人事工作流程.doc

江阴爱温士采暖设备商行人事工作程序文件编号evans-lc-zh-01-2013版本/修订号a/0实施日期2013年 月 日1.1 目 的 为使公司的人力资源管理工作正规化、制度化, 充分调动全员工作积极性、创造性，维护公司、员工合法权益，实现双方和谐发展，特制订本制度。1.2 基本准则 公开、公平、公正，有效约束和激励每一名员工。公开是指各项制度的公开性及提高执行制度的透明度；公平是指制度面前人人平等，为每个员工提供公平竞争的机会；公正是指力求对每个员工的工作业绩做出客观公正的评价，并给予合理回报，同时赋予员工申诉的权利和机会。1.3 实施范围 本制度是公司人力资源管理的纲领性文件 （除个别有说明的条款外），在江阴爱温士采暖设备商行范围内适用。1.4 管理部门 公司设立人力资源部，负责对公司人力资源工作进行管理、指导、检查、考核。1.5 管理责任人 公司实行全面人力资源管理，各管理中心和工厂的负责人主管本管理中心和工厂的人力资源工作。1.6 工作职责1.6.1建立广泛、流畅的人才引进渠道，为公司大力培养、挖掘、储备、引进、招聘各类优秀人才。1.6.2负责公司人力资源战略规划、人事管理制度的制订、推行、修改和完善。1.6.3建立和维系良好稳定的劳动用工关系，代表公司处理劳务纠纷。1.6.4负责公司定编、定岗、定员、定薪等基础工作。1.6.5妥善管理及完善公司劳动合同和员工人事档案。1.6.6负责公司人才的培养和梯队建设，制订公司培训计划，组织开展各项培训活动，提高全员综合素质。1.6.7制订公司人事考核制度，定期组织考评，依据公司决定人员奖惩、提拔和调动。1.6.8负责公司劳动关系管理、社会保险等外部组织或机构的人事的协调工作。1.6.9做好人事服务工作以及员工的思想品质工作。2.工作流程2.1 招 聘 2.1.1招聘计划拟定，公司应严格按照各管理中心、各部门以及工厂提出的人员需求计划，实施人员招聘。公司人力资源部应组织和配合各管理中心、各部门以及工厂常年开展形式多样的招聘活动。2.1.2招聘依据 公司人力资源部在招聘前须就拟招岗位的职责、拟聘员工的录用条件、薪酬待遇、岗位说明书或招聘简章，作为聘用、管理、考评员工的依据。2.1.3编 制 公司实行定编、定岗管理，在保证正常经营的前提下合理控制人力成本。2.1.4应聘资料 应聘者须如实向公司交验下列资料或证件：身份证复印件。学历、职称、能力、资格等证书原件或复印件。个人简历、一寸免冠近照两张。身体健康证明。求职登记表。2.1.5背景调查 公司有权采取向员工原工作单位或知情人致电、外调等办法对其提供的所有资料进行核实，如发现不实，可随时终止招聘或解除劳动关系。2.1.6录用条件 公司录用员工的标准分为刚性要求和弹性条件，刚性要求为：学历、职称、年龄、从业经验、健康情况、无犯罪记录等；弹性条件为德、能、勤、绩等。刚性要求在面试和资料审查时要重点把关，弹性条件在试用期内进行全面考察来评价，所用人部门都要把录用条件事先设置好，充分利用试用期进行考察，为公司真正引进合格的人才。2.1.7人事审批权限 公司部门经理、部门主管的引进和提拔必须经公司总经理批准，办公室基层员工及工厂普工由各管中心负责人审批。2.1.8招聘渠道建设 企业的招聘渠道按照招聘人员的来源方式可分为内部招聘和外部招聘。 内部招聘 a、员工推荐：人力资源部将空缺的职位信息公布出来，公司员工可以自我推荐，也可以互相推荐。人力资源部搜集到相关人员的信息后，采取公开竞争的方式，选拔人才。 b、内部储备人才库：人才库系统记录了每一位员工在教育、培训、经验、技能、绩效职业生涯规划等方面的信息，并且这些信息随着员工的自身发展都得到不断的更新，用人部门和人力资源部可以在人才库里找到合适的人补充职位空缺。 外部招聘 a、广告主要是通过免费人才招聘网，信息传播范围广，速度快，获得的应聘人员的信息量大。 b、熟人推荐 主要是通过公司客户、合作伙伴等熟人推荐人选。 d、中介机构人才交流中心 通过人才交流中心人才资料库选择人员，可以很方便在资料库中查询条件基本相符的人员资料。 招聘洽谈会 通过洽谈会公司可以了解当地人力资源素质和走向的同时，可以了解同行业其他企业的人事政策和人力需求情况，建立一个所需人员信息渠道。3.1入职准备3.1.1人力资源部向合格者电话通知。 3.1.2通知新员工报道时需提交证件资料。3.1.3通知拟聘人选到指定医院体检，体检不合格者淘汰。3.1.4公司内调动的，可不再体检。3.2办理入职手续3.2.1新员工提交相关资料，身份证复印件、学历证复印件、证件照等。健康证身份证相应岗位资格从业证学历证明3.2.2填写员工入职登记表。3.2.3新员工领用办公用品。3.2.4人事部带新员工到各个部门，介绍给总经理，介绍部门直接领导及同事。3.2.5人事部向新员工介绍公司情况及公司管理体系，使其具备基本公司工作知识，也可以要求通过公司内部网络了解进一步情况。 3.3 试用期限及工资标准3.3.1员工的试用期限为1-3个月。公司高级管理层试用期一般为2-3个月，基层员工试用期一般为1-2个月，根据员工在试用期工作表现，综合评估可适当缩短或延长试用期限。3.3.2无薪试岗期（七天）公司对新进员工全部实行7日无薪试岗期规定。如新进员工在上岗7日内选择离开或不符合公司岗位要求，公司不予发放七日试工期的薪资。对选择留在公司工作的员工，7日试岗期后经人力资源部和用人部门审批考核正式进入试用期，其7日试工期计算在试用期薪资内。3.3.3进入试用期进入试用期的员工，如果在公司上班未满15天离职者，工资结算则按试用期月薪资的一半核算工资（即试用期薪资/2*实际上班天数）。3.3.4工资标准 试用期内的工资原则上按基本工资计发，或根据双方约定薪资执行，转正后正式定级或按合同约定的工资发放。3.4 入职培训 所有的新员工都必须参加人力资源组织为期一天的入职培训课。3.4.1学习公司企业文化、公司发展历程等。3.4.2学习公司管理体系、销售制度与部门工作流程、五项管理行动日志。3.4.3学习岗前业务知识与技能培训。3.4.4学习员工所属岗位职责说明书。3.5 试用期评估3.5.1试用期总结，新员工在试用期的个人工作总结。3.5.2试用期考评，直属上司及人力资源部对新员工在试用期内工作方面做出合理评定。3.5.3考评结果审批，总经理对试用期内新员工的工作表现及考评结果做出审批。3.5.4 转正面谈，与新员工在岗位工作内容、工作标准、胜任标准等进行沟通。3.5.5按时转正：新员工根据本岗位实际要求填写转正申请表，待各项工作落实后，于试用期结束时，将此表签字后，归档人力资源部。3.5.6延期转正：试用人员在试用期对本岗位的工作内容及工作标准有一定的了解、工作主动性及工作态度表现较好，但还不能胜任本岗位工作，可由部门负责人及人力资源部综合考评决定，在转正申请表上给予延期试用评定，在与本人沟通后，实行延期试用。3.5.7辞退：员工无法满足工作需要、不能有效履行岗位职责，虽经公司调动亦不能适应新岗位工作，由公司提出与员工解除劳动合同的。3.6 有关转正、签订劳动合同、办理社会保险试用期满后，进行自我考评打分和上一级的考评打分，以及人力资源部的综合考评打分，平均分在70分以上予以转正。转正后给予正式员工待遇。转正后一周内人力资源部经理代表公司与其签订正式劳动合同。员工入职3个月后，通过书面申请所在部门负责人签字后，给到人力资源部进行审核签字，再报送总经理审批后，给予办理社保。4.1异动管理4.1.1异动范围 调动、离职（解除劳动合同、辞职、开除及劝退）等。4.1.2移交及管理责任，员工异动时，须按要求办理财务清账和工作移交手续，方能异动。员工不论何种原因异动，原工作部门负责人应监督其及时办理有关手续，若因部门管理不善，离职人员未移交或带走公司财务、技术、商业等其他秘密的，原部门负责人应承担失察责任（无部门经理，由上一级负责人承担），公司将视情节轻重在当月工资中扣除100-300元，导致公司重大经济和知识产权损失的则需承担全部损失。4.2调动 4.2.1根据工作需要，结合本人情况，公司可在内部调整员工岗位；可在各部门之间调动员工。调整和调动前原则上要征求本人意见，尽量达成一致。无特殊理由拒不服从调动或协商达不成一致的，公司可直接以不服从分配为依据，对其予以降职、降薪直至解除其劳动合同关系。4.2.2在公司内调岗的，只需签订补充协议或下发“调岗通知书”由员工签收后作为劳动合同附件。4.3辞职流程4.3.1员工原则上应提前30天将书面辞职审批表交到人事行政部 ,并领取离职手续表。人事行政部对离职员工进行离职面谈, 了解其离职原因并做记录。4.3.2 按照离职手续表办理相关手续4.3.3离职员工将辞职审批表交部门负责人签字。部门主管以上岗位需经总经理签字。4.3.4由行政助理向离职员工收回员工手册 ,工作服 ,办公用品,确认上交无误后由助理签字确认 。4.3.5由财务部检查离职员工与公司在财务上是否有拖欠(包括所借款项 ,出差报销 )，如有拖欠当场清还，无拖欠则由财务部在离职手续表上签字确认。4.3.6离职员工在得到辞职审批表上所有需要的签名后,人事行政部向员工出具关于与xx解除劳动合同的决定。4.3.7人事行政部安排人员到失业保险经办机构办理终止、解除劳动关系备案手续;凭备案审核意见，到社会保险经办机构中止职工社会保险关系。4.3.8人事行政部在职工解除劳动关系之日起30日内，到失业保险经办机构办理失业保险待遇审核手续。4.3.9人事行政部将离职员工的档案重新归档，同时结清工资。5.1档案管理原则 5.1.1凡是能准确反映公司各项业务活动的文件、材料、声像、报表，都必须及时归档，确保完整无缺。 5.1.2文档管理员必须坚持文书随时立卷的归档制度，并分门别类，做好收集、整理、立卷、归档工作。 5.1.3档案内容包括从成立之日起每年在经营管理工作中形成或公司制发的应归档的文件材料。 5.2归档范围 5.2.1行政综合类：包括重要的会议材料；制定的内部法规性、政策性文件；组织变革、变迁、大事记、年报等文件材料；发展规划、工作总结汇报；政府机关颁发的重要文件。 5.2.2组织人事教育培训类：员工变动表、花名册、教育培训卡。 5.2.3会计统计类：年度计划、统计报表、财务会计预算报表及其说明，各种季度报表、月报表，政府主管部门下发的有关文件材料。 5.2.4质量管理类：质量管理方面的制度。 5.2.5技术类：产品及生产方面技术文档。 5.2.6销售纪事类：公司大规模的销售活动纪事。 5.3档案的核查、核对 由人力资源部招聘培训主管检查和核对并保证人事档案的完整、安全。检查的内容是多方面的，既包括对人事档案材料本身进行检查，如查看有无霉烂，虫蛀等，也包括对人事档案保管的环境进行检查，如查看档案室环境是否受潮等。每半年进行全面检查一次、三个月专项检查一次、一个月特殊检查一次。5.4员工档案的录入及更新 由人力资源部负责新老员工的档案的收集及录入，包括：入职的时间、年龄、教育背景、工作经历、入职培训考核表以及在职期间的培训考核表、晋升记录、绩效考核记录、上级满意度评分、员工满意度评分、处罚和奖励等，并逐一每月进行一次的更新核对。5.5 员工档案内容5.5.1员工应聘资料5.5.2职位申请表、面试评价表5.5.3各种身份、学历、技能证书复印件及原件查验签字5.5.4转正申请书、员工履历表、劳动合同，入职后书面考试试卷及附件5.5.5对公司各种规章制度学习理解认同的证明5.5.6参加公司各种培训的记录5.5.7异动申请表、移（接）交手续5.5.8考核评价记录及各种奖惩记录5.5.9紧急情况联系人及其他反映员工个人信息的材料5.5.10经本人签字的公司入职“岗位说明书”5.5.11季度、半年度、年度的上级或平级的评价5.6 档案利用的方式 人事档案的利用有多种方式5.6.1查阅 员工档案可供公司内部人员查阅。有需求查阅档案的相关人员可以到人力资源部进行查看，查阅人只能查看自身或其职级以下员工档案且必须经由人力资源部经理的审批后方可执行，无关人员不得要求档案查阅，人力资源部要做好查阅的资格审查工作。5.6.2借出使用 公司内部人员为完成某项工作任务，必须将人事档案借出使用时采用的方式。借阅人在人力资源办理好借阅手续，基础时间不能超过一周，需要进行登记，逾期未归还者，续办延长借阅手续，并到期归还，如档案丢失或损坏由借阅者负责补齐资料，同时并处以200元的罚款。5.7 档案保密规定及保存期限。5.7.1公司由人力资源部负责各类人事档案的保管工作，保管人员不得对各类档案进行删除、涂改、变更或销毁，并且严格保密，不得扩散。5.7.2公司的内部各类人事档案原则上永久保存，对于已辞职、辞退人员的个人档案，员工离职之日起2年后方可销毁。5.7.3回避制度 公司在岗位安排上实行近亲属回避制度，原则上不得安排近亲属在监督与被监督、直接上下级岗位工作，员工对此负有如实向公司告知的义务，否则一经发现将对职务低的一方做出转岗、调离或辞退的处理。6.1 劳动合同管理6.1.1合同文本 劳动合同文本原则上由公司提供，内容由必备条款、约定条款、合同附件三部分组成。必备条款为固定格式，约定条款双方可以协商确定，可增加附加条款；合同附件包括岗位说明书、公司的规章制度、各种专项协议、各项变更协议或调岗、调薪通知书等。6.1.2合同签订 公司员工转正之日起即与员工建立了正式劳动关系，必须在一个月内与员工签订劳动合同，并建立员工花名册备查。劳动合同经公司、员工双方签字或盖章后生效，由公司执一份、员工执一份。6.1.3劳动合同形式：劳动合同为固定期限形式。公司与员工就劳动合同终止时间协商约定一致的，签订固定期限劳动合同。6.1.4劳动合同的解除有下列情形之一的，公司有权解除劳动合同：a、在试用期间被证明不符合录用条件的；b、严重违反公司规章制度的；c、严重失职、营私舞弊，给公司造成重大损失的；d、员工同时与其他单位建立劳动关系，对完成本职工作造成严重影响，或经公司提出拒不改正的；e、被依法追究刑事责任的。有下列情形的，公司可以提前三十天以书面形式通知员工本人后，解除劳动合同：a、劳动者患病或者非因公负伤，在规定的医疗期满后不能从事原工作，也不能从事由公司另行安排的工作的；b、劳动者不能胜任工作，经过培训或调整岗位，仍不能胜任的；c、劳动合同订立时所依据的客观情况发生重大变化，致使劳动合同无法履行，经公司与员工协商，未能就变更劳动合同内容达成协议的。员工主动辞职 转正后合同期内员工主动辞职的必须提前三十天、试用期内须提前七天向公司提交书面辞职申请，按要求办好所有工作、财物移交、结清账务后方可离职。对此公司不支付任何经济补偿金，员工辞职时如果违反了培训服务期或竞业限制的有关规定，公司可按劳动合同或其他专项协议的约定向其追偿违约金或赔偿金。合同到期终止时，公司在提出维持或提高原工作条件的情况下续签劳动合同，员工本人不愿续签的，公司不给经济补偿金。资料交回 员工不论任何原因离开公司且与公司终止劳动关系时应将与公司相关资料、文件交给所在部门负责人或上一级管理部门，如因个人原因遗失有关资料的，员工应就遗失情况向公司提交书面说明。审批权限 劳动合同签订、解除的审批权限，按公司规定的人事管理权限办理。7.1员工培训7.1 培训形式及管理7.1.1公司组织的培训包括新员工岗前培训、在岗培训、晋升培训、专业及技能专项培训等多种项目，具体可采取内部培训、外部参训、专家授课、观看光碟、考察学习等多种形式。7.1.2公司每年年底都会由人力资源部制订第二年的公司各阶层员工培训计划，分为岗前培训和在职技能培训。由人力资源部负责制定计划和实施，综合部、各部门负责人配合实施。7.2 培训计划安排7.2.1常规培训a、全员培训b、新进员工岗前培训c、在职员工内部培训d、中高管理层人员培训7.2.2非常规培训 主要针对经理级以上管理层一年1-2次的外训培训。7.2.3所有培训必须明确主题和目的，明确组织者和参加者，参加人员必须亲自签到，任何人不得代签。培训考核作为员工在工作中参加过专业、技能培训的重要依据，必须由公司人力资源部纳入员工档案。培训人员未按要求在培训期间进行记录、考勤或签到的一经查出，在当月工资中扣除20元。7.3 培训成果保障，每次培训结束当日，学员都必须填写不记名培训效果意见反馈表，次日交到人力资源部进行评估登记。7.4 约束 公司外派员工外出学习期间不得损害公司形象和利益，未经公司允许不得从事商业活动，一经发现，作自动辞职处理。外派学习期间的学习资料所有权归公司所有，学习结束回来后，交人力资源部行统一保管。7.5 师资 公司应不断完善培训师资体系，建立内部师资团队，挖掘潜在优秀师资力量，培养出一批优秀的培训师资人才。7.6 内部培训 公司应根据各员工知识结构水平和战略发展需要,推行多种形式的内部培训和岗位学习。7.7培训内容7.7.1岗前培训的内容应随着各部门的性质、工作区分由各部门自行决定，但都应包括下列基本内容：a、企业愿景、企业文化、规章制度的培训 b、相关专业知识、营销技巧、岗位职责、工作流程的培训 c、五项管理行动日志的培训7.7.2对新进人员首先必须建立其所须知道的一切知识包括公司的组织结构、文化、目标、制度、产品及其特质、市场情况的分析，使其对公司工作性质及进展先有一个初步的了解和心理准备。7.7.3对新进人员应予以“流程规定”培训，培训对于时间的支配和工作的计划能力作适当的组织和配合，按一定的流程来达成工作的目标。7.7.4对新进人员进行“行动日志”培训，宗旨在于使新进人员对于公司、顾客、工作岗位上有乐观、积极的态度和做事认真、快、决不找借口的信念。7.8外部培训公司可有针对性地为员工提供专业技术、技能培训，培训费由公司承担。培训前，公司须与员工签订培训协议，约定服务期。受训员工违反服务期约定的，应按约定向公司支付违约金（违约金视情节轻重按照该员工当月工资的倍数予以赔偿）。8.1奖惩制度8.1.1 目的 为明确奖惩的依据、标准、权限及程序，形成良好的奖惩机制。奖：激发员工的积极性和创造性；惩：更好的规范约束员工的行为。8.1.2 适用范围 适用于全体员工8.1.3 奖惩原则 1、奖惩有依据的原则：奖惩依据是公司的各项规章制度，员工的岗位描述及工作目标等。2、奖惩及时的原则：为及时的鼓励