（房地产档案管理）档案管理作业指引.doc

档案管理作业指引编号：jh-op-xz02版号：a/0页码：第 7 页 共 7 页档案管理作业指引编制日期审核日期批准日期修订记录日 期修订状态修改内容修改人审核人批准人 1 目的为规范公司档案及资料的管理，特制定本指引。2 适用范围适用于公司级档案及资料的收集、整理、归档、移交使用、保存及销毁等管理工作。3 术语及定义3.1 资料：阐明所取得结果或提供所完成活动的证据的文件。3.2 档案：是指公司过去和现在的日常经营管理工作中形成的对国家、社会和公司有保存价值的各种文字、图表、声像、实物等形式的历史记录。3.3 档案资料按密级分类，有如下几种：3.3.1 绝密：是最重要的公司秘密，泄露会使公司的利益遭受特别严重的损害。即公司发展经营中，直接影响公司权益和利益的重要决策文件资料。3.3.2 机密：是重要的公司秘密，泄露会使公司的利益遭受严重的损害。即公司的财务报表、统计资料、重要会议记录、公司经营情况等。3.3.3 秘密：是一般的公司秘密，泄露会使公司的利益遭受损害。即公司人事档案、合同、协议、尚未进入市场或尚未公开的各类信息。3.3.4 内部公开：是公司可以内部公开，但不可以对外传播的档案。4 管理办法4.1 档案资料管理职责4.1.1 各职能部门a） 公司各职能部门及全体员工均有保护档案的义务。b） 公司各职能部门负责本部门业务记录及档案资料的日常收集、整理、归档和使用等管理工作。c） 公司各职能部门负责向行政管理部档案室移交业务记录及档案资料。d） 公司各职能部门应根据工作性质设置兼职的档案管理人员。4.1.2 行政管理部a） 行政管理部是公司级档案资料的归口管理部门，负责档案管理制度的制定和指导执行。 b） 行政管理部档案室负责对应归档业务记录及档案资料的接收、标识、整理、保存和日常管理。4.1.3 人力资源部a） 人力资源部负责人事档案日常收集、整理、归档、贮存、保护、使用和管理。4.1.4 工程管理部a） 负责工程档案的日常收集、整理和归档工作。b） 向行政管理部档案室移交业务记录及档案资料。4.1.5 营销策划部a） 负责营销档案的日常收集、整理和归档工作。b） 向行政管理部档案室移交除销售档案外的业务记录及档案资料。c） 负责销售档案的日常收集、整理、归档、贮存、保护、使用和管理。4.1.6 财务管理部a） 按照会计法的规定，负责会计档案的日常收集、整理、贮存、保护、使用、归档、管理。b） 向行政管理部档案室移交除会计制度规定须由财务管理部保管的相关会计档案以外的，其他涉及公司经营活动的业务记录及档案资料。4.1.7 行政管理部行政档案专员a） 负责公司档案保管、查阅、使用工作，为公司业务的开展提供优质的服务。b） 根据实际情况，负责对失去保存价值的档案资料提出处理、销毁意见。c） 负责对公司各部门的档案工作进行监督、检查和指导。4.1.8 各部门兼职资料员a） 编制部门档案管理制度，并根据实际情况及时提出修改、补充意见。b） 负责本部门所有审签文件（即业务审批、合同及相关文件）、往来文件的收发、管理工作。c） 负责收集本部门工作中形成的所有原始记录、档案、资料。d） 对部门业务经办人移交的业务档案资料进行分类整理、归档，及时向公司移交成套的业务档案资料正本原件。部门负责保管该套资料的副本、复印件。e） 接受行政管理部行政档案专员对其档案管理工作的监督、检查和指导。4.1.9 各部门业务经办人a） 各部门业务经办人负责将本人经办取得的，涉及公司经营活动的证照、文件、合同等重要资料，第一时间移交行政管理部档案室。b） 各部门业务经办人负责收集、分类、整理本人经办业务的记录、文件、档案，于业务阶段性完结或全部完结后，移交本部门资料员。c） 审签文件由部门资料员集中管理，各业务经办人员在完成审签文件的审批后一天内，需及时将审签文件正本及审批意见送交部门资料员，并办理好相应交接手续，各业务经办人员可留存审签文件的复印件。d） 往来文件由部门资料员统一管理，需由业务经办人传阅的往来文件，经办人传阅后应及时交回部门资料员，并办理好相应交接手续，各业务经办人员可留存相应文件的复印件。4.2 档案资料管理原则4.2.1 公司档案资料管理分为三个层次：a） 公司行政管理部档案室b） 各职能部门的档案管理c） 业务经办人员的文件管理4.2.2 公司档案管理遵循统一领导、分级管理的原则。所有业务记录及档案资料必须按规定及时移交，集中统一管理，确保档案的完整、系统、准确和安全，便于开发利用，任何个人不得据为己有。4.2.3 档案资料的归档范围及分类a） 档案资料的归档范围：凡公司各项工作中形成的有保存价值，能够全面、系统地反映工作情况和历史情况的各种类型档案资料，其原始资料均属于归档范围，具体参照：公司档案资料归档范围、移交时间、保管期限及密级一览表。b） 公司档案资料按种类不同，可分以下几类：l 政府办文类（可细分为公司类、工程类、营销类、财务类）l 证照类（可细分为公司执照类、工程类、营销类、财务类）l 经济合同类（可细分为办公行政类、工程类、营销类、融资类）l 工程基建类（可细分为工程施工类、工程招标类、工程预结算类）l 其他文件类（可细分为政策法规类、政府类、股东类、董事会类、上级公司类、下属公司类、综合类等）c） 公司档案资料按业务性质不同，可分以下几类：l 综合管理类l 工程档案类l 营销档案类l 会计档案类l 人事档案类4.3 档案资料收集及登记4.3.1 行政管理部行政档案专员应对收到的资料的有效性进行核查并及时办理收文登记。4.3.2 行政管理部行政档案专员应将资料来源及重要性对资料进行分类,并编制资料名称编号目录表。资料存放在档案袋盒中须与资料目录一一对应。4.3.3 以各职能部门为单位，各部门资料员为其档案管理责任人，负责编制本部门业务档案及资料目录并负责进行收集、整理、清理及移交等工作。4.4 档案资料移交4.4.1 移交范围要求a） 各部门的档案资料按行政管理部行政档案专员规定的公司级档案及资料分类表要求进行移交。4.4.2 移交时间要求a） 根据各种文件形成特点及规律确定相应的归档时间：l 即时归档移交：政府部门相关的批示性文件材料、法规性等属绝密性的资料应即时移交、归档。l 按工作阶段归档移交：如工程类的竣工资料等档案资料，在工程进行过程中，在每一个工作阶段完成后，把该阶段形成的资料整理归档移交。l 按子项目结束时间归档移交：如工程类的招标文件资料等,在工程进行过程中，每一个分包工程的招标工作完成后，将该分包工程招投标有关的文件资料归档、移交。b） 按年度归档移交：一般的管理文件资料,一般在形成的第二年上半年内向档案室移交。4.4.3 移交标准要求a） 凡归档移交的档案资料，必须保证所有资料为原件，需做到内容真实，各种签字盖章齐全，无涂改现象。4.5 档案资料保管4.5.1 行政管理部行政档案专员负责按有关管理规定确定公司档案资料保存期并报行政管理部经理审核，行政管理部分管领导审批。4.5.2 账物相符。室藏档案材料完整无缺，档案资料收进、移出、保存、销毁都必须严格的手续，做到增减有据，数字准确，确保档案资料不散不丢。4.5.3 档案库房设专人负责管理，非行政档案专员未经批准，一律不准进入档案库房内。4.5.4 档案资料要装放在档案柜内，排列要整齐、美观，保持库房内空气流通。4.5.5 存储会计档案的磁盘、光盘等磁性介质应妥善保管。备份盘装在保护封套和包装盒中，存放在安全、洁净、防热、防潮、防磁的场所。4.6 档案资料保密及提供使用4.6.1 档案资料的保密a） 档案资料的密级由各职能部门提出，行政管理部分管领导审核、总经理审批，并由行政管理部统一标注、加盖密级印章。4.6.2 档案资料的使用a） 档案资料使用的审批权限划分为：l 绝密：借用/复制审批使用人主管领导、行政管理部经理、行政管理部分管领导审核，总经理审批。l 机密：借用/复制审批使用人主管领导、行政管理部经理、行政管理部分管领导审核，总经理审批。l 保密：借用审批使用人主管领导、行政管理部经理审核、行政管理部分管领导审批；复制审批行政管理部经理审核、行政管理部分管领导审批。l 内部公开：借用/复制审批使用人主管领导、行政管理部经理审批。b） 档案资料使用档案资料使用审批表，经上述授权人签字同意后方可借用或复制，并办理登记手续，档案资料用后应及时归还，行政档案专员有义务按期催还，并应严格进行清点、核对、办理退还手续。c） 借阅的档案资料要求按期归还，如有丢失、损坏或泄露，视情节轻重追究当事人的责任。d） 档案资料是国家和公司的宝贵财富，借阅者应予爱护，并对所借阅的档案资料的安全、保密和完整负责，不得随意损坏，涂改、沾污、标记、拆散、抽页、折角、转借，更不得丢失。e） 行政档案专员要熟悉所管辖的档案资料情况，编制卷内目录、全引目录检索工具，以便及时准确地提供档案利用。4.7 档案资料统计4.7.1 档案资料的收进和移出随时进行登记，并出具月统计报表。4.7.2 全宗和案卷数量要每年年底汇总、核对一次。4.7.3 行政档案专员应及时准确地掌握并记录档案资料的利用情况及效果。4.8 档案资料鉴定和销毁4.8.1 档案资料的鉴定a） 对已超过保管期限的档案，行政档案专员组织定期鉴定。b） 鉴定档案在行政管理部分管领导、行政管理部经理主持下，由公司行政档案专员、部门资料员和有关业务部门相关成员组成鉴定小组共同进行。4.8.2 档案资料的销毁a） 鉴定工作结束后，鉴定小组对确无保存价值的档案，编制档案资料销毁清单，提出销毁建议，由行政管理部分管领导审批。b） 档案资料的销毁程序l 销毁档案时，必须指定两人以上专人对照档案资料销毁清单检查待销毁的档案资料，确认无误后，方可销毁。l 销毁后，负责销毁人员应在销毁清册上注明“已销毁”字样和日期，并签名盖章。l 档案资料销毁清单及报告由档案室保存。4.9 员工调（离）职时档案交接的要求4.9.1 公司员工调（离）职时，必须与部门兼职资料员及行政管理部行政档案专员