员工外出管理办法.doc

公务外出管理办法一、 实施目的：为加强员工正常办公时间内因工作外出办理公司业务的规范管理，特制定本制度二、 适用范围： (一) 上级交代或突发事件须马上办理的事务/偶发事情需处理。(二) 本职工作需外出办理的事务。(三) 出席会议。(四) 外部专业培训/外出考察/外出采购。(五) 其它经由部门负责人特殊批准的事务。三、 外出时间规定：视地点之远近，事情之繁简，在员工外出申请单（见：附件一）上填写预估时间，外出人员返回后由前台文员按照实际到达公司时间记录。四、 实施职责：(一) 各部门要求认真贯彻执行，配合工作。(二) 各部门负责人负责审批员工外出申请单。(三) 综合办公室负责外出人员登记的监督与控制，逐步完善公司员工外出的规范化管理。五、 职责分工(一) 各部门负责人需对员工的外出原因及外出地点进行严格审核后方可签字同意，若部门负责人不在公司，应由部门负责人指定人员代理审核。(二) 综合办公室前台文员负责留存各部门外出员工的员工外出申请单，并依据此表单认真、如实地填写员工外出登记表。(三) 综合办公室每月完成员工外出登记表的汇总工作，并以此作为月底考勤汇总以及工资发放的依据。六、 实施外出细则：(一) 预计外出前，需在前一天下午17:30点前至综合办公室进行登记，认真填写员工外出申请单，报本部门负责人签字批准后并交至前台文员备案方可外出办理公司业务。(二) 员工若因紧急突发事件，上班直接办理公司业务无法到公司打卡者，或在下班前未办理完公司业务而无法回公司打卡者应提前致电告知部门负责人及综合办公室主任：1. 当天或第二日上午第一时间补填补卡申请表，经本部门负责人签字核准后交还到综合办公室。2. 严禁利用外出时间去往其他地点或办理私事，一经发现按旷工处理。(三) 出席会议的办事人员，返回公司后需提交会议资料、会议联系人等相关证明材料；参加外部专业培训的人员，培训完毕需提供参加培训相关资料。(四) 外出办事的人员在外应维护公司形象，严禁以公司名义从事违法国家法律法规以及道德的活动或事务。(五) 外出办事的人员要注意个人安全及财产安全，携公款外出的人员须保证公司钱款安全。(六) 上班时间严禁办理私事，若有紧急突发事件需要处理，须向部门负责人以及综合办公室负责人请假获准后方可离岗，否则按旷工处理。(七) 员工外出请注意交通安全，保持手机的畅通（周一至周五8:30-18:00，周六早上8:30-12：00），有公司未接听电话应及时回拨，如中途需要改变或增加工作内容，不能在预估时间内返回者，应致电告知部门负责人，征得同意后方可改变工作行程。应用表单：(一) 员工外出申请单，此表格预计外出员工填写交至综合办公室。(二) 员工外出登记表，此表格综合办公室前台文员核实后填写备案，作为月底考勤汇总之依据。附件一员工外出申请单填表日期：员工姓名职务部门联系方式预计外出时间自 上午 时 分至 上午 时 分自 下午 时 分至 下午 时 分外出事由部门经理备注：此表由员工发起申请，经部门负责人审批，综合办公室前台文员备案。附件二员工外出登记表序号日期姓名部门外出事由外出时间返回时间备注备注：此表由前台负责登记七、 实施流程图：相关部门流程图相关材料公司员工综合办公室部门负责人综合办公室 外出申请人提前一天填写员工外出申请单 部门负责人签字确认 办事完毕返回公司后 填写员工外出登记表，证明返回时间拨打对方固定电话核实相关信息，相关证明资料留档备案。员工外出申请单员工外出登记表八、 检查与考核(一) 部门负责人应对员工的外出地点、原因进行严格审核，如经综合办公室查实与事实不符者，将对双方当事人处以书面警告处分并给予每人100元/次的罚款。(二) 综合办公室对员工的外出返回时间如实填写，严禁弄虚作假或不负责任填写。对于不符合规定事后补填的补卡申请单，综合办公室应予以拒收或拒签。否则，对综合办公室负责人给予200元/次的罚款。(三) 员工本人办理外出手续时须事先如实填写，一经查出不实情况，按旷工处理，并予以记过处分，记入员工档案。(四) 综合办公室对员工外出返回后提交的员工外出申请单须按规定进行复核，并及时填写员工外出登记表做好日常记录，避免考勤异常。对于考勤异常产生后所上交的员工外出申请单，一律不予认可。(五) 综合办公室对有异议的员工外出申请单应及时与相关当事人核实，严防弄虚作假。(六) 综合办公室对考勤异常产生后没有任何凭证或无其它情况说明而直接操作考勤系统，将考勤记录维护为正常状态者，一经查出将对考勤管理员给予200元/次的罚款