unit14商务信函的写作ppt外贸函电

精品文档 2016 全新精品资料 全程指导写作 独家原创 1 / 47 务信函的写作 贸函电 篇一：外贸函电 、书信的组成部分 （ 1）信头 书信中发信人的地址和发信的日期等称为信头。是公司形象的一部分。但是内容也是标准化的。包括公司名称、地址、电话号码、传真、电子邮件和网址等，有的还包括注册商标和公司标志（ 工商注册号和注册资本。英文地址按照由小往大的顺序写。信头的用途就是使收信人在第一时间看到信发自何处，复信时也便于参考。有些国家的 信头中还包括其他一些细节，如在英国，信头中就印着公司总经理的姓名。信头的位置：一般缩行式的信头位于中上方，平头式和混合式的信头位于左上方。 【答疑编号 0110001，针对该题提问】 o. 188 01345 567921 01345 438923 精品文档 2016 全新精品资料 全程指导写作 独家原创 2 / 47 （ 2）日期 日期在商务书信中非常重要，不可或缺。日期不用简略格式，特别是不用容易产生歧义的格式。具体要求如下： 完全写出，不能用 05 代替 2005 年 能用数字代替。因为英国人遵循日、月、年的顺序而美国人遵循月、日、年的顺序，所以10/2/2004，既可能被理解为 2004 年 10 月 2 日，也可能被理解为 2004 年 2 月 10 日。 短的词就不要用缩写了。但是一般情况下，写完整的词比较好。 可以用序号来表示。 月份和日期之间不用逗号，年份之前用逗号隔开。例如：, 2005 日期的位置通常在信头之下，而中文书信的日期一般是在信的末尾签名之后。在书写 日期时，注意最好不要用序数词，月份不用缩写。 （ 3）封内地址（ 收信人的公司名、地址等一般是列在信笺的左上方，在日期向下 2的位置，左对齐，无缩进。书写封内地址主要有以下几个用途： 免放入信封时发生错误。 于以后查找。 精品文档 2016 全新精品资料 全程指导写作 独家原创 3 / 47 中文信函一般没有封内地址，这是与英文信函的区别 封内地址和姓名的顺序如下： of 收信人姓名） of 收信人头衔） of 单位名称） 门牌号码、街道名称） 城市、州、邮编） of 所达国名称） （ 4）称呼 果知道收信人的名字，最好称呼他们的头衔或姓，男性称 如 r. 性称 s. 已婚女士称 未婚称 呼最好写具体的人，而不用冷冰冰的 至只用名字不用姓氏，就好像是好朋友之间的私人通信。 仅用复数而不用单数）。对一般机关团体负责人用 对政府高级官员用 称呼后面的标点，一般使用逗号、分号或冒号，也有不用标点的。 （ 5）信的正文 这是信的主要部分，表达发信人的意见， 注意几点： 精品文档 2016 全新精品资料 全程指导写作 独家原创 4 / 47 1）简明扼要，合乎语法，重点突出 2）分段正确，每段都有一个主题 3）打印无误，布局艺术，力求让读者对书信形式有耳目一新的感觉。 内容部分打印在称谓或主题下面。段落间使用单倍行距，对于特别简短的信，也可采取双倍行距。 信的正文包含三个部分 开头语没有固定的写法，可以简单的说明写信的原因，或是要求，也可以提一下上封信相关的合同或文件，或使用生动的开头引起读者的举趣。开头语一般自成一段，而许多商务信函不用开头语。开头语在写作时要注意简单、明了。只要最简单的开一个头引出下文即可 。例 1：我写信要求贵方帮助我们解决公司现在面临的一个非常重要的问题。 例 2：很遗憾我们 209 号自行车没有令您满意，我们尽可能做到让您满意。 在写作正文时，如果正文需要两页或者更多页信纸时，应在联页的上端注明收信人的名称、日期、页数，再继续写正文，这是为了避免发信时第一页和第二页以及后面几页误置。除了第一页，其他页不用印有信头的信笺。名称也可以尽量缩写，只要标注它是每封信的第几页就可以 精品文档 2016 全新精品资料 全程指导写作 独家原创 5 / 47 信的结束语可以重复一下刚刚所说的事情，再强调一下重点，或发信人要做，或希望收信人做的事情 ，也可说些套话。为此在正文结束之后要另起一段。 例如：希望尽快收到您的回音。 （ 6） 结束语（ 是内容结束后的客气话，类似中文信中的此致，敬礼。写在结尾下隔一行，正中或略向右面写起。只有第一个字母大写，后面加逗号。（注意都是带 副词，用 不用 （ 7）签名 为使对方了解签名人的姓名、职位，签名的下面要打字注明。不能用图章签发信函。如果是秘书代签，则秘书的名字及真正需要签名的名字同时都要表现出来。 （ 1） 事由（ 写在称呼语下面两行，一般全部大写或加下划线，中对齐，但平头信则为左对齐。其使用主要是使对方的收发人员可以迅速转交给经办人，不必等待阅读完信中全部内容才能确定。这样可以节省时间，也有利于登记归档和查卷。事由要简单扼要，说明商品名称、数量、信用证或合同号码等即可。有时前面加上 或 或 但现在也可精品文档 2016 全新精品资料 全程指导写作 独家原创 6 / 47 省略。 （ 2） 经办人（ 作用：便于快速分拣信件；表明希望某个具体的人 或具体的部门来负责这件事情。 位置：经办人要大写或用下划线，在封内地址之后。 （ 3） 附件（ 如果有附件，在左下角注明 如果不只一封附件，应注明 2 4） 抄送（ 函件抄送其他单位时，如果同时对方也知道已抄送其他单位，可在信件最后左下角注明 件抄送其他单位时，如果同时不想让对方知道，不写 CC C ,要在发往抄送单位的信函上注明 示 5） 再启（ 信写完后，如果还有补充说明，在信末加 然后本人签署简笔签名，即只签姓、名的首字母。现在基本不用，因为可在文档中直接修改。 二、打信格式注意事项 注意纸张的选择，选用一些质量较好的纸张；注意页边距；正文的部分要适中；尽量选用激光打印机进行打印；要用文字处理软件中的预览观看效果再打印出来。 打信格式有三种： 精品文档 2016 全新精品资料 全程指导写作 独家原创 7 / 47 内地址和其需要分行的地方的后一行，都比前一行缩进两格或三格；正文中每一段开始一行缩进若干格（大约 4字母）。（ 要分段的地方，即每段的开始一行都与前一行取齐，一律不缩行。隔段之间用双倍行距。 （ 内地址和称呼用平头式（从左边空白边缘打起），其他部分采用缩行式，两种格式混合采用。（ 三、信封的写法 一般都用平头式。其排列顺序与汉语相反，先写姓名。后写地址，地址由小到大。收信人名称地址一般打在信封中间偏左。发信人的地址（ 左上角，邮票应贴于封面的右上角。 信封上面可以附 注下列各项： 说明信的类别，可在信封左下角注明下列各字样： （ 1） 空 （ 2） 空挂号 （ 3） 号邮件 （ 4） 递邮件 （ 5） 裹邮件 （ 6） 刷品 精品文档 2016 全新精品资料 全程指导写作 独家原创 8 / 47 （ 7） 品邮件 （ 8） 物样品 （ 9） s） o 商业价值样品（即增品） 注明： （ 1） 人信 （ 2） 人信 （ 3） 密信 要注意： （ 1）可以在信封左下角直接注明： （ 2）由公司转交私人的信，在写完收信人姓名后，在公司名称之前加 c/o 字样（ ?转交），如： ，这封信请转交给生。 （ 3）托人带信（一般是介绍信）不写地址，只在收信人名称之下，注明带信人姓名，写法如下 或用 y 品文档 2016 全新精品资料 全程指导写作 独家原创 9 / 47 、电子邮件和传真 在书写外贸函电的过 程中，电子邮件和传真所遵循的原则和讲过的内容完全一致，通常有自己固定的模式，所以在写作和语言的角度来讲，电子邮件、传真与信函都是没有什么区别的。 例子 二：外贸商务信函范文 I an It We a of in We a in to us if to We be to to we a of do in 品文档 2016 全新精品资料 全程指导写作 独家原创 10 / 47 We on to 随函寄奉配有插图的商品目录附页，介绍最新设计的产品。贵公司的邮购目录多年来收录本公司产品，产品销售成绩理想，特此致以深切谢意。最新设计的产品巧夺天工，定能吸引顾客选购。烦请参阅上述附页，需查看样本，请赐复，本公司 乐意交劳。 本公司现正设计一系列款式古典的英国餐具，适合北美市场需求。如感兴趣，亦请赐知。 愿进一步加强联系，并候复音。 2. 为商贸指南兜揽广告 in is of in in K. in a on We a of be to of in in to in If do a be in 品文档 2016 全新精品资料 全程指导写作 独家原创 11 / 47 at be be on of in it 衷心感谢惠顾。贵公司商号已刊登在本公司的商贸指南中。该指南乃唯一覆盖英国全部建筑公司的刊物，在此刊登广告确是明智之 举。 现下筹备 1998 年 4 月版 的贸易批南，新版会罗列欧洲贡同体的主要铅管业制造商。为达到出色的宣 to in If do a be in at be be on of in it 衷心感谢惠顾。贵公司商号已刊登在本公司的商贸指南中。该指南乃唯一覆盖英国全部建筑公司的刊物，在此刊登广告确是明智之举。 现下筹备 1998 年 4 月版 的贸易批南，新版会罗列欧洲贡同体的主要铅管业制造商。为达到出色的宣传效果，贵公司宜考虑在不同类别刊登广告。如蒙惠顾，除首个广告外，其余类别的广告将可获半价精品文档 2016 全新精品资料 全程指导写作 独家原创 12 / 47 优惠。 该指南将分送给所有建筑公司和五金器具公司主管。烦表填妥随附表格，连同广告费用一并寄回。 专此盼候佳音。 3. 请求客户作推荐人 We to to of As in of we on to we to as a we in to It be if we a to at We of at ll to 从 11 月 2 日的来函得悉阁下对贵饭店的整修感到满意，此消息对本公司实是一鼓励。 设计行业重视声誉，客人在选择设计公司时必然会有所比较。如蒙允许，本公司欲请贵饭店作推荐人，证明有关精品文档 2016 全新精品资料 全程指导写作 独家原创 13 / 47 整修的质素。未知可否让其他客户来电垂询 ? 此外，如获允准间或联同客户前来参观贵 饭店整修，定必 有莫大帮助。当然，本公司会预订房间，至少留宿一晚。 4. 通知客户价格调整 We 997. of in A of of be is as a Ws We In is a in at We of at a be We to 谨谢上新的商品目录和价格表。修订价格定于 1997 年 4 月 1 日起生效。产品系列有一大革精品文档 2016 全新精品资料 全程指导写作 独家原创 14 / 47 新，增加了不少改良的型号，扒出一系列新款的洗衣机，但许多款的开动号仍保持不变。通货膨胀影响整个工业连带令货品价格上涨。虽然如此，本公司并未全面提升价格，调整幅度亦不大。 本公司坚守一贯信念，务求出产优质之耐用消费品，迎合 顾客的需要。 谢谢贵公司多年惠顾，盼继续合作。 5. 说明价格调整原因 I of we on We so on of we We we we We 0% we of by as 5%. As we in of we 0 We of We to of of We to 品文档 2016 全新精品资料 全程指导写作 独家原创 15 / 47 现谨附上本公司新价格表，新价格将于本月底生效。除了存货充裕的商品外，其余大部分货品均已调升价格。是次调整原因是原材料价格升幅上涨 10%，一些承包商的价格调升到 15%。 过去 40 年，本公司生产的机器品质优良、性能可靠。今为确保产品质量，唯有稍为调整价格。上述情况，还望考虑。愿能与贵公司保持紧密合作。 We in We in of we a of We so We to it to us at in be to If we be of to us 承蒙来信赞扬本公司提供的空调维修工程服务，欣喜不已。五年前开业至今，屡 获客户来函嘉奖，本公司荣幸之至。欣悉贵公司识技术人员的服务，他日苛有任何需要，亦请与本公司联络，本公司定精品文档 2016 全新精品资料 全程指导写作 独家原创 16 / 47 当提供优秀技师，竭诚效劳。在此谨再衷心感谢贵公司的赞赏，并请继续保持联络。 7. 请客户征询其它公司 We to we do to to he e e I a of of up we We be of to in 谢谢 5 月 5 月日来函查询关 于纡绸罩衫的事宜。 本公司只生产纡绸布料，供应纺织品批发商和制造厂家，并没有制造成衣，因而未能接受贵公司订货，谨致万分歉意然而，本公司乐意推荐本地一家生产优质男装的工厂，相信可按贵公司设计的款式制造符合欧洲最高标准的服装：蛇口工业区天鹅纺织品公司。 该厂的丝绸布料全由本公司供应，随函了什样本以供查阅，如贵公司认为适合，本公司乐意负责供应所需布料。愿上资料对贵公司有所帮精品文档 2016 全新精品资料 全程指导写作 独家原创 17 / 47 助。 谨祝生意兴隆，事事顺达。 8. 改善服务 6 I us I a to a We we a on we it we to it We to of It s I us if us to 感谢 1 月 26 日来信。对上月贵公司更换所需货品，唯恐类似事件再发生，本公司生产、运输和出口部经理已商议制订更有效方法处理贵公司事务，并为此特别设计清单。 随信奉上该清单，供贵公司今后订货之用。当中包 括特殊规格、包装要求和樗说明等栏目，相信此举有助本公司提供更佳服务，促进双方合作。如欲增设任何栏目于该清单上，恳求惠示。 精品文档 2016 全新精品资料 全程指导写作 独家原创 18 / 47 9. 拒绝客户的要求 5 We to a to we to is,of in is in we do to us 8 月 25 日信收悉，谨此致谢。 来信要求本公司提供有关软件保密系统的技术资料，但鉴于同行向来视该等资料为机密文件，本公司亦不便透露，尚祈见谅。我真诚地希望这样不会对贵公司造成不便。如需本公司协助其他事宜，欢迎随时赐顾垂询。 祝业务蒸蒸日上 ! 10. 应付难办的客户 We a we of we to of we is is to of 精品文档 2016 全新精品资料 全程指导写作 独家原创 19 / 47 In To I on of an to If on we a so I on to 承蒙多年惠顾，本公司感激万分。然近来合作出现问题，令服务水准未能符合对方要求，本公司为此提忧不已。 贵公司采部发出定单后，再三更改内容 ;更有甚者，屡次退回订购之货品，导致了双方公司工作中的混乱和困惑。为避免问题日趋严重，特此在接到定单后，由本公司销售人员与贵公司复核。若需作出改支，本公司把定单修改后电传副本，供贵公司查核。 盼望上述办法经受 减少延误，促进双方业务发展。 11. 祝贺新公司成立 It to t on As a in K. We to in 品文档 2016 全新精品资料 全程指导写作 独家原创 20 / 47 us if we be of to We be to We of a 12. 非正式的预约要求 we to We to by of We to we a I I it to to I to 您好 !未知能否于本月会面，商谈有关特大自助市场的建议呢 ?我们准备于下月初作出最后决定。在未订下明确计划之前，希望能咨询的意见。敢问能否选定会面地点 ?在伦敦、巴黎或里昂商谈都可以，悉随尊便。 期待与您见面。 13. 物色代理商 a of by in 0 A is We to we In we to 品文档 2016 全新精品资料 全程指导写作 独家原创 21 / 47