做好档案工作意见建议

1 / 13 做好档案工作意见建议 档案是社会先进文化的物态载体。档案是人类社会发展到一定阶段的文明产物，是一种 “ 凝固的历史 ” ，它以各种方式和载体将人类的历史活动过程和思想记录下来，并使之流传后世，可以说 ,先进文化的传播、交流、确立离不开档案的存在，档案是先进文化传播和确立的一种载体，是人类认识和改造世界的历史记录，是人类智慧的一种物态结晶。档案管理工作不仅是一项政策性很强的工作，还是一项专业性技术性很强的工作，档案人员要有较好的专业素质，才能胜任档案管理工作。下面是做好档案工作意见建议，欢迎阅读参考。 做好档案工作意 见建议 档案，是记录工作和管理、服务活动的历史凭证，也是各项事业顺利开展的重要信息资源。认真领会党的十八届三中全会精神实质，紧扣西区 “ 四大发展战略 ” 布局，是摆在从事档案工作人员面前的重要课题，也是在新形势下，用创新的理念、与时俱进的精神实现档案工作新突破的迫切要求。结合工作实践，谈谈如何做好街道档案工作的几点建议： 一、 领导重视，为工作有序开展提供精神保障 档案工作不是一项独立性的工作，是需要各个部门积极配合的综合性工作，而领导重视是档案工作开展的精神保障，是工作发展的关键点。确立以街道党工委书记为 第一责2 / 13 任人，街办副主任为第二责任人的档案管理领导小组。并将责任层层落实到各科室，由办公室落实专人负责具体工作，年终进行全面考核，根据考核结果，对管理人员实施奖惩，既调动了档案管理人员的工作积极性，又推动了街道档案管理工作的顺利开展。 二、 多渠道学习，实现档案管理人员专业化 新形势下，快速发展的档案事业对档案工作者专业素质和业务技能的要求越来越高，而如何实现档案管理专业化时，一是在选用档案管理工作人员时，要明确选用政治素质高、原则性强、服务意识高的工作人员，提高档案整体工作人员的专业素质 ;二是提高培训教学内 容的质量，有针对性提供如何书本知识、档案理论与实际技能、创新方式与实际操作能力、管理理念与先进方法等相结合的培训课程，提高档案工作人员的专业技能 ;三是征订档案等业务杂志，购买档案管理的工具书，加强档案工作人员自我学习力度。通过灵活多想的培训和教学方式，提供档案工作的实际需要，真正为档案业务开展夯实基础。 三、 加强档案设施建设，完善档案服务功能 从目前现状来看，资金短缺、投入不足是影响街道档案事业发展的重要原因，增加档案事业经费投入，完善档案设施建设，是提供更好的档案服务功能的基础条件。一是硬件上完善独 立的档案库房、电脑、激光打印机、空调、温湿度3 / 13 表等配套设施 ;二是配置专职档案工作人员，专人专项做好档案工作，为进一步提高档案工作质量提供软件保障。 四、健全管理制度，提高档案的规范管理 强化组织领导，健全档案管理制度。成立以街道党工委书记为第一责任人，街办副主任为第二责任人，各科室负责人为成员的档案管理工作领导小组，组成由街道领导统一指导，各科室为基础的档案管理体制。完善档案资料收集、整理、归档、移交等各项管理规章制度，形成档案管理的制度化和规范化，为档案管理工作的良好开展提供了有力的组织领导和制度保证。 五 、提高档案利用率，进一步做好档案利用工作 档案记载了街道发展的历史，也为街道经济发展和各项工作提供综合服务。如何更好的提高档案的利用效率，一是工作人员要熟悉档案存档情况，做到心中有数 ;二是工作人员对来查阅档案人员要了解查阅档案的目的，掌握档案发展方向 ;三是规范档案查阅程序，对查阅档案人员进行详细登记。利用档案信息资源，编写各类编研资料，做好服务工作。 做好档案工作意见建议 档案是依据、是资源、是财富。机关档案是机关公务活动的真实记录，是档案事业的重要组成部分，通过机关档案可以真实再现机关工作的历史面貌 。重视档案工作，对于规范机关管理，提高机关工作效率，具有重要的意义。笔者通过参与近年来我市机关档案的互4 / 13 查，结合个人十余年来的档案工作实践，浅谈机关档案工作中存在的问题及对机关档案工作的建议。 一、机关档案工作存在的问题 (一 )对档案工作重要性认识不够。档案工作相对于机关前沿的业务工作而言，是幕后服务性工作，容易被领导忽视。检查发现有的单位没有将档案工作纳入年度目标考核，既便纳入目标考评，档案工作也是软指标，没有硬性规定，不能引起领导的重视。对档案工作重视不够的主要表现：一是档案工作在个别单位领导心目中地位不 高 ;二是对档案工作人、财、物投入不够 ;三是档案工作人员的经济、政治待遇得不到应有的保障。 (二 )办公条件及设施不符合档案管理的要求。互查发现，一些单位档案室办公条件及设施离档案规范要求还有差距。如有的机关无专门的库房，有的机关没有专门的阅览室 ;个别单位的档案装具仍是木柜和铁柜，没有使用密集柜。 (三 )档案人员不稳定，素质有待提高。主要表现是：个别单位档案人员经常变化，特别是一些单位二级机构档案人员的变化频繁，新人员需要较长的熟悉、适应过程，不利于档案工作的深入开展 ;个别单位人员变换中，工作交接不规范，在一定 程度上影响了档案的完整性 ;档案人员忙于日常工作较多，在深入调查、工作创新上不够。 (四 )档案管理质量和利用效率有待提高。档案管理的高5 / 13 质量是为档案利用的高效率，但通过近年来互查发现，在档案管理质量和利用效率上还有差距。表现为：一是有的单位归档分类不够合理，保管期限划分不够准确 ;有的注重文件的归档，对材料的归档重视不够，个别单位存在有应归档的材料未归档的现象。二是档案信息化程度不高，目前全市没有统一的档案管理软件，且档案检索工具单一，严重影响了档案管理质量特别是档案利用效率的提高。 二、对做好机关档案工作的建议 (一 )加强领导，健全组织。工作好不好，关键看领导，领导重视是做好档案工作的前提。首先应健全档案工作责任制，明确主管领导及直接负责的相关领导 ;其次要建立档案管理机构网络，形成以机关综合档案室为中心，各基层单位、各科室共同参与的管理网络 ;第三要逐步建立健全统一领导，分级建档，逐级负责，条块结合的档案管理体制。 (二 )把握重点，规范管理。文件材料的归档及管理是档案工作的重点，是做好档案工作的基础，是档案工作的中心。在文件材料的归档及管理中，要把好四关：一是把好文件材料收集关，确保文件材料的齐全完整 ;二是把好文件 材料整理关，确保文件材料归档规范 ;三是把好文件材料管理关，防止档案的损毁和丢失，确保档案的真实性和可靠性 ;四是把好文件保密关，保证涉密档案的内容不泄密。 (三 )加强档案人员的继续教育，保持档案队伍的相对稳6 / 13 定。要采取多种形式加强档案人员的继续教育，省、市档案局可以组织专业知识培训 ;各单位可以采取 “ 请进来，走出去 ” 的方式，既可请档案局专业人员现场指导，也可到好的单位实地学习。档案人员更要注重自学，既要学习档案专业知识，又要学习计算机知识等与档案管理相关的知识，做到知识面广、业务精通。在一定时期，保持档案队伍的稳 定，才可以使档案工作进一步发展，提高机关的档案管理水平。 (四 )完善设施，加大软硬件建设 。硬件上，要按照档案规范管理的要求，配备充足的档案柜，有条件的单位可以购买密集柜，要有防盗门窗、吸尘器、灭火器、温湿计等必要的安全设施。软件方面，要加强档案信息化建设。首先要立足现有信息化设备，对文件材料实行电子存档，对历年文件材料扫描录入，以备将来档案信息化建设需要。其次要由国家档案局或省档案局开发统一的档案管理软件，使档案的管理更加统一化、规范化、科学化、简便化，档案的利用更加高效化。 (五 )注重信息资源开发，服务 机关工作。机关档案管理的目的在于服务机关工作。档案部门要围绕机关工作，积极挖掘档案信息，在服务领导决策、服务机关、指导基层、服务经济建设上下功夫，把档案变成可利用的信息资源，通过档案资料的充分利用，使档案的价值得到充分的体现。 做好档案工作意见建议 近几年来，各级档案工作在7 / 13 上级党委政府的正确领导下，在各单位共同努力下，有了长足的发展，呈现了良好的发展势头，取得了显著的成绩。有一大批档案管理工作达到了上级档案管理标准，形成了良好的局面，基本达到了档案室管理工作制度化、规范化的要求。但纵观全局，在少数单位 仍存在一些问题。现本人参与档案执法检查和平时了解的情况，就档案的作用、发现的问题和对策及建议，浅谈以下三点意见： 一、档案的作用。档案是人类文明发展到一定历史阶段的产物。通过档案，我们可以探寻历史发展的轨迹和规律，了解中华民族创造的辉煌业绩，继承传统文化的精华，学习历史上志士仁人的高尚情操，从中感受中华民族历尽劫难而生生不息、不断发展的强大力量，概括起来有如下三个方面的作用。 一是凭证作用。档案是自然形成的，保留了当事人的历史真迹，如亲笔手稿、印信等，有些文件还保留了当事人的声音、形象等等，这些都反映了档案 是确凿的真凭实据。 二是参考作用。档案作为一种历史记录，不仅真实地记录和反映了人类社会实践活动的浓度，也反映了实践活动的广度，为人们认识自然、改造自然提供了正反两方面的经验。 三是具体作用。档案是一个单位或个人历史的真实、全面的反映 ;档案是一个单位或个人维护自身权益的重要工具 ;档案是一个单位规范管理的基础 ;档案是积累和传播知识重8 / 13 要载体 ;档案是开展单位文化建设的重要素材，特别是对于企业建立企业文化有不可替代的作用 ;档案是一个单位或个人建立信用，在社会活动、生产经营等方面建立和利用信用体系，获得发展最有力的工具 ;档案是国家和民族文化建立历史记忆，传承文明的重要载体，是 “ 今世可以知古，后世可以知今 ” 的重要素材。 二、存在的问题。近年来，在少数单位由于收集、整理、归档、保管、利用不到位，将历史的真实材料没有归档或归档材料丢失，给领导决策带来重大难题和造成重大经济损失，严重影响工作开展和经济社会快速向前发展 ;有的也给个人造成较大损失，如某某镇谭某某一份退伍档案，移民时被一镇干部从县人武部提走，但这份档案在谭某某的移民档案卷里没有，弄得谭找到镇要了近 5 年时间了，至今没查到，来去路费就好几千，火气也越来越大了 ，何止此例 ?。造成如此问题，主要是有的单位对档案工作不够重视，有的对档案管理意识相当淡薄，致使档案工作还存在各种问题。 一是重视程度还不够平衡。档案工作的重视很不平衡，少数单位对档案工作重视还不够，档案意识薄弱，监督力度不强，未能对档案工作所需的人、财、物和档案整理归档时间给予充分的保证，虽然有的单位把档案工作列入年度工作计划，也有专人负责抓落实，但真正把档案管理工作作为各单位工作有效机制来抓方面还存在缺限。从我们检查中发9 / 13 现，有的单位重要的业务档案没有及时整理、装订、归档，移交综合档案室，而是放置在职能各科室。客观上 讲，行政执法档案、重要业务档案放置在职能科室可以方便查阅利用，归入档案室保管给调阅利用确实造成不便，但按照档案管理要求，不符合档案法规定。 二是档案室保管条件较差。多数单位还达不到档案管理要求，与整齐、规范统一的要求还有一定的差距。少数单位综合档案室变成了杂物室，设施设备老化，有的综合档案室设施设备不齐全，档案柜也五花八门不统一，比较零乱。个别单位综合档案室设防意识不强，设施设备不完善，管理体制不到位，使部分档案受到损害。档案室保管条件差的原因，从客观因素上看，有些单位办公用房比较紧张，单独拿出一间房子作为 档案室的确存在困难，而有些相对有条件的单位设置的综合档案室整体上也不规范。甚至有极个别的单位根本没有对档案进行保管，档案资料象垃圾一样堆放在某一角落，势将造成档案资料的严重毁坏和遗失，这些问题的产生，究其根本原因则是对档案工作认识不足，档案管理制度落实不够。 三是业务素质还相对薄弱。档案管理工作不仅是一项政策性很强的工作，还是一项专业性技术性很强的工作，档案人员要有较好的专业素质，才能胜任档案管理工作。在这次执法检查过程中我们发现：有的单位档案人员因一岗兼多职10 / 13 疲于应付日常事务，没有时间和精力从事档案管理工作 ，加上工作需要变动频繁和业务素质欠缺，直接影响了档案管理工作的持续性和稳定性。此外，档案人员因业务不精，导致归档文件的整理、分类和保管期限划分等问题上不够准确，档案不按时立卷归档和未及时移交综合档案室等情况时有发生。其次，有个别领导和档案人员对档案工作重要性和责任性认识还不够，存在随意应付了事思想，对各科室必须要形成的档案资料及时整理归档监督指导力度不够，思想上存在着为难情绪。此外，有的单位领导对档案人员思想、工作、生活上的关心、支持、了解不够，使档案人员对本职岗位工作热情降低，给档案工作发展造成了许多制约 因素。上述问题不同程度地影响了档案工作循序渐进地开展，影响了档案工作为经济和社会服务功能的发挥。 三、对策及建议。要搞好今后的档案工作，我认为必须抓好五大工作。 一是要提高认识加强领导。各单位主要领导要充分认识档案工作的必要性和重要性，要明确分管领导和工作职责，建立以分管领导为组长，各科室负责人和专 (兼 )职档案管理员为成员的档案管理工作领导小组，分派具备档案管理资格的人员上岗从事该工作，各科室专设信息员一名。并将此项工作列入年度工作计划和领导工作的职责范围，摆上议事日程，要定期听取档案工作汇报，及时分析研究 解决档案工作11 / 13 遇到的问题，并把档案工作列入本单位年度考核范围，为档案事业发展创造一个良好的内部环境。解决好档案人员的实际问题，为他们提供良好的发展平台，使他们能安心本职工作，从而促进档案工作的持续稳定的发展。 二是要建立建全管理机制。建立健全档案管理员的职责、保密工作制度、档案查阅利用制度、档案接收制度、档案保管制度、档案整理制度、档案登记制度、档案资料征集制度、档案鉴定工作制度、档案检查工作制度、档案管理工作程序、档案管理目标任务奖惩办法等一系列制度，并上墙公 示，确保档案管理工作向法制化、制度化、规范化方向推进。 三是要强化档案宣传培训。利用各种有效载体抓好档案法和档案法实施办法的宣传教育，通过宣传，扩大档案工作的影响力，使广大干部职工充分认识档案工作的重要性，落实好依法治档的工作机制 ;要结合新时期档案工作的发展趋势，按照采用不同层次不同的需求，按需施教，注重实效，运用 “ 走出去、请进来 ” 等培训方式，并