文化传播公司项目执行手册.docx

稻舍文化传播有限公司项目执行手册活动工作原则 ：提前准备 应变有余：赶早不赶晚的准备一切，尤其是大型复杂的活动，这样才能有时间精力应对突发变故；多想一步 步步领先：做活动的成功要素之一就是要细致，想到别人想不到的任何环节和注意事项，假象出可能发生的状况，并都有备选应对方法；各尽其职 紧密配合:在活动执行的过程中会有明确的职能分工，例如活动总控、活动负责人、活动执行等，每个人在负责好本职工作的同时，更要注意团队的紧密沟通配合，这样才能使力量发挥达到最大值;活动工作划分 : 活动竞标期 1.了解对手2. 策略会议3.背景信息4.获取资料5.提案6.立项； 活动准备期 活动的前期准备在整个活动工作中占有举足轻重的地位，活动执行的好与坏完全取决于活动前期的准备工作的充足与否。1.核心工作模块基于目前执行经验整理的操作流程，执行的基础保障o时间与人员保障 t场地排查 s、方案/设计 f其他沟通 g费用/合同 供应商管理 时间与人员保障：我们需要一个大而全的项目进度表项目进度表：一个项目组全体参加的沟通会 项目经理对整体项目进行梳理，按模块罗列项目内容 明确客户和我们的工作内容 按每个模块细化工作内容 按模块进行人员分工，明确每个人的岗位职责 拟定每个工作模块的时间点 项目进度表的两种形式： 简单的项目进度表:适合于整个项目管控、工作汇报、项目跟踪 详细的项目进度表:适合于控制项目的各个环节节点 项目工作分工安排：项目分工会（所有工作细项整理及双方讨论会）安排： 活动前7天第一次 活动前3天第二次 注：具体时间可以根据项目所需总时长进行调整 项目组需及时并全面的整理项目准备工作内容。 请别说你没有时间，如果你所有的时间安排和控制好，你就会有足够的时间！场地排查：brief： 不论是你，还是你团队的伙伴，或你的供应商，都要向他们准确传达需求confirm ：“不做无用工”，先确认执行细节分工明确，实时汇总信息；execution ：户外活动存在更多隐患和突发情况，请按需求细致排查，将不可预见降至最低限度；场地外情况 活动场地附近交通状况 直达交通工具或需租车、拼车 活动场地附近住宿情况 活动场地附近其它情况 超市 饮食 娱乐场所 活动场地附近停车场 无 有 可容纳车辆： 活动场地进货通道、电梯、进货门尺寸 通道： 电梯： 进货门： 场外道路指引位置户外场地排查：活动场地报批程序 活动场地展示区域位置及尺寸可用舞台区域尺寸(长进深高)活动场地面积(长宽高) 如有多场地活动，各活动区域间的通往路线场地提供电源(最大供电量数量分布位置)活动区域周边情况（主要指人流）安全隐患评估（做好消防/防雨等安全预案） 场地搭建吊点位置 水源状况户内场地排查：户内场地签到/展示区域位置及尺寸 嘉宾入场路线/客梯位置/室内指引 可用舞台区域尺寸(长进深高)活动场地面积(长宽高) 场地搭建吊点位置如有多场地活动，各活动区域间的通往路线嘉宾通道照明情况场馆（如涉及体育馆）报批程序场地提供电源(最大供电量数量分布位置)水源状况：设计：一份详尽明确的设计清单是至关重要的，因此设计清单在个个环节中起到重要作用设计模块四个环节： 平面设计：主视觉提交及确认、相关延展平面设计 3d设计：3d效果图（各视角）、尺寸及材质确认 施工图：场地施工图尺寸标注、物料施工图尺寸标注 样稿确认：所有平面、3d效果图标准尺寸，样稿打印，客户确认（邮件或传真） 所有物料设计要严格按照客户要求的尺寸设计设计完毕后要认真核对画面中文字的字体、字号、颜色以及文字的对错并和客户确认 设计稿完成后在制作前一定要和客户邮件确认或书面确认项目的其他沟通 ：物料制作 物料制作前一定要确认好制作工艺、制作工期 喷绘制作物在制作前要先打小样并让客户签字确认服务人员沟通 主持人以及推荐表演人员时先要确定演出人员的档期和费用 表演曲目需要视频和照片，演艺人员的表演服装都需与客户确认 模特、礼仪、保安要沟通好表演、工作时间和场次，与客户确认 服装租赁的款式、数量、费用要事先和客户确认物品采买 物品采买前要注意物品的制作工期和包装 物品采买时要注意运输时间 物品的采买也需跟客户详细确认 现场所有的对讲机要提前准备好数量，充电，调好频道供应商管理 ：物料制作能力 价格体系 地域覆盖能力 突发事件的应变与处理 主动配合积极性及执行推进能力 注意：每个地方的供应商必须要有网站、ppt或者其它文档的公司简 供应商要按照不同的等级进行划分 每个地区都要对供应商进行筛选，最后筛选出5个供应商。2.日常工作体系建立日常作业的保障体系，明确工作方向，培养良好习惯 活动执行期 活动执行期是将所有理论变为现实的时期。1.进场搭建 2.av进场 3.彩排 4.人员培训 5.活动现场进场搭建 注意事项 ： 搭建进场前要和场地方协商好搭建及撤展时间、搭建项目以及搭建注意事项 需预留的消防通道或者侧门等 做好保护设施避免损坏现场 搭建进场前要留好场地负责人员及配合人员的联系方式 进场后搭建要严格按照施工图进行搭建，搭建完成后比对最终效果是否与效果图匹配 搭建时要确保安全措施做全，保证人员安全 搭建结束后，要求第三方将现场清理妥当，如客户有要求则在此时进行完善 av进场 注意事项： av设备进场前要事先确保电源电压及电源走线，是否需要配电箱或其他电源设备 av设备接电时要有场地方的电工在场，桁架安装时保证人员安全 音响放置时要避免啸叫并不影响整体美观 灯光定点时要注意不要照到嘉宾的眼睛 灯光音响的电源线要固定牢固，防止嘉宾走动式触碰到电源线发生危险 灯光音响控台需要遮挡避免直接暴漏影响现场整体效果 彩排 注意事项 ： 彩排要保证3次彩排，设备彩排-环节彩排-正式彩排 提前与演艺及av公司沟通好彩排时间及要求，避免现场临时彩排混乱人员培训 注意事项 ： 礼仪提前一天下午或者提前3个小时到岗进行培训，事先将工作职责，工作要求及惩罚措施告之 提前一周或三天给到主持人串词，主持人提前一天到场走台彩排，将环节与主持人沟通清楚 演员素材提前1、2天拿到，提前一天或3小时进行彩排，彩排时发现有什么需要改进及灵活调配的跟演艺公司及时沟通改进； 活动现场 注意事项 ： 现场人员提前分工，各司其职，并将人员分工告之客户，如客户有投诉或要求，安排负责人进行处理 维持现场秩序，注意环节与环节之间的衔接和过度，灵活处理突发事件，保证活动正常进行 提前一天与客户确认好第二天流程及环节 提前通知客户准备好当天物料或者提前从客户处拿到当天需要的物料。 av设备应在活动开始前半小时开启，避免开启时对现场影响 遇到客户要求即使执行，如需要时间推迟的跟客户合理解释 如现场客户需要补充演艺等项目则先与第三方沟通清楚档期然后给予客户一个答复，有时间的话最好进行签字或邮件确认 活动现场需保证搭建人员在现场，如碰到紧急情况则可及时处理 如果活动周期较长，做到一天一会，有问题及时解决，以保证后续活动效果。 活动总结期 活动后期主要是对整个项目的收尾及总结工作，也是客户服务的关键时期，因为有些时候前期和执行期都做得很到位，但后期没有做好的话会影响到客户对整个项目的评估及结款。、客户： 本着客户至上的服务理念，来完成项目的收尾工作，尽可能的去满足客户后期要求 与客户的追加款及尾款核对清楚后发与客户确认，客户确认后开尾款发票递给客户 将活动的照片、视频母带与客户发票一同快递给客户 撰写活动总结报告，领导确认后发与客户（时间要求:大型活动一周内，小型活动三天内） 公司内部： 差旅费核算，与财务核对后整理贴票领导签字 内部活动总结会议，每人将收获和问题进行归纳总结 供应商发票、合同原件收齐后交予财务并留一份扫描或复印件部门备份 供应商 ： 收集好供应商信息，本次活动所有供应商入库（包含沟通过未采用供应商） 将活动与供应商的发票、合同原件等资料收集完整 客户尾款结清、供应商资料齐全后，填写第三方费用申请单，给供应商付尾款 如与供应商为尾款有问题的，可先与供应商沟通，如无果则顺延1.场地设施 2.资料索取向场地方索取资料 3.勘景拍摄要求 4.场地排查报告图四.专业体现 基本信息反馈，告诉客户我们所掌握的信息（细致程度为核心） 职业体现 一些合理化建议和对可执行性的评估（我们的责任心和态度）按时空顺序在每个角度拍摄尽可能多的照片 图三制作物、装饰物、搭建物的位置拍摄 拍摄场地周边、场地各部位、通道的video 图一.卫生间无 有 数量： vip（嘉宾）休息室无 有 数量： 演员候场/更衣室无 有 数量： 工作人员休息室无 有 数量： 储物室无 有 数量： 升降设备无 有 数量： 场内led屏或投影屏幕无 有 数量： 场方提供的舞台、桌椅、讲台等设施尺寸无 有 数量： 安全设施-灭火器无 有 数量： 安全设施-消防栓无 有 数量： 安全设施-消防