断发展，德国创立了世界上最早的经济档案馆是由资本主义垄断企业建立的新型档案馆。就现代企业而言， 员宁敏：中美企业档案工作之比较，档案学研究2008年第1期，第31-32页所谓的企业档案是在企业的各项活动中直接形成并保存备查的各种文献载体形式的历史记录。企业档案是完整、真实、全面记载企业生产经营和管理活动的各种原始记录,是企业资产信息的凭证, 是企业自主知识产权和商业秘密的记录，是反映和记录企业各种实践活动的第一手材料，作为企业生存、改革和发展不可或缺的条件之一，是关系企业生存和发展的关键因素。企业档案管理是企业基础工作中的一个重要环节, 是企业实行科学管理做好各项专业管理工作的客观需要和依据。过去不乏因为企业档案管理的混乱而给企业造成了巨大损失的案例，这说明企业的发展需要科学地管理档案，而档案工作者的职责也要求我们必须直面企业档案工作发展中的各种困难。企业档案管理对于一个企业健康成长和发展的重要作用也越来越引起世界各国对改进企业档案管理工作的广泛重视。一、历史之维美日企业档案工作的发展历程的比较 （一）美国企业档案工作的起源与发展 员宁敏：中美企业档案工作之比较，档案学研究2008年第1期，第31-32页美国的企业档案工作起始于1925年哈佛商业学校建立的商业历史协会,为了研究商业历史, 这个协会保存并利用了大量的企业文件。1937 年, 哈佛商业学校教授拉尔夫豪撰文企业文件的保存。1943 年, 美国菲尔斯东轮胎及橡胶公司正式雇用档案人员管理本企业的档案，开始了美国第一家私人企业档案馆的历史。之后, 随着企业管理人员对企业档案馆的作用的认识和档案工作者的努力, 许多著名的公司或企业都在这一时期建立了本企业的档案馆, 如福特汽车公司、宝洁公司、可口可乐公司等。20 世纪70 年代, 企业档案馆由学术服务转变成为本企业利益服务, 促使美国档案工作进入飞速发展时期。然而, 美国企业档案工作发展到20 世纪80 年代, 在很大程度上受到美国经济发展的冲击,许多档案规划被迫终止或缩减。尽管企业档案馆面临如此严峻的挑战, 但然有许多企业档案馆和档案规划及时地进行了调整, 有的企业为了节省开支, 虽然不得不停办档案馆, 但他们明智地将企业文件移交给公共性的保存机构, 如高等院校图书馆或历史学会, 这样美国企业档案得以顽强地生存下来。早在1916年,哈佛大学就首创了系统地保存企业文件的先例,并得到华盛顿大学、加州大学、科内尔大学的竞相效仿。如今, 美国的企业档案工作随着科学技术的进步, 已经日臻完善。（二）日本企业档案工作的起源与发展 王茂法：日本企业档案工作见闻（续），浙江档案1998年第4期，第28-30页根据考察了解，由于日本国家和政府缺乏对企业档案工作的宏观管理和监督指导的机制，企业档案工作起步较晚。早在50年代初，日本企业建立了负责档案管理的机构。根据档案管理规程，明确定出档案形成者的职责及档案保存期限，但整体上企业档案管理还比较混乱。60年代后，由于企业管理采用了计算机技术，企业管理水平迅速提高，致使档案管理出现与其不适应的相对落后局面。企业对财务、会计乃至生产、销售、流通等一般业务工作都实行了计算机管理，使各项经营管理等业务活动由于计算机的应用而更加现代化、合理化。然而，唯独档案管理长时间一直处于落后状态。日本企业为加快其科学化和高效化的步伐，不能忽视在经营活动中的档案管理的重要价值。企业意识到这点时，档案已处于分散状态，有的在仓库随意堆放。因此，在80年代，有的企业不得不再一次进行档案整理立卷工作，同时为开展档案检查工作，对尖端技术在档案管理中的应用也开始给予关心，投入一定力量。日本档案同行感叹，日企档案缺乏科学、合理管理的空白年月过于漫长。70年代后，随着日企管理现代化、社会化进程和企业史出版发行的推动以及企业史料协议会交流活动影响，日本企业管理逐渐走向规范化、现代化、在企业档案管理体制、管理模式和运行机制上出现多样化格局。（三）两者皆唯实而生，因时而变所谓“实”，指的是对于企业档案工作的现实需求，所谓“时”，指的是时代的进步与发展对企业档案管理工作提出的新要求。可以说，美日两国企业档案工作的起源主要是随着企业的不断发展壮大中遇到的实际问题而产生的迫切需求。所以企业档案管理工作与企业本身的发展密不可分，企业档案管理的目的就是为为企业服务，为了实现企业更好的利用档案，提高效能。企业档案管理部门虽然不直接为企业创造利润，但是没有它们的存在，企业的管理活动就可能混乱不堪，最终直接影响企业实现盈利。正是意识到了这一点，美日两国的企业也纷纷重视并逐渐改善企业档案的管理工作，并实现了企业档案管理工作的巨大进步和发展。二、现实之维美日企业档案管理工作的发展现状（一）管理体制皆属分散型，但集中统一管理有望成为新趋势1 美国的企业档案管理体制 李新利：中美企业档案工作比较，中国档案2003年第9期，第38-39页美国企业档案管理体制亦属于分散式管理，联邦政府档案机构对企业档案工作没有指导和监督的权力，全国企业档案工作没有统一的管理体系、管理要求和标准，企业档案业务管理活动灵活性较大，企业档案管理完全是企业自身的事情，只要在法律许可的范围内，企业可以根据实际需要自主管理和处置自己的档案，其他机构和个人无权干涉。资本主义私有制决定了美国的大部分企业档案属于私有财产，其所有权属产生该档案的企业所有。在私有制的背景下，其市场经济在完全自由竞争的状态下进行，生产资料归个人所有。这种私有制反应在企业档案工作中，体现为企业的档案是企业生产资料和资本的重要组成部分，其档案资源完全归企业自身所有。这就不难理解美国的企业为什么把为其自身服务作为其唯一的和最终的档案管理工作的目标了。企业有权自行处理自己的档案。各个企业一般根据实际情况来决定是否需要设立保管档案的专业部门，配备相关的工作人员，制定相关的文件档案管理制度等，这也使得美国企业档案的管理制度呈现出了多样性的特点。在美国， 吴开平、蔡娜：美国企业档案工作概况及启示，档案时空2005年第10期，第39-40页企业一般实行整体分开、部分集中的档案管理模式。大多数企业档案文件分散在各形成、利用部门，只有像摩托罗拉、ibm这些经营业绩较好的大企业才设立档案馆保存与企业发展有关的文件，而公司董事会记录、股东大会记录、法律文件、专利文件等重要文件及其他竞争性文件并不保存在档案馆。有按地区分别集中管理，如杜邦公司，在各地区的总裁办公室设立文件保管部，负责管理该地区各事业分部产生的档案资料。但是美国的档案管理体制导致企业档案管理活动带有很大的随意性。这种随意性给企业档案工作持续稳定地发展带来了很大的困难。在美国，只有经营较好的企业才有档案部门的存在，而那些业绩不佳的企业可能甚至没有专门负责管理档案的人员存在，致使美国企业档案管理存在了明显的两极分化现象。 张永慧、尚真：赴美考察企业档案工作的启示与思考，档案学通讯2000年第2期，第38-40页美国的档案管理体制属于分散管理类型, 中央和地方对档案和档案工作实行分权管理、各负其责的原则。联邦政府档案机构只负责管理联邦政府各机关的档案和档案工作, 对地方、企业档案机构及事务没有指导、监督和管理权。各类档案馆既无上下隶属关系, 又无法定的横向联系。美国的企业档案部门之间的联系是自发的，是纵横交错进行的，在交流中彼此平等。2 日本的企业档案管理体制日本是档案管理模式多样化的典型代表。 任凤仙：中美企业档案工作之比较，黑龙江档案2003年第5期，第28-29页日本是多样性倾向较强的国家。作为国家法规, 没有制定有关企业档案保管、管理的法律。就一般性档案、行政公务史料管理而言,1987年日本政府公布了“ 公文书馆法”（即档案馆法）仅规定了国家及地方政府所属档案馆工作的理论及管理体制。全法只有七条, 是个大纲性的规定, 对企业档案管理工作没作出任何要求。企业的档案管理方法完全按企业自己的意志决定。日本的企业主要是私有企业，日本政府没有专门机构管理全国的企业档案工作, 但有各行各业的“协会”和“学会”等民间组织。多数企业选择了分散管理的档案管理体制。档案都放在形成部门，无须移交。部分设置档案室，有的接收、管理各部门档案，有的只管理企业历史档案，也有的负责整个企业的档案管理。 郑志平：中外企业档案管理研究现状的分析，档案时空2004年第8期，第13-16页日本从事企业史料协议会(即企业档案协会)工作多年的大谷明史在介绍日本企业档案工作情况时说：“日本企业界对企业档案管理主要取决于企业自身对档案史料的认识,国家和政府基本上不进行干涉；由于日本的人头费、设备费、地皮费都很昂贵，处于国际最高水准；而且采用档案分散管理对于企业的业务工作并没有造成不便。因此从管理效益的角度考虑，企业档案分散管理成为日本企业适应企业管理的主流选择。日本企业档案管理体制和管理模式的选择, 能从本企业的实际出发, 注重实效而不过分追求组织形式, 这既是市场经济发展的要求, 也是日本企业务实的一种体现。3 两者的异同及发展趋势美日两国的分散式管理体制很大程度上决定于社会制度资本主义私有制。两国的市场经济发展都较为成熟，经济实力雄厚，因此两国对企业档案管理采取自主发展的原则。两国企业档案管理自主性强，随意性大，个体特色突出，没有统一的管理体系和标准。两国虽同属分散型的档案管理体制，但是虽然从全国范围来看, 美国是分散管理体制, 但联邦机构系统内的档案和档案工作则实行高度集中统一管理。美国国家档案馆及其12个地区分馆集中保管着全国各地所有联邦机构的各种类型和载体的档案。这可呢也就是两者在档案管理体制上的细微差别。可能正是意识到了这一点，一部分日本企业也设置了企业综合档案室, 负责整个企业的档案管理。这些企业档案室的活动状况及机构名称, 因企业不同而形式多样。如有的接收、管理各部门形成的超过现行使用价值的档案, 有的将历史上形成的和各部门形成的非现行档案都集中统一管理。美日两国的企业一般都能根据自身实际需要选择是否设立档案部门保管企业档案，并选择与企业发展密切相关的档案进行保存。两国现在也都开始注意借鉴我国集中统一管理的体制，毕竟进行集中统一管理有利于约束和规范企业档案的管理行为，有利于形成企业档案的有机体系，便于企业档案的统一管理。采用何种档案管理模式，不宜搞“一刀切”，应本着效益与适用的原则，选择适合本企业实际的管理模式，并且不断根据实际情况进行相应的改进。（二）企业档案管理的现代化建设和发展现状1 美国企业档案管理的现代化建设美国是经济科技高度发达的国家，企业档案管理现代化程度较高， 张永慧、尚真：赴美考察企业档案工作的启示与思考，档案学通讯2000年第2期，第38-40页主要表现在: (1)缩微技术在档案部门应用十分普及。(2)计算机技术在档案部门应用很广, 实现了档案自动化检索。注重对档案的著录工作, 并采取灵活实用的原则。如摩托罗拉博物馆就是根据文件价值进行著录的。既可逐件著录, 也可以按系列(类)著录, 对照片采取逐件(逐张)著录的方法,对文件则采取按系列(类)著录的方法, 在提要中对文件内容进行概括摘要说明。 沈丽华、张永慧：美国企业档案工作巡礼，档案学通讯1991年第2期，第64-67页档案的现代化管理技术先进。主要指案卷规范, 文件在形成时即普遍使用计算机, 且与档案管理发展同步,实现局部网络化, 地区网络即使在国家档案馆也是处于设想、研究阶段。一般都注重档案保护技术,文件经过脱酸净化,普遍使用无酸纸夹和无酸纸盒,库房条件好, 温湿度控制能达到规定标准。进入21世纪，美国企业档案又上新台阶。许多商业档案都有主页，为大众提供服务极为方便。美国微软公司和时代周刊档案馆非常注重自身服务、为地方政府、司法立法服务，并设置内部网络和保密网络，通过新的信息技术的手段更好的保护企业档案，维护企业权益。2 日本企业档案管理的发展现状日本是世界上的第三大经济体，其有着很强的综合国力。日本企业档案现代化建设有如下表现： 钱俊时：考察日本企业档案、情报、和图书现代化管理见闻，档案学研究1994年第1期，p75-79（1）缩微是保存具有永久保存价值的档案的主要方式。（2）光盘的应用已经普及电子目录已经普及,电子文件的应用在大企业已经实现。（3）根据不同需要建立的各种类型的信息系统效益显著。（5）多媒体技术的应用方兴未艾。（6）计算机网络系统的基础设施完备。（7）档案、情报、图书工作中的某些工作企业化趋势明显。（8）计算机的应用已进入良性循环。现如今，日本企业档案的管理有如下特点： 陈忠海：日本企业档案工作特征，档案管理1998年第1期，第46-47页（1）组织机构精简高效。为适应当今日本市场经济机制和经济管理水平的需要, 日本企业根据实际设置档案机构, 配备少而精的人员, 这些人员多数是各专科大学本科毕业生。档案管理多与相关工作结合进行。（2）档案管理程序化、社会化。日本的企业注重根据本企业的需要和国家的有关法律, 制定档案管理制度, 使企业档案管理规范化、程序化和社会化。档案管理应用计算机较为普遍,其软件多从社会上购买,通用性比较强。缩微工作,不论是制作缩微平片还是缩微卷片, 各企业一般只进行缩微拍摄, 包括冲洗在内的所有后期加工工作均委托专门的公司承担。（3）采用色码分类实行标准化管理。日本大企业的档案资料部门,对档案资料管理均采用了色彩分类管理, 非常醒目。当你一打开柜子, 各种色彩标志的文件和案卷非常醒目, 提取利用十分方便、迅速。不仅如此, 像伊藤喜株式会社从文件管理到档案管理, 直到档案的销毁都实现了标准化, 具有很好的代表性。（4）慎重采用现代技术,注重保护档案原件。日本在计算机技术方面是世界上领先的几个国家之一, 但档案工作并未达到现代化,而且在现代技术应用方面还不如中国。主要原因一是日本的企业(公司)当局认为现代技术的现实作用不大, 不能马上发挥出经济效益, 所以,档案工作现代化的投入远不如图书馆、情报中心; 二是由于普遍重视档案原件的保护, 许多部门注重库房的建设, 其他先进技术尚未大量采用。日本企业界普遍注重实用,几乎所有的档案部门都将重要档案原件拍成缩微品,借阅时不再使用原件,而用缩微品,其目的就是保护原件。（5）库房防火防盗等安全措施, 库内温湿度调控, 档案信息贮存、编目、检索等都是电子计算机等现代设备。（6）现如今为适应信息时代的要求，许多企业采用了各具特色的信息一体化管理模式，将档案室的信息管理体系纳入整个公司的信息体系。3 两者的现代化程度都较高可以说，美国和日本这两个发达国家的确，在企业档案管理的现代化上处于世界领先的地位，而且在不断创新的过程中。我相信这与两国的经济实力和综合国力紧密相关，但是任何一个有创造性和生命力的国家都不会满足现状，它们都会为了更好而努力。（三）档图情一体化管理1 沈丽华、张永慧：美国企业档案工作巡礼，档案学通讯1991年第2期，第64-67页美国实行文件、档案、情报、博物、图书的一体化管理它们作为企业信息管理系统的组成部分形成一个整体,各有自己的分工和重点。这里所讲的一体化,不单指组织形式上的一体化管理,而是在普遍使用计算机的前提下形成一个信息网络,互相沟通信息, 查询信息,快速、准确地为企业发展提供信息服务。2 陈忠海：日本企业档案工作特征，档案管理1998年第1期，第46-47页日本的企业一般实行档案、图书资料一体化管理日本最大企业集团之一的三井财团的档案部门三井文库除保存该集团的重要档案外,同时也接收一部分寄存的史料和图书, 如接收三井矿山的史料、参考图书达35000册。三井文库接收的史料, 均力求保持原来的面貌。有木箱装具, 有版画、图章、兑换钱币的秤和砝码, 有丈量用的器具, 另外还有模型、锦绘和各种照片等。为档案、图书情报资料等不同形态的文献建立目录型数据库,利用计算机检索在日本大中型企业已经普及。三井文库的档案, 经济广报中心的图书、杂志、档案, 大阪商工会议所图书、杂志、档案等无不如此。3 档图情一体化管理的客观依据和优势现代企业制度与档图情一体化管理之间存在内在联系。通过分析企业档案管理体制的沿革和发展, 以及现代企业对信息的要求与信息资源的有效配置, 深人论证档图情一体化管理是企业档案工作的最佳总模式。档案、图书、情报及资料等是有密切联系的事物，而对它们实行一体化管理，能够利用这些相关事物之间的内在联系，更好的实现企业档案的有序管理，更好的为企业服务，为企业创造价值。 丁华东：中外档案、图书、情报一体化管理的理论与实践，档案与建设1998年第5期，16-18页当然从企业管理角度上来说还要注意一体化管理的成本和效益。通过对比分析、计量分析,预测一体化管理为企业节省的人力、物力、财力； 给企业生产经营活动提供多少潜在的经济利益；为国家和社会带来多大的外部经济效益和社会效益。（四）企业档案工作者素质都比较高有高素质的企业档案工作者，才有高水平的企业档案工作。 吴开平、蔡娜：美国企业档案工作概况及启示，档案时空2005年第10期，第39-40页美国企业档案工作者不仅专业素质比较高，而且富有敬业精神。在美国，一般要具有档案历史学、图书信息学硕士学位才有资格申请成为档案工作者。企业档案工作者具有强烈的责任感和危机感，不断学习与更新知识，跟上时代的发展。企业档案工作人员一般都具有大学文化程度, 而且注重专业的培训教育。他们不仅能完成一般的案卷整理和提供利用任务, 也能从事研究工作。美国的企业档案工作者对自己的职责有非常清醒的认识,敬业精神比较强。他们立足于企业发展史, 而不是整日忙于整理档案。他们危机感比较强, 对新事物有较强的接受能力和应变能力,他们不断学习更新知识,使自己跟上时代的发展,他们能根据形势及时调整自己, 主动为企业服务, 使企业意识到档案部门的重要性,同时,作为历史研究者,企业档案工作者对文件价值鉴别十分重视。 任凤仙：中美企业档案工作之比较，黑龙江档案2003年第5期，第28-29页适应当今日本市场机制和经济管理水平的需要，日本企业根据实际设置的机构，配备精干的人员，这些人员文化素质和工作效率很高，多数是大学本科毕业生。我觉得作为当代的高素质的企业档案工作者仅仅只有足够的专业素养是远远不够的。在现如今经济全球化、跨国企业以几何级数递增，世界各国之间的经济联系日益紧密的国际大背景下，企业档案工作者还应具备国际眼光和视角，应该具备一定的国际思维。世界非常小,而且注定会变得越来越小。企业仍然是这种变化的主要动力,而且将决定它的规模。公司管理人员的作为和反应将影响全球和当地经济的发展。档案人员能否生存,取决于他们的工作和产品能否适应新世界的现实和需要。现如今企业档案的管理人员面临着诸多困难喝挑战，这也就对企业档案工作者的素质提出了更高的要求。（五）企业档案的立法状况 吴开平、蔡娜：美国企业档案工作概况及启示，档案时空2005年第10期，第39-40页据国际档案理事会对世界142个国家及欧盟等国际组织的调查，大多数国家没有专门的企业档案法律法规，仅有少数国家在法律中将企业档案作为国家遗产的一部分。美国和日本都没有为企业档案专门立法，一般都比较充分地尊重企业的自主权，并提供资助或减税政策。虽然两国都没有专门为企业档案建立相关法律法规，但是两国都将企业档案作为档案收集的重要内容之一。 吴开平、蔡娜：美国企业档案工作概况及启示，档案时空2005年第10期，第39-40页在美国，一些联邦政府组织（包括国家文件与档案署下属的国家历史出版物和文件委员会和国家人文基金会）有向接收企业文件的公共库房提供资助的项目，但不资助企业。但是申请资助的竞争十分激烈，要求被资助机构保存文件的企业为保存和管理文件进行了投资这恰恰是企业常常不愿做的。我认为，在当今企业的内外环境时刻变化以及信息技术革命所带来的管理手段变化的情况下，不为企业档案专门立法也未尝不可。虽说可能没有像我国那样有相关的制度保障，但是在充分尊重企业的档案所有权和自主管理权、把工作重心放在档案利用效果等宏观层面上、真正为企业服务，提高效能方面的优势也是不可忽视的。三、未来之维知识经济与经济全球化背景下美日企业的档案工作经济全球化过程中跨国公司和本地企业是主要的经济实体，跨国公司与本地企业竞争或合作，本地企业与跨国公司竞争或合作。跨国公司和本地企业各自的档案部门在这一过程中发挥其特有的作用，为企业在各种经济关系中的发展提供服务。经济全球化为美国企业档案工作带来的机遇对跨国公司和本地企业都是存在的，即档案部门提高竞争意识，积极开展各项工作为企业提供档案利用服务，突出档案部门在企业中的重要地位。在这种经济全球化的客观环境和企业档案人员增强服务的主观意识下，企业档案部门的工作变得更加积极主动、更加灵活机动。企业档