钢铁电子商务公司协议采购管理操作手册范本.doc

/sundae_meng钢铁电子商务有限公司协议采购管理操作手册东方钢铁电子商务有限公司目 录1. 概述32. 操作流程32.1 长协合同处理流程32.2 长协订单处理流程33. 画面说明43.1 长协合同管理43.1.1 长协合同查看43.1.2 长协合同创建73.2 长协审批93.2.1 长协审批查询93.2.2 长协审批操作103.3 订单管理113.3.1 订单查询113.3.2 订单操作123.3.3 订单修改143.4 长协购物车163.4.1 产品搜索163.4.2 加入购物车173.4.3 订单生成193.4.4 订单审批203.4.5 到货确认233.5 订单参数维护233.6 长协统计241. 概述本分册主要描述长协功能功能的操作。长协共分两块：长协合同、长协订单。采购组织可通过此功能，和供应商建立长久的采购协议。降低采购操作的繁琐及成本。2. 操作流程2.1 长协合同处理流程2.2 长协订单处理流程3. 画面说明3.1 长协合同管理3.1.1 长协合同查看界面示意:页面功能键说明：NO.键号说明1新建进入新建长协合同页面。2查询按查询条件查询相应的记录。3重置清空查询条件。4查看查看合同协议的详细信息。(状态：待审批、已驳回、已失效、已终止)5操作对记录进行相关操作。(状态：草稿、已生效)页面操作说明：页面路径：“长期协议采购”“长期协议管理”操作步骤：l 长协合同查询点击菜单树，长协-长协合同管理，进入长协合同管理查询页面；输入查询条件，点击【查询】按钮，显示符合查询结果的记录。l 长协合同查看点击状态为(待审批、已驳回、已失效、已终止)记录后的【查看】按钮，查看合同信息，如下图：打印：打印pdf。返回：返回合同查询页面。查看审批结果：查看此合同的审批历史。l 长协合同提交审批点击状态为(草稿)记录后的【操作】按钮，显示操作页面，如下图:打印：打印pdf。删除：删除此记录。修改：进入信息修改页面，见：。提交审批：将此记录提交审批，状态由：草稿-待审批。返回：返回长协合同管理查询页面。查看审批结果：查看此合同的审批历史。l 终止已生效合同点击状态为(已生效)记录后的【操作】按钮，进入信息查看页面，如下图：查看审批结果：查看此记录的审批历史。查看物料:查看通过此合同创建生效的订单物料。返回：返回长协合同管理查询页面。终止：终止此合同，状态由：已生效-已终止。操作结果：显示相关操作结果。注意事项：3.1.2 长协合同创建界面示意:页面功能键说明：NO.键号说明1重新创建手动创建长协合同。2历史询单复制通过历史询单复制生成长协合同。页面操作说明：页面路径：“长期协议采购”“长期协议管理”操作步骤：l 手动创建长协合同点击【重新创建】按钮，进入“新增长协信息”页面，如图：保存：保存填写的信息。预览：预览当前合同详情。提交审批：提交合同审批。返回：返回“长协合同管理查询”页面。点击“长协物料信息”连接，新增合同物料，如下图：点击“共享设置”连接，共享此合同,如下图：点击【保存】按钮，保存填写的信息，记录状态为“草稿”，如下图：点击【提交审批】按钮，提交记录为待审批，如下图：l 复制生成长协合同点击【历史询单复制】按钮，进入“查看历史询价单”页面，如下图：选择历史询单，点击“询价单号”，进入中标显示页面，点击【复制】按钮，复制历史询单信息，显示如下：点击【操作】按钮，如下图：打印：打印pdf。删除：删除当前记录。修改：进入修改页面，修改合同记录。提交审批：提交合同为待审批。返回：返回“长协合同管理查询”页面。查看审批结果：查看合同审批历史。点击【修改】按钮，进入合同修改页面(操作同手动创建合同)。操作结果：合同创建成功。注意事项：1. 复制之后的历史询单将不可再次复制。2. 对于历史询单，存在多个供应商中标的情况，将对每个供应商分别生成合同。3.2 长协审批3.2.1 长协审批查询界面示意:页面功能键说明：NO.键号说明1查询根据查询条件，查询相关记录。2操作进入合同详情操作页面。页面操作说明：页面路径：“长期协议采购”“长期协议审批”操作步骤：输入查询条件，点击【查询】按钮，查询符合查询条件记录，如：标题：“新增长协测试-01”。见界面示意。操作结果：显示符合查询条件的记录。注意事项：3.2.2 长协审批操作界面示意:页面功能键说明：NO.键号说明1查询根据查询条件，查询相关记录。2操作进入合同详情操作页面。页面操作说明：页面路径：“长期协议采购”“长期协议审批”操作步骤：l 点击状态为“待审批”记录后的【操作】按钮。进入审批页面，如下图： 通过：对当前合同审批通过。审批通过后记录状态如下图(同时在“长协合同管理”中的记录状态为“已生效”)： 驳回：对当前合同审批驳回。审批驳回后记录状态如下图(同时在“长协合同管理”中生成一条相同的记录，状态为：草稿)： 返回：返回“长协审批查询”页面。操作结果：对长协记录进行审批。注意事项：3.3 订单管理3.3.1 订单查询界面示意:页面功能键说明：NO.键号说明1新增新增订单记录，见4.3.12查询根据查询条件，查询相关记录。3重置重置查询条件为默认。页面操作说明：页面路径：“长期协议采购”“订单管理”操作步骤：输入查询条件，如“订单标题”为“订单创建测试-01”，点击【查询】按钮，显示见“界面示意”。操作结果：显示符合条件的记录。注意事项：3.3.2 订单操作界面示意:页面功能键说明：NO.键号说明1查询根据查询条件，查询订单记录。2重置重置查询条件。3操作对订单进行操作。4查看查看订单详情。页面操作说明：页面路径：“长期协议采购”“订单管理”操作步骤：l 对“状态”为待供应商确认、已生效、已终止的记录进行【查看】操作。点击【查看】按钮，显示如下图：打印：打印pdf。返回：返回订单记录查询页面。l 对“状态”为草稿、待采购组织确认的记录尽心【操作】操作。 点击“状态”为草稿的记录后的【操作】按钮，显示如下图：打印: 打印pfd。删除：删除此记录。修改：修改记录的详细信息(同4.3.1)。发布：发布此订单。返回：返回订单查询页面。 点击“状态”为待采购组织确认的记录后的【操作】按钮，显示如下图：打印：打印pdf。终止：终止此订单记录，状态变为“终止”。确认：同意供应商对此订单的修改，状态变为“已生效”。修改：修改此订单，状态变为“待供应商确认”。返回：返回订单查询页面。操作结果：注意事项：1. 对于（4.6长协购物车）创建订单时，“订单参数选择”设置了CA签名的单子，供应商操作（确认、终止、发布）时必须进行CA签名，显示如下图：3.3.3 订单修改界面示意:页面功能键说明：NO.键号说明1查询根据查询条件，查询符合条件的记录。2重置重置查询条件为默认。3操作对具体询单进行操作。页面操作说明：页面路径：“长期协议采购”“订单查看”操作步骤：l 输入查询条件“状态”为“已驳回待再次审批”，点击【查询】按钮，查询待修改的订单记录，显示如下图：l 点击记录后的【操作】按钮，进入订单详情页面，显示如下图：打印：以PDF格式打印订单信息。删除：直接删除此订单。修改：就如订单修改页面，修改订单信息。提交审批：提交订单为待审批。l 点击【修改】按钮，进入订单修改页面，显示如下图：保存：保存订单修改后的信息。提交审批：保存订单修改后的信息，并提交为待审批。l 根据具体情况，修改订单后，点击【提交审批】按钮，提交订单为待审批，显示如下图：操作结果：订单修改操作成功。注意事项：1. 对于（4.6长协购物车）创建订单时，“订单参数选择”设置了CA签名的单子，供应商修改时必须进行CA签名，如下图所示：3.4 长协购物车3.4.1 产品搜索登陆采购宝后,点击网上超市按键进入网上超市界面,采购方可以通过关键字搜索以及根据产品分类查询相应的产品.蓝色字体:表示在此分类下有供应商和采购方签署过长协的物料通过关键字查询到符合要求的物料3.4.2 加入购物车选择有长期协议的产品.填写需要购买的数量后,点击加入购物车按键市场价:物料的市场价格协议价:签署长协的协议价格数量:可以更改需要采购的数量加入购物车:将需要购买的产品加入到购物车点此留言:将留言给此物料的供应商3.4.2 点击加入购物车后,进入购物车界面查看购物车:进入购物车查看界面.继续采购:返回网上超市界面.取消本次购买:取消本次购买,购物车将不保存此产品.注意事项 1:目前只有签署过长协的产品可以加入到购物车. 2:如果没有签署长协的产品,采购方可以通过留言等方式线下和供应商 沟通. 3.4.3 订单生成 选择相关物料前的多选按钮，显示如下图：点击确认下单后,进入订单生成界面:订单标题:填写订单的标题审批人:需要订单审批勾选后,则需要填写相应的审批人CA签名:如需要CA签名,勾选后将插入CA确认备注:填写订单的备注信息交货时间:填写要求的交货时间交货地点:填写订单要求的交货地点快捷导入:如多物料的交货时间和交货地点相同,可选择快捷导入,将填写的交货时间和 交货地点复制到所有的物料行.订单创建成功后,页面提示:点击查看订单列表:进入订单管理界面继续购物:进入网上超市,购物界面返回购物车:返回购物车界面3.4.4 订单审批 界面示意:页面功能键说明：NO.键号说明1查询根据查询条件，查询符合条件的记录。2重置重置查询条件为默认值。3操作对具体记录进行操作。页面操作说明：页面路径：“长期协议采购”“订单审批”操作步骤： 审批通过： 输入查询条件，如：“订单编号”为“PO11112900001”，点击【查询】按钮，页面显示如下： 点击【操作】按钮，进入订单审批操作页面，显示如下图： 点击【通过】按钮，订单审批通过，状态变为“已通过”，显示如下图：l 审批驳回： 输入查询条件，如：“订单编号”为“PO11112900002”，点击【查询】按钮，页面显示如下： 点击【操作】按钮，进入订单审批操作页面，显示如下图： 点击【驳回】按钮，订单审批通过，状态变为“已驳回”，显示如下图：操作结果：订单审批操作成功。订单生成并审批通过后,此订单状态为待供应商确认.供应商接到此订单后,会进入订单接收菜单下进行订单的确认或修改.如供应商对订单数量.金额等信息无异议.接收此订单后.订单状态变更为已生效状态3.4.5 到货确认到货确认,采购方收到货后需要进行到货确认操作.点击订单到货确认后,进入确认界面可对状态为未确认的订单进行确认操作.需要确认到货数量:实际到货数量.到货时间:实际到货时间.到货地点:实际到货地点.3.5 订单参数维护界面示意:页面功能键说明：NO.键号说明1保存保存参数设置信息。页面操作说明：页面路径：“长期协议采购”“订单参数维护”操作步骤：根据具体情况，设置订单创建时“订单参数选择”数据填写的限制。操作结果：设置“订单参数选择”提交订单的“参数选择”是否必填。注意事项：3.6 长协统计界面示意:页面