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全市会计档案规范化管理 培训班讲义 （市档案局） 天马行空官方博客：/tmxk_docin ；QQ:1318241189；QQ群：175569632 会计档案管理办法 培训提纲 一、会计档案管理标准 二、会计档案的含义 三、会计档案管理的规定 四、会计档案的保管期限 五、会计档案的整理 六、会计档案案卷格式 天马行空官方博客：/tmxk_docin ；QQ:1318241189；QQ群：175569632 一、会计档案管理标准 财政部和国家档案局联合下发的财会字 199832号文 会计档案管理办法，自 1999年1月1日起施行。 二、会计档案的含义 会计计档案是指会计凭证、会计账簿和 财务 报告等会计核算专业材料，是记录和反映 单位 经济业务的重要史料和证据。 二、会计档案的形成及含义 会计档案的来源： （一）会计档案主要来自立档单位的会计 机构或会计人员。 （二）会计档案是会计核算的产物。 二、会计档案的含义 会计计档案具体包括： （一）会计凭证类：原始凭证，记账凭证， 汇总凭 证，其他会计凭证。 （二）会计账簿类：总账，明细账，日记账， 固 定资产卡片，辅助账簿，其他会计账簿。 （三）财务报告类：月度、季度、年度财务报 告 、包括会计报表、附表、附注及文字说明，其他 财 务报告。 （四）其他类：银行存款余额调节表，银行对 账 单，会计档案移交清册，会计档案保管清册，会 计 档案销毁清册。 会计档案的特点： 会计档案与其他类型的档案相比较， 有以下特点: （一）专业性。 （二）严密性。 （三）多样性。 三、会计档案管理的规定 立卷制度 归归档制度 保管制度 移交制度 交接手续 调阅调阅 制度 销销毁制度 三、会计档案管理的规定 立卷制度：各单位每年形成的会计档 案， 应当由会计机构按照归档要求，负责整理 立卷 ，装订成册，编制会计档案保管清册。 归档制度：按照会计档案管理办法 中 的规定，财务会计部门每年产生的会计档 案， 按照归档的要求进行整理编目，在财务会 计部 门保管一年之后，原则上应向本单位的档 案室 移交。 三、会计档案管理的规定 保管制度：移交本单位档案机构保管 的会 计档案，原则上应当保持原卷册的封装。 个别 需要拆封重新整理的，档案机构应当会同 会计 机构和经办人员共同拆封整理，以分清责 任。 三、会计档案管理的规定 移交制度： （1）单位撤销、解散、破产或其他原因而终止 的， 在办理手续前形成的会计档案，由终止单位的业 务主 管部门或财产所有者代管或移交档案馆代管。 （2）单位分立后且存续的，会计档案由存续方 统一 保管，其他方可查阅、复制与其业务相关的会计 档案 。单位分立后原单位解散的，其会计档案须经各 方协 商后由其中一方代管或移交档案馆代管，各方可 查阅 、复制与其业务相关的会计档案。单位分立中未 结清 的会计事项所涉及的原始凭证，应当单独抽出由 业务 相关方保存。 三、会计档案管理的规定 移交制度： （3）单位因业务移交其他单位，所涉及的会计 档案由原单位保管，承接业务单位可查阅、复制 与其业务相关的会计档案，对其中未结清的会计 事项所涉及的原始凭证，应当单独抽出由业务承 接单位保存。 （4）单位合并后原各单位解散或一方存续其他 方解散的，各单位的会计档案由合并后的单位统 一保管；单位合并后原各单位仍存续的，其会计 档案仍应由原各单位保管。 （5）建设单位在项目建设中形成的会计档案， 应在办理竣工决算后移交项目接收单位。 三、会计档案管理的规定 交接手续：移交会计档案的单位，应 编制 会计档案移交清册，列明移交的会计档案 名 称、卷号、册数、起止年度和档案编号、 应保 管期限、已保管期限等内容。交接时，双 方应 按照移交清册所列内容逐项交接，并由交 接双 方的单位负责人负责监交。交接完毕后， 交接 双方经办人和监交人应在移交清册上签名 或者 盖章。 三、会计档案管理的规定 调阅制度：查查借阅阅会计计档案必须须建立 严严格 的查查借阅阅制度。本单单位工作人员查员查 借阅阅 凭证证、 帐帐簿原则则上不出档案室；外单单位来查阅查阅 会计计档 案，须经须经 本单单位领导领导 批准后方可接待， 如要复 制亦必须经须经 本单单位领导领导 批准。 销毁制度：会计计档案保管期满满，需要 销销毁 时时，由本单单位档案部门门提出销销毁意见见， 会同财财 务务会计计部门门共同鉴鉴定，对对一些需要继续继续 保存的 会计计档案必须须从中抽出继续继续 保存。销销毁 批准权权 限和手续续有严严格的规规定。 三、会计档案管理的规定 注意事项：保管期满但未结清债权 债务 及有其他未了事项的原始凭证不得销毁， 应当 单独抽出立卷，保管到未了事项完结为止 。单 独抽出立卷的会计档案，应当在会计档案 销毁 清册和会计档案保管清册中列明。正在项 目建 设期间的建设单位，其保管期满的会计档 案不 得销毁。 。 四、会计档案的保管期限 会计档案的保管期限分为永久、定期两类。 定期 保管期限分为3年、5年、10年、15年、25年5类 。会 计档案的保管期限，从会计年度终了后的第一天 算 起。如：1996年度终终了日为为12月31日，保管期 限按 1997年元月1日开始计计算。（具体见见附件表一： 企业业 和其他组织组织 会计计档案保管期限表） 五、会计档案的整理 遵循会计计档案的特点和科学管理档案 的原 则则，会计计档案的整理原则则和要求如下： 整理的原则则：会计计档案整理必须须遵循 会计计 档案自然形成的规规律，保持会计计档案材料 之间间 的历历史联联系，区分会计计档案的保管价值值， 便于 科学管理和查查找利用的原则则。 五、会计档案的整理 归档的具体要求：归归档要求，就是会 计计档 案的整理，要符合归归档的要求，进进行科学 管 理，档案部门门方可接收。 五、会计档案的整理 （一）分类 常见的有三种分类方法： 1、年度形式（名称）保管期限分类 法。 2、年度组织机构形式（名称）保 管期限分类法。 3、年度会计类型形式（名称）保 管期限分类法。 五、会计档案的整理 （二）立卷 凭证证的整理。对对凭证证的整理必须严须严 格按照原 有的 封装来进进行，不可重新拆封改装，如凭证证装订订 时时，已 有封装的，就不必再进进行封装；如只有装订订而 没有封 装的，必须进须进 行封装。对对凭证证不必再加封面， 也不必 进进行编张编张 号的工作。 五、会计档案的整理 帐簿的整理。帐帐簿的整理主要是对对那 些没 有封面的帐帐簿必须须另加封面，按照以前的 文书书 档案的装订订法进进行装订订。封面可用质质量好 的牛 皮纸纸并在封面上填写简简要的内容，如某某 单单位 某某年度某某帐帐簿。如果帐帐是死的，如现现 金日 记帐记帐 和银银行存款日记帐记帐 等，应应保持其原 有的面 目，不必拆装抽出空白页页，如果帐帐是活的 ，除 上面所说说的要另加封面装订订外，可以将空 白的 抽出来。 五、会计档案的整理 报表的整理。会计报表一般按年立卷 。月 度、季度、年度财务报财务报 告应应分别别装订订立 卷，一 本为为一卷，也可整理成几卷。如年度决算 报报表 短少又无法弥补补的，应应将月度或季度的报报 表上 升作为为永久保管。决算审审核意见书见书 、审审 计报计报 告 等应应分别别附在该该期财务报财务报 告后一起装订订 ，卷内 须须逐页顺页顺 序编编写页码页码 。 五、会计档案的整理 1、会计凭证的装订。一般每月装订订一次， 装订订好 的凭证证按年分月妥善保管归归档。会计计凭证证装订订前的准 备备工作： 分类类整理，按顺顺序排列，检查检查 日数、编编号是否齐齐全 ； 按凭证汇总证汇总 日期归归集（如按上、中、下旬汇总归汇总归 集 ）确定 装订订成册的本数； 摘除凭证证内的金属物（如订书钉订书钉 、大头针头针 、回形针针 ），对对 大的张页张页 或附件要折叠成同记帐记帐 凭证证大小，且要避开装 订线订线 ， 以便翻阅阅保持数字完整； 整理检查检查 凭证顺证顺 序号，如有颠颠倒要重新排列，发现发现 缺号要 查查明原因。再检查检查 附件有否漏缺，领领料单单、入库单库单 、 工资资、奖奖 金发发放单单是否随附齐齐全； 记帐记帐 凭证证上有关人员员（如财务财务 主管、复核、记帐记帐 、 制单单 等）的印章是否齐齐全。 五、会计档案的整理 会计计凭证证装订时订时 的要求： 用“三针针引线线法”装订订，装订订凭证应证应 使用棉线线，在左 上角 部位打上三个针针眼，实实行三眼一线线打结结，结结扣应应是活 的，并放 在凭证证封皮的里面，装订时订时 尽可能缩缩小所占部位，使记记 帐帐凭证证 及其附件保持尽可能大的显显露面，以便于事后查阅查阅 ； 凭证证外面要加封面，封面纸纸用尚好的牛皮纸纸印制， 封面规规 格略大于所附记帐记帐 凭证证； 装订订凭证证厚度一般1.5cm，方可保证证装订订牢固，美观观 大方。 五、会计档案的整理 会计计凭证证装订时订时 的要求 会计凭证装订后的注意事项： 每本封面上填写好凭证种类、起止号码、 凭证张 数、会计主管人员和装订人员签 章 ； 凭证脊背加贴梯形标签 并编好卷号，按编 号顺序入柜，并要在显露处标 明凭证种类 编号，以便于调阅 。 五、会计档案的整理 2.会计帐簿的装订。各种会计帐 簿年度结 帐后，除跨年使用的帐簿外，其他帐簿应 按时整理立卷。基本要求是： （1）帐帐簿装订订前，首先按帐簿启用表的使 用页数核对各个帐户 是否相符，帐页 数是 否齐全，序号排列是否连续 ；然后按会计 帐簿封面、帐簿启用表、帐户 目录、该帐 簿按页数顺序排列的帐页 、会计帐 簿装订 封底的顺序装订。 五、会计档案的整理 （2）活页帐页帐 簿装订订要求。 第一，保留已使用过的帐页，将帐页数填写齐全 ，去除空白页和撤掉帐夹，用质好的牛皮纸做封 面、封底，装订成册。 第二，多栏式活页帐、三栏式活页帐、数量金 额式活页帐等不得混装，应按同类 业务、同类 帐页装订在一起。 第三，在本帐的封面上填写好帐目的种类，编好 卷号，会计主管人员和装订人（经办人）签章。 五、会计档案的整理 （3）帐帐簿装订订后的其他要求。 第一，会计帐簿应牢固、平整，不得有折角、缺 角，错页、掉页、加空白纸的现象。 第二，会计帐簿的封口要严密，封口处要加盖有 关印章。 第三，封面应齐全、平整，并注明所属年度及帐 簿名称、编号，加贴封面标签，编号为大流水 编号。 第四，会计帐簿按保管期限分别编制卷号，如现 金日记帐全年按顺序编制卷号；总帐、各类明 细帐、辅助帐全年按顺序编制卷号。（25年、15 年分别编号） 五、会计档案的整理 3.会计报表的装订。会计报表编制完成及时报 送后，留存的报表按月装订成册谨防丢失。小企 业可按季装订成册。 第一，会计报表装订前要按编报目录核对是否齐 全，整理报表页数，上边和左边对齐压平，防止 折角，如有损坏部位修补后，完整无缺地装订； 第二，会计报表装订顺序为：卷皮封面、卷内目 录、会计报表封面、会计报表编制说明、各种会 计报表按会计报表的编号顺序排列、会计报表的 封底、备考表、卷皮封底；第三，按保管期限编 制卷号。 五、会计档案的整理 （三）排列与编号 1、会计档案案卷按类型-保管期限-年度 分类排列。就是在会计档案大类内先按会计凭证 类、会计帐簿类、会计报告类、其他类顺序排 列。每个属类内分期限、按年度流水排列，按年 度每年编卷号，一年编一个顺序号。我们统一为 年度案卷号，又称小流水号，即分别编小流水号 。（适用于一般单位）。 五、会计档案的整理 2、案卷顺顺序号按属类类流水编编号，属类类 内各年度形成的案卷按顺顺序编编号。会计计凭 证类证类 、会计帐计帐 簿类类、会计报计报 告类类和其他类类 ，分别编别编 制会计计档案案卷目录录，案卷流水 编编到“999”号（不一定到999号，但断开时时 必须须整年度）时时，再重新建立一本目录录从 “1”开始流水编编案卷号，一个属类类内相同的 案卷顺顺序号用目录录号加以区别别。 五、会计档案的整理 3、会计档案的标签 会计档案的类号和案卷号按要求填写在 会计档案专用标签上。标签张贴位置：凭 证在左上方脊背（齐边倒贴），凭证盒加 贴标签并与下面对齐，帐簿、报表均在左 下方脊背，距下边分别为2公分，3公分。 帐簿封面加帖标签 五、会计档案的整理 （四）编目：会计档案的编目要与会计 档案的排列、编号一致，这样有利于保管 ，也便于移交和销毁。编制案卷目录方法 为：分保管期限分别编制会计报表目录、 会计帐簿目录、会计凭证目录； 六、会计档案案卷格式 为了加强档案工作的业务建设，推进 档案规范化标准化的配套工作，不断提高 档案的管理水平，更好地为各项工作服务 ，根据江苏省档案局、江苏省财政厅1991 年9月2日发布“关于印发会计档案案卷格 式的通知“，结合我市实际情况，制定会 计档案案卷格式。本标准适用于市区各级 行政、团体、企事业单位会计档案保管部 门。 六、会计档案案卷格式 会计档案案卷格式，包括案卷的装具格 、卷内备考表、会计档案案卷目录、会计 档案移交清单、会计档案销毁清单格 式。一种是案卷盒，用于会计凭证：一种是 硬卷皮，用于会计报表；会计账簿可以不 另装具，但需加贴规定封面。 六、会计档案案卷格式 会计凭证卷盒封面格式 卷盒封面项目包括：立档单位名称、时 间、本月共*册本盒 是第*-*册、凭证自 号至号、共张、保管期限、财会主管、立 卷人、全宗号、目录号、案卷号、各项具 体位置、尺寸（见附图）。 会计凭证卷盒封面格式 会计档案(凭证) 立档单位 时间 年 月 日至 年 月 日 本月共 册 本盒是第 册 凭证自 号至 号共 张 保管期限 财务主管 立卷人 全宗号 目录号 案卷号 六、会计档案案卷格式 会计凭证封面项目填写方法： 立档单位名称：形成档案全宗的单位。立 档单位必须用全称或通用的简称。 时间：卷内凭证材料所属起止年月日。 册、号、张数：案卷要填写