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膈艿蚈螅袈蒅薄螄羀芇蒀螃肂蒃莆袃膅芆蚄袂袄肈薀袁羇芄薆袀腿肇蒂衿衿莂莈袈羁膅蚇袈肃莁薃袇膆膃葿羆袅荿莅羅羈膂蚃羄肀莇虿羃节膀薅羂羂蒅蒁蕿肄芈莇薈膆蒄蚆薇袆芆薂蚆羈蒂蒈蚅肁芅莄蚅膃肈螃蚄羃芃虿蚃肅膆薅蚂膇莁蒁蚁袇膄莇蚀罿莀蚅蝿肂膂薁蝿膄莈蒇螈袄膁莃螇肆蒆荿螆膈艿蚈螅袈蒅薄螄羀芇蒀螃肂蒃莆袃膅芆蚄袂袄肈薀袁羇芄薆袀腿肇蒂衿衿莂莈袈羁膅蚇袈肃莁薃袇膆膃葿羆袅荿莅羅羈膂蚃羄肀莇虿羃节膀薅羂羂蒅蒁蕿肄芈莇薈膆蒄蚆薇袆芆薂蚆羈蒂蒈蚅肁芅莄蚅膃肈螃蚄羃芃虿蚃肅膆薅蚂膇莁蒁蚁袇膄莇蚀罿莀蚅蝿肂膂薁蝿膄莈蒇螈袄膁莃螇肆蒆荿螆膈艿蚈螅袈蒅薄螄羀芇蒀螃肂蒃莆袃膅芆蚄袂袄肈薀袁羇芄薆袀腿肇蒂衿衿莂莈袈羁膅蚇袈肃莁薃袇膆膃葿羆袅荿莅羅羈膂蚃羄肀莇虿羃节膀薅羂羂蒅蒁蕿肄芈莇薈膆蒄蚆薇袆芆薂蚆羈蒂蒈蚅肁芅莄蚅膃肈螃蚄羃芃虿蚃肅膆薅蚂膇莁蒁蚁袇膄莇蚀罿莀蚅蝿肂膂薁蝿膄莈蒇螈袄膁莃螇肆蒆荿螆膈艿蚈螅袈蒅薄螄羀芇蒀螃肂蒃莆袃膅芆蚄袂袄肈薀袁羇芄薆袀腿肇蒂衿衿莂莈袈羁膅蚇袈肃莁薃袇膆膃葿羆袅荿莅羅羈膂蚃羄肀莇虿羃节膀薅羂羂蒅蒁蕿肄芈莇薈膆蒄蚆薇袆芆薂蚆羈蒂蒈蚅肁芅莄蚅膃肈螃蚄羃芃虿蚃肅膆薅蚂膇莁蒁蚁袇膄莇蚀罿莀蚅蝿肂膂薁蝿膄莈蒇螈袄膁莃螇肆蒆荿螆膈艿蚈螅袈蒅薄螄羀芇蒀螃肂蒃莆袃膅芆蚄袂袄肈薀袁羇芄薆袀腿肇蒂衿衿莂莈袈羁膅蚇袈肃莁薃袇膆膃葿羆袅荿莅羅羈膂蚃羄肀莇虿羃节膀薅羂羂蒅蒁蕿肄芈莇薈膆蒄蚆薇袆芆薂蚆羈蒂蒈蚅肁芅莄蚅膃肈螃蚄羃芃虿蚃肅膆薅蚂膇莁蒁蚁袇膄莇蚀罿莀蚅蝿肂膂薁蝿膄莈蒇螈袄膁莃螇肆蒆荿螆膈艿蚈螅袈蒅薄螄羀芇蒀螃肂蒃莆袃膅芆蚄袂袄肈薀袁羇芄薆袀腿肇蒂衿衿莂莈袈羁膅蚇袈肃莁薃袇膆膃葿羆袅荿莅羅羈膂蚃羄肀莇虿羃节膀薅羂羂蒅蒁蕿肄芈莇薈膆蒄蚆薇袆芆薂蚆羈蒂蒈蚅肁芅莄蚅膃肈螃蚄羃芃虿蚃肅膆薅蚂膇莁蒁蚁袇膄莇蚀罿莀蚅蝿肂膂薁蝿膄莈蒇螈袄膁莃螇肆蒆荿螆膈艿蚈螅袈蒅薄螄羀芇蒀螃肂蒃莆袃膅芆蚄袂袄肈薀袁羇芄薆袀腿肇蒂衿衿莂莈袈羁膅蚇袈肃莁薃袇膆膃葿羆袅荿莅羅羈膂蚃羄肀莇虿羃节膀薅羂羂蒅蒁蕿肄芈莇薈膆蒄蚆薇袆芆薂蚆羈蒂蒈蚅肁芅莄蚅膃肈螃蚄羃芃虿蚃肅膆薅蚂膇莁蒁蚁袇膄莇蚀罿莀蚅蝿肂膂薁蝿膄莈蒇螈袄膁莃螇肆蒆荿螆膈艿蚈螅袈蒅薄螄羀芇蒀螃肂蒃莆袃膅芆蚄袂袄肈薀袁羇芄薆袀腿肇蒂衿衿莂莈袈羁膅蚇袈肃莁薃袇膆膃葿羆袅荿莅羅羈膂蚃羄肀莇虿羃节膀薅羂羂蒅蒁蕿肄芈莇薈膆蒄蚆薇袆芆薂蚆羈蒂蒈蚅肁芅莄蚅膃肈螃蚄羃芃虿蚃肅膆薅蚂膇莁蒁蚁袇膄莇蚀罿莀蚅蝿肂膂薁蝿膄莈蒇螈袄膁莃螇肆蒆荿螆膈艿蚈螅袈蒅薄螄羀芇蒀螃肂蒃莆袃膅芆蚄袂袄肈薀袁羇芄薆袀腿肇蒂衿衿莂莈袈羁膅蚇袈肃莁薃袇膆膃葿羆袅荿莅羅羈膂蚃羄肀莇虿羃节膀薅羂羂蒅蒁蕿肄芈莇薈膆蒄蚆薇袆芆薂蚆羈蒂蒈蚅肁芅莄蚅膃肈螃蚄羃芃虿蚃肅膆薅蚂膇莁蒁蚁袇膄莇蚀罿莀蚅蝿肂膂薁蝿膄莈蒇螈袄膁莃螇肆蒆荿螆膈艿蚈螅袈蒅薄螄羀芇蒀螃肂蒃莆袃膅芆蚄袂袄肈薀袁羇芄薆袀腿肇蒂衿衿莂莈袈羁膅蚇袈肃莁薃袇膆膃葿羆袅荿莅羅羈膂蚃羄肀莇虿羃节膀薅羂羂蒅蒁蕿肄芈莇薈膆蒄蚆薇袆芆薂蚆羈蒂蒈蚅肁芅莄蚅膃肈螃蚄羃芃虿蚃肅膆薅蚂膇莁蒁蚁袇膄莇蚀罿莀蚅蝿肂膂薁蝿膄莈蒇螈袄膁莃螇肆蒆荿螆膈艿蚈螅袈蒅薄螄羀芇蒀螃肂蒃莆袃膅芆蚄袂袄肈薀袁羇芄薆袀腿肇蒂衿衿莂莈袈羁膅蚇袈肃莁薃袇膆膃葿羆袅荿莅羅羈膂蚃羄肀莇虿羃节膀薅羂羂蒅蒁蕿肄芈莇薈膆蒄蚆薇袆芆薂蚆羈蒂蒈蚅肁芅莄蚅膃肈螃蚄羃芃虿蚃肅膆薅蚂膇莁蒁蚁袇膄莇蚀罿莀蚅蝿肂膂薁蝿膄莈蒇螈袄膁莃螇肆蒆荿螆膈艿蚈螅袈蒅薄螄羀芇蒀螃肂蒃莆袃膅芆蚄袂袄肈薀袁羇芄薆袀腿肇蒂衿衿莂莈袈羁膅蚇袈肃莁薃袇膆膃葿羆袅荿莅羅羈膂蚃羄肀莇虿羃节膀薅羂羂蒅蒁蕿肄芈莇薈膆蒄蚆薇袆芆薂蚆羈蒂蒈蚅肁芅莄蚅膃肈螃蚄羃芃虿蚃肅膆薅蚂膇莁蒁蚁袇膄莇蚀罿莀蚅蝿肂膂薁蝿膄莈蒇螈袄膁莃螇肆蒆荿螆膈艿蚈螅袈蒅薄螄羀芇蒀螃肂蒃莆袃膅芆蚄袂袄肈薀袁羇芄薆袀腿肇蒂衿衿莂莈袈羁膅蚇袈肃莁薃袇膆膃葿羆袅荿莅羅羈膂蚃羄肀莇虿羃节膀薅羂羂蒅蒁蕿肄芈莇薈膆蒄蚆薇袆芆薂蚆羈蒂蒈蚅肁芅莄蚅膃肈螃蚄羃芃虿蚃肅膆薅蚂膇莁蒁蚁袇膄莇蚀罿莀蚅蝿肂膂薁蝿膄莈蒇螈袄膁莃螇肆蒆荿螆膈艿蚈螅袈蒅薄螄羀芇蒀螃肂蒃莆袃膅芆蚄袂袄肈薀袁羇芄薆袀腿肇蒂衿衿莂莈袈羁膅蚇袈肃莁薃袇膆膃葿羆袅荿莅羅羈膂蚃羄肀莇虿羃节膀薅羂羂蒅蒁蕿肄芈莇薈膆蒄蚆薇袆芆薂蚆羈蒂蒈蚅肁芅莄蚅膃肈螃蚄羃芃虿蚃肅膆薅蚂膇莁蒁蚁袇膄莇蚀罿莀蚅蝿肂膂薁蝿膄莈蒇螈袄膁莃螇肆蒆荿螆膈艿蚈螅袈蒅薄螄羀芇蒀螃肂蒃莆袃膅芆蚄袂袄肈薀袁羇芄薆袀腿肇蒂衿衿莂莈袈羁膅蚇袈肃莁薃袇膆膃葿羆袅荿莅羅羈膂蚃羄肀莇虿羃节膀薅羂羂蒅蒁蕿肄芈莇薈膆蒄蚆薇袆芆薂蚆羈蒂蒈蚅肁芅莄蚅膃肈螃蚄羃芃虿蚃肅膆薅蚂膇莁蒁蚁袇膄莇蚀罿莀蚅蝿肂膂薁蝿膄莈蒇螈袄膁莃螇肆蒆荿螆膈艿蚈螅袈蒅薄螄羀芇蒀螃肂蒃莆袃膅芆蚄袂袄肈薀袁羇芄薆袀腿肇蒂衿衿莂莈袈羁膅蚇袈肃莁薃袇膆膃葿羆袅荿莅羅羈膂蚃羄肀莇虿羃节膀薅羂羂蒅蒁蕿肄芈莇薈膆蒄蚆薇袆芆薂蚆羈蒂蒈蚅肁芅莄蚅膃肈螃蚄羃芃虿蚃肅膆薅蚂膇莁蒁蚁袇膄莇蚀罿莀蚅蝿肂膂薁蝿膄莈蒇螈袄膁莃螇肆蒆荿螆膈艿蚈螅袈蒅薄螄羀芇蒀螃肂蒃莆袃膅芆蚄袂袄肈薀袁羇芄薆袀腿肇蒂衿衿莂莈袈羁膅蚇袈肃莁薃袇膆膃葿羆袅荿莅羅羈膂蚃羄肀莇虿羃节膀薅羂羂蒅蒁蕿肄芈莇薈膆蒄蚆薇袆芆薂蚆羈蒂蒈蚅肁芅莄蚅膃肈螃蚄羃芃虿蚃肅膆薅蚂膇莁蒁蚁袇膄莇蚀罿莀蚅蝿肂膂薁蝿膄莈蒇螈袄膁莃螇肆蒆荿螆膈艿蚈螅袈蒅薄螄羀芇蒀螃肂蒃莆袃膅芆蚄袂袄肈薀袁羇芄薆袀腿肇蒂衿衿莂莈袈羁膅蚇袈肃莁薃袇膆膃葿羆袅荿莅羅羈膂蚃羄肀莇虿羃节膀薅羂羂蒅蒁蕿肄芈莇薈膆蒄蚆薇袆芆薂蚆羈蒂蒈蚅肁芅莄蚅膃肈螃蚄羃芃虿蚃肅膆薅蚂膇莁蒁蚁袇膄莇蚀罿莀蚅蝿肂膂薁蝿膄莈蒇螈袄膁莃螇肆蒆荿螆膈艿蚈螅袈蒅薄螄羀芇蒀螃肂蒃莆袃膅芆蚄袂袄肈薀袁羇芄薆袀腿肇蒂衿衿莂莈袈羁膅蚇袈肃莁薃袇膆膃葿羆袅荿莅羅羈膂蚃羄肀莇虿羃节膀薅羂羂蒅蒁蕿肄芈莇薈膆蒄蚆薇袆芆薂蚆羈蒂蒈蚅肁芅莄蚅膃肈螃蚄羃芃虿蚃肅膆薅蚂膇莁蒁蚁袇膄莇蚀罿 文档管理规划 (sharepoint server 2010)sharepoint server 2010 包括可用来控制组织中文档的生命周期的文档管理功能（即如何创建、审核、发布文档以及如何最终处置或保留文档）。本章所含文章将指导您规划解决方案的文档管理功能。本章中包含以下文章： 文档管理概述 (sharepoint server 2010)包括企业中文档管理的简介以及本规划指南中建议的文档管理规划过程的说明。 确定用户和分析文档使用率介绍文档管理规划工作组的创建，并提供有关如何确定您的企业中使用的文档类型以及如何分析文档生命周期中各个阶段的指导。 基于元数据的传送和存储概述 (sharepoint server 2010)中提供的信息可帮助解决方案规划人员和设计者了解如何将使用内容管理器功能的基于元数据的传送和存储用作综合性文档管理解决方案的一部分。 元数据导航概述 (sharepoint server 2010)中提供的信息可帮助解决方案规划人员和设计者了解如何使用元数据导航和筛选功能来基于元数据查找文档库中的内容。 文档库规划 (sharepoint server 2010)介绍如何使用文档库在企业中组织文档。 文档集规划 (sharepoint server 2010)介绍如何使用文档集来将一组文档组织为一个项目或作品。 规划内容类型和工作流 (sharepoint server 2010)介绍如何规划内容类型，这些类型是 sharepoint server 用于定义和共享文档、列表项和文件夹属性的机制。本文还介绍如何使用 sharepoint server 工作流功能来设计与文档相关的流程。 信息管理策略规划 (sharepoint server 2010)介绍如何规划企业范围的策略，这些策略将帮助组织遵守各项规定并履行法律职责。此外，还介绍一些最佳实践，如文档审核和适当的文档保留计划。 版本控制、内容审批和签出规划 (sharepoint server 2010)介绍如何使用版本控制、签入和签出以及审批发布内容来规划内容控制。文档管理概述 (sharepoint server 2010)文档管理系统的元素有效的文档管理解决方案指定： 在组织中可以创建哪些类型的文档和其他内容。 对于每种类型的文档使用哪种模板。 对于每种类型的文档提供哪些元数据。 在文档生命周期的每个阶段将文档存储在何处。 在文档生命周期的每个阶段如何控制对于文档的访问。 当团队成员一起致力于文档创建、审核、批准、发布或处置时，如何在组织内移动文档。 要将哪些策略应用于文档，以便审计与文档相关的操作，以适当方式保留或处置文档，以及保护对组织至关重要的内容。 文档在其生命周期的阶段中移动时是否一定要从一种格式转换为另一种格式。 如何将文档视为企业记录，在这种情况下，必须根据法律要求和公司准则保留文档。sharepoint server 2010 包含实现文档管理的所有这些环节的功能。为了确保信息工作者能够无须脱离其日常操作和熟悉的工具即可轻松地利用这些功能，microsoft office system 中的应用程序- 例如，microsoft outlook 和 microsoft word- 也包含支持文档生命周期中每个阶段的功能。规划过程文档管理规划过程包含以下几个主要步骤：1. 确定文档管理角色确保您的计划中包含组织的重要利益干系人的反馈意见，您具有适当的团队来实现解决方案，并且您知道谁将参与文档管理过程。有关创建文档管理规划团队的详细信息，请参阅确定用户和分析文档使用率。2. 分析文档用途在确定使用文档的人员后，确定他们使用的文档类型以及使用方式。有关详细信息，请参阅确定用户和分析文档使用率。3. 规划文档的组织结构您可以组织网站集、网站和库中的文档。sharepoint server 2010 提供了一系列有助于组织和存储文档的功能，从专门的网站（如记录库）到结构松散的文档库（用于快速文档创建和协作）。在一个库中，您可以进一步将内容组织到文件夹和子文件夹中。有关详细信息，请参阅文档库规划 (sharepoint server 2010)和“规划企业内容存储和版本控制”。4. 规划如何在各位置之间移动内容在文档生命周期的不同阶段中，可能需要将文档从一个网站或库移动或复制到另一个网站或库。例如，发布过程可能包括将文档从暂存网站移动到公共 internet 网站。如果在网站之间移动内容时必须将内容从一种格式转换为另一种格式，则您还需要规划内容转换。有关详细信息，请参阅文档库规划 (sharepoint server 2010)中的“规划内容的流动”。5. 规划内容类型使用内容类型来组织有关文档类型的信息，如元数据、文档模板、策略和工作流程。这是帮助您在整个组织中组织文档和实施一致性所必不可少的步骤。有关详细信息，请参阅规划内容类型和工作流 (sharepoint server 2010)。6. 规划工作流为组织规划工作流时，您可以控制和跟踪每个参与者在文档的生命周期中进行协作时文档在团队成员之间移动的方式。sharepoint server 2010 包括适用于一般团队任务的工作流，如审核和批准文档。sharepoint server 2010 还支持创建和安装自定义工作流。有关详细信息，请参阅规划内容类型和工作流 (sharepoint server 2010)。7. 规划内容控制您可以根据内容类型或存储位置规划适当的控制级别。例如，对于文档库，您可以计划要求签入和签出以及使用信息权限管理来防止未授权分发文档。有关详细信息，请参阅文档库规划 (sharepoint server 2010)和信息管理策略规划 (sharepoint server 2010)。8. 规划策略对于每种内容类型，应规划信息管理策略，以确保适当地审计、保留和标记文档，以及根据组织的机构要求和法律要求对文档另行处理。sharepoint server 2010 包含实现审计、文档保留、标签和条形码的策略（以确保所打印的内容可以与对应的电子版本相关）。有关详细信息，请参阅信息管理策略规划 (sharepoint server 2010)。确定用户和分析文档使用率标识用户若要在文档管理解决方案中确定利益干系人和参与者，您可以进行调查以收集此信息。例如，您的调查可以包含以下问题： 由组织中的谁来创建文档？ 他们会创建什么类型的文档？ 谁来审阅文档？ 谁来编辑文档？ 谁来使用文档？ 谁来审批文档的发布？ 谁来设计用于承载文档的网站？ 谁来设置用于管理文档的指南和策略？ 谁来管理组织中的记录？ 谁来部署和维护用于存储文档的服务器？工作表操作对于这些问题中的每一个问题，会产生多种不同的答案。在文档管理参与者工作表(/fwlink/?linkid=165871&clcid=0x804)中记录通过调查收集到的信息，如以下示例所示。文档参与者的工作表示例：职位文档类型角色财务分析师技术编写人员所有者权益研究报告财务模型网页作者财务分析师管理者所有者权益研究报告财务模型审阅者技术编辑所有者权益研究报告网页编辑客户所有者权益研究报告财务模型网页读者企业律师管理者所有者权益研究报告财务模型网页内容审批者服务器管理员全部it 专业人员数据库经理全部数据库专业人员合规部主管全部法务专员记录管理人员全部记录管理人员网站经理全部内容发布者网站管理员全部内容审核员确定内容项目利益干系人可以帮助您确保文档管理解决方案的全面性，并确保您设计出适合企业的内容需要和流程的网站和文档库。分析文档用途在确定内容的利益干系人之后，通过他们收集可帮助您分析在组织中如何使用文档的信息。这是规划过程的重要组成部分，因为分析可帮助您确定： 文档库的构造方式。 要使用哪些网站模板。 将使用多少个网站。 哪些信息管理策略应用于网站。 您将需要哪些物理服务器拓扑结构以实现您的解决方案。要收集的信息包括： 文档类型，如所有者权益研究报告、员工绩效考核、内部备忘录或产品说明。 每种文档类型的用途，如“向客户提供有关股票的建议以及支持数据”。 每种文档类型的作者（列出作者的角色（而非个人姓名）非常有用，例如“财务分析者”或“产品管理者”）。 文档的格式。如果文档在其生命周期的任何时候必须从一种格式转换为另一种格式，则记录该信息。 每种文档类型的用户，如“客户”或“团队成员”。 应用于文档的生命周期的其他角色，如“技术审核人”或“审稿人”。 文档的位置，如“客户端计算机”、“web 服务器”或“文件服务器”。请注意，此问题可能具有多个答案，例如，在客户端计算机上创作文档，然后将其发布到 web 服务器。 读者查看文档的方式，如从网页或通过文件共享。工作表操作所提供的分析文档用途工作表(/fwlink/?linkid=165873&clcid=0x804)用于记录文档用途分析内容。下面是企业中的两个不同组织在该工作表可能收集和记录的信息示例。文档用途工作表示例：类型用途作者用户格式其他角色位置所有者权益研究报告向金融服务的高级客户提供有关是否购买或出售一支或多支股票的指导财务分析师客户docx（用于创作）；pdf（用于发布）审核人（技术）；审核人（法律）；审批者；审稿人；记录管理者；网站管理员 创作网站 测试网站 internet 记录库分析单独的创作和发布格式要求进行格式转换。大量的审核人需要一个或多个工作流（在服务器上实现的业务流程）。四个网站（创作、测试、internet 和记录库）要求采用相应的机制将内容从一个网站移到另一个网站。需要在企业记录库中对内容存档以及发布股票建议时管制方面的问题要求公司采取适当的策略和最佳方案，如内容审计和保留。类型用途作者用户格式其他角色位置员工绩效考评评估员工的绩效 包括自我评估和经理的评估信息工作者；经理经理；人力资源专家.doc审核人（人力资源）；审核人（法律）；审批人（上级经理）；记录管理者 客户端计算机 电子邮件服务器（作为附件） 企业 web 服务器 企业记录库分析两个作者和多个审核人需要一个或多个工作流。文档经多人处理，然后放在企业 web 服务器上（可能高度安全），然后在记录库中存档。此内容的敏感性本质要求在桌面计算机和服务器上实施信息权限管理 (irm)，此外，还要求采取适当的公司策略和最佳方案（如审计）来保护员工的隐私和企业的法律地位。工作表使用以下工作表来记录本文中讨论的信息： 文档管理参与者工作表(/fwlink/?linkid=165871&clcid=0x804) 分析文档用途工作表(/fwlink/?linkid=165873&clcid=0x804)基于元数据的传送和存储概述 (sharepoint server 2010)关于基于元数据的传送和存储sharepoint server 2010 通过使用内容管理器引入了元数据传送和存储。内容管理器是基于 sharepoint 2007 的记录中心网站模板中引入的文档传送功能构建的。借助内容管理器，新的网站级别功能使管理员和用户能够使用基于元数据的规则，更轻松地对内容进行分类、传送和存储。网站管理员激活内容管理器功能并配置设置和规则之后，用户不是将文档直接上载到库或文件夹，而是可以使用下列方法之一保存和传送文档，并据此向文档应用规则： 将文档上载到放置库。系统会在已激活内容管理器功能的每个网站中创建放置库。 在 word、excel 和 powerpoint 客户端应用程序中使用“另存为”。 在其他 sharepoint 网站中使用“发送到”。 使用 web 服务对象模型。 使用电子邮件放置区域。使用 exchange，可通过电子邮件将文档发送到网站中。 提交到记录中心网站，作为文档生命周期或有效期的一部分。例如，作为工作流或保留策略的一部分。上载文档之后，内容管理器可基于文档的元数据，将文档传送至指定文件夹或自动创建新文件夹。例如， 可创建新文件夹作为目标文件夹的子文件夹，因为传送规则的目标文件夹变得过大。 针对字段中的每个新值创建文件夹。例如，如果您的分类包含 100 个术语，可为这 100 个术语中的每一个分别自动创建文件夹，每一个文件夹的创建时间为内容管理器首次对带有特定标记的文档进行评估时。新文件夹将从父文件夹继承设置。然后新文件夹也可以拥有其他规则，用于定义诸如权限、默认元数据、保留策略以及其中的文档将会继承的工作流等附加参数。例如： 通过将文档标记为“企业事务”，会将该文档传送到某个文件夹，该文件夹拥有的权限比库中不同文件夹内的其他文档的权限的限制性更强。这样，元数据就可以有效地将权限应用到 sharepoint 中的文档。 通过将文档标记为“会计”，会将该文档传送到受保留策略限制的文件夹，保留策略用于确保文档已保存。 通过将文档标记为“人力资源”，会将该文档传送到应用了任意数量的附加元数据标记的文件夹。这样可减少用户应用大量元数据标记的必要性，从而缩短做标记所花费的时间并减少可能出现的错误。通过用元数据标记内容以及将内容管理器设置和规则结合使用，您可以有效地确定、传送和存储组织中的任何文档，并向文档应用附加内容参数。内容管理器设置网站管理员可配置内容管理器设置以确定如何传送上载到网站的内容。这些设置适用于使用内容管理器传送的所有内容。内容管理器包括以下设置： 将用户重定向到放置库如果启用此设置，则可以指定在应用了一个或多个内容管理器规则的网站中的上载内容时，将用户重定向到放置库。如果禁用此设置，则用户可绕过内容管理器，将文件直接上载到库或文件夹中。仅当使用文档库页面或使用客户端应用程序上载文档时，此设置才适用。 发送到其他网站如果启用此设置，则可以创建规则，以便将当前网站中上载的内容重定向到同样激活了内容管理器功能的其他网站。 文件夹分区如果启用此设置，则会在文件夹中包含的项超过指定数目时，创建子文件夹。 重复提交此选项指定如果所上载文档的名称与目标库中已存在文档的名称相同，是使用 sharepoint 版本控制还是将唯一字符追加到重复文件名的末尾。 规则管理器此设置指定可创建规则、响应和管理与任何规则均不匹配的上载内容的用户或组。 提交点数此不可配置的设置提供 web 服务和 url 以及可用于设置其他网站或电子邮件以将内容发送至网站的电子邮件地址。在管理中心新建“发送到”位置时，这您指定为提交到“发送到”位置的文件的目标位置的服务 url。内容管理器规则规则管理器可创建规则。规则确定是否应将该规则应用于传入文档，然后执行规则中指定的操作。规则选项包括以下这些： 规则名称规则的名称。 规则状态和优先级将此规则的优先级指定为 1 到 9（如果应用多个规则）。您也可以指定此规则处于非活动状态，而不会将此规则应用于任何传入内容。 提交的内容类型指定内容类型组，如“文档内容类型”、“发布内容类型”等。基于内容组类型组，您可以为规则另选一个内容类型。如果贵组织中的内容类型使用不同的名称，则可以指定备用名称。 条件为要处理的规则应用基于附加属性的筛选器。 目标位置指定与规则相匹配的内容的放置位置。 提交点数满足以上所有条件的项目将要保存的位置。如果您在内容管理器设置中选中了“发送到其他网站”选项，则会看到一个下拉框，其中列出了可将文档发送到的当前网站以外的其他位置。激活网站的内容管理器功能为了在网站中使用内容管理器，必须激活内容管理器功能。为网站激活该功能后，“内容管理器设置”和“内容管理器规则”将显示在“网站设置”页上的“网站管理”下。注意：使用记录中心网站模板创建网站时，默认情况下已激活内容管理器。激活网站的内容管理器功能1. 在“网站设置”页的“网站操作”下，单击“管理网站功能”。2. 在“功能”页上，针对“内容管理器”单击“激活”。激活内容管理器功能后，您可以创建基于元数据的规则，以便将提交的内容移到库或文件夹中。基于元数据的传送和存储规划 (sharepoint server 2010)规划基于元数据的传送和存储许多组织内的用户都面临的一个挑战是确定在保存他们所创作的文档时，该文档应转到的位置。更大的挑战是如何应用其他属性或应对文档执行的操作，例如更多元数据标记、权限、策略和工作流。sharepoint server 2010 引入了内容管理器功能。在为网站激活内容管理器功能后，便可使用内容管理器对内容进行排序，然后根据元数据将内容发送到不同容器（网站、库和文件夹）中。这些容器或目标位置可以具有每个位置的设置，这些设置定义容器中的内容将继承的其他属性，如其他元数据、权限、策略和工作流。使用内容管理器时，只能将一个或两个文档或文档集上载至网站。然后，内容管理器设置和规则可以指定，这些内容项将受到规则的限制并且会被发送到相应的目标位置。每个网站可以使用内容管理器的单个实例，这样您便可以创建贯穿多个网站的网络传送和存储内容。尽管用元数据标记内容和使用内容管理器可以简化文档在组织内的传送和存储方式，但务必要认真规划，以使其最大程度地满足组织的需要。通过进行良好的规划和实施，您可以更加确定内容管理解决方案不仅可以最充分地利用 sharepoint 基础结构，同时还能最大程度上提高系统和用户性能。本文提供了指向 microsoft 下载中心中内容管理器设置工作表和内容管理器规则工作表的链接。在规划如何为使用内容管理器管理的内容配置适用的设置和规则时，可将上述工作表与本文结合使用。下载工作表 内容管理器设置工作表（该链接可能指向英文页面）(/fwlink/?linkid=189018&clcid=0x804)（该链接可能指向英文页面） 内容管理器规则工作表（该链接可能指向英文页面）(/fwlink/?linkid=189019&clcid=0x804)（该链接可能指向英文页面）确定内容的提交方式在开发内容传送和存储解决方案时，用户如何提交使用内容管理器管理的内容将是一个非常重要的因素。当网站管理员对网站激活内容管理器功能并配置设置和规则后，用户可以通过以下方法之一上载文档并将文档自动传送和发送到正确位置： 将内容上载到放置库。系统会在已激活内容管理器功能的每个网站中创建放置库。 在 word、excel 和 powerpoint 客户端应用程序中使用“另存为”。 在其他 sharepoint 网站中手动使用“发送到”，或作为工作流的一部分、作为文档生命周期或有效期的一部分使用该命令。 使用 web 服务对象模型。 使用电子邮件放置区域。使用 exchange，可通过电子邮件将内容项发送到网站中。工作表操作：在内容管理器设置工作表中，记录将内容上载或提交到网站的方式。规划放置库规划内容管理器设置网站管理员应仔细规划，其网站的内容管理器设置将对其整个基于元数据的传送和存储解决方案有何影响，这一点非常重要。同样重要的是，应在网站中实现解决方案之前先对各种配置进行测试。本节中提供的信息旨在帮助您确定和记录网站中的内容管理器设置如何成为基于元数据的内容传送和存储解决方案中的一个有效部分。提供内容管理器设置工作表（该链接可能指向英文页面）旨在帮助您规划网站的设置。请为将激活内容管理器功能的每个网站填写单独的内容管理器设置工作表。内容重定向通过“将用户重定向到放置库”设置，您可以指定是否将用户重定向到放置库。如果选中此设置（默认设置），则会将所有上载内容自动发送到规则指定的目标位置；如果没有适用的规则，则将上载内容放入放置库。如果不选中此设置，用户可以绕过规则和放置库，将文档上载至其他库或文件夹。已激活内容管理器功能的每个网站都会创建一个放置库。默认情况下，提交内容时，将对文档应用规则，然后将其发送到目标位置。如果没有适用的规则，则将该项放入放置库，并向规则管理员发送电子邮件通知。然后，规则管理员会对这些项应用其他元数据以匹配规则，并允许将文档发送至目标位置。放置库使用一个计时器作业，以指定何时处理库中的项。如果规则管理员对放置库中的项目应用其他元数据，则下次运行计时器作业时，将应用规则并将该项目发送至目标位置。上载文档时，会显示放置库的文档属性窗口。然后，可以选择元数据属性，提交过程即可完成。提交后，将应用内容管理器规则，以将文档发送到目标位置。然后，会显示项目的 url。该 url 包括一个由文档 id 功能创建的固定链接，这样即使再次移动该项，提供的 url 也将始终链接至该项。如果没有适用的规则，则将文档放入放置库，并通过电子邮件通知规则管理员。精心设计的基于元数据的传送和存储解决方案会使用内容管理器规则将提交至放置库的每个文档都发送到所需目标位置。然后，放置库中应只包括已提交但不匹配任何规则的项。保留在放置库中的文档使规则管理员可以识别不匹配任何规则的文档，然后创建规则或需要其他将适用的元数据标记。在将用户重定向到放置库时，用户必须了解特定放置库的用途，并意识到属性窗口中显示的内容将反映在网站库中定义的内容类型，而不一定是他们所使用的库中的内容类型。工作表操作：在内容管理器设置工作表上，记录是否将用户重定向到放置库。发送到其他网站如果选中此设置，则可创建相应规则，以便将上载到当前网站的内容发送到也激活了内容管理器功能的其他网站。创建新规则时，在规则配置页中，下拉列表会显示可将内容发送到的所有目标位置。为了添加该列表中尚未包括的新目标，必须使用管理中心中的“配置发送到连接”页添加网站配置信息。文档和记录中心的列表基于每个 web 应用程序进行维护。例如，如果端口 80 上有一个网站，并且您要在端口 81 上的 web 应用程序中添加一个新的目标文档库，则需将该库的官方文件 web 服务的 url 添加到端口 80 上 web 应用程序的“发送到连接”列表中。可在传送器 url 编辑框中输入该 web 服务 url，其形式为 http:/myserver/mysubsite/_vti_bin/officialfile.asmx。不能添加未激活内容管理器功能的网站。工作表操作：在内容管理器设置工作表中，记录您是否允许规则将其他网站指定为目标位置。文件夹分区在 sharepoint server 2010 中，对文件夹可以包含的项数没有限制。但是，在查看文件夹内容时，对列表视图可以显示的项数存在一定限制，此限制称为列表视图阈值，默认为 5000 项。可以使用内容管理器指定文件夹超出指定的最大项数时的结果，实际上，在标准列表视图中，文件夹太大会变得没有意义。使用“内容管理器设置”中的“文件夹分区”设置，可以指定在目标位置过大时应创建子文件夹。默认情况下，此设置指定在目标位置超过 2500 项时创建新文件夹。每个子文件夹将继承它派生自的目标位置的属性。因此，如果您有一个名为“resumes”的文件夹，该文件夹具有查看和编辑其中项目时所需的特殊权限，则从 resumes 文件夹创建的子文件夹将继承相同的权限要求。了解网站或库的整个文件夹结构非常重要。文件夹的主要用途是组织内容，从而与网站或库的预期功能相匹配。在建立整个文件夹结构时（甚至是建立之后），均应仔细考虑“文件夹分区”设置。工作表操作：在内容管理器设置工作表上，记录当目标位置的项数超出限制时是否创建子文件夹，以及应使用文件夹分区创建的子文件夹的文件夹名称格式。重复提交项在任何大型组织中，总有可能会出现将具有相同名称和元数据的多个文档提交至网站的情况。默认情况下，如果文档库中已启用版本控制，内容管理器将使用 sharepoint 版本控制来区分同名项。在“内容管理器设置”中，有两个用于处理重复提交项的选项。第一个选项（默认选项）是使用 sharepoint 版本控制。