某担保公司担保项目档案管理暂行办法.doc

担保公司担保项目档案管理暂行办法（一）总则第一条 为了规范担保项目文档管理，防范风险，规范岗位责任制，根据公司担保业务发展及担保项目文档管理的实际需要制定本暂行办法。第二条 本办法所称担保项目文档包括担保项目评审文档和代偿项目追偿文档。第三条 评审项目文档是指本公司风险控制部门依据项目评审相关规定收集材料组成评审内部资料卷和企业资料卷，要求业务经理在项目放款后两个月内提交完毕，由风险控制部负责考察。第四条 项目追偿文档是指本公司在项目代偿后对项目追偿工作形成的相关材料组成的文档。第五条 本办法由公司风险控制部制定、由公司指定专人负责监督执行。由风险控制部在工作中实施。（二）担保项目档案管理第六条 担保项目档案的归档范围包括企业资料和内部资料两部分，分别应具备以下内容并按照顺序装订编号，由项目经理作为立卷人在卷宗目录页签字。第七条 担保业务档案企业资料的归档范围见后附项目评审资料清单。第八条 担保业务档案企业资料的归档范围主要包括:1、立项审批简表2、业务经理尽职调查表3、提交审批会项目上会审核意见单4、初审报告5、评审会会议纪要6、合同协议审批单7、担保意向函及担保函8放款通知单9、担保费及风险抵押金收款通知单10、本项目相关合同：借款合同、保证合同、保证金合同原件，经公证处公证的反担保(抵押)合同、反担保(质押)合同、反担保(保证)合同、委托贷款单项协议、承诺书、保证书等相关合同原件等。11、相关还款证明(已结清业务通知单或还款凭证复印件)。第九条 担保项目材料形成、积累，由项目经理完成后装订成册，交送风险控制部档案员统一管理，并由风险控制部档案员复核、登记签收。第十条 风险控制部档案员应审查资料是否齐全、相关内容是否正确、统计资料是否全部登记并审核无误后签收。第十一条 如在评审中需补充资料的，由项目经理负责按照企业资料卷标准订立项目评审补充资料卷装订在卷宗后面。第十二条 项目在监控工作由项目经理按照贷款担保监控管理办法的要求制订项目在保监控保后跟踪卷。（三）追偿文挡管理第十三条 追偿文档应具备以下资料：1、逾期通知书；2、项目逾期情况分析报告；3、代偿通知书；4、代偿项目评审会决议；5、代偿项目签批单；6、代偿确认书；7、起诉书及证据材料；8、判决书、调解书、裁定书；9、执行申请书及执行依据、资产线索材料；10、还款计划书、和解协议书；11、项目追偿终结报告；12、追偿项目签批单。非诉讼追偿不包括7、8、9项资料第十四条 迫偿律师根据公司代偿意见起草、准备法律文件并报领导签批。在公司领导批准后，追偿律师开始实施诉讼、非诉讼追偿。第十五条 项目迫偿终结后，追偿律师将项目追偿终结报告报送公司领导。第十六条 追偿终结的项目文档由追偿律师移交风险控制部登记归档，档案员应审查资科是否齐全、相关内容是否正确、需统计资料是否无误后登记签收。第十七条 装订要结实整齐，装订前要去掉卷内文件金属物，破损的文档要修补好。（四）档案的借阅第十八条 档案的借阅应办理借阅手续，借阅档案期限最长不超过三天。超过三天以上，应报主管领导签批，并约定时间归还。第十九条 借阅的档案要妥善保管、不得转借，不准在文件上写字、划标记或涂改，不准拆散、调换文件。第二十条 外单位查阅档案，须持介绍信并按照有关规定，经主管领导批准后方可查阅，不准随意借出或复印。第二十一条 档案的利用应严格查阅规定，不得修改、涂抹、拆取、标注、如损毁档案。项目经理需要借阅档案时，公司应依据有关规定及时、准确地提供。（五） 档案的保管第二十二条 档案的保管要专用的档案柜，由专人负责。第二十三条 存放档案的房间内要有防火、防盗、防潮、防虫等安全措施。第二十四条 存放档案的房间内禁止吸烟和存放易燃、易爆物品及与档案无关物品。第二十五条 档案人员离开房间时，必须关窗、闭灯、锁门。第二十六条 在正常情况下，一般每年要对全部或重点档案进行一次检查，发现问题及时解决，确保档案的齐全。第二十七条 档案管理人员调动工作时，应在离职前办好交接手续。（六） 档案的统计第二十八条 建立档案的统计工作制度，对保存的档案数量定期统计，做到帐物相符，数字准确无误。流动资金贷款担保项目归档资料目录项目名称： 档案号：序号归档资料页码备注一企业资料卷1申请担保企业资料1.1申请声明书1.2担保申请表1.3担保申请书1.4营业执照副本复印件1.5组织机构代码证副本复印件1.6税务登记证副本复印件1.7开户许可证复印件1.8贷款证卡复印件1.9预留印鉴样本表1.10验资报告及历次股权变更验资报告复印件1.11公司章程及修改正案复印件1.12公司及产品介绍1.13法定代表人身份证复印件1.14公司资质登记证书复印件、特种行业营业许可证等1.15年度审计报告复印件1.16 年 月财务报表1.17贷款卡信息查询单1.18主要结算银行近期对账单1.19抵押物权属证明、协议经济他项权利证复印件1.20涉用本次贷款的产品购销合同复印件1.21同意申请担保及提供抵押的董事会决议1.22申报企业其他资料业务部门： 项目评审部：项目经理： 资料接收人：部长签字： 交接时间：流动资金贷款担保项目归档资料目录项目名称： 续表序号归档资料页码备注2第三方企业提供信用发担保方式所需提供的资料2.1第三方营业执照副本复印件2.2第三方开户许可复印件2.3第三方上年审计报告及本年上一月份的资产负债表、损益表2.4第三方章程复印件2.5第三方验资报告2.6第三方法定代表人身份证复印件2.7第三方同意提供信用反担保的董事会决议二内部资料卷1立项审批简表2业务经理尽职调查表3提供评审会项目上会审核意见单4项目调查报告5评审会会议纪要6合同（协议）审批单7放款通知单、担保意向函及担保函8担保费及担保抵押金收款通知单9本项目相关合同9.1借款合同原件9.2保证合同、保证金合同原件9.3短期贷款申请担保协议书原件及公证书9.4反担保（质押）抵押合同原件及公证书9.5反担保保证合同10其他注：上述每项担保资料只需一份，如还需存档资料可添加。业务部门： 项目经理 ： 部长签字 ： 项目评审部： 资料接收人： 交接时间：固贷担保项目归档资料目录项目名称： 档案号：序号归档资料页码备注一企业资料卷1申请担保企业资料1.1申请声明书1.2担保申请表1.3担保申请书1.4营业执照副本复印件1.5组织机构代码证副本复印件1.6税务登记证副本复印件1.7开户许可证复印件1.8贷款证卡复印件1.9预留印鉴样本表1.10验资报告及历次股权变更验资报告复印件1.11公司章程及修改正案复印件1.12公司及产品介绍1.13法定代表人身份证复印件1.14公司资质登记证书复印件、特种行业营业许可证等1.15年度审计报告复印件1.16 年 月财务报表1.17贷款卡信息查询单1.18主要结算银行近期对账单1.19抵押物权属证明、协议经济他项权利证复印件1.20涉用本次贷款的产品购销合同复印件1.21同意申请担保及提供抵押的董事会决议1.22申报企业其他资料业务部门： 项目评审部：项目经理： 资料接收人：部长签字： 交接时间：固定担保项目归档资料目录项目名称： 续表序号归档资料页码备注2申报企业项目资料2.1项目立项及批复报告复印件2.2项目建议书及可行性研究报告2.3建设用地规划许可证复印件2.4国有土地使用证复印件2.5土地有偿出让合同及出让金支付凭证复印件2.6建设工程规划许可证复印件2.7工程（施工）开工许可证复印件（房地产项目）2.8预售许可证复印件（针对已经进入预售阶段的房地产企业）复印件2.9工程承包合同复印件2.10与项目有关的环境评估报告、安评报告2.11与本次借款用途有关的其他资料复印件3第三方企业提供信用发担保方式所需提供的资料3.1第三方营业执照副本复印件3.2第三方开户许可复印件3.3第三方上年审计报告及本年上一月份的资产负债表、损益表3.4第三方章程复印件3.5第三方验资报告3.6第三方法定代表人身份证复印件3.7第三方同意提供信用反担保的董事会决议3.8第三方其他资料二内部卷宗1立项审批简表2业务经理尽职调查表注：上述每项担保资料只需一份，如还需存档资料可添加。业务部门： 项目经理 ： 部长签字： 项目评审部： 资料接收人： 交接时间：固定担保项目归档资料目录项目名称： 续表序号归档资料页码备注3提交评审会项目上会审核意见单4项目调查报告5评审会会议纪要6合同（协议）审批单7放款通知单、担保意向函及担保函8担保费及