巧用VISIO制作架构.ppt

巧用巧用VisioVisio制作架构图制作架构图 前前 言言 何时使用架构？何时使用架构？ 1.制定招聘或增补计划时 2.招聘月报表 3.当团队负责人需要了解团队人员情况时 4.人事预算时等 一、各种组织新形状框的运用：一、各种组织新形状框的运用： 巧用巧用VISIOVISIO制作架构图制作架构图 之标准篇之标准篇 1.架构图的标题： 格式：任选框；字体为：黑色、默认字体、18号；边框无线条 2.项目负责人： 格式：选用“总经理”框型；字体为：黑色、默认字体、14号； 3.部门： 格式：选用“经理”框型；字体为：黑色、默认字体、10号； 4.下属职位： 格式：选用“职位”框型；字体为：黑色、默认字体、8号； 巧用巧用VISIOVISIO制作架构图制作架构图 之标准篇之标准篇 一、各种组织形状框的运用：一、各种组织形状框的运用： TIPS ： 除了组织架构图的标题，所有组织框型均使用默认 大小，不要随意改动，保持所有框型大小一致。 一、一键调整所有组织框大小的方法：一、一键调整所有组织框大小的方法： 1）在“视图工具表”中选“大小和位置窗口”，绘图左下 角即出现相应浮动窗口； 2）按住CTRL+所有需要调节大小的组织框； 3）在“大小和位置窗口”浮动窗口的“高度”和“宽度” 中输入数据。 巧用巧用VISIOVISIO制作架构图制作架构图 之技巧篇之技巧篇 巧用巧用VISIOVISIO制作架构图制作架构图 二、绘制组织架构图的线条：二、绘制组织架构图的线条： 之标准篇之标准篇 误区：连接部门、职务的线条可以 手动绘制，想怎么连接就怎么连接 。 正确方法：线条会自动生成，除特 殊情况外，线条不允许手动绘制。 巧用巧用VISIOVISIO制作架构图制作架构图 之技巧篇之技巧篇 二、正确使用绘制架构图的方法：二、正确使用绘制架构图的方法： 选中下属职位的上级的组织框 右键点击 排列下属形状 选择需要的布局 巧用巧用VISIOVISIO制作架构图制作架构图 之标准篇之标准篇 正确使用绘制架构图的方法： 1.项目负责人下属各个部门； 1）右击“项目负责人”组织框，选择“排列下属形状”水 平的布局形状； 2）将4个部门依次拖曳至项目负责人的组织框中，线条即自 动生成； 3）手动将4个部门组织框的位置调整整齐； 二、绘制组织架构图的线条：二、绘制组织架构图的线条： 巧用巧用VISIOVISIO制作架构图制作架构图 二、绘制组织架构图的线条：二、绘制组织架构图的线条： 之标准篇之标准篇 正确使用绘制架构图的方法： 2.部门下属各个职位： 1）右击“部门”组织框，选择“排列下属形状”垂直左三 的布局形状； 2）将相关下属职位依次拖曳至“部门”的组织框中，线条 即自动生成； 3）手动将下属职位组织框的位置调整整齐； 巧用巧用VISIOVISIO制作架构图制作架构图 之标准篇之标准篇 选择“排列下属形状”时，注意垂直布局中保持同 一方向，不要面对面（图一），也不要背对背（图二）。 二、绘制组织架构图的线条：二、绘制组织架构图的线条： TIPS： 图一 图二 三、特殊职位框的绘制方法；三、特殊职位框的绘制方法； 巧用巧用VISIOVISIO制作架构图制作架构图 之技巧篇之技巧篇 1.“1.“秘书秘书” ”职位的绘制方法职位的绘制方法 ： 1）在“组织结构图形状”中选择“职位”拖曳至绘图区 （秘书职位放在项目负责人右下方且高于下属4个部门） ； 2）使用连线工具手动绘制连接线； 3）绘制完毕后调整回“指针工具”。 巧用巧用VISIOVISIO制作架构图制作架构图 之技巧篇之技巧篇 三、特殊职位框的绘制方法；三、特殊职位框的绘制方法； 2.“2.“工程部部门助理工程部部门助理” ”职位的绘制方法：职位的绘制方法： 1）在“组织结构图形状”中选择“职位”拖曳至绘图区（兼任 的工程部部门助理职位放质检/设计/开发组的中间）； 2）使用连线工具手动绘制连接线； 3）绘制完毕后调整回“指针工具”。 四、组织框和连接线的粗细及颜色；四、组织框和连接线的粗细及颜色； 巧用巧用VISIOVISIO制作架构图制作架构图 之标准篇之标准篇 组织框和连接线的粗细及颜色标准， 详见架构图制作规范 TIPS: 除项目负责人及部门外，其他组织框全部选用“线条粗 细5”。（整体调整线条粗细的方法，详见技巧篇） 三、一键调整多选框线条粗细三、一键调整多选框线条粗细/ /颜色的方法：颜色的方法： 巧用巧用VISIOVISIO制作架构图制作架构图 之技巧篇之技巧篇 1）CTRL+A全选整个组织架构图； 2）CTRL+无需修改线条粗细/颜色的地方（项目负责人+ 部门无需加粗线）； 3）在“线条粗细”快捷窗口中选择“线条粗细5”。 4）在”线形“快捷窗口中选择“线形2”来标识待聘的岗位。 五、在五、在VISIOVISIO上绘制上绘制EXCELEXCEL人员情况汇总表：人员情况汇总表： 巧用巧用VISIOVISIO制作架构图制作架构图 之标准篇之标准篇 TIPS ： 平时更新的架构图上都有EXCEL汇总表，可 以直接复制（选中EXCEL后CTRL+C）到架 构图的右上角。 巧用巧用VISIOVISIO制作架构图制作架构图 之标准篇之标准篇 五、在五、在VISIOVISIO上绘制上绘制EXCELEXCEL人员情况汇总表：人员情况汇总表： 绘制绘制EXCELEXCEL人员情况汇总表的方法：人员情况汇总表的方法： 1、在工具表上选“插入”对象EXCEL工作表； 2、调整EXCEL工作表的位置和大小，输入正确的数据即可。 制作架构图的其他注意点：制作架构图的其他注意点： 巧用巧用VISIOVISIO制作架构图制作架构图 之标准篇之标准篇 1.必须是已经签批下来的招聘计划岗位才能绘制在架构中； 2.各个职位的汇报关系按照实际关系做。除非人员 缺失，建议经理