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文档简介

一种新型的电缆牌制作流程 作者：吴绮荣 一、收集数据源和整理 1 向电力设计院索要 excel 电子版的电缆清册。 2 根据 excel 电子版的电缆清册进行适当的修改，保留“电缆编号” 、 “电缆型号” 、 “起 点” 、 “终点”四个信息，把其他多余的信息（数据中多余的空格、空白记录）删除，如 图 1。 图 1 二、设置 word 文档并为指定数据源文件 1. 新建一个 word 文档,根据电缆牌实际尺寸页面设置成：长度 5cm，宽度 2.5cm，上、下、 左、右页边距均为 0.3cm；纸张方向为横向。 2.在 word 工具栏中依次点击：工具信函与邮件邮件合并，word 窗口右边会弹出 一个“邮件合并”任务窗口。 3.在任务窗口按以下顺序操作： 1选择文档类型为“信函” ，然后选“下一步：正在启动文档” ； 2选择“使用当前文档”作为开始文档，进入“下一步：选取收件人” ； 3选择收件人即为指定数据源，选择“使用现在列表” ，再按“浏览” ，找到刚才整理 好的 excel 格式电缆清册文件，指定其中相关的表单（sheet）名后即可弹出电缆 牌数据源列表，如图 2，按“确定”后进入“下一步：撰写信函” 。 图 2 三、在 word 文档中插入数据域 1 在“撰写信函”窗口列出的四个选项中选择“其他项目” ，在弹出的“插入合并域”窗 口选择“数据库域”就可列出数据源清单，如图 3。 图 3 2 根据电缆牌排列样式在 word 文档页面相应位置输入“编号： ” ，然后在“插入合并域” 窗口选择域“电缆编号” ，点击“插入”按钮后，可见在已输入的“编号： ”后会出现一 个“ 电缆编号 ” ，表示数据源中的“电缆编号”这一列数据内容已经映射到该位 置上。按“关闭”按钮结束。 3 根据上述步骤在 word 文档页面相应位置输入“起点” 、 “终点” 、 “型号” ，逐个把数据源 映射到适当位置。 （如图 4，书名号内为数据域名，即数据源 excel 文档中的列标题） 。 图 4 四、合并数据域并作文档最终排版 1 选择“下一步：预览信函”可预览电缆牌；选择“下一步：完成合并” ，如图 5 图 5 电缆牌预览 2 选择“编辑个人信函” ，在弹出的“合并到新文档”对话框中选择“全部” ，按“确定”， 即可自动生成一个新的 word 文档 1，如图 6。 图 6 3 再新建一个 word 文档 2,按 “文件” “页面设置” “页边距” 项设置为上： 1.8cm、 下 1.7cm、左 1.8cm、右 1.1cm； “纸张”项设置为宽：7cm、高：8cm。 4 把文档 1 按照每页两块电缆牌的格式复制到新建的文档 2 里。最终生成如图 7。 图 7 五、检查结果 1 对个别不需要或空白的牌，可在生成的文件中直接删除；也可在 excel 中修改数据源 后，重新生成电缆牌，这个方法可保持数据源与生成文件内容上的一致
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