行政采购管理办法.doc

行政采购管理办法一.目的：为加强公司行政采购管理，保证采购物品能及时、保质、保量满足办公需求，特制订本制度。二.范围：适用于本公司所有劳动保护用品及行政后勤物品的采购。三.职责：1. 需求部门：需求申请及供应商样品的确认和购回物品的验收、领取、保管工作。2. 行政采购人员或公司指派采购人员：负责寻找供应商、寻价、比价、采购合同呈签及采购作业。3. 人力行政中心（城市公司人力行政部）：负责采购回物品的验收、入库、发放、资料保管工作。4. 人力行政中心（城市公司人力行政部）负责人：按权限负责对申购单、单价、供应商评审、采购合同及付款的审批。 5.法务审计中心负责对行政类单据进行第三方监督审核，城市公司由财务部负责监督审核工作。四.行政常用物品采购：1. 接到到签批完整的物资采购申请表后，与库管核对库存，无库存物品的发电子签批报告（具体按照公司签批流程）待所有领导审核批准后，进入下一步采购流程。电子签批报告包括内容：物资申购部门、事由、物品清单、单价、总额、是否含税等详细内容，便于签批人审核。2. 采购人员须选择多个供应商进行综合比较，筛选出2家以上意向供应商；意向供应商向我司传加盖公章的报价单，人力行政中心（城市公司人力行政部）确定每种物品最终价格。3. 采购人员通知意供应商送样至本公司。4. 采购人员接获样品后，将样品送需求部确认，样品确认合格后，可批量供货。并可申请将供应商列入合格供应商目录，行政类采购合格供应商需有财务、法务、行政、等部门共同签字确认（城市公司如无派驻的法务人员须有财务人员确认，并报本部人力行政中心备案），在采购物品时优先选择列入合格供应商目录的供应商，并且常规类商品下次采购可不用二次比价。6. 连续2次批次供货不合格的供应商，由人力行政中心（城市公司人力行政部）取消供货资格。7. 如果现有的供应商无法满足公司的要求或供货品质、价格不能满足公司需求，必须开发新供应商。8. 行政采购人员对供应商下采购单流程：行政采购人员按物资采购申请表上所需物料的品名、规格、数量、交期、质量等选择合格供应商，并将所需购买的物品清单传给供应商进行采购。 9.行政零星物品采购：1. 行政零星物品采购：主要是采购用量少或且无合格供应商的行政采购物品。 2. 采购人员可直接按请购单上所需物料的品名、规格、数量、交期、质量等根据估值金额在2000元以下且单项金额在200元（含200元）以下的可由人力行政经理同意后可直接采购可不用比价，若金额达到2000元（含2000元）以上选择2家以上供应商，进行询价、比价确认最终价格后，由供应商发盖章后的报价单进行比价，并填入物资采购申请表单价一栏上，并依据审批权限呈上级主管签字批准或电话向上级主管呈报价格，上级主管同意后，方可进行采购。10、行政采购审批流程1.采购流程需求部门提交审批完整的物资采购申请表行政采购审核单据查看库存再提交电子签批报告电子签批完成后，采购人员确定供应商，并进行比价确定供应商后下采购单供应商送货，需求部门验收合格不合格退货或更换并进行记录入库2.5000元以下人民币采购由本部人力行政中心负责人审批即可，5000元（含5000元）以上需报集团总裁终批。采购金额超过50000元人民币需立项由成本合约中心处理。具体审批权限如下图：五.采购管理：1. 采购人员必须随时追踪交期、数量，并及时反馈，确保交期，如交期延误及时通知申购部门。2. 采购物品入公司后，前台或库管员通知申购部门验收货物，前台或库管员对验收后的物品制作入库单，办理入库手续。3. 前台或库管员办理完入库手续后，通知需求部门领取货物，申请部门验收领取货物，并在出库单上签字确认。4. 前台或库管员每月月底统计所有资产入库、领用登记表核对费用，录入行政费用月报表5. 采购物品使用时出现质量问题需退货或更换的，使用部门及时通知采购人员向供应商换货或退货。6.每月25日26日（节假日提前）各部门提交物资采购申请表，行政采购在每月15日（节假日顺延）前采购到位，特殊物品经与申购部门协商后可适当延期。7.合格供应商必须与公司签订廉政协议，禁止向采购人员行贿、请吃等，否者永久取消供应商资格。六.采购报销管理1. 采购申请付款或费用报销，必须附上经过审批物资类