担保公司总经理办公室管理制度.doc

担保公司总经理办公室管理制度第一条 总经办部门职能1、 公司行政办公制度和行政工作程序的制订与执行、推广及监督。2、 公司各部室、各子公司之间关系的协调办理。3、 会同有关部门对公司规章制度、方针政策执行情况进行监督检查。4、 公文管理，包括各类公文函件的编撰、发放、存档。5、 各类重大会议、专题会议、高层会议的会务工作。6、 公司日常来电、来信、来访的接待处理，以及与外部有关机构的联络。7、 公司领导的秘书工作、保密工作、档案管理及公司证照印鉴的管理。8、 公司会议室、仓库等公共场所的管理、公司车辆的管理及办公设备、设施的采购与管理。9、 公司人力资源规划的制订、落实及公司人力资源制度的制订和执行。10、 公司人员招聘、劳资管理、培训工作、绩效考核及人才选拔。11、 通过网络、媒体、调研等方式，进行经济信息的收集、整理与分析，为公司领导的经营决策和各子公司的日常运营提供参考和咨询服务。12、 公司CIS系统的导入与运行，公司报纸、网站等宣传媒体的建设，以及外部媒体上的宣传工作。13、 公司外部和内部信息整体平台的搭建及公司内部计算机网络的建设、开发与维护。14、 公司日常性工作、翻译工作及领导分派的其他各项工作。第二条 总经办组织架构本部门设置部门经理一名和行政主管、文秘、前台文员、文秘、人事主管、IT技术、宣传信息、资料员、司机等八个职能岗位：部门经理前台文员岗人事主管岗 宣传信息岗 IT技术岗 文秘岗 行政主管岗 资料员岗 司机岗 第三条 总经办岗位职责：一、 部门经理岗位职责：1、 根据公司下达的任务指标制定本部门的月度、季度、年度工作计划并上交总经理室，经批准后组织实施；2、 负责制订公司的各项行政管理制度，使公司的管理工作规范化；3、 负责公司各项制度的执行与监督；4、 配合公司各部门发文，进行文件的统一管理；5、 负责车辆调度及司机管理，使车辆能够安全、高效地利用。6、 负责办公用品的采购、发放管理；各部门所需的基本办公设施的采购、发放、维护、保养。7、 负责组织财务部与本部门相关人员每月对办公用品及办公设备进行例行盘点。8、 负责办公区域消防与安全。9、 负责日常行为的管理，并进行相应的奖惩；负责公司一些突发事件的处理。10、 负责公司日常的事务接待和对外联络。11、 负责公司人力资源管理（招聘、考核、培训、员工管理、薪酬管理）等。12、 丰富员工文化生活，组织安排文娱活动。13、 对本部门员工进行业绩考评，并将考评结果及时反馈给员工，帮助员工更好地工作。任职资格：1、 学历：大学本科以上学历或同等学力；2、 专业：企业管理专业或相关专业；3、 经验：5年以上工作经验，3年以上管理经验；4、 技能：掌握行政管理知识，懂得人力资源管理，熟练使用各种办公软件，掌握基本的网络知识，具有较好的写作水平；5、 素质：较强的领导能力、判断与决策能力、人际能力、沟通能力、影响力、计划与执行能力。二、行政主管岗位职责：具体负责公司行政事务及后勤服务的管理；办理秘书工作和日常行政事务。1、 处理日常行政工作1) 认真执行公司和部门的规章制度和工作程序，服从上级指挥和有关人员的监督检查，按时保质保量完成工作任务。2) 做好公司及部门各类会议的会务工作，包括会议场地的安排、会议材料的准备、会议事项的通知，做好会议记录、纪要。3) 起草公司和部门的公文函件，并做好文件的编号、打印、复印、传真、邮寄和发放。4) 负责公司印鉴证照的保管，根据规定合理合法的使用，同时负责公司各类证照的办理、年检等。 2、管理后勤服务1) 对公司车辆进行管理，负责公司办公用品的领取、询价、采购、保管和发放。2) 负责管理公司会议室、仓库、通讯设备等公共场所或公共设施。3) 协助对公司总部财物设施进行登记保管、盘点清查、报损报失。任职资格：1) 学历：大学本科以上学历或同等学历；2) 专业：不限；3) 经验：一年以上工作经验；4) 技能：熟练使用各种办公软件，掌握基本的网络知识，具有一定的写作水平；5) 素质：一定的判断能力、人际能力、沟通能力、影响力、执行能力。三、 秘书岗位职责：1） 每日及时向公司领导呈递各类文件、报表及其他资料，并根据领导的批示意见及时进行处理。2） 做好保密和翻译工作，不传播领导工作内容。3） 协调各单位工作，做到信息及时、准确的传递。4） 监督、检查各单位对公司方针政策、规章制度及总经理办公会议决议的执行情况。5） 监督、检查各单位办公秩序，发现问题及时调查、汇报。6） 制定并推行部门工作程序和管理细则。四、 前台文员岗位职责具体负责公司接待工作和日常性后勤服务的管理。1） 礼貌用语，举止得体，穿着大方；接待来访客人，领到位置，端送茶水，并进行来访客人的登记；2） 用公司规范用语接转电话，电话铃响三声必须接听，若需要找的人不在，负责记录留言或回电号码并及时转告。做好信息传递工作，包括电话、传真、信函、E-MAIL等，不得泄露其内容。3） 负责每月考勤表的制作，及时修改公司员工通讯录；为员工订制名片、工作证。4） 监督员工上下班签到，并记录当天外出员工情况及请假情况。5） 负责公司所有往来信件的收发工作；并负责每月费用的结算。6） 根据员工的出差单预订票务。7） 负责为员工订中餐、加班餐；查看饮用水的消费情况，即使订水。8） 负责文件与其他资料的打印、复印、校对等工作。9） 提供请假单等员工所需的各类单据。10） 根据公司年度行政预算及库存情况进行办公用品、办公设备的采购，超出预算的支出需经部门经理、财务部经理批准后方可采购。11） 严格按照采购管理制度进行采购，要货比三家（至少三家），进行询价、比价、议价。任职资格：1) 学历：大学专科以上学历或同等学力2) 专业：不限3) 经验：一年以上工作经验4) 技能：熟练使用各种办公软件，掌握基本的网络知识，写作水平尚可5) 素质：、人际能力、沟通能力、执行能力和自身形象较佳五、人事主管岗位职责：协助部门总经理进行人力资源规划，员工招聘选拔，绩效考核与奖惩，薪酬福利管理，员工激励、培训、开发和沟通协调，具体负责对公司人力资源部进行管理。1. 协助部门总经理制定并实施人力资源战略规划与管理1) 根据公司发展战略协助制定人力资源战略规划。2) 定期收集有关人事招聘、培训、考核、薪酬等方面的信息，为公司重大人事决策及公司利益提供信息支持。3) 协助制定并执行公司基本人力资源制度，负责制定并执行公司人力资源制度的实施细则。4) 制定公司人力资源工作程序和管理细则，并组织实施。5) 协助公司搞好人员的管理、培训、考核和评价。2. 负责人力资源管理的各项事务1) 负责公司的招聘工作，在公司内外寻找合适人才，参与对应聘人员的面试筛选。2) 根据公司员工的培训和发展计划，对每位员工尤其是中低层管理人员，根据其工作业绩和将来可能需要的必要技能，为其制定出在公司内不少于两种的职业发展前景，并为此提供必要的培训。3) 协助进行对公司员工的考核，以及对考核结果的评价和沟通，并提出相应的奖惩意见。4) 对公司薪酬福利进行管理，编制公司年度工资计划及薪酬调整方案，具体审核员工每月的工资。5) 协助制定有关福利政策，负责办理员工的养老保险、失业保险、医疗保险等社会保障福利。6) 整理公司与员工签订的各种合同，以及处理与合同有关的各种事宜，组织人员进行公司人事档案的归档和保管工作。7) 协助部门总经理与政府机构、其他相关单位进行沟通。任职资格：1) 学历：大学本科以上学历或同等学力2) 专业：人力资源管理专业或相关专业3) 经验：3年以上工作经验，1年以上管理经验4) 技能：掌握人力资源管理知识，了解相关领域知识，熟练使用各种办公软件，掌握基本的网络知识5) 素质：较强的判断与决策能力、人际能力、沟通能力、计划与执行能力六、IT技术岗位职责：负责网络信息的收集工作，同时做好公司内部网络和外部网络，并认真做好网络的维护以及计算机的维护等工作。1. 对公司通讯设备、文印设备、计算机等进行管理、维修和养护，保持公司办公设备的正常运行。2. 负责采用网络、媒体等多种信息收集方式，对与公司或部门相关的经济信息进行收集、整理和归类，建立信息库。3. 提出并落实公司网站的建设规划和工作方案；负责网站内容的策划、采编。4. 网页的设计、制作与日常更新；网站的后台管理与日常维护。5. 网站信息与商务平台的应用与管理；网站、网页相关技术应用的培训。6. 负责整个公司及领导的电子邮件的收发、申请等工作。7. 负责公司内部网的建立、信息收集和日常性维护工作。8. 负责做好公司外部网络的推介工作，并配合信息宣传岗做好外部网络的宣传和信息发布工作。9. 及时做好公司域名的管理、注册与续注工作，保护公司无形资产。10. 配合做好网络基础设施建设及网络系统工程的施工工作。任职资格：1) 学历：大学专科以上学历或同等学力2) 专业：网络或计算机专业或相关专业3) 经验：2年以上工作经验4) 技能：熟练使用各种办公软件，掌握网络知识和计算机维护等程序5) 素质：较强的计划与执行能力七、信息宣传岗位职责：负责信息整理、分析和加工工作，为公司管理层提供决策的参考意见，同时负责报刊工作和宣传和档案管理工作。1. 做好相关的政策、理论、案例、投资等经济信息的日常收集加工工作，及时提供企业管理等方面的最新信息。2. 做好与公司发展相关有价值的信息资料的日常收集工作，及时为公司的经营决策和各子公司的日常运营提供信息支持。3. 做好公司管理方法、管理手段和管理模式的研究工作，协助部门总经理推广现代化的管理方法。4. 负责每期刊物的策划、组稿、编辑、印刷、发放等工作。5. 协助部门总经理与外界媒体机构保持沟通联系，具体负责公司对外的宣传活动。6. 与公司网络岗积极配合，认真做好公司内部网络和外部网页的宣传策划工作。7. 收取文件、传真、信函及其他资料，并进行文件收发、传阅的登记。8. 负责办公室各类文件档案的保管、归档，做好档案管理工作。9. 认真做好信息的查询、咨询和互询工作。10. 公司重大新闻及信息的披露和发布工作，并做好与外部新闻媒体保持联系。任职资格：1) 学历：大学本科以上学历或同等学力2) 专业：专业不限3) 经验： 有新闻媒体工作经验4) 技能：掌握相应的信息宣传知识，熟练使用各种办公软件，熟练掌握网络知识5) 素质：一定人际能力、沟通能力、影响力、计划与执行能力、较强的判断能力八、司机岗位职责：驾驶汽车，做好车辆保养。1. 及时掌握交通法规和道路变化情况，确保出车时快速、高效。2. 每天做好车辆的清洁和例行保养工作，确保车辆的安全可靠。如需对车辆进行修理或保养时，应填写申请单，经部门经理批准后方可进行。3. 出车时必须有经部门经理签字的派车单，出车回来需如实填写出车单，且必须由出车人签字确认。在非紧急情况下，严禁无派车单出车。4. 车辆可正常运行时，驾驶员应根据公司的工作需要随时接受出车的命令，不得找任何借口拒绝出车，须按出车单上出车时间准时出车。5. 必须严格遵守交通法规，文明驾驶，确保行车安全。6. 严禁酒后驾车、违章操作，由此造成的交通事故由违规人自负。7. 在车辆行驶时若出现车辆故障、交通事故等突发事件，及时请示部门经理。8. 每周做各部门车辆使用情况汇总表。任职资格：1) 学历：不限2) 专业：不限3) 经验：B牌驾照，半年以上工作经验4) 技能：熟悉车辆的驾驶、保养、维修，掌握车辆的各项性能5) 素质：一定的判断能力、沟通能力、执