《如何写好会议纪要》PPT课件.ppt

如何写好会议纪要 会议纪要是一种应用比较广泛、使用频 次比较高的应用文。借这个机会，与各位领 导、同事共同探讨，如何准确、及时、高效 的起草好会议纪要。有讲的不对的地方，希 望大家批评指正。 目目 录录 一、关于会议纪要 二、写好会议纪要需要把握的关键点 三、写好会议纪要需要注意的事项 四、起草会议纪要的几点体会 1.会议纪要的概念 。 会议纪要是一种记载、传达会议情况及 议定事项的纪实性公文，是根据会议情况、 会议记录和各种会议材料，经过综合整理而 形成的概括性强、凝炼度高的文件，具有通 报情况、执行依据等作用。 一、关于会议纪要一、关于会议纪要 2.会议纪要的格式 。 一般由首部、正文、尾部三部分组成： 首部。主要包括标题、文号、发文部门 和发文日期。 会议纪要标题有两种情况：一是会议名称 加纪要，如总经理办公会议纪要；二是召 开会议的内容加纪要，如公司领导到勘探开 发研究院现场调研会议纪要。 一、关于会议纪要一、关于会议纪要 正文。一般由前言、主体两部分组成。 前言。主要包括：时间、地点、主持人、 参加人员、主要议程、会议主要成果等。 主体。这是会议纪要的核心内容，主要记 载会议情况和会议结果，起草时要注意紧紧围 绕中心议题，把会议的基本精神，特别是会议 形成的决定、决议准确的表达清楚。 尾部。写明发送单位、印制份数。 一、关于会议纪要一、关于会议纪要 3.会议纪要的分类。 按照性质和内容，可以分为：工作会议纪要、代 表会议纪要、座谈会议纪要、联席会议纪要、办公会 议纪要、汇报会议纪要、现场会会议纪要、工作例会 会议纪要等十数种。公司比较常用的有：总经理办 公会议纪要、公司月度党群例会会议纪要、 领导班子月度例会会议纪要、生产会议纪要、 专项会议纪要等几种。 一、关于会议纪要一、关于会议纪要 内容纪实性。必须是会议宗旨、基本精神和所 议定事项的概要纪实，不能随意增减和更改内容，否 则就会失去其内容的客观真实性，违反纪实的要求。 表述概括性。必须精其髓，概其要，以极为简 洁精炼的文字概括会议的内容和结论，切忌记流水帐 。 层次条理性。要对会议精神和议定事项分类别 、分层次予以归纳概括，使之层次清晰、条理清楚。 一、关于会议纪要一、关于会议纪要 3.会议纪要的特点。 具备指导性。会议纪要集中反映了会议 主要精神和决定事项，因而纪要一经下发，需 要遵照执行，将对有关单位和人员产生约束力 。 称谓特殊性。由于会议纪要反映的是与 会人员的集体意志和意向，一般采用第三人称 写法，以“会议”作为表述主体，常用“会议认 为”、“会议指出”、“会议决定”、“会议要求” 等称谓。 一、关于会议纪要一、关于会议纪要 5.与相近文体的区别。 会议纪要与会议记录的区别。 一是性质不同。会议记录是讨论发言的实录 ，属事务文书；会议纪要只记要点，是法定行政 公文。 二是功能不同。会议记录一般不公开，无须 传达或传阅，只作资料存档；会议纪要通常要在 一定范围内传达或传阅，要求贯彻执行。 一、关于会议纪要一、关于会议纪要 会议纪要与会议决议的区别。 一是会议纪要内容可轻可重，讨论事项可大可小；诀议内 容一定是单位或部门原则性的重大问题。 二是会议纪要可以反映会议上不同观点或几种同时存在的 不同意见；诀议则只能反映多数人通过的统一观点或意见。一 份会议纪要可以同时写出不同方面、互不关联的几项决定；而 一份诀议只能写某一方面、某一问题的诀议。 三是形成过程不同。会议纪要是将会议内容、决定事项经 过整理并条理化，作为与会者共同遵守、执行的依据；而诀议 则是经过一致通过的程序形成的。 一、关于会议纪要一、关于会议纪要 1.主旨把握要准。起草每一份会议纪要，必须做 到“吃透精神，领会实质，把握基调”。一次会议， 涉及问题如果较多，在写会议纪要时，必须抓住会议 解决的几个主要问题，形成纪要的中心，切不可面面 俱到。起草前一定要仔细研析会议记录，分析每一位 发言者的发言，全面吃透会议精神，把握住会议基调 。这样在落笔行文时才能够“统筹全局、驾驭全篇” ，体现“要旨”，才能确保会议纪要不“失真”、不 “跑调”。 二、写好会议纪要需要把握的关键点二、写好会议纪要需要把握的关键点 2.具体内容要精。会议纪要不是会议记 录，没有必要将会议的所有内容进行记录。 “纪要”，顾名思义就是“纪其主要”，因 此，整理会议纪要，必须去粗取精、删繁就 简，把握侧重点。主要是把握三个方面： 二、写好会议纪要需要把握的关键点二、写好会议纪要需要把握的关键点 一是围绕会议研究的中心议题“取精”。抓住了会议研究和 解决的主要问题，就抓住了会议纪要的“纲”。会议中附带牵涉 的其它问题，如果没有实质性内容，可以避而不谈或者谈而从简 。 二是围绕与会人员取得的一致意见“取精”。与会人员在讨 论发言时，往往看法不完全一致。遇到这种情况，应该对各种意 见认真研究，归纳整理出完全一致或基本一致的意见。对少数人 提出的意见，如果没被会议否定，或者说符合会议宗旨，也应采 纳。如果有些意见分歧较大，就不应写入纪要中去。 三是围绕会议主持人的总结性讲话“取精”。一般在会议结 束时，主持人会进行总结性讲话，对需要决定的事项进行“拍板 ”，这是写会议纪要的最好材料，必须全面、准确的把握与领会 。对主持人总结性讲话必须做好录音。 二、写好会议纪要需要把握的关键点二、写好会议纪要需要把握的关键点 3.语言驾驭要熟。撰写会议纪要必须注意语言使用技巧。 一是要将领导讲话的口头语言转化成书面语言，且语言表 达要准确，用词要精干，即不能违背领导的原意，又不能在文 字上产生歧义。特别是几个领导都说到同一个问题，就要进行 合理的综合取舍。 二是要讲究语气。按照会议纪要的不同用途，恰当地使用 不同的用语。上报的会议纪要，就应使用对上的语气，如“会 议讨论了以下几个问题”、“会议考虑”等；下发的会议纪要 ，则可用“会议决定”、“会议要求”、“会议强调”等。 二、写好会议纪要需要把握的关键点二、写好会议纪要需要把握的关键点 三是要注重语言使用技巧。对于不宜公开或有 不好影响的观点言辞可以删除不记；对于言辞激 烈的观点可以以较温和词句替代；对于难以量化 或精确表述的事项、意见，要善于运用模糊语言 。如不能确定完成日期的事项可以以“近期完成 ”或“尽快完成”来表达。如对于参与某项工作 的人员范围、人数等难以表述，可以以“相关人 员”或“有关人员”来表达。 二、写好会议纪要需要把握的关键点二、写好会议纪要需要把握的关键点 关于语言使用技巧，下面举两个例子进行说明。 一是在2月公司领导班子月度工作例会纪要 “关于机构调整和人员分流问题”中，起草为“人事 处要尽快拿出人员分流方案，过细做工作，对分流人 员要化整为零，分批分流，妥善安置，确保分流人员 的稳定。”领导将“过细做工作，对分流人员要化整 为零，分批分流”删掉。这是敏感词语，不应写入纪 要。 二、写好会议纪要需要把握的关键点二、写好会议纪要需要把握的关键点 二是在5月公司月度党群工作例会会议纪要，刘书记 、朱书记分别对公司当前形势进行了分析，对党群各部门近期 工作作了要求，在起草纪要进行了综合归纳，整理为“要针对 公司原油产量吃紧这一最大现实，党群各部门对严峻形势要有 清醒的认识，把确保计划原油产量的完成作为最大的政治任务 ，一切围绕生产经营中心，一切服务油气生产，要深入基层， 深入前线，把原油产量压力传递到每名员工，鼓舞员工干劲， 调动员工积极性，全力确保原油产量目标的实现。”这样既能 把两位领导的意见都反映出来，又比较简练。 二、写好会议纪要需要把握的关键点二、写好会议纪要需要把握的关键点 4.出手速度要快。及时、高效是体现会议纪要价 值非常重要的一个方面，必须在第一时间被下发执行 。起草会议纪要一般应做到，上午开会中午起草，下 午交办公室主任审核；下午开会晚上起草，在10点前 交办公室主任审核。能当天签发的就当天发，如果因 其它原因当天发不掉，第二天必须发掉，领导如果有 其它事，一定要盯住让签发。举例：2009年11月份月 度党群工作例会的起草经历。 二、写好会议纪要需要把握的关键点二、写好会议纪要需要把握的关键点 1.要忠实于会议精神，不能任意发挥。会议纪要必 然依据会议实际内容，不能添枝加叶，不能搞人为拔 高、深化或填平补齐。在起草过程中，感到有地方必 须有所增减时，要经主持会议的领导同意，必要时还 应在一定范围内征求有关人员意见。对于发现漏记内 容或有不太明白的内容，要勤动口、勤动手，向相关 与会人员请教，在可能的情况下必须找到文件原件， 进行对照补充完善，以免将错误的信息写入纪要。 三、写好会议纪要需要注意的事项三、写好会议纪要需要注意的事项 比如，在3月公司月度党群工作例会会议纪要 ，关于全国“两会”期间治安维稳工作目标，刘书记要 求做到“三个严防”，当时没有记录完全，但知道出处 ，会后马上找信访维稳科要了集团公司下发的维稳 特别重点阶段责任令，进行补充完善，“即严防非正 常进京访；严防油区设施被盗被破坏事件；严防矿区 发生重大治安、刑事案件。” 三、写好会议纪要需要注意的事项三、写好会议纪要需要注意的事项 2.要条理清晰，不能杂乱无章。会议纪要是对 会议讨论意见的综合整理加工的过程，这个过程就 是条理化，就是对会议讨论的意见，分类归纳，划 分层次，提纲挈领，画龙点睛，切不可胡子眉毛一 把抓。有时领导讲的事项清晰、重点突出、层次明 了，就比较容易归纳整理，有时领导讲的跳跃性比 较大，或一个问题几个领导多次讲，这就需要进行 梳理归纳。 三、写好会议纪要需要注意的事项三、写好会议纪要需要注意的事项 可采取以下三种方法： 一是分专题归纳法。即把讨论议定的几个问题 ，划分为几个专题，用小标题加以归纳。 二是分层次归纳法。如会议只讨论了一个重大 议题，可以采用这种办法，把议定事项按内容分成 若干层次写清楚。 三是分段落归纳法。就是把会议议定事项分成 若干段，并明确标示出“一”、“二”、“三”等序号。 三、写好会议纪要需要注意的事项三、写好会议纪要需要注意的事项 比如， 5月10日总经理办公会议纪要，关于讨论“调整二级单 位组织机构及核定科级职数”的问题时，各领导发言比较多，提的问题 也比较多，只有划分出几个层次来表述，才能表达完整又不失偏颇，最 终归纳成了四点“1.人事处根据会议意见重新进行核定并修改完善后，形 成公司指导性意见下发，并负责向各单位解释设置依据和变动原因。各 单位要根据文件要求，尽快上报实施方案，由公司批复后组织调整到位 ，防止引起不稳定因素发生。2.必须遵循集团公司三不突破原则，统一 规范机构名称和业务范围，特别是定员要控制不超，确保建立精干高效 的机关。3.二级单位组织机构调整要突出生产、突出安全、突出技术， 尽量压缩综合管理科室、非生产性科室的设置和定员。4.在生产单位要 统一增设工程技术科；500人以上的单位设立人事科和群工科（综治保 卫科），500人以下的单位不设立。” 三、写好会议纪要需要注意的事项三、写好会议纪要需要注意的事项 3.只能用自己的语言，不能用自己的观点 。起草会议纪要时，要注意只能用自己的语言 去取舍、概括、提炼与会者的发言，不能以主 观愿望、个人观点随意增加会上根本没有涉及 的内容，更不能以变换角度或断章取义的手段 篡改与会者的观点，这是起草纪要的大忌。 三、写好会议纪要需要注意的事项三、写好会议纪要需要注意的事项 1.养足精神，这是起草好会议纪要的前提。如果 知道要安排自己作会议记录、起草会议纪要，必须 要休息好，这样能确保在记录时精力集中、反应迅 速，在起草纪要时头脑清醒、思维敏捷，因为从记 录到出会议纪要中间没有休息时间。如果精神不振 ，恹恹欲睡，记录时就会有漏掉的内容或听不明白 的地方，必然会影响到纪要的质量。 四、起草会议纪要的几点体会四、起草会议纪要的几点体会 2.提前思考，这是起草好会议纪要的保证。 会前，要及时拿到会议议程和相关材料，仔细研 读，提前思考，把握重点，做到了然于心，从容 应对；如果会前对会议情况、需要讨论的议题一 概不知，没有任何准备，就容易产生紧张情绪， 这对会议记录很不利。 四、起草会议纪要的几点体会四、起草会议纪要的几点体会 3.快速记录，这是起草好会议纪要的基础。会议记录是形 成会议纪要的基础，也是整理会议纪要的原始性主要素材之 一。只有认真做好会议记录，才有利于会议纪要的整理，并 保证纪要的质量，做到准确无误。做会议记录要有一定的诀 窍，就是在时间充足的情况下，记录全面一些，如果发言者 讲话语速过快，就只记录发言要点，抓住关键词，在保证意 思完整的情况下尽量少写字，会后再作补充。要懂得一点速 记技巧，或者有一套自己的简略记录方法，这样才能跟上领 导讲话的节奏，确保不漏记内