保险公司分支机构管理办法.docx

XX公司分支机构管理办法第一章总则第一条为加强和规范分支机构的建设和管理，促进分支机构健康发展，根据中华人民共和国保险法、保险公司管理规定、中华人民共和国行政许可法等相关法律法规的相关要求并结合公司实际，特制定本办法。第二条本办法所指分支机构，是指经中国保监会及其派出机构批准，公司依法设立的分公司、中心支公司、支公司、营业部、营销服务部等下属机构。分支机构的层级依次为分公司、中心支公司、支公司、营业部、营销服务部，营业部、营销服务部不得再管理其他任何分支机构。 第三条 本办法所指分公司是指公司根据发展需要，经中国保监会批准依法在各省、自治区、直辖市和计划单列市成立的二级机构。分公司的规范名称为：XX股份有限公司XX分公司。 本方法所指中心支公司是指公司根据发展需要，经保险监督管理部门批准依法在地、州、市成立的三级机构。中心支公司的规范名称为：XX公司 XX中心支公司。本办法所指支公司、营业部、营销服务部均指公司根据发展需要，经保险监督管理部门批准，依法在区、县、乡镇（社区、街道）成立的四级机构。支公司的规范名称为：XX公司XX支公司；营业部的规范名称为：XX公司XX营业部。营销服务部的规范名称为：XX公司 XX营销服务部。 第四条 分支机构筹建工作必须严格遵守保险监督管理部门、相关政府部门的各项法律、法规及政策规定。 分支机构在筹建期间,不得开展保险业务,不得擅自开设未经批准的下辖机构或业务单位,不得以任何形式诋毁同业公司,不得对公司作随意虚假的不实宣传。由于上述原因影响筹建工作或被监管部门处罚的,公司将依据相关规定追究直接责任人及筹建负责人的责任。 第五条 分支机构筹建工作需严格按照本办法及相关机构建设及管理的制度要求开展。第六条 总公司战略企划部是管理各级机构的设立、变更及撤销的职能部门，负责机构发展的整体规划，机构管理政策、原则和办法的制定。负责筹建进度监控、信息交流、问题反馈、工作协调等工作，办公室、人力资源部、内控合规部、信息技术部、财务会计部、运营中心及业务部门等相关部门按照本办法及相关机构建设及管理的制度执行，主要包含装修装饰、固定资产和办公设备配置、人员招募、技术支持、技能法规培训等方面的具体支持工作。分公司以下层级机构筹建工作由分公司指导和支持。 第二章分支机构职能第七条 分公司在总公司政策指导和管理授权下开展工作，其职能是： （一）进行业务拓展和渠道管理，并对所辖分支机构的业务拓展和渠道管理工作进行指导和管理，对总公司下达的业务、经营计划等考核负责。（二）做好保费收款及财务管理，并对所辖分支机构的财务工作进行指导和管理。（三）处理客户投保、投诉、理赔、业务咨询及其他相关客户服务事宜，并对所辖分支机构的客户服务工作进行指导和管理。（四）做好单证管理，并对所辖分支机构的单证管理工作进行指导和管理。（五）做好内控管理，确保分公司全系统依法合规经营。（六）做好公司品牌宣传和形象推广，提升公司品牌知名度。（七）总公司赋予的其他经营管理职能。第八条 中心支公司在总、分公司的管理授权下，根据公司政策开展工作，其职能是： （一）进行业务拓展和渠道管理并对所辖分支机构的业务拓展和渠道管理工作进行指导和管理，对分公司下达的业务、经营计划等考核负责。（二）做好财务管理，并对所辖分支机构的财务工作进行指导和管理。（三）处理客户投保、投诉、理赔、业务咨询及其他相关客户服务事宜，并对所辖分支机构的客户服务工作进行指导和管理。（四）做好单证管理，并对所辖分支机构的单证管理工作进行指导和管理。（五）做好内控管理，确保本机构及下属分支机构依法合规经营。（六）做好公司品牌宣传和形象推广，提升公司品牌知名度。（七）总、分公司赋予的其他经营管理职能。 第九条 支公司、营业部、营销服务部（一）进行业务拓展和渠道管理，对分公司、中心支公司下达的业务、经营计划等考核负责。（二）做好基础的客户服务工作。（三）做好内控管理，确保本机构依法合规经营。（四）做好公司品牌宣传和形象推广，提升公司品牌知名度。（五）总、分、中心支公司赋予的其他经营管理职能。 第三章 分支机构设立、变更及撤销第一节 分支机构设立第十条 未经总公司和保险监督管理部门批准，任何机构不得擅自开设分支机构。第十一条 分支机构设立的原则 （一）统筹原则：分支机构的设立是公司战略发展规划的重要组成部分，由总公司统筹规划，总公司根据公司发展战略、监管环境和公司实际经营状况制定公司机构发展规划，各分公司根据当地市场环境制定三、四级机构发展规划并报送总公司，由总公司统筹安排，有重点、有计划的推进。 （二）地域原则：各级分支机构的开设，需选择区域经济较为发达、人均收入较高，市场潜力较大的区域，同时应充分考虑所在地的保费规模、保险深度、密度和同业竞争程度。 （三）规模原则：为保证机构建设的有效性，新设立的分支机构开业当年应达到一定的保费规模并在第二、三年保持一定的正增长率。（四）人才原则：有符合保险公司董事、监事和高级管理人员任职资格管理规定和公司任职资格规定的筹建负责人人选，且拟任筹建负责人需熟悉当地保险市场，具有良好的社会资源，能为公司人才引进和业务扩展起到较大的推动作用。原则上，筹建负责人应是机构开业后的负责人。 （五）管控能力原则：在开设分支机构时，应充分考虑上级机构自身的管控能力，合理规划机构开设的批次、时间，分支机构的扩张速度应与公司的管控能力相适应。 （六）成本控制原则：在机构铺设的过程中将坚持低成本扩张的导向，合理有效地进行资源配置，提高资源的利用效率。发扬艰苦创业精神，提高机构建设的投入产出比。筹建费用不得超过筹建投入标准。 （七）合规原则：各级分支机构的筹建，需符合法律、行政法规、保险监管规定和公司的各项规章制度，筹建期间不得开展保险业务，严厉杜绝各类违法违规行为发生。 第十二条 分支机构开设规划（一）分公司的开设规划由总公司战略企划部制定。战略企划部应于每年第三季度制定次年省级分公司开设规划，提交公司经营管理层审批通过，并配合财务部门将筹建费用预算纳入次年预算。（二）其他分支机构的开设规划由分公司制定。分公司应于每年第三季度制定次年分支机构开设规划提交给总公司战略企划部。总公司战略企划部对其进行初审后提交公司管理层审批，审批完成后反馈给分公司，分公司应将筹建费用纳入次年预算。第十三条分支机构设立程序 分支机构的设立分为调研、申请、筹建、验收、开业五个阶段，各阶段的相关材料见附件2各级机构设立材料清单。 （一）调研1.分公司：由总公司战略企划部牵头组织市场调研，人力资源部牵头物色筹建负责人。2.中心支公司及三四级机构：由分公司办公室牵头组织市场调研，人力资源部牵头物色筹建负责人。（二）申请1.分公司：由总公司战略企划部牵头撰写筹建申请材料，向中国保监会提出分公司筹建申请。2.三四级机构：分公司向总公司提交筹备申请，申请材料中可行性分析报告由战略企划部进行审核，筹建负责人材料送人力资源部进行审核。战略企划部、人力资源部均应在收到完整材料的 5个工作日内完成初审，初审未通过的，返回分公司补正，初审通过的，提交公司经营管理层审核。全部审核流程完成后，由战略企划部起草同意设立的书面批复。经总公司同意后，由分公司持总公司批复文件及其他申请材料向当地保监局提出筹建申请。3.分支机构设立申请的基本材料清单设立申请书。申请前连续2个季度的偿付能力报告和上一年度经审计的偿付能力报告。公司上一年度公司治理结构报告以及内控制度。分支机构设立的可行性论证报告，包括拟设机构3年业务发展规划和市场分析，设立分支机构与公司风险管理状况和内控状况相适应的说明。公司分支机构管理制度。公司作出的其最近2年无受金融监管机构重大行政处罚的声明。申请设立省级分公司以外其他分支机构的，提交省级分公司最近2年无受金融监管机构重大行政处罚的声明。拟设机构筹建负责人的简历以及相关证明材料。中国保监会规定提交的其他材料。 （三）筹建1.在获取监管部门筹建批复后，成立分支机构筹备组，开展各项筹建工作。分支机构筹备组应按照公司及监管要求在规定时限内完成筹建工作。2.总公司战略企划部负责协调总公司各部门对分公司筹建工作的支持、指导。3.分公司负责对三、四级机构筹建工作的指导和支持。需总公司支持的事项，由分公司与总公司协调。4.筹建完成的条件：具有合法的营业场所，安全、消防设施符合要求。建立了必要的组织机构和完善的业务、财务、风险控制、资产管理、反洗钱等管理制度。建立了与经营管理活动相适应的信息系统。具有符合任职条件的拟任高级管理人员或者主要负责。对员工进行了上岗培训。筹建期间未开办保险业务。中国保监会及公司规定的其他条件。（四）验收1.分公司：筹建完成后，分公司筹备组应向总公司战略企划部提交的完整的验收材料；战略企划部在收到验收材料的5个工作日内组织财务部、运营中心、信息技术部、内控合规部等相关部门开展内部验收；内部验收完成后，由总公司战略企划部应在汇总各部门意见后的5个工作日内起草是否具备开业条件的反馈意见下达给分公司筹备组，并由总公司财务部出具对中国保监会的数据报送承诺书。2.由分公司筹备组以总公司名义向当地保监局报送开业申请材料。分公司组织迎接当地保监局验收，制作汇报材料。3.中心支公司：筹建完成后，由分公司报请总公司战略企划部进行内部验收，也可由战略企划部委托分公司开展内部验收。4.总公司战略企划部应在收到分公司提交的完整材料后的 5个工作日内，组织人员赴当地进行内部验收或者做出委托分公司进行内部验收的决定；由总公司进行内部验收的，总公司战略企划部在内部验收完成后 5个工作日内起草是否具备开业条件的内部验收反馈意见下达给分公司，并由总公司财务部出具对中国保监会的数据报送承诺书；由分公司进行内部验收的，分公司应在验收完成后 3个工作日内向总公司提交内部验收报告，总公司在收到内部验收报告后的3个工作日内，出具向中国保监会的数据报送承诺书。5.内部验收合格后，由分公司向当地保监局报送开业验收材料提出开业申请。6.四级机构：筹建完成后，由中支公司报请分公司进行内部验收，内部验收合格后，向总公司申请由财务部出具对中国保监会的数据报送承诺书，由分公司向当地保监局报送开业验收材料，提出开业申请。7.分支机构验收申请的基本材料清单开业申请文件。筹建工作完成情况报告。拟任高级管理人员或者主要负责人简历及有关证明。拟设机构营业场所所有权或者使用权证明。计算机设备配置、应用系统及网络建设情况报告。业务、财务、风险控制、资产管理、反洗钱等制度。机构设置和从业人员情况报告，包括员工上岗培训情况报告等。按照拟设地规定提交有关消防证明，无需进行消防验收或者备案的，提交申请人做出的已采取必要措施确保消防安全的书面承诺。总公司数据报送承诺书。中国保监会规定提交的其他材料。（五）开业领取开业批复和经营保险业务许可证，取得当地保监局的开业批复和经营保险业务许可证，并在规定期限内办理工商登记、组织机构代码、税务登记（如当地已推行三证合一，按照当地要求执行）等相关手续后，机构方可对外营业。第二节 分支机构变更第十四条 未经总公司和保险监督管理部门批准，分支机构不得擅自变更机构名称、营业场所、业务经营范围及负责人。第十五条 分支机构的营业场所应保持相对固定，如因政府规划致使名称或地址发生变更而没有实际搬迁，分公司应在5个工作日内向总公司报告，同时按当地保监局的要求报送材料办理相关行政许可手续，并妥善保存相关资料。 第十四条 分支机构变更机构名称、营业场所、业务经营范围及负责人，须经总公司书面批复同意后，由分公司按保险监督管理、工商管理、质量监督、税务管理等部门的要求及时报送材料，办理相关行政许可手续，并妥善保存相关资料。 第三节 分支机构撤销第十七条 未经总公司和保险监督管理部门批准，分支机构不得擅自撤销下辖机构。 第十八条 分支机构出现下列情形之一的，可以由分公司向总公司申请撤销： （一）分支机构没有业绩来源，连续6个月业绩为零的。（二）连续 6个月以上无明确的主要负责人或无符合监管要求的主要负责人的。（三）分支机构虽有一定的业绩来源，但在连续 24个月内业绩所产生的营业费用不足以维持该机构正常运营，经上级公司整改12个月后仍不能维持该机构正常运营的。（四）分支机构因违法或违纪行为被保险监管部门吊销经营保险业务许可证的。（五）出现其他导致分支机构无法继续运营的情况。 第十九条 分支机构撤销的程序 （一）分公司向总公司提出撤销申请 撤销机构申请材料包括但不限于：1.撤销原因。2.该机构开业以来的业务及团队发展情况。3.该机构近六个月的业务及团队发展情况。4.撤销之后的职场、印章、证照、有价单证、办公设备、家具处置情况。5.人员的安排。6.客户服务等方面善后工作。 对于申请撤销理由充分，且有完善的善后处理措施和预案的，经总公司研究后做出同意撤销的决定。（二）分公司撤销由总公司提出；分公司以下机构撤销由分公司持总公司批复向当地保监局提出撤销申请。（三）在得到当地保监局的撤销批复之后，及时履行工商、组织机构代码、税务等有关注销手续（如当地实行三证合一，按照相关规定办理），并妥善处理其他善后事宜。 第二十条 当地保监局同意撤销该机构的批准文件下达后，善后领导小组必须办理好以下事宜： （一）对员工进行合理安排；被撤销机构的员工要求辞职的，上级公司报请分公司按公司规定办理辞职手续。 （二）按固定资产登记表记录情况将被撤销机构的办公家俱、IT设备造册报告并回收到上级公司。按职场租赁合同规定办理职场退租及其他手续、结算水电气、通信、房屋租金等相关费用。 （三）被撤销机构的所有售后服务工作由被撤销机构的上级公司接管。 （四）善后领导小组在当地相应级别报刊发布公告，并书面通知有关投保人、被保险人或者受益人，对交付保险费、领取保险金等事宜应当充分告知。（五）如有必要，善后领导小组在被撤销机构所在地设立临时工作组现场处理善后工作，临时工作组工作期限不少于6个月。第四章 分支机构资源配置标准第一节 分支机构人力资源配置标准第二十一条 分支机构筹备期及开业后人力资源配置标准由总公司人力资源部负责制定和解释，各级分支机构需严格执行第二十二条 分支机构部门设置由总公司人力资源部统一进行规范，如有必要，可酌情调整。 第二节 分支机构职场及资产配置标准第二十三条 分支机构的职场及资产配置标准由总公司办公室负责制定和解释，各级分支机构需严格执行。第五章分支机构管理第二十四条 各级机构均须在公司统一授权内，控制经营风险，依法合规经营。第二十五条公司对所有设立的分支机构实行分级管理。通过分级管理，实现资源的优化配置，提高分支机构建设成功率，促进公司全面发展。二级机构由总公司负责管理，三级机构由分公司负责管理；其他四级机构可由分公司授权三级机构负责管理。第二十六条 分支机构业务管理