电脑处理管理办法范本.docx

O O工业股份有限公司制 订 部 门电脑处理管理办法文件编号DT520P01页次1/8资 讯 单 位制订日期91.10.01版次00. 制定目的为使本公司各单位利用电子计算机处理工作能合理管控，特订定本办法。. 适用范围凡本公司各单所用电子计算机(计算机及外围设备)所处理之作业，其软硬件采购、维护、数据保存及权限设定等均依本办法办理。. 管理单位信息单位为本办法之管理单位。. 作业内容4.1信息单位与使用单位权责划分4.1.1使用单位得视本身现行与未来作业情况，提出作业需求；信息单位则为评估电子计算器处理作业之整体发展，据以实行必要之统筹、规划及执行更新、增添、修订电子计算器处理操作系统之委外采购发包事宜。4.1.2使用单位自行登录及处理之数据，信息单位除签请使用单位主管核准外，不得擅自接触有关数据之输入、修改、删除及报表输出。4.1.3使用单位若有计算机或相关外围设备之增添、异动、处分时除依固定资产管理办法办理外应会请信息单位签核后由专责信息人员处理。4.2信息部门之功能及职责划分4.2.1部门功能4.2.1.1公司厂房计算机设备之设置，安全管制，及信息网络上之架设与维护。4.2.1.2公司及工厂网络环境变更设定并保持数据线路之畅通。4.2.1.3各单位所需之项目软件开发与设计，维护及档案文件管理。4.2.1.4软件包评核与选购、装设、维护。4.2.1.5硬件配备评核与采购。4.2.1.6公司计算机硬件定期保养及送修维护管理。4.2.1.7信息相关书籍刊物订阅及借阅处理。4.2.1.8信息单位预算编制与控制。4.2.1.9公司事务流程制度化标准之建议。4.2.1.10公司人员计算机化之教育训练工作。4.2.1.11解决公司各部室人员软硬件系统问题。4.2.1.12灾难回复管理计划。4.2.2职责划分4.2.2.1信息单位主管4.2.2.1.A从事整体控制，发展长短程计划，及审核推行系统。4.2.2.1.B根据公司的作业目标与方针策划信息单位的业务及控制预算。4.2.2.1.C建议作业方案，计算机化投资方案。4.2.2.1.D从事与其他单位之间的协调与配合工作。O O工业股份有限公司制 订 部 门电子计算器处理管理办法文件编号DT520P01页次2/8 资 讯 单 位制订日期91.10.01版次004.2.2.1.E检讨与评核各项作业进度与效果。4.2.2.2系统分析人员4.2.2.2.A进行操作系统规划与分析。4.2.2.2.B设计作业流程。4.2.2.2.C设计输出输入窗体。4.2.2.2.D撰写系统规划书。4.2.2.2.E.建立系统测试规范标准。4.2.2.2.F.验收操作系统。4.2.2.2.G进行系统评估与改进。4.2.2.3程序设计人员4.2.2.3.A程序设计工作。4.2.2.3.B程序有关文件、流程图之撰写。4.2.2.3.C开发程序。4.2.2.3.D准备测试数据或对象。4.2.2.3.E协助系统分析师处理有关系统业务。4.2.2.3.F程序测试、修改、维护。4.2.2.4数据输入员将欲处理之数据转录至机器能阅读之媒体，如在终端机上键入数据(资料输入由个别使用单位来执行)。4.3系统开发及程序修改控制4.3.1系统开发控制与(a)新系统之复核、测试及核准(b)程序变更之控制(c)文书程序等有关。下列程序有助于提供必要的控制4.3.1.1设计系统时应有使用单位之代表参与。4.3.1.2每一系统应有信息单位和使用单位所复核及核准的计算机化建议书。4.3.1.3系统测试应由用户和计算机信息处理人员相互合作进行。4.3.1.4新系统正式操作前，应经信息单位主管、使用部门主管之最后核准。4.3.1.5在变更程序之前，应先通过核准，以便确定是否业经授权、测试。4.3.2系统开发作业分为两个阶段4.3.2.1设计时间4.3.2.1.A目标设定。4.3.2.1.B订定需求。4.3.2.1.C使用单位作业规划。4.3.2.1.D系统设计。4.3.2.2运行时间4.3.2.2.A程序编写与测试。4.3.2.2.B系统测试。O O工业股份有限公司制 订 部 门电子计算器处理管理办法文件编号DT520P01页次3/8资 讯 单 位制订日期91.10.01版次004.3.2.2.C文件整理编纂。4.3.2.2.D系统维护与评估。4.3.3项目管理开发流程说明4.3.3.1可行性分析、计划、进度及状况。4.3.3.2召开各阶段之检讨会。4.3.3.3上线前之完整系统测试。4.3.3.4上线后之检讨会及评估工作。4.3.4系统规划为应用系统开发和设计前所需完成之规划，其内容包含可行性研究及系统开发计划需求与说明。4.3.5详细分析核定方案的作业程序、作业功能输出入格式，订定导入方式与进度。4.3.6系统开发注意事项4.3.6.1在系统开发过程，对于程序设计及文件撰写作适当的检核。4.3.6.2程序及系统测试除了自我测试外，尚须由信息单位干部联合测试。4.3.6.3计算机化作业实施前须与人工并行作业。4.3.7系统测试和质量保证：系统测试是软件开发过程相当重要之一环，代表对于系统分析、设计和程序撰写的一环复核工作，其目的为4.3.7.1发掘程序错误。4.3.7.2验证是否符合需求规格。4.3.7.3找出系统之限制条件。4.3.8程序修改4.3.8.1各使用单位在提出各种程序修改要求时，应以程序系统需求单(附件6.1)说明报表需求格式后呈部门主管核准，交信息单位办理，以期使程序修改作业程序合理可行，且符合公司整体需求。4.3.8.2程序修改范围为本公司所有之应用系统程序皆属之。但原则以不更动系统架构及档案结构为佳。4.3.8.3当用户提出程序修改之要求时，需经该单位主管予以初步之需求确认，并经信息人员评估需求之可行性，以避免不当之修改要求，浪费成本。4.4编制计算机文书控制4.4.1有关计算机文书，以文件留下作为依据4.4.1.1档案有关文件：说明档案的形态(索引文件或循序文件)记录内字段的长度、位置、型态，用途说明等。4.4.1.2程序说明文件：说明程序之功能及有关使用之档案，使用开档方式，计算公式等。4.4.1.3程序流程图文件：说明整个程序(作业 JOB)的流程，其中包括所牵涉之程序及档案或所使用系统所提供之公用程序(Utility)等。4.4.1.4操作文件：给用户逐步详述每个作业操作之步骤，并提供应注意之讯O O工业股份有限公司制 订 部 门电子计算器处理管理办法文件编号DT520P01页次4/8资 讯 单 位制订日期91.10.01版次00息等。4.4.2信息单位于完成测试验收后，应将供货商提供之操作文件等文书数据按序归檔存查。4.4.3重要文书数据应加锁保管以免资文件遗失。4.5程序及数据之访问控制4.5.1因业务需要，需使用计算机系统者，应填妥计算机用户申请单(附件6.2)，由信息单位，依其业务权限，核发账号及密码，否则不得使用，以确保程序及数据存取安全。4.5.2信息单位应建文件列管用户账号及密码，个人之密码不得借他人使用。4.5.3个人计算机不使用时需关机，以免他人进入系统。4.5.4严禁用户使用计算机设备，处理与本身业务无关的作业。4.5.5非办公时间或假日要使用主机，应将使用目的及使用时间事先经权责主管核准后，通知信息单位。4.5.6职员离职或更换工作，其使用账号及密码应立即注销或更新。4.5.7信息人员离职办理移交手续时，应将下列资料列入移交4.5.7.1列出所有曾经开发系统之列表。4.5.7.2移交所有系统程序相关发展文件及操作手册。4.5.7.3需和信息单位主管所指派之人员做正式之交接说明。4.5.7.4说明系统存放存储器之所在目录。4.5.8个人计算机于开机使用及存取数据时应先进行病毒侦测以防止病毒破害档案及程序。4.5.9本公司除经信息单位主管核准外，计算机严禁与因特网串连，以免机密数据外泄。4.6数据输出入控制4.6.1输入作业4.6.1.1使用单位应依照系统所需之输入数据，设计合适之输入窗体。4.6.1.2各项输入窗体必须要有配合系统规格的窗体数据。4.6.1.3各项输入单证，必须完成相关单位的签核作业后，始得由使用单位派专人输入并由输入人签章。4.6.1.4系统须具备有输入主键值之控制功能，藉由主键数据完成相对数据的自动输入。4.6.1.5系统之各项输入模块，必须设计符合使用单位所制定之限制条件。4.6.1.6使用单位之主管应就其具有影响性之系统操作功能，提出用户之权限规范，并确保具有关键性之操作功能，由有合格训练的成员完成之，并负责系统运作之结果。4.6.1.7于各项操作系统之整批作业时，应划分时点，并在时点之前，完成各项异O O工业股份有限公司制 订 部 门电子计算器处理管理办法文件编号DT520P01页次5/8资 讯 单 位制订日期91.10.01版次00动输入，以确保相关异动输入之完成。4.6.1.8系统稽核发现异动漏失时之补键数据，必须建立回馈系统，以收系统稽核之功效。4.6.2输出作业4.6.2.1报表之输出表头须包含公司名称及报表名称。4.6.2.2各项明细数据输出，应由系统自行验算各项数据之平衡性供使用单位判定输出与否。4.6.2.3信息单位、稽核单位对于各系统执行采定期与不定期之稽核作业。4.7数据处理控制4.7.1系统开机启动时，应具自动检测功能，检查参数设定情形是否正常。若有异常应通知信息人员检视排除。4.7.2操作时，若有系统问题或操作不当，导致数据错误，须直接异动数据库时，须填写计算机数据更修申请表(附件6.3)，经单位主管核可后，由信息室主管开放密码权限方可异动。4.7.3各类报表得注明报表名称、打印日期及页次序号。4.8档案及设备之安全管理控制4.8.1数据备份：各单位重要数据应通知信息单位定期备份，并由信息人员将备份数据登载于数据备份记录表(附件6.4)，并妥善保存。4.8.2资料回复：应先回存主测试磁盘目录区，测试无误后才由信息人员，拷贝至实用磁盘目录区。4.8.3资料重整：所有数据，须视情况不定期重整，以节省数据库使用空间及增加资料访问速度。4.8.4备份数据保管及存放4.8.4.1档案保留储放安全处所并由专人管理。4.8.4.2储放处所应有消房设备。4.8.4.3备份数据应外贴标签，并定期实施盘点。4.8.4.4备份资料非经许可不准携出或外借。4.8.4.5备份资料依其种类与重要性，订定保存年限。4.8.4.6备份数据应定期测试以确保数据完整性。4.8.5设备安全管理4.8.5.1硬设备维护：信息单位所有硬设备送修或厂商作定期维护保养时均需于维修服务记录表(附件6.5)记录送修日期、原因及送修厂商名称。4.8.5.2消防措施：应设置灭火器，并定期检查与更换。4.8.5.3主机管理：非信息人员不得接触主机设备。遇假 日加班应告知信息人员开启主机设备以利使用。4.8.5.4环境清洁：使用人员须定期擦拭设备以维护清洁。O O工业股份有限公司制 订 部 门电子计算器处理管理办法文件编号DT520P01页次6/8资 讯 单 位制订日期91.10.01版次004.8.5.5设备位置安全性：主机与其重要计算机设备均设置于安全处所。4.8.5.6灾害的预防：机器设备要彻底固定，避免滚动，造成倾覆、碰撞。4.8.5.7停电时处理：重要设备应设置不断电系统，确保停电期间能充分完成系统关机作业，避免数据流失。4.8.6系统发生异常状况处理：将异常状况发生之原因，出现之讯息，处理解决方式记录于异常状况处理登记簿(附件6.6)中；该登记簿应妥为保存于储藏柜中，以备查阅。4.9硬件及系统软件之购置、使用及维护控制4.9.1硬件采购作业4.9.1.1硬件指一般的计算机，及其外围设备的泛称。4.9.1.2由需求单位以签呈签拟，会办信息单位后呈核后，信息单位统筹请购。4.9.1.3由信息单位，填写资产购验单呈准后，交采购单位采购人员办理。4.9.1.4由采购单位采购人员进行询、比价及采购，必要时由信息人员协助办理。4.9.1.5采购单位采购人员经询价、比价的过程中，遇有类似的品牌规格代替，应向使用单位及信息室确认是否要更改请购内容，并做更换可行性的判断，以利采购作业之进行。4.9.2硬件使用作业4.9.2.1使用硬设备之前，先行验收硬件采购的标准及其功能是否正常？并于资产购验单注明验收情形。4.9.2.2一般硬设备皆有保固期，若于保固期间内使用，应要求厂商做例行的维修及提供故障的服务。4.9.2.3各单位使用时，依正常操作程序，妥善应用硬件提供的功能，不得擅自增减其程序步骤，防止不善应用因而损毁设备。4.9.3硬件维护作业4.9.3.1平常硬件的维护，使用单位平时应维持硬设备的清洁。4.9.3.2对于较重要的硬设备，得与计算机厂商签订维护合约，负责平时维护与故障的解决。4.9.3.3对于一般硬设备，遇有故障的发生，由信息人员判定交由计算机厂商维修。4.9.4软件采购作业4.9.4.1系统软件指操作系统、数据库管理系统、通讯网络软件、系统安全软件等的泛称。4.9.4.2系统软件之采购，需考虑搭配硬件的功能，作为采购之依据。4.9.4.3由需求单位以签呈签拟，会办信息单位后呈核后。交信息单位统筹请购。4.9.4.4由信息单位，填写资产购验单呈准后，交采购单位采购人员办理。4.9.4.5由采购单位采购人员进行询、比价及采购，必要时由信息人员协助办理。4.9.5软件更新作业O O工业股份有限公司制 订 部 门电子计算器处理管理办法文件编号DT520P01页次7/8资 讯 单 位制订日期91.10.01版次004.9.5.1因软件开发极快，隔一段时间，就要做版本的更新。4.9.5.2更新作业以不与原来系统软件的功能相冲突为原则。4.9.6软件之维护及建置作业4.9.6.1软件之维护及建置由信息单位主管专责管理。4.9.6.2信息单位负责用户密码之申请及更改。4.9.6.3信息单位应依用户的职级及工作性质规画管理其权限。4.10系统复原计划及测试过程控制4.10.1预防故障之措施4.10.1.1 硬件方面：由信息人员定期检测，若遇故障时由信息人员先行处理或电话叫修，若有必要应与厂商签订维护合约。4.10.1.2 软件方面：(a)定期将DATA档数据备份，并存放在不同栋的建筑物内，妥善保管。(b)公司严禁使用非法拷贝或来路不明的软件。4.10.1.3 病毒方面：定期更新主机病毒特征，并发布最新病毒信息供用户更新防备。4.10.2计算机复原计划4.10.2.1 硬件方面：快速交运送修或通知计算机工程师维修，若短时间无法修复，得由计算机公司提供相当的硬设备替用，以免作业停顿。4.10.2.2 软件方面：由用户提供之备份数据复原故障的软件档案。4.10.3测试程序4.10.3.1硬件方面：由信息人员会同厂商维修工程师做复原的测试。包括4.10.3.1.A电源是否稳定。4.10.3.1.B马达运转是否正常。4.10.3.1.C是否有异声。4.10.3.1.D指示灯是否正常。4.10.3.1.E运作是否恢复以前的功能等项目。4.10.3.2 软件方面：请使用单位测试是否恢复正常？若未恢复，则再重复复原步骤，或由使用单位补键数据。. 相关文件及窗体5.1固定资产管理办法5.2采购作业管理办法. 附件6.1程序系统需求单(DT520P01-01)6.2计算机用户申请单(DT520P01-02)6.3计算机数据更修申请表(DT520P01-03)6.4数据备份记录表(DT520P01-04)6.5维修记录表(DT520P01-05)O O工业股份有限公司制 订 部 门电子计算器处理管理办法文件编号DT520P01页次8/8资 讯 单 位制订日期91.10.01版次006.6系统异常状况处理登记簿(DT520P01-06)(DT520P01-01)O O工业股份有限公司 程序系统需求单 No.申请类别新增 修改 终止 其他系统名称申请单位 申请人 子系统名称 申请日期年