某证券有限责任公司固定收益事业部业务档案管理办法.doc

证券有限责任公司固定收益事业部业务档案管理办法第一章 总 则 第一条 为规范公司固定收益业务管理，提高公司固定收益业务的质量，降低公司固定收益业务风险，根据国家相关法规、公司相关制度和证券有限责任公司固定收益事业部工作制度制定本办法。 第二条 固定收益事业务部业务档案是指固定收益业务适用的公司制度及其开展过程中形成的所有业务资料，包括但不限于：业务制度、主承销项目档案、分销项目档案、交易档案和业务报表等。 第三条 固定收益业务档案的收集、整理和保管工作由部门综合员负责。第二章 固定收益业务档案的主要内容 第四条 固定收益业务制度包括固定收益事业部所有制度和公司与固定收益业务相关的所有制度。 第五条 固定收益主承销项目档案主要包括： （一）项目立项报告及批复。 （二）上报监管部门的所有申报/备案文件、监管部门历次反馈意见及对反馈意见的答复。 （三）项目尽职调查工作底稿。 （四）与发行人以及其他相关机构签署的各项协议及其审批记录。 （五）发行核准文件/接受备案通知书。 （六）发行承销总结报告。 （七）与项目相关的会议资料，如资本承诺委员会、项目审核小组的会议记录、决议等。 （八）其他与项目相关、项目组认为重要的文件。 第六条 若主承销项目为保荐项目，按照相关法律法规或监管部门要求需要进行持续督导的，项目档案应包括持续督导工作档案，持续督导工作档案主要包括： （一）向监管部门报送的保荐机构审阅表、保荐总结报告书及其他文件。 （二）持续督导期间向发行人提交的访谈录、质询函及与发行人之间的其他往来文件。 （三）持续督导期间核查报告。 （四）持续督导期间发行人历次“三会”决议，信息披露材料，发行人向证监会及派出机构、交易所报送的材料。 （五）持续督导期间发行人历次重大资产重组、重大关联交易、重大对外担保、重大合同协议及其他重大事项的文件和资料。 第七条 固定收益分销项目档案主要包括： （一）主承销商或发行人邀请参团的相关文件。 （二）债券参团阶段对外提交的文件和签署的协议以及上述文件的审批记录。 （三）债券分销阶段客户提供的认购或投标文件。 （四）债券分销阶段对外提交的文件和签署的协议以及上述文件的审批记录。 （五）承销工作完毕对外提供的文件及其审批记录（如需）。 第八条 固定收益交易档案主要包括： （一）投资方案及其审批记录。 （二）二级市场交易档案，包括交易审批记录、成交单或债券买卖协议等。 （三）一级市场申购档案，包括申购审批记录、分销协议等。 第九条 固定收益业务报表主要包括： （一）反映部门业务经营或进行风险评估的定期性报表。 （二）其它报表。第三章 固定收益业务档案的管理 第十条 固定收益事业部员工应当认真做好业务档案的制作工作，业务档案应当清晰、完整，并及时提交部门综合员保管。 第十一条 业务报表可以电子文档形式保存，其他固定收益业务档案应以书面形式保存。 第十二条 公司制度应自颁布之日由部门内控协调人进行分类、汇编，并在汇编后的五个工作日之内交由部门综合员归档保存。 第十三条 主承销项目档案的管理 （一）主承销项目建立项目档案负责人制，由项目经理担任负责人，项目经理可指定项目组成员具体负责项目档案的建立和完善工作，债券融资部负责人对项目档案工作进行监督。 （二）项目经理对项目档案的真实性、准确性和完整性负责。对于保荐项目，签字保荐代表人或项目主办人应对项目档案的真实性、准确性和完整性作进一步复核。 （三）项目档案应涵盖自项目前期尽职调查至项目全部结束的整个阶段，项目档案应编制目录，整理成册，并按项目档案的内容进行分类。 （四）在项目执行过程中，项目组应按项目阶段整理项目档案。 （五）项目组应在项目完成后的一个月内对项目全部档案（书面档案及打印的电子文档）进行分类整理、装订，移交部门综合员，部门综合员登记存档，保存年限不得少于二十年。对于一些涉及发行人机密的材料可以单独归档管理。 （六）若固定收益主承销项目为保荐项目，应单独归为保荐项目档案保存，保荐项目档案应当真实、准确、完整，保存年限不得少于二十年。 （七）如项目组部分成员发生变更，项目组应保持项目档案归档及项目阶段进展报告报送的持续性及完整性；如项目组整体发生变更，原项目组应整理已结束工作的全部档案（书面档案和电子文档），向继任项目组办理项目档案的交接。 （八）项目档案的建立和完善情况，作为项目质量考核的一项重要指标。 第十四条 其它业务档案应在完成后的五个工作日之内提交部门综合员，部门综合员登记存档，保存年限不得少于二十年。其中，分销项目档案的保存年限从分销项目完成之日算起；交易档案的保存年限从交易履行完毕之日算起；业务报表的保存年限从报表所属年份的下一年一月一日算起。 第十五条 固定收益事业部业务档案中的合同档案文件应在形成、收到或签章后五个工作日内提交部门综合员，部门综合员登记后将原件移送公司人事行政部（无原件的移送复印件），并保留合同档案文件的复印件。 第十六条 固定收益事业部定期或不定期地对固定收益业务档案进行检查和核查。 第十七条 因工作需要查阅或借用固定收益业务档案的，须经债券融资部负责