用友ERP-NC 管理软件：报销管理V5X.pdf

用友 ufida nc 管理软件 用 户 手 册 （报销管理） nc 应用系列丛书 用友软件股份有限公司 www.ufida.com.cn 目 录目 录 第第 1 章 系统概述章 系统概述 .1 1.1 应用目标1 1.2 主要功能1 1.2.1 初始设置.1 1.2.2 期初单据.1 1.2.3 单据处理.1 1.2.4 单据录入.1 1.2.5 账表查询.1 1.3 与其他产品接口1 第第 2 章 应用流程章 应用流程 .3 2.1 报销管理的应用流程图3 2.2 流程图说明4 第第 3 章 应用准备章 应用准备 .5 3.1 公司参数5 3.2 交易类型设置6 3.3 自定义项7 3.4 流程配置8 3.5 会计平台8 3.6 人员信息8 3.7 单据模板9 3.8 单据号管理9 第第 4 章 操作说明章 操作说明 .11 4.1 初始设置11 4.1.1 常用单据设置.11 4.1.2 借款控制设置.12 4.1.3 授权代理设置.14 4.1.4 交易类型设置.15 4.1.5个人授权设置 .17 4.1.6费用类型设置 .18 4.1.7报销类型设置 .19 4.1.8报销标准设置 .19 ii 目录 4.2 期初单据.20 4.3 单据处理.21 4.3.1 单据管理.21 4.3.2 单据查询.23 4.4 单据录入.25 4.4.1 差旅费借款单.25 4.4.2会议费借款单 .27 4.4.3差旅费报销单 .29 4.4.4交通费用报销单 .31 4.4.5通讯费用报销单 .32 4.4.6礼品费用报销单 .34 4.4.7招待费用报销单 .36 4.4.8会议费报销单 .38 4.4.9还款单 .40 4.5 账表查询.42 4.5.1 借款查询-借款人42 4.5.2 借款明细账.44 4.5.3 借款余额表.45 4.5.4费用明细账 .46 4.5.5费用汇总表 .47 第第 5 章 网上报销章 网上报销49 5.1 portal登录.49 5.2 报销单据.50 5.2.1 差旅费报销.50 5.2.2 通讯费报销.52 5.2.3招待费报销 .54 5.2.4礼品费报销 .56 5.2.5会议费报销 .57 5.3 借款单据59 5.3.1 差旅费借款单.59 5.3.2会议费借款单 .61 5.4 单据报表63 5.4.1 费用汇总表63 5.5 还款单据.64 第第 1 章 系统概述章 系统概述 系统概述系统概述 1.1 应用目标应用目标 1.1 应用目标应用目标 ufida nc5x报销管理系统是 ufida nc5x财务会计中非常重要的一个部分， 支持 跨组织报销和员工自助报销以及授权代理报销； 支持在借款、 报销环节同时受预算、 事项审批单控制或者仅在报销环节受预算、事项审批单控制两种预算管理场景下的 借款、报销处理。网上报销支持 portal 应用，支持通过 portal 录入、审批单据及查 询，从而实现全员网上报销。 ufida nc5x报销管理系统是 ufida nc5x财务会计中非常重要的一个部分， 支持 跨组织报销和员工自助报销以及授权代理报销； 支持在借款、 报销环节同时受预算、 事项审批单控制或者仅在报销环节受预算、事项审批单控制两种预算管理场景下的 借款、报销处理。网上报销支持 portal 应用，支持通过 portal 录入、审批单据及查 询，从而实现全员网上报销。 在报销管理系统中增设了借款单、报销单的单据大类，并预制了五个在报销管理系统中增设了借款单、报销单的单据大类，并预制了五个常用的借款报 销单据类型及模版，业务人员可增加借款单和报销单，支持管理人员、财务人员对 借款、报销单据进行审核、 冲销等后续操作， 同时支持共享服务模式的跨单位借款、 跨单位报销。 1.2 主要功能主要功能 报销管理系统主要提供了初始设置、期初余额、单据处理、单据录入、账表查询、 的功能。 1.2.1 初始设置初始设置 启用用报销管理模块时，需要初始化的设置,以更好地使用报销管理,如:交易类型设 置、常用单据设置、借款控制设置等。 1.2.2 期初单据期初单据 期初单据指用户正式使用报销管理时进行的初始化工作。通过本功能录入各种借款 的期初数据。 1.2.3 单据处理单据处理 常用的业务处理工作，包括单据管理和单据查询两部分。 1.2.4 单据录入单据录入 与报销管理相关的单据在此录入，主要由借款单、报销单、还款单组成。 1.2.5 账表查询账表查询 账表可以按借款人来查询借款情况，以及借款的明细汇总和费用的明细及汇总情况。 1.3 与其他产品接口与其他产品接口 与与uap平台的接口平台的接口 报销管理与 uap平台、应收管理、应付管理、现金管理和预算管理集成应用。 2 第一章 系统概述 在 uap 平台中通过对审批流的设置，可实现跨单位、同一单位的上级对下级或主 管部门对被管理部门在借款和报销过程中的金额审批控制。在自定义项引用中增加 网上报销单据“借款单/报销单”的引用设置。在会计平台中对借款单、报销单生成 凭证做相关设置。 与预算管理的接口与预算管理的接口 与预算管理接口可控制费用承担公司的借款单和报销单。在借款和报销的业务处理 中，与预算管理中费用预算、费用预算控制方案、费用预算执行的联动，来达到企 业对借款和报销的控制目的。 与应收管理、应付管理的接口与应收管理、应付管理的接口 如果费用承担公司与借款公司或者报销付款公司不同，可以生成相关的往来单据。 与现金管理平台的接口与现金管理平台的接口 借款单、报销单的结算处理在现金管理平台执行。 与资金计划的接口与资金计划的接口 借款单、报销单可以维护费用承担公司的资金计划。 报销单根据结算信息的金额确定减少或增加计划项目的执行数。 休息一会儿 休息一会儿 第第 2 章 应用流程章 应用流程 应用流程应用流程 2.1 报销管理的应用流程图报销管理的应用流程图 2.1 报销管理的应用流程图报销管理的应用流程图 图 2.1-1 4 第二章 应用流程 2.2 流程图说明流程图说明 1. 在启用报销管理产品前需要进行基础设置，设置包括： 参数设置，设置使用产品时需要的各项参数。 授权代理人，为业务员设置录入单据的代理人。 借款控制设置，可按照未报销余额、未报销笔数、未报销期限等条件对部门或员工 借款进行控制。 2. 交易类型设置 交易类型由集团集中管理，集团增加交易类型后分配给有此业务的相应公司；公司 分配到交易类型后，可以修改交易类型的简称和其他的属性。通过“发布节点”可 发布为可执行功能节点或者 web功能节点。 3. 期初单据 在此录入启用系统前未处理的单据，期初单据保存后即为已生效状态。 4. 日常业务 日常的借款、报销、单据管理和查询业务。 5. 审核、签字 根据审批流的设置，单据由主管和财务人员进行审核和批准。 6. 冲借款 对未两清的单据根据借款人来冲销单据。 7. 结算业务 借款、报销的结算信息登记现金管理平台的资金帐。 休息一会儿 第第 3 章 应用准备章 应用准备 应用准备应用准备 应用报销管理产品之前，需要在客户化做相应的设置准备。除安装报销管理产品、 启用模块、分配权限外，还包括如下重要设置：公司参数、基本档案、流程配置、 会计平台、权限管理、单据号管理等。 应用报销管理产品之前，需要在客户化做相应的设置准备。除安装报销管理产品、 启用模块、分配权限外，还包括如下重要设置：公司参数、基本档案、流程配置、 会计平台、权限管理、单据号管理等。 3.1 公司参数公司参数 3.1 公司参数公司参数 报销管理参数设置如图 3.1-1 所示： 报销管理参数设置如图 3.1-1 所示： 图 3.1-1 （1）审批流起点人）审批流起点人 参数编码：er1 参数名称：审批流起点人 参数值类型及编辑方法：逻辑型参数，单击下拉选择，包括：录入人、借款报销人 参数用途： 集团级参数，用来确定录入人与报销人不同时审批流的起点人。 录入人：当选择“录入人”时，取录入人为制单人的审批流。 借款报销人：当选择“借款报销人”时，借款单取借款人（借款人对应的操作员） 为审批流的制单人；报销单取报销人（报销人对应的操作员）为审批流的制单人 （2）是否生成往来单据）是否生成往来单据 参数编码：er2 参数名称：是否生成往来单据 参数值类型及编辑方法：逻辑型参数，单击下拉选择 参数用途： 选择是：当报销公司与费用承担公司不在同一公司时，则生成一张报销公司的应收 单和费用承担公司的一张应付单 6 第三章 应用准备 选择否：不生成往来单据 （3）财务核报容差范围）财务核报容差范围 参数编码：er4 参数名称：财务核报容差范围 参数值类型及编辑方法：数值型参数，手工录入 参数用途： 公司级参数，用于设置报销单上报销金额与核准金额的最大允许差额。 （4）还款期限）还款期限 参数编码：er5 参数名称：还款期限 参数值类型及编辑方法：数值型参数，手工录入 参数用途： 公司级参数，用于设置借款单的还款期限 设置后，录入借款单，会根据该参数的参数值自动算出最迟还款日，用于借款控制 以及还款预警。 （5）参数编码：）参数编码：erx 参数名称：业务关系配置 参数值类型及编辑方法：数值型参数，手工录入 参数用途：定义借款报销单据的业务页签自定义项往财务页签自定义项的同步规 则，具体形式是：业务页签自定义项目 1：财务页签自定义项目 1；定义多组对应 关系，则以分号隔开； 例如：defitem9:defitem1;表示的意思是：录入了业务页签 defitem9 的数据会同步到 财务页签 defitem1 字段项目里， 并按照收支项目+defitem1 字段的组合内容进行财务 信息合并，相同的业务页签记录合并为一条财务信息页签的记录；财务页签有 15 个自定义项可用。 3.2 交易类型设置交易类型设置 报销管理系统应用涉及的交易类型有主借款单和主报销单，在集团中管理。在此也 可将交易类型发布成独立的节点，在发布的节点中，可以对此交易类型的单据进行 录入、修改、删除等操作。通过“发布为 web节点”可以发布到 web报销下。 第三章 应用准备 7 图 3.2-1 系统预制了三个借款单交易类型，分别为借款单、差旅费借款单及会议费借款单； 预制了八个报销单交易类型，分别为报销单、差旅费报销单、会议费用报销单、招 待费用报销单、交通费用报销单、礼品费用报销单、通讯费用报销单以及还款单， 其中还款单是一种特殊的报销单，仅用于全额还款，即没有发生费用的还款， 预制 的交易类型均据其业务预制了相应的单据模板。 交易类型由集团集中管理，集团增加交易类型后分配给有此业务的相应公司；公司 分配到交易类型后，可以修改交易类型的简称和其他的属性。 3.3 自定义项自定义项 在客户化的自定义项中定义需要引用报销管理的单据表头和表体项目。 图 3.3-1 8 第三章 应用准备 具体操作过程见客户化手册描述。 3.4 流程配置流程配置 审批流设置增加借款单、报销单及其子类的审批流设置。支持审批流函数“借款、 报销公司是否等于费用承担公司”、“借款、报销部门是否等于费用承担部门”。 图 3.4-1 具体操作过程见客户化手册描述。 3.5 会计平台会计平台 会计平台中进行借款单、报销单生成凭证的相关设置，报销管理可以跨公司生成单 据。根据入账规则设置和凭证模板定义设置生成哪一个公司的账簿的凭证。 图 3.5-1 具体操作过程见客户化手册描述。 3.6 人员信息人员信息 人员档案中需要设置个人银行卡户、“默认报销卡”、“默认工资卡”等，以便进 行报销与工资支付的处理，人员档案与操作员档案可以联动，可以有自动默认的角 色，不需在权限管理中对所有员工进行权限设置。 第三章 应用准备 9 图 3.6-1 具体操作过程见会计平台手册描述。 3.7 单据模板单据模板 单据模板分为系统模板、集团模板、公司模板。系统模板为系统预置模板；集团模 板为用户在集团增加的模板，需要以集团身份登录操作；公司模板为用户在公司增 加的模板，需要以公司身份登录操作。系统为报销管理预置的模板有：借款单、报 销单、还款单、差旅费借款单、会议费借款单、差旅费报销单、会议费报销单、交 通费报销单、通讯费报销单、礼品费报销单、招待费报销单、还款单等。 图 3.7-1 具体操作过程见客户化手册描述。 3.8 单据号管理单据号管理 在单据号管理中做指定流水号、设置单据号范围等操作。 10 第三章 应用准备 图 3.8-1 具体操作过程见客户化手册描述。 休息一会儿 第第 4 章 操作说明章 操作说明 操作说明操作说明 4.1 初始设置初始设置 4.1 初始设置初始设置 在启用报销管理模块时，需要初始化一些设置,例如:交易类型设置、常用单据设置、 借款控制设置等。 在启用报销管理模块时，需要初始化一些设置,例如:交易类型设置、常用单据设置、 借款控制设置等。 4.1.1 常用单据设置常用单据设置 4.1.1 常用单据设置常用单据设置 功能描述：类似于“常用凭证”，用于支持某些单据项有固定值的应用，例如：报 销标准相对固定，不需要每次输入。以集团身份登录，用于增加和设置集团内常用 单据，主要用于单据上业务信息的设置，一个交易类型可设置一个常用单据。 功能描述：类似于“常用凭证”，用于支持某些单据项有固定值的应用，例如：报 销标准相对固定，不需要每次输入。以集团身份登录，用于增加和设置集团内常用 单据，主要用于单据上业务信息的设置，一个交易类型可设置一个常用单据。 操作步骤操作步骤 操作步骤操作步骤 1、增加单据设置，登录集团账在主菜单中点击【财务会计】【报销管理】【初 始设置】【常用单据设置】，系统弹出设置界面，点击查询，根据查询 条件过滤出相应交易类型的单据或点表头的卡片显示按钮，系统切换到卡 片设置界面，点增加，系统显示如下界面，、输入相应的项目信息后点保 存按钮。 1、增加单据设置，登录集团账在主菜单中点击【财务会计】【报销管理】【初 始设置】【常用单据设置】，系统弹出设置界面，点击查询，根据查询 条件过滤出相应交易类型的单据或点表头的卡片显示按钮，系统切换到卡 片设置界面，点增加，系统显示如下界面，、输入相应的项目信息后点保 存按钮。 图 4.1.1-1 2、修改时，点击修改按钮，界面的相关输入项目被激活，输入需要修改的部 分后点保存按钮来完成当前的修改操作。 3、点击列表显示和卡片显示分别执行在列表和卡片状态的切换。 功能按钮说明功能按钮说明 增加增加：点击增加按钮，用来增加一条借款控制方案。 12 第四章 操作说明 修改：修改：点击修改按钮，借款控制设置界面中设置信息部分切换为可编辑状 态，可以修改当前控制要素的相关设置信息点保存来完成当前的修改操作。 保存：保存：点击保存按钮，保存当前操作。 取消取消：点击取消按钮，放弃当前操作。 刷新：刷新：用来刷新当前页面。 列表显示：列表显示：用来进行与卡片显示状态的界面切换。 卡片显示：卡片显示：用来进行与列表显示的界面切换。 增行：增行：用来增加表体行。 删行删行：用来删除表体行。 表体项目说明表体项目说明 交易类型名称：为用户所指定交易类型名称，直接输入，不可为空。 单据编号：为系统默认或用户自定义模板的编号。 单据日期：默认当前登录日期，可修改。 摘要：可参照选择，也可直接输入。 币种：参照选择即可，可默认取当前公司的本位币。 4.1.2 借款控制设置借款控制设置 功能描述：为了实现对公司内部部门或业务员借款进行控制而提供的控制方式、控 制内容的设置功能，对单据类型设置节点已选中“是否借款报销”选项的付款单且往 来对象为部门或业务员的单据在保存、审核或签字确认生效时有效。 操作步骤操作步骤 1. 在主菜单中单击【财务会计】【报销管理】【基础设置】【借款控制设 置】，系统弹出“借款控制设置” 窗口。在表头的功能按钮中点击增加， 系统显示出增加控制方案的界面，如图 4.1.2-1所示： 第四章 操作说明 13 图 4.1.3-1 2. 在设置要素界面中输入或参照选择相关控制项和控制方式等，然后点保存 来保存当前的设置。 功能按钮说明功能按钮说明 增加增加：点击增加按钮，用来增加一条借款控制方案。 修改：修改：点击修改按钮，借款控制设置界面中设置信息部分切换为可编辑状 态，可以修改当前控制要素的相关设置信息点保存来完成当前的修改操作。 保存：保存：点击保存按钮，保存当前操作。 取消取消：点击取消按钮，放弃当前操作。 刷新：刷新：用来刷新当前页面。 列表显示：列表显示：用来进行与卡片显示状态的界面切换。 卡片显示：卡片显示：用来进行与列表显示的界面切换。 项目说明项目说明 控制类型：控制类型：提供两个选项，控制、提示，任选其中一种。 控制：控制：选择此控制要素，如单据超过设置的限额则不能保存或审核单据。 提示：提示：选“提示”时，单据超过设置的限额，单据能保存或审核，但在给出提示 信息。 控制对象：控制对象：提供三个选项，借款部门、借款人、承担部门，任选其一。 控制方式：控制方式：提供四个可选项，“允许借款总额”、“允许借款单张数”、“允许最长 借款天数”、“控制到期未报销”，用户可选其中任意项或几项 。 允许借款总额允许借款总额-元：元：按当前单据上的“对象”计算“受控单据类型”的所有单据余额 是否超过方案中所设置的值，如果超过，则根据受控制方式来判断是不允许保 存单据还是给出提示。 允许借款数允许借款数-张：张：按当前单据上的“对象”计算“受控单据类型”的所有未结清单据 是否超过方案中所设置的值，如果超过，则根据受控制方式来判断是不允许保 存单据还是给出提示。 允许借款数允许借款数-天：天： 按当前单据上的“对象”计算“受控单据类型”的最长未结天数 （单 据余额不为 0 的单据的日期与当前日期比较）是否超过方案中所设置的值，如 果超过，则根据受控制方式来判断是不允许保存单据还是给出提示。 到期未报销到期未报销：按当前单据上的“对象”计算“受控单据类型”的最迟还款日是否超 过，如果超过，则根据受控制方式来判断是不允许保存单据还是给出提示。 币种，币种，可参照选择，为空表示控制所有币种。 交易类型：交易类型：可选择控制的具体的交易类型。 结算方式：结算方式：可选择控制的具体的结算方式。 14 第四章 操作说明 注意事项 如果控制方案选中了“按本位币进行控制”，则按单据的本位余额进行控制，否则按单据的原币 余额进行控制。2.此方案要么对部门的借款进行控制，要么对业务员借款的控制，不能同时支 持对两者的控制。 4.1.3 授权代理设置授权代理设置 功能描述：在此节点为业务员设置代其录入单据的角色 。 操作步骤操作步骤 1. 在主菜单中单击【财务会计】【报销管理】【基础设置】【授权代理人 设置】，系统弹出“授权代理人设置” 窗口。 4.1.4-1 2. 当前登录操作员有权限的角色树形菜单显示，选中需要设置的角色其关联的人 员在表体右侧显示，点修改即可增加或修改被代理人，修改完成后点保 存来完成当前的授权代理设置。 3. 通过增行删行来增加和删除一条设置。 功能按钮说明功能按钮说明 修改：修改：点击修改按钮，修改角色可以代理服务的业务员。 增行：增行：在编辑状态可处理。 删行：删行：在编辑状态可处理。 取消：取消：在编辑状态可处理，取消当前编辑操作。 保存：保存：保存当前操作。 项目说明项目说明 业务员业务员：支持跨公司显示业务员，业务员参照支持批选择。 公司：公司：默认显示业务员所在的公司，不可编辑。 第四章 操作说明 15 业务员属性：业务员属性：业务员属性的被代理对象可多选，部门属性可跨公司选择。 4.1.4 交易类型设置交易类型设置 功能描述：用户可在此修改、分配交易类型，指定交易类型的一些属性，如是否签 字确认，是否需要进行 ca身份认证等。 操作步骤操作步骤 1. 登录集团账，在主菜单中单击【财务会计】【报销管理】【基础设置】 【交易类型设置】，系统弹出“交易类型设置” 窗口。如图 4.1.2-1 所示： 图 4.1.2-1 2. 修改时，在交易类型设置界面中，在左侧单据类型树中选择一种单据大类，点 击修改按钮，右侧单据类型卡片界面切换为可编辑状态，设置相关信息后， 点击保存按钮，即可完成当前交易类型的修改。 3. 分配时，点击分配按钮，系统弹出交易类型分配界面，可分配的单据类型 树形菜单显示，在分配页签下参照选择目标单位并根据业务需要把单据类型通 过形按钮放置到希望分配的区域内点分配按钮，如已经分配或不符 合分配条件系统会自动提示报错信息。 4. 取消分配时，点击分配按钮，系统弹出交易类型分配界面，可分配的单据 类型树形菜单显示，在分取消配页签下参照选择目标单位并根据业务需要把要 取消分配的单据类型通过形按钮放置到希望取消分配的区域内，点取 消分配按钮，如已经被取消或不符合取消分配条件的操作系统会自动提示报 错信息。 16 第四章 操作说明 图 4.1.2-2 功能按钮说明功能按钮说明 分配：可将集团增加的交易类型分配到相应的公司,可以同时对多个公司进行 分配。 刷新：点击刷新按钮，刷新所有单据类型的信息。 取消：点击取消按钮，即可将正在编辑交易类型放弃保存。 修改： 点击修改按钮，可修改光标所在的某个交易类型的内容。 保存：点击保存按钮，即可将正在编辑的交易类型保存。 项目说明项目说明 交易类型名称：为用户所指定交易类型名称，直接输入，不可为空。 交易类型编码：为系统默认或用户自定义模板的编号。 交易类型简称：指用户所指定交易对应的交易类型的简称，直接输入。 默认币种：指用户交易类型的默认币种，参照选择即可，可以为空，为空系统 在进行单据处理时默认取当前公司的本位币。 是否签字确认：指单据审核后还需经过相关人员（如出纳）签字才能生效，若 选中此项，则此类单据审核后需进行签字确认方生效并生成平台凭证和进行后 续处理，否则不需勾选此项。 备注：录入对交易类型的描述信息。 自动合并结算信息：收付款单据分业务信息页签和结算信息页签，当选中此项 的时，当业务信息交易对象、收付款银行账号、币种相同时，自动合并成一行 结算信息。 第四章 操作说明 17 是否 ca 身份认证：已选中此选项的交易类型，在单据确认、单据增加、单据 修改、复制、签字确认、单据复制、网上转账、合并支付等网上付款操作等操 作时，要求基于 ca证书进行身份认证，认证用户有效时才能进行相应操作。 封存：复选框，默认不选。已封存的交易类型，不能处理，可以查询。系统预 置交易类型不能封存。 结算信息是否显示：复选，默认不选。勾选则对应单据显示结算信息页签。 是否提示冲借款：复选，默认不选，此设置对报销单生效，如果勾选则对应报 销单据保存时检查报销人有无借款，如有的话提示冲借款。 是否加载常用单据：复选，默认不选，勾选则增加对应交易类型单据时加载相 应的常用单据模板。 注意事项 1. 交易类型只能在集团账套内增加，然后在集团账套内将交易类型分配到相应的公司账套。 2. 交易类型在公司帐套内只能查看，修改、删除，不能新增。 3. 交易类型分配给各公司后，如果需要修改交易类型，需要取消分配，然后再修改，最后再分 配，则修改内容对分配的公司才有效，如果分配后没有取消分配，直接修改集团的此交易类 型，则此种修改只能修改后的分配公司有效，对之前分配的公司无效。 4. 交易类型的各选项设置如“是否签字确认“的修改只对重新打开处理节点后的处理有效,对于之 前打开的节点处理不起作用,所以请修改这些选项时确认无人处理业务的情况下进行。 5. 对交易的操作要进行身份认证时， 除交易类型选项“是否 ca身份认证”要选中外， 还需将需要 进行身份认证的操作员登陆论证方式设置为“ca认证”方可（在客户化权限管理-用户管理 中对操作员密码使用方式进行设置）。 6. 交易类型选项“是否签字确认”、修改应在单据录入、单据管理、签字确认节点已全部关闭 的情况下进行，否则在修改前打开的节点的处理不会随选项的修改而启效。如交易管理节点 已打开，此时修改付款单交易类型选项“是否签字确认”由未选中修改为已选中，然后再回 到原来打开的交易管理节点录入付款单，付款单保存审核后交易立即生效了，不能再进行签 字确认。只有在选项修改后打开的交易管理节点录入的付款单，交易保存审核后，交易仍未 生效，还需进行签字确认处理。 4.1.5 个人授权设置个人授权设置 功能描述：业务员设置临时代理其录入其借款、报销单据的用户，可设置多个代理 人，可设置代理录入单据的日期区间范围，、交易类型。设置后，代理人可以在设 置的日期范围为业务员录入借款单、报销单，可录入的交易类型根据设置而定。 操作步骤操作步骤 1. 在主菜单中单击【财务会计】【报销管理】【基础设置】【个人授权设 置】，系统弹出“个人授权设置” 窗口。如图所示： 18 第四章 操作说明 图 4.1.5-1 2. 在个人授权设置界面中，点击修改按钮，修改相应操作员等要素值，然后 点击保存按钮，保存当前修改；或者点击取消按钮，放弃当前操作。 功能按钮说明功能按钮说明 刷新：点击刷新按钮，可以重新显示最新的内容。 添加用户：点击增加用户按钮，可增加代理人。 删除用户：点击删除用户按钮，可删除代理人。 保存：点击保存按钮，即可将正在编辑的交易类型保存。 取消：点击取消按钮，即可将正在编辑交易类型放弃保存。 4.1.6 费用类型设置费用类型设置 功能描述：费用类型设置,用于确定报销费用类型。 操作步骤操作步骤 1. 在主菜单中单击【财务会计】【报销管理】【基础设置】【费用类型设 置】，系统弹出“费用类型设置” 窗口。如图所示： 图 4.1.5-1 2. 在费用类型设置界面中，点击修改按钮，修改相应费用类型等要素值，然 后点击保存按钮，保存当前修改；或者点击取消按钮，放弃当前操作。 功能项目说明功能项目说明 名称：为用户所指定费用类型名称，直接输入，不可为空。 编码：是该费用类型的唯一标识。必须输入，不可重复。 备注：录入对费用类型的描述信息。 封存：复选框，默认不选。已封存的费用类型，不能处理，可以查询。 第四章 操作说明 19 4.1.7 报销类型设置报销类型设置 功能描述：报销类型设置,用于确定报销类型。 操作步骤操作步骤 1. 在主菜单中单击【财务会计】【报销管理】【基础设置】【报销类型设 置】，系统弹出“报销类型设置” 窗口。如图所示： 图 4.1.5-1 2. 在报销类型设置界面中，点击修改按钮，修改报销类型等要素值，然后点 击保存按钮，保存当前修改；或者点击取消按钮，放弃当前操作。 功能项目说明功能项目说明 名称：为用户所指定报销类型名称，直接输入，不可为空。 编码：是该报销类型的唯一标识。必须输入，不可重复。 备注：录入对报销类型的描述信息。 封存：复选框，默认不选。已封存的报销类型，不能处理，可以查询。 4.1.8 报销标准设置报销标准设置 功能描述：用于在交易类型上根据费用类型和报销类型的不同设置不同的报销标 准， 该标准可以根据报销人或报销部门的不同， 录入的费用类型与报销类型的不同， 在录入所绑定的交易类型上显示不同的报销标准。 操作步骤操作步骤 1. 在主菜单中单击【财务会计】【报销管理】【基础设置】【报销标准设 置】，系统弹出“报销标准设置” 窗口。如图所示： 图 4.1.5-1 20 第四章 操作说明 功能项目说明功能项目说明 费用类型：参照选择，不可为空。 报销类型：参照选择。 部门：参照选择当前登录公司的部门档案。 人员姓名：参照选择。 币种：参照币种档案，默认为当前公司本位币 金额：对应的报销标准。 4.2 期初单据期初单据 功能描述：期初单据功能节点，处理报销管理系统启用前未核销完成的借款单, 通 过本功能录入各种借款的期初数据。 操作步骤操作步骤 1. 在主菜单中单击【财务会计】【报销管理】【期初单据】，系统弹出“期 初单据” 窗口。 2. 在显示界面中点击卡片显示按钮，系统切换到单据录入状态。如图所示： 图 4.2-1 3. 点击交易类型，在弹出的参照界面中选择一种交易类型，点击增加按 钮，在界面显示的栏目中录入相关项目后点击保存。 4. 查询时，在期初余额界面中点击查询，输入查询数据的条件，然后点击条 件界面中的确定即可。 查询条件说明查询条件说明 交易类型：通过参照选择需要查询的某个交易类型，为空时默认全部。 币种：通过参照选择某个具体币种，为空时默认全部。 部门：通过参照参照选择部门档案目录中的具体部门，为空时默认全部。 第四章 操作说明 21 借款报销人：通过下拉框参照选择人员档案目录中的具体业务员，为空时默认 全部。 单据日期：输入或参照日历录入查询日期，为空时默认全部。 单据编号：输入需要查询的单据号范围，为空时默认全部。 单据金额：输入需要查询的单据金额范围，为空时默认全部。 录入公司：通过参照选择用户所拥有权限的公司范围，为空默认全部。 功能按钮说明：功能按钮说明： 增加：点击增加按钮，可增加新单据，点击修改、删除按钮，可 以修改或删除当前的一张单据。 修改：点击修改按钮，可以修改当前的一张单据。 删除：点击删除按钮，可以删除当前的一张单据。 交易类型：点击交易类型按钮，可在交易类型目录中选择需要输入的交易 类型。 保存：点击保存按钮，即可将正在编辑的单据保存。 增行、删行：点击增行或删行按钮，即可在单据体中增加一行或删除 光标所在行的内容。 列表显示：点击列表显示按钮，即可返回单据列表的界面 。 卡片显示：在单据列表界面，点击卡片显示按钮，即可切换到单据卡片 界面 。 文档管理：选中一张单据，点击文档管理按钮，弹出文档上传窗口，可以 将单据的原始附件如合同、订单等制作成电子文档，通过上功能将它与单据绑 定在一起，查询单据时可以查询到此原始单据。 4.3 单据处理单据处理 4.3.1 单据管理单据管理 功能描述：以处理借款单、报销单的增加、修改、审核、签字确认、冲借款等功能。 操作步骤操作步骤 1. 在主菜单中单击【财务会计】【报销管理】【单据管理】，系统弹出“单 据管理” 窗口。 2. 在单据管理界面中，点击增加按钮，系统弹出如下界面。图 -1 所示： 22 第四章 操作说明 图 -1 3. 参照选择表体项后点保存按钮，如录入有误保存是系统自动弹出报错信息。 4. 对于单据状态为保存或缓存的单据，可使用修改功能。选中需要修改的单据条 目，点修改按钮，该单据处于编辑状态，修改相应的栏目项后点保存 按钮。 5. 查询时，点查询按钮系统自动弹出查询条件对话框，可将常用的查询条件 保存在收藏夹中以方便 查询操作。 6. 审核时，如报销管理系统与预算和费用设有关联，系统会调用该数据作为执行 数参照审核，审核后单据的状态为已审核状态。 7. 对已审核未结算的单据可以进行反审核，在列表中选中需要反审核的单据后， 点击反审核按钮即可，如当前单据已结算，需要取消结算后才能进行反审 核操作。 8. 结算时， 根据参数设置如需要审批后才能结算， 那么则对于已审核状态的单据， 选中后点结算按钮时即可执行结算操作，对于单据状态为已结算的单据， 选中后点击发结算按钮，即可执行反结算操作。 9. 冲借款时，报销单在编辑、保存、已审批状态，才可以激活冲借款按钮，点冲 借款按钮，系统会将当前报销人所有未两清的借款单显示出来，选择一笔或 多笔后进行冲销处理，当报销单生效后，系统自动将对应借款单的预冲销标志 修改为正式冲销。 10. 联查时，点联查按钮下的多项联查栏目，可联查到对应单据。 功能按钮说明功能按钮说明 修改：点击修改，界面处于可编辑状态。 查询： 点击 查询 按钮弹出查询条件窗口， 可以重新输入查询条件进行查询。 删除：点击删除按钮,即可删除所选中的当前单据。 冲借款：点击冲借款按钮,可对报销单批冲借款。 审核： 点击需要审核单据的“选中”栏，再点击审核按钮，则被选中的单据 全部审核。 第四章 操作说明 23 反审核：点击取消审核按钮，则可将选中的已审核单据取消审核。 资金申请：选中满足条件的单据，点击资金申请按钮，生成资金申请单。 打印操作打印列表：点击打印操作下的打印列表按钮，直接打印当前列 表界面。 打印操作打印：点击打印操作下的打印按钮，根据单据打印模板批打印 当前选中的所有单据。 打印操作正式打印： 点击打印操作下的 正式打印 按钮， 根据单据打印模板 批打印当前选中的所有单据。通过正式打印按钮，一张单据只能打印一 次；可以通过正式打印取消正式打印按钮，取消正式打印后，再打印 一次。 打印操作取消正式打印：点击打印操作下的取消正式打印按钮，取消当 前选中单据的正式打印次数。 联查审批情况：点击联查审批情况按钮，弹出审批情况窗口，联查当 前单据的审批流执行情况。 联查联查凭证：点击联查联查凭证按钮，联查当前单据的会计凭证或 者实时凭证或者财务会计平台日志记录。 联查联查资金计划：选中一张单据，点击联查联查资金计划按钮，联 查当前单据对应的资金计划。 联查预算执行情况：光标选中一条表体行，点击预算执行情况按钮，弹 出全面预算的查询窗口，按当前光标所在行的项目（如币种、收支项目、客商、 部门、业务员、项目等）作为预算查询条件，得到全面预算的预算数、执行数 等数据，作为单据录入的参考。 文档管理：选中一张单据，点击联查文档管理按钮，弹出文档上传窗口， 可以将单据的原始附件等制作成电子文档， 通过上功能将它与单据绑定在一起， 查询单据时可以查询到此原始单据。 卡片显示：在列表状态下，点击卡片显示按钮，切换到单据卡片界面。 列表显示：在卡片状态下，点击列表显示按钮，切换到单据列表界面。 制单：在单据卡片界面或列表界面选中一张单据后，点击制单按钮，将当 前单据生成一张总账凭证，直接切换到凭证卡片界面，通过凭证界面的返回按 钮，可以返回到原单据界面。若在单据列表界面选中多张单据进行“制单“操作， 则将选中的一批合并生成总账的一张会计凭证（如果牵涉多个账簿，则按账簿 合并生成），如果生成不同账簿的多张凭证，则弹出凭证列表界面，并通过此 界面的修改按钮切入凭证的卡片界面，否则，将直接到凭证卡片界面，通过返 回按钮返回到原单据界面。 4.3.2 单据查询单据查询 功能描述：在此节点可以查询到所有录入的借款单及报销单，此节点只能显示不能 进行单据的编辑及处理。 24 第四章 操作说明 操作步骤操作步骤 1. 在主菜单中单击【财务会计】【报销管理】【单据处理】【单据查询】， 系统弹出“单据查询” 窗口。 图 -1 2. 点击查询按钮，弹出查询条件窗口。如图 -2 所示： 图 -2 3. 在查询条件窗口中，输入查询条件后点击确定按钮，在列表界面中过滤 出查询结果。 功能按钮说明功能按钮说明 查询： 点击 查询 按钮弹出查询条件窗口， 可以重新输入查询条件进行查询。 单据：点击单据按钮，查看当前记录的业务单据。 打印：点击打印按钮弹出打印条件窗口，设置打印条件。 联查审批情况：点击联查审批情况按钮，弹出审批情况窗口，联查当 前单据的审批流执行情况。 联查联查凭证：点击联查联查凭证按钮，联查当前单据的会计凭证或 者实时凭证或者财务会计平台日志记录。 联查预算执行情况：光标选中一条表体行，点击预算执行情况按钮，弹 出全面预算的查询窗口，按当前光标所在行的项目（如币种、收支项目、客商、 部门、业务员、项目等）作为预算查询条件，得到全面预算的预算数、执行数 等数据，作为单据录入的参考。 第四章 操作说明 25 文档管理：选中一张单据，点击联查-文档管理按钮，弹出文档上传窗口， 可以将单据的原始附件等制作成电子文档， 通过上功能将它与单据绑定在一起， 查询单据时可以查询到此原始单据。 注意事项 1. 此节点可以查询到所有录入的借款单及报销单，只能显示，不能进行单据的编辑及处理。 2. 不支持数据权限过滤 4.4 单据录入单据录入 功能描述：在此完成借款及报销业务单据的录入工作。可以完成对借款单、报销单 的查询、新增、修改、删除、联查、打印等功能。 4.4.1 差旅费借款单差旅费借款单 功能描述：由于出差预借差旅费在此节点录入借款单。 操作步骤操作步骤 在主菜单中单击【财务会计】【报销管理】【单据录入】【差旅费借款单】， 系统自动弹出如下录入界面： 图 4.4.1-1 1. 增加单据时，点增加按钮，单据处于可编辑状态，输入金额、费用承担公 司和借款人相应信息后点击保存或缓存来完成当前的操作，当输入值 不准确时， 系统自动弹出报错提示， 保存后的单据根据审批流的设置提交审批。 如系统与预算设置接口，则保存时进行借款控制。 2. 对单据状态为保存的单据修改时，点击修改按钮，单据处于可编辑状态， 输入金额、费用承担公司和借款人相应信息后点击保存，当前单据重新提 交审批。 3. 对于单据状态为保存或暂存的单据可以进行删除，删除时选中相应单据点击 删除按钮，可对多条记录进行批量删除。 26 第四章 操作说明 4. 联查时，点联查按钮下的多项联查栏目，可联查到对应单据。 5. 复制时，点复制按钮，系统自动复制单据状态为已保存相同单据。 6. 增行、删行时，点击增行删行按钮即可完成操作。 常用查询条件说明常用查询条件说明 单据类型：默认为当前的单据类型（每一个单据类型为一个节点），且不可 编辑 借款公司：参照公司档案，默认等于操作员对应业务员所在公司，可多选。 借款人：默认等于操作员对应的业务员，参照操作员对应业务员及操作员可代 理的业务员。 币种：参照币种档案，默认所选公司的本位币。 单据号：手工录入字符。 单据日期：参照日期期间，默认当前日到当前日 借款金额：手工录入数字。 录入人：参照所选公司的操作员档案，默认为空。 清账状态：提供下拉选项，提供可选值：未清账、部分清账、已清账，为空默 认为全部。 单据状态：提供下拉选项，提供可选值：暂存、已保存、审批中、已审核，已 结算，已生效，为空默认为全部。 功能按钮说明功能按钮说明 查询：点击查询按钮，在弹出的查询对话框里录入相应的查询条件后确定 即按指定的查询条件返回单据列表。 交易类型：点击交易类型按钮，可在交易类型目录中选择需要输入的单据 类。增加单据时，首先应选择需要增加单据的种类。 增加：点击增加按钮下面的某一流程，即可进行增加一张新单据的操作。 修改：点击修改按钮，即可修改当前的单据。 删除：点击删除按钮，即可删除当前一张单据。 复制：点击复制按钮下面的某一流程，即可将当前单据信息复制到新增单 据中去。 暂存：点击暂存按钮，即可将正在编辑的单据暂保存起来，先不进行单据 各项目是否合法的检查。 保存：点击保存按钮，即可将正在编辑的单据保存。 列表显示：点击列表显示按钮，可在卡片状态下切换到列表显示状态。 卡片显示：点击卡片显示按钮，可在列表状态下切换到卡片显示状态。 增行、删行：点击增行或删行按钮，即可在单据体中增加一行或删除 光标所在行的内容。 第四章 操作说明 27 文档管理：单据保存后，点击文档管理按钮，弹出文档上传窗口，可以将 单据的原始附件等制作成电子文档，通过上功能将它与单据绑定在一起，查询 单据时可以查询到此原始单据。 预算执行情况：光标选中一条表体行（或录入单据表体时，先将预算控制条件 目录入完毕即可即时进行预算执行查询），点击预算执行情况按钮，弹出 全面预算的查询窗口，按当前光标所在行的项目（如币种、收支项目、客商、 部门、业务员、项目等）作为预算查询条件，得到全面预算的预算数、执行数 等数据，作为单据录入的参考。 4.4.2 会议费借款单会议费借款单 功能描述：用于会议费的借款，在此节点录入借款单。 操作步骤操作步骤 在主菜单中单击【财务会计】【报销管理】【单据录入】【会议费借款单】， 系统自动弹出如下录入界面： 图 4.4.2-1 1. 增加单据时，点增加按钮，单据处于可编辑状态，输入金额、费用承担公 司和借款人相应信息后点击保存或缓存来完成当前的操作，当输入值 不准确时， 系统自动弹出报错提示， 保存后的单据根据审批流的设置提交审批。 如系统与预算设置接口，则保存时进行借款控制。 2. 对单据状态为保存的单据修改时，点击修改按钮，单据处于可编辑状态， 输入金额、费用承担公司和借款人相应信息后点击保存，当前单据重新提 交审批。 3. 对于单据状态为保存或暂存？的单据可以进行删除，删除时选中相应单据点击 删除按钮，可对多条记录进行批量删除。 4. 联查时，点联查按钮下的多项联查栏目，可联查到对应单据。 5. 复制时，点复制按钮，系统自动复制单据状态为已保存相同单据。 6. 增行、删行时，点击增行删行按钮即可完成操作。 28 第四章 操作说明 常用查询条件说明常用查询条件说明 单据类型：默认为当前的单据类型（每一个单据类型为一个节点），且不可 编辑 借款公司：参照公司档案，默认等于操作员对应业务员所在公司，可多选。 借款人：默认等于操作员对应的业务员，参照操作员对应业务员及操作员可代 理的业务员。 币种：参照币种档案，默认所选公司的本位币。 单据号：手工录入字符。 单据日期：参照日期期间，默认当前日到当前日 借款金额：手工录入数字。 录入人：参照所选公司的操作员档案，默认为空。 清账状态：提供下拉选项，提供可选值：未清账、部分清账、已清账，为空默 认为全部。 单据状态：提供下拉选项，提供可选值：暂存、已保存、审批中、已审核，已 结算，已生效，为空默认为全部。 功能按钮说明功能按钮说明 查询