某农商村镇银行公文处理办法.doc

XX农商村镇银行公文处理办法第一章总贝IJ第二章公文种类第三章公文格式第四章行文规则第五章发文办理第六章收文处理第七章公文归档第八章公文管理第九章附贝IJ第一章总则第一条为实现XX沪农商村镇银行（以下简称“本行”)公文处理的 科学化、规范化、制度化，提高公文处理工作的效率和公文质量，参照国 务院2001年施行的国家行政机关公文处理办法，结合本行实际情况， 特制定本办法。第二条公文是本行在管理过程中形成的具有规范体式的文书，是依 法治行和进行公务活动的重要工具。第三条公文处理是指公文的办理、管理、整理（立卷）、归档等一系 列相互关联、衔接有序的工作。第四条公文处理应坚持实事求是、精简、高效的原则，做到及时、 准确、安全。第五条公文处理必须严格执行国家保密法律、法规和本行有关规定， 确保国家及本行秘密的安全。第六条各单位的负责人应当高度重视公文处理工作，严格遵守本办 法并加强对本单位公文处理工作的领导和检查。 工作，并负责指导下级单位的公文处理工作。第八条各部门应配备专职或兼职人员负责公文处理工作。第二章公文种类 第九条作为金融企业，本行收发文的正式公文种类主要包括：(一）决定：适用于对重要事项或者重大行动做出安排。(二）公告：适用于对外宣布重要事项或者法定事项。(三）通告：适用于在一定范围内，公布应当遵守或者需要周知的事项。(四）通知：适用于转发上级机关和不相隶属机关的公文；颁布规章制度。(五）通报：适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或重要情况。(六）议案：适用于向本行股东大会、董事会、监事会等机构提请审 议事项。(七）报告：适用于本行向县（市、区）委、县（市、区）政府、县（市、 区）金融工作党委、县（市、区）地方金融服务部门I、中共上海农村商业银 赶直属.委海农村商亚银行並镇银_行萱理部堂委等上级机关二控股股 东上海发村商业银行股份有限公司和中国人民银行及当地分支行、中国银行 业监督管理委员会及当地监管局汇报工作，反映情况，提出建议，答复询问。(八）请示：适用于本行向县（市、区）委、县（市、区）政府、县（市、 区）ilk方金融服务Ml县（市、区）金融党委、中共上海农村商业银行直 属委员会、上座农村商亚银行村镇银委等上级机关,、_控股股东上 海农村商业银行股份有限公司和中国人民银行及当地分支行、中国银行业监 督管理委员会及当地监管局请求指示、批准。(九）意见：适用于对重要问题提出见解和处理办法。(十）函：适用于与本系统单位或不相隶属机关之间相互商洽工作、 询问或答复问题；向有关主管部门请求批准等。 (十一）决议：适用于记载和传达本行股东大会、董事会会议、监事 会会议的情况和议定事项。(十二）会议纪要：适用于记载和传达除前款适用会议以外的有关会 议的情况和议定事项。.(十三）指导意见；适用于控股股东上海农村商此银行股份有限公司 下发的具有指导性和要求性的文件。第三章公文格式 第十条公文一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文单位标识、 发文字号、签发人、标题、主送单位、正文、附件说明、成文日期、印章、 附注、附件、主题词、抄送单位、印发单位和时间等部分组成。(一）涉及国家秘密的公文应标明密级和保密期限。(二）紧急公文应根据紧急程度标明“特急”、“急件”。(三）发文单位标识应使用发文单位全称或规范化简称；联合行文应 将主办单位排列在前。(四）发文字号应包括单位代字、年份、序号。联合发文，只标明主 办单位发文字号。(五）本行上报县（市、区）委、县（市、区）政府、县（市、区） 金融工作党委、县（市、区）地方金融服务部门，、中共上海农村商业银行直 属委员,会、上海农村商业银行村镇银行管理部党委、控股股东上海农村商业 银行股份有限公司以及中国人民银行及当地分支行、中国银行业监督管理 委员会及当地监管局等单位的上行文应注明签发人姓名。(六）公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容，一般应标明发 文单位，并准确标明公文种类；标题中除法律、规章名称加书名号外，一 般不用标点符号。(七）主送单位指公文的主要受理单位，应当使用全称和规范化的简 称、统称。名称。(九）公文除会议纪要外，应当加盖印章。联合上报的公文，由主办 单位加盖印章；联合下发的文件，发文单位都应当盖章。(十）成文时间应以单位负责人签发的日期为准；联合行文，以最后 签发单位负责人的签发日期为准。(十一）公文如有附注（需要说明的其他事项），应当加括号标注。(十二）公文应当标注主题词。上报的公文，应当按照上级机关的要 求标注主题词。(十三）抄送单位指除主送单位外需要执行或知晓公文的其他单位， 应当使用全称或规范化的简称、统称。(十四）公文的文字从左至右横写、横排。第十一条公文各组成部分的标识规则，参照国家行政机关公文格 式国家标准执行。第十二条公文用纸一般釆用国际标准A4型（210mmx 297mm)，左侧 装订。第四章行文规则第十三条行文应当确有必要，注重效用。第十四条本行与其他单位之间的行文关系，按照隶属关系和职权范 围确定。(一）联合行文只限于同级单位，联合行文应当确有必要，且单位不 宜过多。(二）本行可以在职权范围内，与县（市、区）委、县（市、区）政 府及其委、办、局以及有关企事业单位互相行文。(三）本行各部室不能以部室名义对外向任何单位行法定公文。(四）除本行授权综合管理部行文作为行发文的补充以外，各部室不得以部室名义向本行的上级机关行文。第十五条向上级单位请示的公文，应当一文一事，一般只写一个主 送单位；如需同时送其他单位，应当用抄送（报）形式。“报告”中不能夹 带请示事项。第十六条除上级单位负责人直接交办的事项外，不得以本单位名义 向上级单位负责人报送“请示”、“意见”和“报告”。第五章发文办理第十七条发文办理指以本单位名义制发公文的过程，包括拟稿、审 核、会签、签发、登记、校对、缮印、用印、分发等程序。第十八条公文拟稿应遵循以下要求：(一）一般公文，按照分工负责的原则和曰常工作程序，谁主管谁拟办。 带有方针、政策性的重要文件，有关负责人要亲自拟办，或集体研究提出方 案，再指定专人拟办。涉及到两个部室以上的事项，应以一个部室为主，有 关部室协商一致后再办理行文。(二）拟稿应当做到：1、符合国家的法律、法规及其他有关规定。如制定新的规定，须切实 可行，并加以说明。2、情况确实，观点明确，表述准确，结构严谨，条理清楚，直述不曲， 字词规范，标点正确，篇幅力求简短。3、公文的文种应当根据行文目的、发文单位的职权和主送单位的行文 关系确定。4、紧急公文的拟稿，应当体现紧急的原因，并根据实际需要确定紧急 程度。5、人名、地名、数字、引文准确。引用公文应当先引标题，后引发文 字号。曰期应当写明具体的年、月、曰。6、结构层次序数，第一层为“一”、第二层为“(一)”，第三层为“1”， 第四层为“（1 )”。7、必须使用国家法定计量单位。8、文内使用非规范化简称，应当先用全称并注明简称。使用国际组织 外文名称或其缩写形式，应当在第一次出现时注明准确的中文译名。9、文中的数字，除成文曰期、部分结构层次序数和词、词组、惯用语、 缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须用汉字外，应当使用阿 拉伯数字。(三）根据收文拟办的文稿，必须将收文附在文稿后面，以便审核和存档。(四）公文拟稿时，必须用规定的发文稿面纸和发文稿纸（见附件1)。 稿面纸内规定的项目（签发、核稿、会签、发文标题、主办部门、拟稿人、 发文附件、主题词、主送、抄报、抄送、内部发送、打字、校对、印刷份 数、备注、发文单位标识、发文字号、密级、紧急程度等）要详细填写清 楚。第十九条公文审核是保证公文质量的一个重要环节。各部室要高度 重视公文审核工作，部室主要负责人对本部室文书质量负责。公文拟稿部室主要负责人必须对文稿认真审核并签字，然后由有关人 员将文件送综合管理部（同时发送电子文档)；主要负责人因故外出时，可 指定部室其他负责人代签。综合管理部核稿人员根据有关办文规定进行审核。第二十条公文会签应当做到：(一）公文内容涉及其他职能部室职责的，在拟稿部室主要负责人审 核签字后，由部室文书员交相关职能部室会签。(二）会签职能部室应在规定时间内完成会签，并提出书面会签意见。(三）对于会签意见，拟稿部室应有明确的釆纳或不予釆纳的结论。 对于无法釆纳的会签意见，拟稿部室应与会签部室协商一致。确实无法协 商一致的，报双方分管行领导确定。 第二十一条公文核稿工作的重点及具体要求是：(一）审核是否确需行文，行文方式是否妥当。(二）审核文稿中所提出的解决问题的意见、办法、措施是否切实可 行，是否符合实际；由谁执行、怎样执行、执行期限等规定是否恰当；涉 及其他部门的内容，是否已会签，会签意见是否全部釆纳。(三）审核行文格式是否符合本办法的有关规定，文字表述是否准确、 简炼，专用术语和人名、地名、引文是否正确，标点使用是否正确，文字 书写是否规范。(四）在不损害原意的情况下，核稿人对文稿可以进行增删、文字加 工；对于文不达意、结构紊乱、表述不清、文字过长等不符合行文规则和 要求的，应提出意见，由拟稿人进行修改；涂改、勾划较乱的，应由拟稿 人负责打印清晰后再送行领导审批。公文稿件存在严重质量问题的，综合管理部核稿人员可酌情予以退稿； 待拟稿人重新修改完善稿件后，再行提交核稿。第二十二条公文的签发应做到：(一）以本行名义发出的文件由本行领导签发。向县（市、区）委、 县（市、区）政府的请示、报告，向中国人民银行及当地分支行、中国银 行业监督管理委员会及当地监管局的重要请示、报告，.向中共上海农村商 业.银.行.直属.委I会 上诲.农村直i银行.村镇银.行管_理部_党.委控撒股东上海 农村商业银行股份有限公司的请示、拫告，由本行董事长或行长签发。涉及 本行的工作安排、工作报告以及涉及几项业务以上的发文等，须经总行董 事长或行长最后审定签发。(二）各级领导审批公文应认真负责。主批人应当明确签署意见，并 注明姓名和审批时间。其他审批人圈阅的，视为同意。第二十三条公文的登记、校对和缮印应做到：(一)公文的登记应按照签发和字号要求准确编号（见附件2)。(二）校对要求准确无误。由拟稿人负责公文的校对。校对人应对照原稿在校样上按照统一规定的校对符号及其使用方法，逐字逐句地校对，消除文字、标点符号等方面的错误。除正文外，校对内容还包括密级程度、 缓急时限、版头、文号、签发人、标题、发文日期、附件、主题词、印制 版记等。校对人发现原稿有问题时，应及时同有关人员联系，未经签发人同意 不得随意改动。为了明确责任，校对人应在发文稿面纸上签名。(三）缮印的一切文件，必须符合公文规定格式，排列整齐，清晰美 观，份数准确。(四）缮印文件，一般应根据先急后平、先上报后下发、先公文后资 料的原则予以安排。(五）秘密级以上文件必须指定专人校对、缮印。第二十四条公文的传递要准确、迅速、安全，并有严格的登记手续。 以本行名义发出的公文，由综合管理部统一封发。发出的信件要注明密级、 缓急程度，绝密文件还要在封口处加盖密封章。带密级的文件要通过机要 系统传递。利用计算机、传真机等传输秘密公文，必须釆用加密装置，秘 密级以上公文不得利用计算机、传真机传输。第六章收文处理第二十五条收文处理指对收到公文的办理过程，包括签收、登记、 拟办、承办、批办、督办等程序。第二十六条公文签收时，应认真清点，无误后方可签收。署本行名称 的信件，由综合管理部（文书员）拆封；署本行领导姓名的，送交综合管理 部（机要秘书）处理；署部室名称的，由部室拆封。第二十七条凡正式往来公文、重要资料、密件和挂号件等，均应进 行登记（见附件3)。其中县（市、区）委、县（市、区）政府领导和中国 人民银行及当地分支行、中国银行业监督管理委员会及当地监管局批示的 文件，各委、办、局及县（市、区）政府主送和抄送本行的文件，必须分类编号、登记，及时送行领导或有关部室处理。第二十八条在公文传递过程中，应严格登记手续，建立签收制度， 随时掌握公文去向，以避免漏传或误传。综合管理部文书员与机要秘书、 综合管理部文书员与主办部室和会办部室兼职文书员之间应办理公文交接。第二十九条综合管理部经理对于一般公文应于收文当曰拟办，急件 应立即拟办。对于有办理时限要求的公文，综合管理部文书员应在收文处 理单（见附件4)显著位置标明办理时限要求，以提示有关人员在限定时 限内办理。拟办意见应明确主办部室和会办部室。第三十条对于传阅类公文，综合管理部文书员最迟应于收文第二天 上午九点之前送交机要秘书，并由机要秘书呈送行领导传阅。对于阅处（办）类公文，综合管理部文书员应先将公文交主办部室兼 职文书员，由主办部室洽会办部室在公文正本的收文处理单注明承办意见， 该部室主要负责人签署姓名和曰期，并由主办部室兼职文书员将公文返还 综合管理部文书员。对于急件及有办理时限要求的阅处（办）类公文，综合管理部文书员 在将公文交主办部室兼职文书员的同时，应将公文复印件送会办部室兼职 文书员。对于一般公文，由主办部室确定是否将其复印给会办部室。第三十一条每位行领导对一般公文的批办时限原则上为半个工作 日。行领导因公外出2个工作日以上的，依据行领导外出代行方案，由其 他行领导代为批办。急件不受前述时限限制。第三十二条需两位以上行领导批办的公文，传阅类应按行领导的先 后顺序进行，阅处（办）类公文先由主办部室的分管行领导批办，再按行 领导先后顺序逆向批办，即排列在后的行领导先批办。但若适逢应批办的 行领导外出或公务繁忙，可由其他行领导先行批办。第三十三条行领导在一段时间内外出或因其他原因不能及时批办公 文的，待其回行后，机要秘书应及时将有关公文提交行领导补阅。第三十四条对于传阅的公文，行领导可以圈阅，也可以签署全名或 姓及传阅日期。对于阅处（办）的公文，行领导应有明确的批示意见，并 签署全名或姓及批办的日期。第三十五条机要秘书有责任提醒行领导及时批办急件。对于超过批 办时限的公文，机要秘书应及时催阅。第三十六条承办部门收到交办的公文后，应及时办理，不得延误、 推诿。对于传阅类公文，原则上各职能部室的传阅时限为2个工作曰。对于阅处（办）类公文，职能部室原则上应在3个工作曰内办结；内 容复杂或涉及其他职能部室的，主办部室应洽会办部室，并原则上在5个 工作曰内办结。对于紧急公文应当按时限要求办理，确有困难的，应当及时予以说明。对于不属于本部门职权或不宜由本部门办理的，应及时退回综合管理 部，并说明理由。第三十七条凡需办理的文件，综合管理部均应及时催办，加速公文 周转，防止公文积压。综合管理部应及时发送“催办单”（见附件5)。对 于超期办理文件的部室，综合管理部将定期汇总并予以通报。对于因超期 办理而对工作造成重大负面影响的，追究有关部室主要负责人的责任。第三十八条县（市、区）委、县（市、区）政府批办的事项，中国 人民银行及当地分支行、中国银行业监督管理委员会及当地监管局领导交 办的事项，本行工作会议、党政联席会议暨行长办公会议等决定的事项， 由综合管理部负责督办。第七章公文归档第三十九条公文办完后，各单位都应当根据中华人民共和国档案 法和本行有关档案管理的规定，及时将公文定稿、正本和有关材料整理 归档。第四十条归档范围内的公文，应当根据其相互联系、特征和保存价 值等整理归档，要保证归档公文的齐全、完整，能正确反映本单位的主要 工作情况，便于保管和利用。第四十一条联合办理的公文，原件由主办单位归档保存，其他单位 保存复制件。第四十二条承办人员办理完毕的文件材料应及时交本部门的兼职文档 员整理归档。当年的文件要求平时归档，第二年初按档案整理要求装订好， 于第二季度内移交综合管理部（档案室）统一管理。个人不得保存应当归档的公文。第四十三条机要秘书和综合管理部文书员之间、部室兼职文书员和综 合管理部文书员之间应办理交接。第四十四条拟制、修改和签批公文，书写及所用纸张和字迹材料必须符合存档要求。第八章公文管理第四十五条公文由综合管理部统一收发、审核、用印、归档和销毁。第四十六条国务院文件和县（市、区）委、县（市、区）政府文件， 除绝密级和注明不准翻印的以外，其他文件须经本行领导或综合管理部经 理审批后，才能翻印、转发。翻印时，应注明翻印的单位、日期、份数和 印发范围。第四十七条公文被撤销，视为自始至终不产生效力；公文被废止， 视为自废止之日起不产生效力。第四十八条不具备归档和存查价值的公文，经过鉴别和主管领导批 准后，可以销毁。对废止的公文和不具备存查价值的公文，由综合管理部牵头会有关部 门进行年度清查，在每年2月底前发文予以公布。第四十九条销毁秘密公文应到指定场所由二人以上监销，保证不丟 第四十条归档范围内的公文，应当根据其相互联系、特征和保存价 值等整理归档，要保证归档公文的齐全、完整，能正确反映本单位的主要 工作情况，便于保管和利用。第四十