银行第二中心支行金融同业业务档案管理办法.doc

银行第二中心支行金融同业业务档案管理办法1目的为加强中心支行金融同业业务档案管理工作，规范金融同业业务档案管理标准，保证金融 同业业务档案的完整有效，根据银行金融同业业务档案管理办法等总行相关规章制度， 特制订本管理办法。2适用范围本管理办法适用于银行第二中心支行金融同业业务。 3.定义名词术语定 义金融同业业务档案中心支行在开展金融同业业务过程中形成的，具有留存价值的业 务资料，是记录核反映银行各项经济业务活动的重要史料和原始凭 证。金融同业档案分为一级档案和二级档案。金融同业业务 一级档案一级档案指在金融同业业务过程中形成的，对我行资产提供担保 作用的抵（质）押物权证、货币存单、有价证券等单证原件。金融同业业务 二级档案二级档案指在金融同业业务过程中产生的除一级档案外的业务 档案及一级档案的复印件。4.职责分工部门/岗位职责业务经办人员按照各类同业业务管理办法和操作规程，收集业务所需档案资料， 按业务逐笔进行整理，对档案要素真实、合法、有效性进行认定。确保档 案要素齐全，内容完整，数据真实。及时做好业务档案的交接归档工作。档案管理人员指导检查业务经办人员对业务档案的收集、整理和归档工作，负责 建立和保管银行第二中心支行金融同业业务档案交接登记薄（附 件1)、银行第二中心支行金融同业业务档案借阅登记薄（附件 2)，保证各类金融同业业务档案归集的及时性和管理的规范性。负责归档后同业业务档案的管理和借阅，确保档案资料的完整、安 全，防止档案的毁损、散失、泄密。对档案涉及的客户和业务信息做好保密工作。部门负责人对交易合同、担保合同等重要档案的归档工作进行复核和确认，确认 档案的及时归档。 金融市场部负责同业业务档案的保管及到期的销毁工作。运营部参与同业业务一级档案的保管工作。5.基本管理政策5.1中心支行金融同业业务档案主管行领导由金融同业条线主管行长担任、档案负责人由 金融市场部总经理担任。金融同业业务档案管理人员，在各自责任范围内行使权力，承担管理 不当引发的责任。5.2金融同业业务档案同时采用纸质和电子两种方式保存。纸质档案要求业务逐笔装订成 册，专夹保存；电子档案室纸质档案的扫描备份份件，要求金融同业业务档案专管人员统一保 存，定期备份。5.3金融同业业务档案应按业务品种和业务形成时间分类索引，便于查阅。5.4金融同业业务档案的保管地点应具备防盗、防火、防潮、防尘、防有害生物等条件， 保证档案资料保存的安全。一旦发生丢失、毁损、违章使用等情况，应及时采取补救措施，并 根据情况的严重程度迅速报告有关负责人。5.5金融同业业务档案的保管期限应不少于15年。档案保管期限从档案形成的次年度算起， 如有必要可以延长，但不能缩短。6.管理操作程序描述阶段流程具体内容步骤风险点描述6.1档案的 立卷与移交6.1.1档案的立卷1、中心支行金融市场部业务经办人员负责根据各类金融同 业业务管理办法的要求开展业务，并在业务开展过程中收集、整 理业务档案资料。2、对于档案资料中的复印件材料，经办人员应要求复印件 提供单位在复印件上加盖公章，并在核对复印件与原件一致性后 在复印件上加盖“与原件核对无误”印章，对于多页的资料原件， 经办人员应对复印件加盖骑缝印，保证资料的真实完整。3、对于档案资料中的交易性合同、担保性合同原件，原则上均 应按照第二中心支行同业业务核保工作管理办法进行核保， 做到双人实地核保，如实填写核保记录（附件3)，并存档备查。4、业务经办人员应将非制式同业业务合同的总行及中心支 行法审意见、同业业务出账前保函协议等法审意见审核确认表(附件4)存档备查。5、对于由中心支行运营部门协助保管的同业业务一级档案， 业务经办人员应在确定一级档案真实有效性后，由业务部门双人 与运营部门经办人员共同办理档案的封包入库工作，并及时登记同业资料交接登记簿（附件5)。6、业务经办人员制作档案封面（附件6)和业务档案目录（附件 7)，将所有业务档案资料整理立卷。6.1.2档案的移交1、业务经办人员在业务发生后3个工作日内，完成业务档案的 立卷工作，填写第二中心支行同业档案交接登记表（附件8) 及银行第二中心支行金融同业业务档案交接登记簿，完 成档案的交接。如因特殊原因无法及时完成全部或部分档案移交 工作的，应注明原因和档案最迟归档时间，原则上要求业务经办 人员在两周内完成全部项目资料的收集工作。2、业务经办人员应加强业务的后继管理跟踪，及时归档业务存 续期间产生的档案资料，定期完成业务运行情况报告，并及时归风险描述：业务经办人 员未及时归 档，造成档案材料缺失。控制措施：档案管理人 员加强监督 职能，督促 业务人员按 时立卷移交 档案。 档。原则上要求业务经办人员按季度回访交易对手、跟踪项目运 营情况，并于每季初15个工作日内收集项目运营报告；严格按 照合同约定定期收息，并在收到利息3个工作日内归档收息凭证； 严格按照合同约定收回本息，并在业务结清3个工作日内归档本 息收回凭证。3、业务经办人员应将业务档案的电子文档一并归档。4、档案管理人员在收到档案材料后，应将同业业务档案按户按 业务发生时间专夹保管。6.2档案的查阅1、档案管理人员应严格执行档案查阅规定，防止金融同业业务 档案的丢失和泄露。2、查阅同业业务档案必须填写银行第二中心支行金融同 业业务档案借阅登记簿，经金融市场部主管领导批准后方可进行。3、查阅一级业务档案，应由同业业务人员和运营部经办人员共 同完成一级档案的出库、查阅人员的现场查阅、和一级档案的重 新封包入库工作。出入库应严格执行运营部门的业务操作程序， 出入库均需登记同业资料交接登记簿。4、行内稽核、合规、风险管理类部门查阅业务档案时，也应按要 求办法查阅登记手续。5、外部公检法等有权部门查阅业务档案时，必须出具身份证件 和查阅通知书后，方可办理查阅登记手续。6、查阅人可以抄录、照相或复印档案材料，但不得将档案拆装订 或带出银行。查阅人查阅档案时原则上应在档案管理人员或金融 市场部相关人员陪同下进行。风险描述：档案在查阅 过程中丢失 或缺失。控制措施：档案管理人 员应严格执 行档案查阅 登记制度； 在档案查阅 时尽量陪 同，在档案 归还时应认 真检查档案 的完整性。6.3档案的 保管年限同业业务档案的保管年限应不少于15年。6.4档案的 销毁保管期限界满的同业业务档案，按下列程序销毁：1、由金融市场部编制同业业务档案销毁清册；2、中心支行行长在同业业务档案销毁清册上签署意见；3、中心支行销毁同业业务档案应经总行金融同业部批准；4、档案销毁时，应由中心支行金融市场部、合规部共同派人现 场监销，并在销毁清册上签章确认。5、保管期限界满但涉及未结清债权债务关系或其他未了事项的 同业业务档案，不得销毁，应单独保管到未了事项完结为止。7.合规依据7.1相关内部文件序号相关内部文件发文单位1银行金融同业业务档案管理办法银行8.附件附件1:银行第二中心支行金融同业业务档案交接登记薄附件2:银行第二中心支行金融同业业务档案借阅登记薄附件3:银行第二中心支行核保记录表附件4:同业业务出账前保函协议等法审意见审核确认表附件5:同业资料交接登记簿附件6:同业业务档案封面附件7:同业业务档案目录附件8:第二中心支行同业档案交接登记表 附件8.2 曰期： 年月 日第1页支行/部门第二中心支行金融市场部 承办人核保地点机构名称办公地址业务要素业务名称产品类型业务金额亿元业务期限年月日年月日年收益率%融资主体核保内容如需加盖有权人印章有权人是否为法人： 是 否 如非法人，是否提供授权书：是 否核保人签字接待方签字 业务名称：第2页核保记录具体内容是否约见主管领导分行行长 主管行长 部门经理 其他：是否与三人以上核实业务信息具体为 、 、是否核实担保行授信批复是否留存授信批复扫描件、复印件或照片是否全程跟踪担保用印流程是否留存用印审批表扫描件、复印件或照片核保文件是否与法审版本一致业务信息填写是否完整无误、无漏项是否双人亲见加盖印章是否核实基础资料原件 是否留存基础资料复印件是否加盖公章 是否年检 提供日期是否相符营业执照正本复印件 营业执照副本复印件 组织机构代码证正副本复印件 税务登记证正副本复印件 金融许可证复印件 开户许可证复印件 机构信用代码证复印件 法人身份证复印件 授权书（如有权人非法人） 被授权人身份证复印件 经办人身份证复印件核保人签字年 月 日交接内容接收人签字年 月 日同业业务出账前保函协议等法审意见审核确认表审核内容业务要素增信银行业务名称产品类型投资金额亿元投资期限年月日年月日年收益率%融资主体总行法审意见中支法审意见落实情况用印合同版本与法审版本一致审核人签字年 月 日 档案号：部门名称：银行*分行（支行）金融市场部 业务类型（勾选）：同业存款银行理财投资信托产品投资存放同业产品名称： 业务存续时间:年月曰至年月曰档案归档时间：归档时总页数：立卷人签名：收卷人签名：档案封面编写规则1、档案号：10位数字组成，即业务发生日期和业务顺序号例：2012年6月30日发生的第一笔同业业务编号为 20120630012、部门名称：银行*分行（支行）金融市场部3、业务类型：在业务类型选项中以“V”勾选4、产品名称：按下列形式填写 *银行同业存款业务*银行存放同业业务*银行*理财产品投资*信托公司*信托计划（受益权）投资 日期： 年月 日业务要素业务名称产品类型业务金额亿元业务期限年月日一一年月日年收益率%融资主体项目交接内容份数是否原件归档时间备注合同类交易性合同（资金信 托合同、定向资管合同、 受益权转让合同）是 否（原件见 ）担保性合同（承诺函、 三方协议、远期