《行政管理制度》word版.doc

六、行政管理制度（一）物资管理为使物资管理合理化，满足工作需要，合理节约开支，特制订本规定，此规定的执行部门为办公室。1. 工牌管理1.1本公司员工（总经理除外）进出公司时及上班时段内须佩戴工牌，工牌一律佩戴于胸前；1.2 新员工入职由办公室统一负责制发工牌。工牌不得转借他人；1.3工牌损毁、遗失，办公室核定后重新制发；1.4员工离职时，应将工牌缴回办公室。2. 工作服管理2.1工作服分夏装和春秋装两种：着装调整可依当时天气情况通知更改；2.2主管上级承担指导与监督所属员工穿着工作服的责任；2.3不得擅自改变工作服样式；2.4不得典卖、让渡、转借制服；2.5工作服如丢失或破损不能穿用时，应直接报告办公室；2.6工作服统一由办公室负责安排与配发，费用统一由公司支付，从配发日起计算，使用期限具体另行规定，员工工作年限未达半年以上，须缴纳一定保证金；3. 名片管理 3.1 公司名片应统一颜色、尺寸、规格标准，同时保证名片纸张质量； 3.2公司员工的名片经办公室审核后统一联系印刷单位印制，个人不得私自印制；3.3印制名片的版式设计，使用标准经总经理确认后统一格式印刷；3.4印制名片的员工职务由办公室根据人事资料确定，不得自行改动；3.5员工与公司解除劳动关系后，严禁再使用公司原有的名片从事任何活动。4. 办公用品管理本规定中的办公用品包括：公司给员工个人配置的通讯工具（手机）、办公桌椅、电话机和员工日常工作所需的办公文具。公司给部门配置的文件柜、传真机、打印机等。公司公用的办公设备，如公共区域的传真机、打印机、复印机等。4.1公司办公用品的采购、保管、发放等统一由办公室负责；4.2各部门根据办公用品实际使用情况在每月10日前，将本部门所需办公用品报到办公室汇总，经总经理审核后由办公室统一安排采购，若急需某类办公用品，也应先填写办公用品采购申请单后，交由专门负责人，经经理审批同意后，方可购置。一般情况下不允许员工自行采购；4.3办公用品由专门人员负责定期购买。办公室对办公用品建立实物收发帐，负责登记物品进出；物品领用时必须登账、领用人必须签收，办公室有权控制每位员工的办公物品领用总支出；4.4公司的办公耗材如复印纸、墨盒、墨粉、色带等，由办公室负责管理与记录消耗情况，控制使用；可双面使用的纸张，可进行二次用纸利用；4.5部门人员离、辞职时，需将公司的物品交回办公室，回收的物品由办公室保管；5. 固定资产管理规定5.1使用期限超过一年的机器、机械以及其他与经营有关的设备、器具、工具等列作固定资产。除固定资产以外的物质资产，列入办公设施、设备物资及低值易耗品由办公室作登记备查管理。5.2 办公室负责固定资产实物管理，设置固定资产卡片，对固定资产进行分类编号、购建、验收、保管、日常维护、定期盘点等有关事项。并对每项固定资产的使用落实到人，并订立相关的使用、交接，丢失、损坏赔偿规定；5.3 固定资产领用人应当妥善保管，本人领用的固定资产发生丢失或毁损必须照价赔偿。5.4公司的员工离职,均须完整地交出所领用的固定资产，公司内部调动有涉及到固定资产使用人变化的，需办理固定资产的转移手续；5.5 固定资产清查：由办公室会同财务部及各部门指定专人，每半年一次清查，核对；6. 固定与移动电话管理6.1公司通讯录的更新与管理由办公室负责，定期整理并发放各部门及个人；6.2 已给通讯津贴的员工，必须保持24小时开机；6.3员工如因特殊原因需更换号码的，须将新号码及时通知办公室更新后公布；7. 印章管理 7.1公章由公司办公室负责管理，部门章由公司各职能部门负责管理，专用章由各专业部门负责管理；7.2 印章保管人员是印章管理的直接责任人。印章发生意外毁损或丢失，印章保管人应立即报告公司总经理，并迅速采取相应的补救措施。印章保管人务必做好印章的使用登记；7.3 印章保管人员发生变化时，应办理好移交手续，并交总经理备案；7.4 特殊情况需将公章、合同专用章带出公司办公场地使用的，经公司总经理批准后，印章方可借出使用；7.5 因情况变化造成原有印章停用，停用的印章由印章保管人上缴公司财务部，由财务主管视具体情况作保存或销毁处理。8. 证照管理8.1公司所有的法律文件，包括营业执照正本及副本、税务登记证等，均由办公室保管，任何人未经允许不得擅自利用以上法律文件进行活动。办公室负责复印件的保管与监督使用；8.2 公司其它人员因工作需借用证照原件的，需注明使用目的、使用时间，经申请同意 后，方可登记使用；8.3 因工作需要须使用证照复印件的，须办理使用手续；8.4 证照需进行年度审验工作的，由办公室提醒相关人员按时办理年审8.5 ；造成证照遗失，由直接责任人承担责任；8.6 保管人私自将证照外借或不按正规手续办理借（使）用手续的，造成直接经济损失由相关责任人承担责任，直至追究责任人的法律责任。（二）员工管理办法1. 日常行为规范1.1 员工须举止文明、待人热情、讲究礼貌，严禁大声喧哗。保持仪容整洁、仪表端庄，头发梳理整齐；1.2 周一到周五，员工穿工作服，周六可着日常休闲便服；1.3员工须保管好个人的文件资料及办公用品，未经同意不可挪用他人的资料和办公用品；1.4 保持个人办公台面、办公用品及座椅清洁、整齐，并进行定位摆放，物品用后放归原处；下班后必须检查电脑、空调等设备关闭后方可离开；1.5 员工要注意节约，下班后应关闭饮水机、复印机、电源；关闭门窗。如有加班人员，最后下班人员负责以上工作；1.6 各部门负责人应认真配合，督促属下员工共同遵照执行；2. 工作规范 2.1员工必须清楚了解公司的经营范围和管理结构，并能向客户及外界正确地介绍公司情况。 2.2上班时间（包括午餐时间）办公室内应保证有人接待。 2.3 接听电话应及时，一般铃响不应超过三声，如受话人不能接听，离之最近的职员应主动接听，重要电话作好接听记录，严禁占用公司电话时间太长。 2.4 员工在接听电话、洽谈业务、发送电子邮件及招待来宾时，必须时刻注重公司形象，按照具体规定使用公司统一的名片、公司标识及落款。 2.5 员工在工作时间内须保持良好的精神面貌。工作时间内不应无故离岗、串岗，不得闲聊、吃零食、喧哗，确保办公环境安静有序。 2.6员工间的工作交流应在规定的区域内进行（大厅、会议室），如需在个人工作区域内进行谈话的，时间一般不应超过三分钟（特殊情况除外）。 2.7加强学习与工作相关的专业知识及技能，积极参加公司组织的各项培训。 2.8经常总结工作中的得失，并参与部门的业务讨论，不断提高自身的业务水平。 2.9不得无故缺席部门的工作例会及公司的重要会议。2.10员工在任何时间均不可利用公司的场所、设备及其他资源从事私人活动。3. 卫生规范 3.1员工须每天清洁个人工作区内的卫生，确保地面、桌面及设备的整洁。3.2员工须自觉保持公共区域的卫生，发现不清洁的情况，应及时清理。3.3 员工在公司内接待来访客人，事后需立即清理会客区。3.4 办公区域内严禁吸烟。 3.5 要爱护办公区域的花木。4. 安全规定 4.1员工须严守公司商业机密，妥善保存重要的商业客户资料、数据等信息。机密文件和资料不得擅自复印，未经特许，不得带出公司。4.2严禁携带违禁品、危险品进入公司办公区。严禁任何人以任何理由带领公司外人员进入公司档案室、仓库等公司重地。4.3员工须做好公司重要文件的备份及存档工作，并妥善记录电脑密码。并向总经理提交完整的密码清单。4.2员工应对在自己公司电脑内公司机密信息的安全负责，当需暂时离开座位时必须立即启动屏幕保护程序并带有密码。4.3 员工及管理人员均不可向外泄露公司发展计划、策略、客户资料及其他重要的方案，如一发现，除接受罚款、辞退等内部处理外，情节严重的，公司将追究其法律责任。5. 电脑管理5.1使用者应保持电脑设备及其所在环境的清洁。下班时，务必关机切断电源。5.2使用者的业务数据，应严格按照要求妥善存储在相应的位置上。5.3员工电脑的软硬件标准和配置由公司统一制定，员工不得擅自拆卸计算机或自行安装更换硬件设备；5.4未经许可，使用者不可增删硬盘上的应用软件和系统软件。5.5 严禁使用计算机玩游戏。5.6 未经许可，任何私人的光盘、软盘不得在公司的计算机设备上使用。 5.7 使用者必须妥善保管好自己的用户名和密码，严防被窃取而导致泄密。5.8 员工要保管好个人电脑，按公司规定进行文档存储、杀毒及日常维护，如发生故障应及时报告，由公司安排修理。 6. 网络管理 6.1工作时间内禁止浏览与自己工作岗位或业务无关的网站。 6.2 工作时间内不允许在网络上从事与工作无关的行为（如：上网聊天），也决不允许任何与工作无关的信息出现在网络上。 6.3 严禁在公司网络上玩任何形式的网络游戏、浏览图片、倾听音乐等各种与工作无关的内容。 6.4 禁止利用公司网络下载各种游戏及大型软件 6.5 任何人不得私自更改网络结构，个人电脑及服务器设备等所用IP地址必须按指定的方式设置，不可擅自更改。 6.6 严禁任何人以任何手段，蓄意破坏公司网络的正常运行。7. 宿舍管理7.1员于辖区内无适当住所或交通不便者，可以申请住宿。 7.2本公司提供员工宿舍系现住人尚在本公司服务为条件，倘若员工离职，(包括自动辞职，受免职时，对房屋的使用权自然终止，届时该员工应于离职日起三天内，迁离宿舍，不得借故拖延或要求任何补偿费。同时归还入住时公司购买日用品。 7.3 有下列情况之一者，应通知公司主管部门：违反宿舍管理规则，情节重大者。宿舍内有不法行为或外来灾害时。7.4 员工对所居住宿舍，不得随意改造或变更房舍。7.5 有关宿舍现有的设备(如玻璃、卫浴设备、门窗、床铺等)本公司以完好状态交与员工使用，如有疏于管理或恶意破坏，酌情由现住人员负担该项修理费或赔偿费，并视情节轻重论处。7.6 住宿员工应遵守下列规则： 7.6.1夜间最迟应于22：00时前返回宿舍。 7.6.2 员工不得带外来人员进入宿舍。 7.6.3 员工不得于宿舍内喧哗、吵闹、喝酒、赌博、打麻将或其他不良或不当行为。 7.6.4 室内不得使用或存放危险及违禁物品。7.6.5 保持室内干净整齐，烟灰、烟蒂不得丢弃地上，易燃物品不得放置寝室。7.6.6 污秽、废物、垃圾等应集中于指定场所倾倒。7.6.7 水、电不得浪费，随手关灯及水龙头。7.6.7 迁出员工应将使用的床位、物品、抽屉等清理干净。8. 人员管理 8.1 员工必须服从公司的整体管理，包括职务的分配及工作内容的安排。8.2 员工须尊重上司，按照上司的指导进行工作并主动向上司汇报工作情况。 8.3 员工有关业务方面的问题须及时向部门主管或经理反映，听取意见。 8.4 涉及超出员工权限的决定必须报经部门主管或经理同意。 8.5 员工不服从上级指挥，目无领导，顶撞上级，而影响公司指导系统的正常运作，视情节严重程度，给予处理。 8.6 管理人员应团结互助，努力协调好各部门的关系，鼓励并带领好员工队伍，时刻掌握员工的工作情况，确保公司整体策划顺利进行。8.7 公司是一个大家庭，员工应团结互助，为公司发展做出努力。9. 经费管理 9.1 公司员工因外出购物或因公出差，需借出差费的应填写借款单，经总经理审批后方可借款；出差返回五日内应及时报销，多退少补。 9.2 员工报销已发生费用，首先需找出纳领取并填写公司费用报支凭证或差旅费报销清单；主管会计签字后，到借款处填入借款单中的报销日期，方算完成报销手续。 9.3 公司员工出差，原则上只能按乘坐火车、公共汽车等普通交通工具报销，如有特殊情况需乘坐飞机、出租车的，须报总经理批准。公司董事长、总经理及随行人员出差按实报销。 9.4 其他相关细则参看财务管理制度。10. 出差管理 10.1 员工出差前应填写出差申请表，经理签字后方可办理借款手续。出差期限由经理视情况需要，事前予以核定。 10.2 出差途中除因病、遇意外灾害或工作实际需要经请示经理批准延时外，不得因私事或借故延长出差时间，否则除不予报销旅差费外，并依情节轻重论处。 10.3出差费用的报销： 10.3.1公司员工出差标准：出差地点食宿标准员工出差补助总经理出差补助莆田市100元20元30元福建省内（不含莆田市内）150元30元50元福建省外300元50元120元如有特殊情况超标准需经总经理批准。公司总经理及随行人员出差按实报销。10.3.2交通费：按实报销。私车公用按相关规定报销。10.3.3有关招待费、办公费等开支要总经理批准后，方可向财务部门办理报销。 10.4交通费、住宿费、伙食费按标准报销，超标自付，欠标不补。 10.5出差回来后五天内填报出差费用结算单，办理报销手续。 10.6员工出差旅费，应据实提出收据，核发之，但如发现有虚报不实之事，除将所领追回外，并视情节之轻重，酌予惩处。 10.7其他相关细则参看财务管理制度。11. 培训管理 11.1新员工培训内容及管理 11.1.1培训内容 公司文化（概况、成立历史、公司理念、团队品格、道德修养、行为规范等）； 公司规章制度 新老员工认识； 办公设备的使用； 指引工作地点区域设施（洗手间、就餐处、乘车处等）。 11.1.2培训注意事项 新员工到岗时，公司全体员工应表现出热情、礼貌的态度，营造欢迎的气氛； 培训各部门负责执行，部门负责人要有所准备，予以配合。 11.2在职员工培训内容及管理 公司举办的各种形式的在职培训，包括座谈、讲座等； 员工业余时间自学。12. 请示报告管理 12.1公司实行工作请示、汇报、回复和结果报告的行政管理模式，即对上级交办的工作任务，必须在规定的时间内汇报工作的进度及具体的落实情况，对超出员工职权范围以外的工作事项，必须以书面或口头请示的方式进行呈报。 12.2 同级（或部门）间按照工作程序交办的协作任务，应以上级领导确认为准，协作方应在约定的时间内主动回复给对方，并说明工作落实及完成的具体情况。 12.3 请示、汇报、回复分口头与书面两种，一般事项以口头请示进行呈报，有决定权限的主管上级领导口头回复即形成决定，可即时执行。对于重要或重大的事项，必须以书面形式呈报，经书面签批后方可执行。为提高工作效率，紧急事项可先口头呈报，事后书面补报签批。 12.4请示或报告工作应坚持逐级请示报告的原则，非特殊情况，不得越级请示或报告工作。13. 客户招待、公关与维护管理 13.1业务招待由公司总经理负责，原则上普通员工不得进行业务招待，否则，所发生费用由其个人承担；13.2确因业务需要招待的（包括因公出差或特殊情况需招待的），由主办业务人员详细告知办 公室原因，并依据费用高低报总经理批准后，予以安排，但是严禁高级娱乐场所消费及各类铺张浪费行为，严禁弄虚作假。如有违反视情节给予责任人经济和行政处罚；13.3对于赠送的礼品，除非拒绝或送还礼品会损害业务关系，公司禁止接收赠送的礼品。如不能拒绝， 则应上交。13.4 在下列情况下，经总经理事先批准，可以以公司的名义赠与礼品：- 中国传统节日（中秋节） - 开幕式或周年纪念 - 病伤或死亡事故 - 吊唁（三）奖惩办法 本奖惩办法是员工应为和不应为之依据，是公司奖惩员工的规定，公司真诚希望全体员工自觉遵守公司的各项规章制度，努力工作。对于违纪员工，公司将按本办法予以处罚。1. 奖惩本公司员工的奖励分为以下几种种：1.1奖金考核奖金年终盈余奖金 1.2晋级或给予其他奖励对公司作提案改善，经实施结果证明能创造公司利润或减少损失者。为公司目标管理的达成，经营效益的提高，成效卓著者。 1.3 加薪1.3.1根据当年公司的利润及员工工作态度和业绩，根据季度或年度绩效考核情况，由总经理核准加薪。1.3.2 员工因职位调动，可以在其他时候适当调整工资，但职务调动加薪一年内只能一次。1. 惩罚1.1惩罚的原则：实事求是，有章可循，公正合理，惩前毖后，治病救人。1.2.惩罚的目的：强化管理，规范行为，克服惰性，杜绝邪恶，防止犯罪，确保所有员工有一个和谐的工作环境。1.3惩罚的种类：警告，记过，记大过，解聘。1.4惩罚的形式：行政处罚和经济处罚相结合。1.5经济处罚标准：1.5.1警告一次，罚款20元；1.5.2记过一次，罚款100元；1.5.3记大过一次，罚款300元；1.6员工有下列行为之一经查证确实者予以“警告”：1.6.1工作时间未按规定穿著服装上班者。1.6.2工作时间没有佩带员工胸卡或穿拖鞋，经提醒不作改正者。1.6.3无故不参加公司所订之各种集会者。1.6.4与同事争执不听劝阻者。1.6.5公司范围内随地乱丢果皮纸屑、吐痰、制造脏乱者。1.6.6在办公区内吸烟者1.6.7在办公场所喧哗、嬉戏、吵闹，妨害他人工作；在办公现场吃零食；在上班时间听随身听、打瞌睡者。1.6.8上班时间从事非业务有关之私事者。如玩游戏，看电视等。1.6.9其它违反公司各种规定或工作规则应予警告者。1.7员工有下列行为之一经查证确实或有具体事证者予以“记小过”： 1.7.1因疏忽导致机器设备或物品材料遭受损害或伤及他人者。 1.7.2上班时间擅离职守怠忽工作者。 1.7.3言行轻浮或其它违反善良风俗行为者。 1.7.4担任主管对属下不良行为知情不报者。 1.7.5未经许可携带公司物品外出者。 1.7.6未经许可擅自带外人进入公司者。 1.7.7担任主管滥用职权恶意辱骂员工或取得不当利益者。 1.7.8不听上级指挥违抗命令或恶意辱骂主管者。 1.7.9其它违反公司各种规定或工作