证券有限责任公司营业部费用管理办法.doc

证券有限责任公司营业部费用管理办法第一章 总则 第一条：为加强营业部的成本管理，规范费用支出行为，根据光证发（2002）085号文件证券有限责任公司费用管理办法的精神，结合营业部具体情况，特制定本办法。 第二条：本办法所称费用是指营业部为组织和保障日常营运及开展业务经营活动所发生的、需经报销程序确认的营业性支出。第三条：营业部财务部门是营业部费用管理的职能部门，营业部负责人是费用管理的第一责任人。第二章 费用管理原则第四条：费用的发生必须遵循“必要、合理、有效、节约”的原则，避免财务资源的浪费，实现成本与效益的最优化。 第五条：费用开支必须执行“先预算后开支”的原则。年初编制年度费用预算，报经纪业务总部、公司计划财务部审核批准后执行。费用开支必须在费用标准、预算范围内进行。如预算环境发生重大变化时，需要调整预算标准的，可专题请示经纪业务总部、公司计划财务部，经二部门审核批准后，调整年度费用预算标准。如发生未经审批而超费用标准、超预算指标开支的现象，将追究营业部总经理、营业部财务经理的责任。 第六条：费用开支的审核与审批。 费用开支前，必须对预支事项内容、范围、金额的合理性进 行事前审核、审批。 费用开支后，经办人必须履行完整的财务报销过程，接受 开支过程的审核，并对费用开支的真实性、合规性负全部 责任。 费用开支实行营业部总经理“一支笔”审批制度。特殊情况下营业部总经理可书面授权代理。 第七条：费用归口审核原则。 前台负责人或客户服务部负责人负责对业务拓展、客户服 务、业务资料、业务宣传等与业务活动相关费用开支的审核。 后台负责人或电脑部负责人负责对电子设备运转费开支的审 核工作，包括营业部电脑房的计算机系统运行设备、数字通 讯设备、系统运行软件、电脑、电子设备维护修理费、席位 费、证交所管理费、证券监管费等与之相关的费用审核。 后台负责人或财务部负责人负责对日常费用开支进行财务合 规性审核，还负责对合同约定的营运费用、房租费、水电费、 固定资产折旧费、无形资产摊销、各项准备金、税金、银行 手续费、审计费等费用的审核。 后台负责人或综合部负责人负责审核以下内容： 人事方面：职工工资、奖金、补贴、津贴、临时工工资。 职工福利：教育经费、社会保险、住房补贴、职工医疗保险 费、失业保险费、劳动保护费、节日费、职工慰 问费、困难补助、防寒防暑费等。 办公设施费：房屋租赁费、水电费、财产保险费、安全防范费、 修理费、车辆使用管理费。 办公用品费：低值易耗品费、邮电通讯费、公杂费、报刊杂志 费、劳防用品费、会议费等。 特殊业务费用、管理费用，总经理可指定专人进行审核。 审核人必须对费用开支的合规性、合法性负责。第八条：实行“预算额度控制”“报销标准控制”的原则。要加强预算管理，加强费用开支标准的管理，有项目预算标准或费用开支标准的，应严格按标准执行；对于超预算标准或费用开支标准的事项，必须报经纪业务总部审批。凡一万元以内（不含一万元）的费用开支，由营业部总经理负责审批；凡单笔费用开支金额在一万元以上至十万元（不含十万元）以下开支，由经纪业务总部按报告内容分类，实行分级授权核准审批；单笔费用开支在十万元（含十万元）以上费用项目，须经公司总裁会议审批或经公司预算与专门开支委员会特别审批。在项目开支未经审批同意之前不得开支。 第九条：实行“实时监控和及时反馈”制度。财务部负责人必须按月将各项费用开支进度情况及时向总经理汇报，提出执行和控制的建议，供总经理参考。营业部预算环境发生重大变化时，可根据实际情况，提出“调整预算”申请，报经纪业务总部、公司计划财务部审批。申请内容包括费用项目、全年预算额度、已使用额度、实际开支详情、申请追加额度的原因和具体额度等内容，待审核批准后执行。第十条：实行“事前请示核准，事后逐笔核销”的全过程监控原则。费用支出必须履行先借款、后开支的手续，以防止费用开支的失控。费用开支坚持“谁经办谁签名、谁开支谁报销”和“一事一报，及时报销”的原则。第三章 费用预支、报销核准审批程序 第十一条：费用预支、报销，核准、审批程序。 填单：经办人填写费用预支、报销单时，须说明预支、报 销原由，预支、报销金额等内容。在填写报销单的同 时，还须粘贴所有合法报销凭证，凭证金额与报销金 额必须相符。 审核：有关部门负责人负责对预支、报销事项、内容、金额 进行审核。（总经理的报销可由副总经理或相应副职 进行审核） 复审：财务部会计负责对预支、报销凭证、金额、程序进行 核对；财务部负责人负责对预支、报销事项进行合规 性、合法性复审。 审批：营业部总经理负责进行最终审批（总经理的预支、报 销可由副总经理或相应副职履行审批）。 第十二条：同一经济事项只能有一次借款，禁止多人因同一事项分次或多次借款。多人经办同一经济事项，原则上以职务最高者为借支人。 第十三条：因一次性结算支付营业部营业用房房租，租赁费用、公用事业费、证交所管理费、监管费的开支项目，金额超过一万元的，可免于上报审批，但金额必须与房屋租赁合同条款金额、合法收费凭证数据相符。 第十四条：所有借款执行“前款不清，后款不借”的借支原则。借款人调离营业部前，必须无条件归还各项借款或欠款。否则，营业部有权从借款人的工资和预留风险金等款项中扣除员工所欠款项，直至通过法律手段进行追偿。第十五条：一般借款要求：即事毕取得发票后五个工作日内向财务部门进行报销、核销；出差借款要求返回后十个工作日内办理报销、核销手续，如有特殊情况不能按时报销的，必须向财务审核人员说明原委，超过1个月以上无正当理由未核销借款的，财务部有权从该员工工资中直接扣除借款。第四章 费用开支标准第十六条：差旅费开支标准差旅费指营业部在职员工因公出差，赴境内外地所发生的交通费、住宿费等合理支出。营业部必须严格履行出差任务的事前审批手续。营业部境内外地出差开支标准：级别交通工具住宿标准（元/天）伙食补贴（元/天）火车轮船飞机一类二类三类总经理硬卧三等舱经济舱45040035050副总经理、(助总）硬卧三等舱经济舱35030025050部门经理一般员工硬卧三等舱经济舱30025020050说明：1、 一类地区指北京、上海、深圳、广州；二类地区：指天津、重庆等各省会城市；三类地区；指上述城市之外的其他城市地区。2、 二人出差同住一间房，可按级别最高档员工享受的标准报销。无特殊情况住宿费超标部分由本人负担。住宿费只能包含当地电话费，其他费用（洗衣费、长途电话费、餐饮费等）均为自理。3、 伙食补贴按实际出差天数“算头不算尾”的计算方法计算天数。4、 外出培训、学习、开会和参观等只报销必须的（非主办方承担的）住宿费、培训费、伙食费、学习费、会议费，其他费用不予报销。5、 出差期间因游览或非工作需要的参观而发生的费用由个人自理。6、 鼓励员工在不影响工作的前提下选择各种价格优惠或便宜的交通工具或住宿方式。如可乘飞机的改乘火车，可按火车硬卧票价的50%直接作为出差本人的补贴奖励。如出差投宿亲友的，按每人每天150元发给住宿补贴。7、 境外出差按财政部规定标准执行。8、 探亲假往返路费报销标准按公司劳动管理有关规定，在符合探亲条件前提下，按员工出差乘坐火车相应标准的火车票价报销。9、 工作人员调动工作的交通费按差旅费标准规定执行。随迁的配偶、18周岁以下的子女和有供养关系的家属，随同调动时所需交通费，按一般工作人员探亲标准报销。夫妇双方都是工作人员调动的，交通费由各自单位负责报销。调动时的行李费、托运费按1000元以内凭据报销，超过部分自理。 第十七条：移动电话费报销标准营业部移动电话费开支标准（标准按元/月/人计）级别标准审核与审批总经理700元 参照第七条、第十一条。副总经理（助总）400元 参照第七条、第十一条。营业部部门经理（相当于部门经理级的客户管理负责人）由营业部根据具体情况确定标准，但上限不得超过300元 参照第七条、第十一条。 说明：1、 移动电话费报销必须提供话费专用发票，充值卡定额发票报销时需附话费帐单或通话清单。2、 享受手机话费报销者每月只能报销一部手机话费，但每部 手机话费可在季度内调剂报销，报销总额不得超过季度内 月标准累计数。3、 享受话费报销的员工必须保证电话畅通，如因关机导致联 系不上而影响工作者，营业部可停止该员工当月移动电话 费的报销。 第十八条：营业部业务招待费标准：单笔招待费标准（指同一时间、同一地点、同一事项发生的招待费）：级别标准审核与审批总经理2000元 参照第七条、第十一条。副总经理（助总）1000元 参照第七条、第十一条。 说明： 业务招待费的开支必须真实、合法、必须、不得弄虚作假、损公肥私，事前必须经得总经理的批准，并严格控制使用，否则追究当事人的经济和行政责任。 第十九条 礼品费标准单项礼品开支标准参照业务招待费标准执行，且计入营业部业务招待费科目。第二十条 外派干部租房费标准因工作需要由公司安排派往异地任职工作的营业部总经理、副总经理、总经理助理、电脑部经理、财务部经理，可报销工作所在地中等以下租房水平的租房费（非公司安排外派异地工作的干部不得享受）。报销标准如下： 外派干部租房费报销标准职务标准审核与审批总经理90平方米以下参照第七条、第十一条。副总经理、总经理助理70平方米以下参照第七条、第十一条。电脑、财务部经理50平方米以下参照第七条、第十一条。第二十一条 营业部员工交通费发放标准营业部在编正式员工每人每月一次性报销交通费标准为200元（没有职务区别）。报销的凭证必须是交通费类正式发票。凡报销一次性交通费后就不能再行报销上下班交通费、加班交通费、出差期间内交通费、市内到机场的交通费等各种交通费。交通费的报销可按月报销，也可按季度调剂报销，但不能跨季度使用。 第五章 票据第二十二条：费用支出取得的原始凭证，必须是国家财税部门认可的发票或收据。发票要素包括付款单位；日期；缴款内容、项目或摘要；小写金额；大写金额；收款单位财务专用章或发票专用章；收款人或开票人姓名。对于发票要素不齐全的，财务部门有权不予报销。各地财税局统一使用的开奖发票的开奖副联必须完整，中奖金额须上缴报销部门作营业外收入入帐。 第二十三条：费用报销的注意事项：1、 费用票据必须分类粘贴，注明费用类别、票据张数、金额。2、 粘贴票据必须整洁、平整、规范、3、 票面朝上、从左到右、从上到下、成阶梯状。4、 小票据在上、大票据在下、均匀布满。5、 内容、金额相同的票据集中粘贴。6、 票据粘贴不得超过粘贴单的四周，但可多张使用粘贴单。7、 有合同、协议的，必须一并交财务部8、 填写报销票据要字迹工整、内容完整（报销日期、部门、报销人、报销事由、大小写金额、票据张数）、计算要准确，否则，财务部门有权不予报销。第六章 罚则 第二十四条：营业部必须严格执行本办法，并自觉接受公司的检查与监督。营业部对费用开支存在弄虚作假、擅自提高开支标准、扩大开支范围、越权审批费用、先斩后奏、玩忽职守等违反本办法规定的行为，将根据违反性质和情节轻重，分别追究经办人、审核人、审批人的经济、行政、法律责任。 第二十五条：费用支出、报销的经办人必须保证费用开支活动的真实性、合法性。报销人如有弄虚作假、损公肥私、大头小尾、化整为零、套取回扣等违法违规行为的，一经查实，勒令退回违规报销金额，并视情节轻重，对该报销人处以违规金额50%到100%的罚款。情节特别严重者，予以开除，并追究法律责任。 第二十六条：经办人为逃避正常的审批程序，将本人发生的费用交由他人代为报销，或故意把一次发生的费用分割成若干次报销，一经查实，勒令退回已报销金额，并视情节轻重，对有关当事人分别处以扣发13月工资的处罚。 第二十七条：利用职务和工作之便，捞取个人好处，或与他人串通损害公司利益，根据情节轻重，对当事人处以违法所得2