Word商业文档高效制作技巧.ppt

WordWord商业文档高效制作商业文档高效制作 技巧技巧 20122012年年0101月月 content 快速制作商业文档 文档的美化和排版 常用的文档辅助功能 文档标注与团队协作 常用商业文档的规范制作 第一章 快速制作商业文档 1.1文档快速输入技巧 快速插入特殊字符 输入符号 替换为 输入符号 替换为 :):( 三个连续“-”细线条三个等号“=”双横线 小技巧：小技巧： n n 在所有在所有Microsoft WordMicrosoft Word的所有版的所有版 本中，隐藏了一个内置函数，用本中，隐藏了一个内置函数，用 于产生一篇模拟文档，其书写方于产生一篇模拟文档，其书写方 式：式：=rand(X,Y)=rand(X,Y)。其中。其中“ “X”X”代表需代表需 要的文字的段数，要的文字的段数，“ “Y”Y”代表每段文代表每段文 字需要几句选择文本和对象。字需要几句选择文本和对象。 1.2.1选择文本或对象 A.通过鼠标选择 全选：选定所有文本 选择对象：选择各类图 形对象 选择格式相似的文本： 快 速选择格式或 样式相同 的 文本 方法效果 双击选择一个单词 Ctrl+鼠标单击左键选择一句话 在文档选择区单击左键选择鼠标所在的一行文字 在文档选择区双击左键选择鼠标所在的一段文字 Ctrl+鼠标左键选择间断文字 Shift+键盘左右键以字母为单位选择 Shift+键盘上下键以行为单位选择 Alt+鼠标左键选择以列为单位选择 在文档选择区三击左键或Ctrl+A全选整篇文档 1.3.2段落缩进格式 l段落缩进指定的是正文与页边距之间的距离，由标 尺上的游标来控制。 l“首行缩进”是控制段落的第一行的缩进。 l“悬挂缩进”是控制除了段落第一行以外的其他行。 l“段落缩进”是控制整个段落的缩进，并保持前二者 的相对位置不变。 l使用段落缩进，只需用鼠标选中相应的缩进游标， 用左键在标尺上移动即可。 l小技巧：在拖动游标时，按住Alt可实现精确调整 。 1.3.3段落的行间距 l行间距表示文本行之间的垂直间距，在默认情 况下，Word采用一倍行距且行距的调整只对 标准的五号字起作用。设置段落文字的行间距 时，可以使用快捷键： lCtrl+1：一倍行距 lCtrl+2：双倍行距 lCtrl+5：1.5倍行距 1.3.4利用页面边框美化页面 l可以向页面添加全部或部分边框。Word提供 从业务到娱乐等各种内置页面边框。可选择： lA.总体边框类型：简单的方框、带阴影的框、 三维框以及自己设计的自定义样式。 lB.线条样式、颜色和粗细。 lC.艺术样式：使用非正式场合 可以使用“页面边框”命令从“页面布局”选项中应 用页面边框。 2.1让图形和图像来增加亮点和吸引力 2.1.1插入图片并应用图片样式 首先单击要插入图片的位置，在“插入”选项卡上 的“插图”组中，单击“图片”，如图： 找到要插入的图片并双击，然后双击 要添加效果的图片。在“图片工具”下 “格式”选项卡上的“图片样式”组中， 单击“图片效果”。 图文环绕： 双击图像，在“格式”选项卡的“排列”组中， 单击“文字环绕”。 环绕方式：四周型、紧密型、衬于文字下 方、浮于文字上方、嵌入型。 在“页面布局”选项卡“页面背景”组中，单击“页面 颜色”中的“填充效果”。如图所示： 从打开的“填充效果”对话框中选择“图片”选项卡，点击“选 择图片”按钮选择背景图片，点击“确定”，如图。 在“页面布局”选项 卡“页面背景”组中单击“水印”。 如右图所示： 2.2.1插入表格 在要插入表格的位置单击，“插入表格插 入表格”拖动鼠标选择行列数。 2.2.2设置表格格式 创建表格后，可使用“表格样式”来设置表格 的格式。 在要设置的表格内单击表格工具设计 “表格样式”组中，选择。 2.2.3表头的设定 斜线表头是我们日常绘制表格时常见的需求， 在Word可以使用“绘制斜线表头”功能。 1.将光标置于需绘制斜线 表头的单元格中 2.布局表绘制斜线表头 3.表头样式选择需要的样式 4.行标题、列标题中填写标 题的内容 5.字体大小中选择字体 6.单击确定 2.2.4转换 A文本转换为表格 选择文字，插入表格文本转换为表格 B表格转换为文本 选择表格，布局数据表格转换为文本 3.1插入书签方便定位 书签在文档中起到定位的作用，例如，在浏览长文档时，用于标记 浏览到的位置。 将鼠标光标置于需插入书签的位置 在“插入”选项卡里单击“书签” 在“书签名”位置输入该书签名，不能以数字或符号开头 点击“添加” 当关闭文档后，重新寻回书签标记处位置的方法是： 按“Ctrl+G”打开定位窗格 在“定位目标”栏中选择“书签” 在“书签名称”列表中选择需定位的书签名 点击“定位”，即可跳转到相应位置 3.2插入超级链接 插入超级链接的方法是，在“插入”选项卡的“链接” 中，单击“超链接”，允许使用的链接类型有： 原有的文件：本文档之外的其他文件 网页：输入网址后，点击打开网页 邮件地址：点击打开新建邮件，并将预设好的邮件地址 直接输入新邮件 本文档中的位置：实现在文档内部的跳转 3.3使用自动更正快速录入 “自动更正”功能主要作用是帮助文档书写者自 动修正错误，例如常见的单词拼写错误，大小写习 惯，成语错别字等，或利用简单的输入内容替换为 特殊符号。 点击“Office”按钮下的“Word”选项，选择“校对 ”中的“自动更正选项”，可以查看所有可以做自动更 正的内容： 3.4插入可更新的日期和时间 在“插入”选项卡的“文本”组中，单击“日 期和时间”，在打开的“日期和时间”的对话框中， 勾选“自动更新”。 第四章 常用商业文档的规范制作 n4.1邮件合并批量制作商业信函 邮件合并的功能分为三个步骤： 创建主文档：表明使用邮件合并的类型 获取数据源：指明合并的数据信息所在位置 插入合并域：确定使用的数据信息的具体位 置和内容 n在任何邮件合并中，将会处理三种不 同元素： 从其开始的主文档 收件人信息 完成文档，包括主文档中的信息以及各 个收件人的唯一信息 n4.1.1批量信函的制作 利用“客户名单表”中的客户名称，制作针 对每个客户的培训邀请函。要求在邀请函的开 头出现“尊敬的：XXX公司XXX先生”或者“尊敬 的：XXX公司XXX小姐”的称呼。 n4.2制作长篇商业文档 4.2.1使用样式轻松统一的格式 在“开始”选项卡上的“样式”组中使用样式： 快速样式是一些现成的专业水准的样式，快捷 方便； 单击此按钮可看到另外几个现成的快速样式； 单击对话框启动器可打开“样式”窗格。 n4.2.2修改样式 要修改的样式点击鼠标右键，在弹出的快捷 菜单中选择“修改”，可修改样式的字体、段落 等格式。 n4.2.3为标题添加编号 在“开始”选项卡的“段落”中，单击多次编号， 展开多级编号，选择带标题的多级编号 n4.2.4页眉页脚的制作 A.插入页码 要添加页码，需要执行以下操作： 在“插入”选项卡上的“页眉和页脚”组中， 单击“页码”。 选择页面中号码所处位置，如顶端或底端。 然后从相应的库中选择页码样式。 页码会自动应用到整篇文档。此外，这些号码被 设置为在您添加或删除文档内容时自动重新编码 B.页眉和页脚 可以在文档正文中插入分节符，但不能再 页眉和页脚区域中的任何位置插入。因此在操 作前需关闭页眉和页脚工作区： 将光标置于所需新节的开头。 在功能区上，单击“页面布局”选项卡， 单击“分隔符”，单击“下一页”。 Word将在光标位置之前创建分节符。 “文档结构图”是一个独立的窗格，能显示文档的标 题列表。使用“文档结构图”可以对整个文档快速进 行浏览，同时还能跟踪文档中的位置。 在“视图”选项中勾选“文档结构图”。 在“文档结构图”中单击一个要浏览的标题，文档中 的插入点将会移到选定的标题。 1.单击要插入目录的位置，通常在文档的开始处。 2.在“引用”选项卡上的“目录”组中单击“目录” 3.选择“插入目录”，可设置目录的显示级别。 4.如果更改了文档内容，目录需要手动刷新一次。在 目录文字内的任何位置，点击鼠标右键，选择“更新 域”，在如图所示的对话框中，根据实际需要，选择“ 只更新页码”或“更新整个目录”。 5.在“引用”选项卡上的“目录”组中，单击“更新目录” 。 6.单击“只更新页码”或“更新整个目录”。 在功能选项里选择“插入”选项卡，单击“封面” 可选择各种封面类型。 制作完