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计算机毕业设计：文卷档案管理系统 第 1 页 共 22 页 目录目录 内容摘要2 abstract2 引言3 第一章概述4 1.1管理信息系统简介4 1.2面向对象的程序设计5 1.3系统软件开发环境简介.6 第二章系统设计7 2.1模块处理功能设计7 2.2数据库表结构8 第三章应用系统实现11 3.1创建卷名窗体的实现.11 3.2档案柜资料窗体的实现.12 3.3 文件编辑窗体的实现15 3.4 组卷窗体的实现16 3.5 系统菜单的实现20 总结21 致谢22 参考文献22 计算机毕业设计：文卷档案管理系统 第 2 页 共 22 页 基于基于基于基于 visaulvisaulvisaulvisaul basic6.0basic6.0basic6.0basic6.0 开发的文件档案管理系统开发的文件档案管理系统开发的文件档案管理系统开发的文件档案管理系统 内容摘要内容摘要内容摘要内容摘要 文档管理系统是采用 visaul basic6.0 开发的一个数据库管理系统。本设计说明书主要讲述了 visaul basic6.0 的基本功能及设计方法。紧接着以本系统为例，逐一介绍开发本系统系统的步骤：系统 分析、系统设计、系统实现、系统维护。在系统分析中先后用数据流图、数据字典、系统的功能结构图分 析了系统所需的各种数据。在系统的设计中，详细的展现了系统的各个功能模块。所需的数据库表及表字 段。菜单的设计等。在系统的实现中，给出了实现表单中相应的功能控件的事件及代码。以及菜单实现的 方法。文章的最后则给出了本系统的主要功能源代码。 本系统具有数据输入，数据存储，信息查询，报表打印等功能，系统的人机对话界面友好。系统功能全面， 用户操作方便是本设计的一个特色。 关键词：面向对象 文档 管理系统 vb abstractabstractabstractabstract administrative system of the archives“ adopts a data base management system that visaul basic6.0 developed . this design instruction has told the basic function of visaul basic6.0 and design method mainly .this design instruction has told the basic function of visaul basic6.0 and design method mainly. and then take this system as an example , recommend developing the step of this system one by one: network analysis , designs systematically , realizes systematically , safeguards systematicallying. successively with dataflow picture, data dictionary, function structure chart various kinds of datum analyticl system take of system in network analysis. in the design of the system, detailed each function module which has represented the system. necessary database form and literary name section. design of the menu ,etc in the realization of the system, provide and realize the incidents and codes of the corresponding function controlling part among forms. and the method that the menu realize. provide the main function source code of this system at the end of the article. this system has data entry , the data are stored, file inquiry, such functions as the report form is typed, the interactive interface friendship of the system. the systematic function is overall, it is a characteristic that is originally designed that users are easy to operate. key word: archivesadministrative system of the archivesvisaul basic6.0 计算机毕业设计：文卷档案管理系统 第 3 页 共 22 页 引言引言引言引言 计算机技术的飞速发展，为人类的进步注入了新的活力。新的技术为人们带来的是更快捷、更可靠的 服务。越来越多的家庭、企业、机关、学校利用计算机来处理日常事务，管理信息系统（mis）就是利用 计算机为企业、学校，事业机关等的经营者、决策者收集、处理信息的一项重要工具，管理信息系统的发 展源于管理现代化的推进和计算机技术的发展。籍于此管理信息系统将随着人类文明的进步而不断的完善 与发展。 知识经济时代的今天，对文书档案管理工作人员提出了更新更高的要求。文档管理工作人员，必须 完成由传统的管理模式向现代的管理模式的转变，由传统的管理理念向现代管理理念转变，同时在管理实 践中应用，使文书档案管理工作赶上时代步伐，适应文书档案管理现代化和办公自动化的时代需要，为社 会提供更好更有效的服务，使文书档案管理工作发挥出应有的经济效益及社会效益来。 文档管理系统针对本人对文档资料管理的调研，结合本单位长期以来管理文档资料的经验而设计 的计算机管理系统。提出了一套比较适宜的施行方案，并努力将原本复杂的管理业务、归类、存档等简化 为比较简单的事务。他基本上秉承了传统的文档资料管理理念，同时也兼顾当今对现代管理信息的需要， 着眼于实用、高效的原则。 由于本人的水平有限，在本系统中难免存在错误和不足。望各位老师予以批评与指正 计算机毕业设计：文卷档案管理系统 第 4 页 共 22 页 第一章第一章第一章第一章 概述概述概述概述 1.11.1 管理信息系统简介管理信息系统简介 管理信息系统 mis(manage information systion)是由人和计算机等组成的能进行管理信息的多种操 作(包括收集、储存、加工、维护和使用)的系统。它由四个要素组成。即现代化经济管理理论、系统工程、 数学方法和计算机手段。其目的是通过自动化的事务处理方法来监视和控制企业、学校的行为、通过对历 史数据的科学统计提供可靠的预测数据。并通过一些优化方法提供决策依据，管理信息系统是生产力发展 的阶段标志是现代管理的综合体现。一个 mis 系统的开发应分为如下步骤进行。 1）系统任务的提出。 系统开发的工作是从接受任务开始的， 而系统任务应由系统用户提出， 以书面的形式给予表达。 2）初步系统调查。 初步系统调查着重了解存在的主要问题和用户提出的目的要求，并制定新系统总体规划。 3）确定系统目标。 经过初步系统调查，了解了用户的基本状况和用户对系统的设想及要求后，系统开发人员就可 以初步提出档案系统的系统目标。 4）系统的可行性研究。 系统的可行性研究包括可能性和必要性。有技术上的，经济上的，人力资源上的，以及组织管 理上的。经过系统的可行性研究，最后应写出一份系统可行性分析报告。分析报告是系统开发人员 第一阶段工作的小结。 5）详细的系统调查。 通过详细的系统调查。可以得到人工管理业务的处理办法，并详细地掌握住处的流程，总结 出现有业务过程的规律，存在的问题。从而提出改进措施。 6）现行系统的描述与分析。 着重用来分析现行系统页面设计后，相关性版块信息交互的方便性。特别是要分析现行档案 系统存在主要问题和管理上的薄弱环节，以及产生这些问题的原因和解决办法。 7）用户需求及功能分析。 用户需求因不同用户而有所区别，但主要可分为系统范围，信息的处理和技术性三个方面。 8) 新系统的逻辑模型。 通过对现行系统的进行详细调查，分析及用户需求分析后，就可以确定新系统的逻辑模型。 新系统的模型包括新系统的功能要求、目标、各级页面之间链接、数据字典。 计算机毕业设计：文卷档案管理系统 第 5 页 共 22 页 9) 编码对象的分析及编码体系结构的确定。 在系统分析阶段，对现行系统及档案系统将要采用的编码对象及方法应该认真分析，以确定 先进的科学的高效的系统编码体系。 10) 系统的软件，硬件配置建议。 分析人员应对档案系统所需的计算机系统的配置提出建议。 11) 系统的物理编程。 根据不同的系统要求以及用户软、硬件技术状况，在合适的平台上，选取相宜的档案语言和 工具进行实际编程。 12) 软件调查。 对设计的原代码进行调试，以修改其中错误，从而确定系统的可靠性。 13) 功能测试。 对照系统分析中提出的系统功能要求，应进行系统的功能测试，以确定系统可预期的功能。 1 1. .2 2：面向对象的程序设计：面向对象的程序设计 面向对象的方法学是要求按人们通常的思维方式建立问题领域的模型，设计出尽可能自然表现求解方 法的软件。所谓建立模型就是建立问题领域中事物间相互关系。而表现求解问题的方法就是人们思维方法 的描述。在面向对象的设计方法中对象(object)和传递信息(message passing)分别表现事物和事物间的 关系。类(class)和继承性(inheritamce)是描述人们思维方式的描述方法。方法(method)是在可进行的操 作， 这种对象、 类、 消息、 方法的程序设计范式的关键在于对象的封装和继承性。 通过封装(emcapsulation) 能将对象的定义和实现分开。通过继承性，体现了类与类之间的关系，以及由此带来的基本特征。下面将 从面向对象的方法学方面对有关概念作简要介绍。 1)1)对象对象 我们把面向现实世界中的实体就称为问题空间的对象从动态的观点看，对象的操作就是对象的行为， 从 存储的角度看，对象是计算机内存中的一块私有存储区，在这块存储区中有数据、有方法。在面向对象 的程序设计中，对象是该系统的基本运行实体，对于每个对象而言，都有与该对象对应的方法，而与每 个对象相关的方法，就是定义了该对象的操作。 2)2)消息和方法消息和方法 在对象之间，消息是他们之间的唯一联系。在面向对象的程序环境中设计的程序，它的执行是依 靠对象向消息传递来完成的。 把所以的对象分为各种对象类，每个对象类都定义了一组方法,所谓方法就是允许在对象类上进行 计算机毕业设计：文卷档案管理系统 第 6 页 共 22 页 的各种操作。 3)3)类类 在面向对象的程序设计中，对象是程序设计的最基本的单位，相似的对象可以并到一类中去，程序员只 需定义一个类，就可根据这个类得到若干个实例，其中每个实例就是一个对象。 4)4)继承性继承性 继承性是自动地共享类、子类、对象中的方法和数据的一种机制，继承性个减少程序设计中编写代码的工 作量，它不仅支持系统的可重用性，而且还促进了系统的可扩充性。 5)5)封装性封装性 所谓封装是一种信息隐蔽技术，用户只能看到对象封装界面上的信息，而对象内部对用户透明，封装的目 的是把对象的使用着和对象的设计着分开，使用着只需设计访问对象的消息。 6)6)多态性多态性 当同样的消息可发送到父类的对象和它的子类的对象时，这就被称为多太性。由于多太性具有可表达对象 的多个类的能力。因此，它既与动态类型有关，又与静态类型有关。 7)7)动态聚束动态聚束 一个程序经过编译，连接生成的可执行文件代码，其过程就是将执行代码聚束在一起，若这一过程发生在 程序设计时，就称为动态聚束。面向对象语言常使用这一类聚束方式，它具有程序简单性和可扩充性等优 点。 本系统在编制过程中，多次利用面向对象的技术特点。在后面的章节中将分别予以说明。 1 1. .3 3系统软件开发环境简介系统软件开发环境简介 本系统是在 pentyum 166mmx 以上机型的计算机上进行开发并获得通过的，同时方便系统开发，减少 开发过程的难度，我们是基于以下的软件环境。 以 windows 98 为操作系统 以 visual basic6.0 为开发工具 windows 98 是目前主流图形化操作系统，而 visual basic6.0 是一种优秀的面向对象的，支持多种数 据库应用的开发工具。我在系统开发过程中深深地感受到 visual basic6.0 的强大威力。下面我结合自己 的体会对 visual basic6.0 作一简要介绍。 visual basic6.0 是著名的 microsoft 公司推出的完全可视化的，支持多种数据库开发工具。使用面 向对象的开发技术，能够开发出强大的专门针对用户的应用程序。具有强大的 api 函数库，支持 activex 和 ocx 技术。能够管理大量复杂的数据信息，同时具有很好的安全性。 在后面的篇幅里，我将详细的说明我是如何利用visual basic6.0 进行文档管理系统的系统开发的。 计算机毕业设计：文卷档案管理系统 第 7 页 共 22 页 第二章第二章第二章第二章 系统设计系统设计系统设计系统设计 系统设计是信息系统开发工作的核心，其基本的任务是把原系统分析阶段得出的逻辑模型变换成系统 的物理模型。即按照系统需求分析阶段确定的目标和逻辑模型，具体设计出效率高，适应性强，可靠性好 且经济实用的系统实施方案。 经过需求分析阶段的工作，系统必须“做什么”已经清楚了，现在是决定“怎样做”的时候了。设计 的基本目的就是回答“系统应该如何实现？”这个问题，通过这个阶段的工作将划分出组成系统的物理元 素程序文件，数据库，人工过程和文档等等。 系统设计应从数据流程图出发。设想完成系统功能的若干种合理的物理方案。并和用户共同比较选定 一个最佳方案。然后进行软件结构设计。在进行软件设计时应该遵循模块独立原理，确定软件由哪些模块 组成以及这些模块之间的动态调用关系。同时可以设计出系统的层次和结构图。基于以上理论，结合需求 分析阶段的数据流图和 er 图。设计出以下的模块和 5 个数据库表结构的设计。 2.12.1模块处理功能设计模块处理功能设计 在上一章的系统分析说明书中，已经从用户的角度初步地划分了本系统的各功能模块，并且从用户的 角度对主要的功能模块设置作了分析。下面我将对每个模块的总体设计作简要说明。 1 1档案柜信息模块档案柜信息模块 1 1）编辑）编辑档案柜档案柜信息模块信息模块 该模块可以实现档案柜的创建，档案柜信息包括档案柜号、档案柜名、创建时间、创建人、备注。 该模块还实现对档案柜信息记录的修改、删除等操作。 2 2）检索）检索档案柜档案柜信息模块信息模块 该模块是档案柜信息模块的重要组成部分。 它能够用单一条件或组合条件两种方式对满足条件的档 案柜记录予以显示，条件的匹配方式包括等于、不等于、大于、小于等等，条件的组合方式有与、或等， 力图从数据的任何一个角度反映整个数据表的信息。该模块将用 sql 语言实现。 3 3）档案柜档案柜信息报表模块信息报表模块 该模块可以实现在数据库中满足指定条件的记录的输出报表。该模块输出特定条件的记录也将 用 sql 语言实现。由于 visual basic6.0 的报表功能的局限性，所以这里采用将检索结果到处到 excel， 最后通过 excel 实现最终的报表。 2 2卷宗信息模块卷宗信息模块 1）卷宗信息编辑模块 计算机毕业设计：文卷档案管理系统 第 8 页 共 22 页 该模块首先实现卷宗的创建。 创建时用户选择卷宗的类比名和卷宗号。 另外还包括卷宗的创建时间， 创建人，备注等。创建以后还可以实现对卷宗包括卷宗号、卷宗名等记录的录入、修改、删除等操作。 2 2）卷宗信息检索模块）卷宗信息检索模块 该模块是卷宗信息模块的重要组成部分。它能够用单一条件或组合条件两种方式对满足条件的卷宗记 录以及卷宗里面的文档资料信息予以显示，检索字段包括卷宗号、卷宗名、入卷时间、文件号、文件名 等。条件的匹配方式包括等于、不等于、大于、小于等等，条件的组合方式有与、或等，力图从数据的 任何一个角度反映整个数据表的信息。该模块将用 sql 语言实现。 3 3）卷宗信息分段统计模块）卷宗信息分段统计模块 该模块主要完成对满足指定条件的卷宗库表和文档资料库表中的记录按照相同卷宗号进行文档资料 数量的统计。统计的结果显示在表单中的网格表中。 3 3文档资料模块文档资料模块 该模块实现文档资料信息的管理，又可分为文档资料编辑子模块、检索文档资料子模块、文档资料报 表子模块。文档资料编辑子模块主要完成文档资料的录入、修改、删除等。检索评语子模块主要完成对文 档资料从文件号、文件名等字段来设定检索条件。文档资料报表子模块主要完成设定条件的记录的输出报 表。 4 4系统用户登录模块系统用户登录模块 该模块实现系统对用户身份的识别， 只有输入正确的用户名和密码， 系统才会进入系统运行界面， 非法用户登录给出警告，密码填写错误给出提醒。 非法用户不能进入系统。密码三次输入不正确，系统自动退出。 2.22.2、数据库表结构、数据库表结构 根据分析阶段得出的实体一联系图（er 图）的结论，结合本系统对有关数据的存储的需要，更加方 便实现该动态档案系统的所有功能，现将本系统设计成 3 个数据库表，每个表的字段名、类型、宽度设计 如下： 1 1 1 1档案柜基本信息表：档案柜基本信息表： 该表用来存放档案柜基本信息。 字段名类型宽度 档案柜号字符型8 档案柜名字符型8 创建时间日期型8 计算机毕业设计：文卷档案管理系统 第 9 页 共 22 页 创建人字符型8 修改时间日期型8 修改人字符型8 备注备注型无 设计说明：为方便编程以及人们工作习惯，这里将学号设计成字符型。并根据实际需要设计了相应的 宽度。 2 2 2 2 卷宗信息表：卷宗信息表： 该表用来存放卷宗的创建时期的信息。 字段名类型宽度 卷宗号文本型8 卷宗名文本型8 创建人文本型8 创建时间日期型8 修改人文本型8 修改时间日期型8 备注备注型无 3 3 3 3 文档资料信息表：文档资料信息表： 用来存放学生在校期间的评语信息。 字段名类型宽度 文件号字符型8 文件名字符型8 作者字符型8 入库时间日期型8 内容摘要备注型无 卷号字符型8 卷名字符型8 入卷时间日期型8 状态字符型2 档案柜号文本型8 计算机毕业设计：文卷档案管理系统 第 10 页 共 22 页 组卷人文本型8 4 登录表：用于存放系统用户登录姓名、密码。 字段名类型宽度 用户名字符型10 密码字符型10 以上是本系统的库表结构的设计简要说明。 计算机毕业设计：文卷档案管理系统 第 11 页 共 22 页 第三章第三章第三章第三章 应用系统实现应用系统实现应用系统实现应用系统实现 按结构化的程序设计思想，在完成了系统分析、系统设计后，就可以进行系统实现阶段了，系统 实现是每指把系统的物理模型转换成实际运行系统的全过程。其基本任务是： a)前期准备 b)系统平台的安装与调试 c)程序的编制与调试 d)信息系统调试 e)数据库与文件的建立 f)系统转换 g)试运行、验收与维护 3.13.1 创建卷名窗体的实现创建卷名窗体的实现 1）运行时的窗体： 2）控件和事件 a) “节点刷新”按钮控件：click 事件是将创建新节点后的数据库信息刷新到窗体中。控制 主节点刷新的语句是： if left(adoprimaryrs.fields(“卷号“), 1) = 0 then setmynod=treeview1.nodes.add(“sort“,tvwchild,“sort“data source=dagl.mdb;“ set adoprimaryrs = new recordset text4.text = left$(right$(node.text, 3), 2) text1.text = text4.text text2.text = left$(node.text, len(node.text) - 4) if text4.text “00“ then set adoprimaryrs = new recordset adoprimaryrs.open “select 卷号,卷名,文件号,文件名,作者,入库日期,内容摘要,档案柜号,入卷日期, 组 卷 人 , 状 态fromfile where 卷 号like %“ data source=dagl.mdb;“ 计算机毕业设计：文卷档案管理系统 第 18 页 共 22 页 set adoprimaryrs = new recordset a = combo1.text b = text7.text adoprimaryrs.open “select 卷号,卷名,文件号,文件名,作者,入库日期,内容摘要,档案柜号,入卷日 期,组卷人,状态 from filewhere “ data source=dagl.mdb;“ set adoprimaryrs = new recordset adoprimaryrs.open “select文件号,文件名,状态 from file where 状态=否 “, db, adopenstatic, adlockoptimistic set datagrid1.datasource = adoprimaryrs 计算机毕业设计：文卷档案管理系统 第 20 页 共 22 页 3.53.5 系统菜单的实现系统菜单的实现 设计一个菜单系统，一般要经过几个步骤：菜单系统的规划，建立菜单与子菜单，把任务分配到菜 单系统中， 生成菜单程序， 测试和运行菜单系统等， vb6.0 是通过设计窗体来完成菜单的设计界面的， 本系统设计的菜单运行如下： 各个菜单项的 click 事件代码如下： private sub exit_click() end end sub private sub file_click() form2.show end sub private sub form_load() left = (screen.width - width) 2 top = (screen