商务信函的特点

精品文档 2016 全新精品资料 全程指导写作 独家原创 1 / 78 商务信函的特点 篇一：浅谈商务信函的特点及翻译技巧 浅谈商务信函的特点及翻译技巧 摘要：当今社会随着对外交流的不断扩大，国际商务往来也在向纵向发展， 而作为其主要交流形式之一的英语商务信函越来越受到人们的广泛关注。 商务英 语信函翻译的成功与否对整个企业业务的成败得失起着极为重要的作用。因此， 本文从商务英语信函在文体和语体等方面的特殊性出发， 在其翻译技巧等方面提 出英语商务信函不同于其他信函的内容和特点，并结合举例进行阐述。 关键词：商务信函特点 翻译技巧 应用 in s of in to as of by of of an in of in 品文档 2016 全新精品资料 全程指导写作 独家原创 2 / 78 is in 概述商务英语信函 商务英语信函是一种在国际商务环境下，利用书信方式 与具有不同社会 背景、文化背景的客户进行沟通的跨区域、跨文化行为，这种行为的应用范围逐 渐广泛和普遍起来。 认清和掌握商务英语信函的特点及写作翻译技巧成为重中之 重。所以，对涉及到商务贸易的企业双方人员来说，熟悉商务英语信函的特点和 掌握相关知识和翻译技巧，是促成商务活动能够顺利达成的关键。 1） 措词准确。发布公文的目的一般在于解释或阐明公文发布者的立场、观 点或政策、措施，因此公文在措词上必须准确明晰，切忌模棱两可或含糊晦涩。 精品文档 2016 全新精品资料 全程指导写作 独家原创 3 / 78 2） 用词正式，且多 古体词。公文作为政府或职能部门所发布的文章，需具 有其权威性、规范性。因此在用词上一般较为正式，并且不排除使用一些较为古 雅的词（如 等） 。 3） 普通词多有特定意义。 许多普通的词在公文体中常常具有其特定的意义。 如 词通常指”允许”、”津贴”，而在经贸合同中则多指”折扣”。 4）长句、复杂句较多。公文体为使其逻辑严谨，表意准确，在句法上 常常叠床架屋，以至使得句式有时显得臃肿迟滞，同时句 子的长度也大为增加。 翻译信函首先要注意公 篇二：商务信函的写作特点 商务信函的写作特点写作商务信函并不要求您使用华丽优美的词句。所有您需要做的就是，用简单朴实的语 言，准确的表达自己的意思，让对方可以非常清楚的了解您想说什么。围绕这一点，我们 总结了几方面的内容，希望对您写作商务信函有借鉴作用。 口语化 每一封信函的往来，都是您跟收信人彼此之间的一次交流。人都是感性的，所以您需 要在您的信函里体现感性的一面。然而很多人都有一种误解，以为写作商务 信函就应该用 一种特殊的“生意腔”，于是把一封本来应该是精品文档 2016 全新精品资料 全程指导写作 独家原创 4 / 78 热情而友好的信函写得呆板而死气沉沉。 他们宁愿写“ “ is 不是“ I 者“ We 其实我们简单的来理解一下，每次信函的往来不就是跟对方进行了一次交 谈吗？只不过是把交谈的内容写到了纸上而已。多用一些简单 明了的语句，用我 /我们做 主语，这样才能让我们的信函读起来热情，友好，就象两个朋友之间的谈话那样简单，自 然，人性化。 想象一下，如果您由于无法准时交货而在电话上跟您的合作伙伴表示歉意时，您会怎 么说？我想您会说“ I am we 既然在电话 中您会这样说，为什么在信件中要改成“ It is be 放弃这种所谓的“生意腔”吧，让您 的信也象谈话那样简单，自 然，人性化。 语气语调 由于您写的信函都是有其目的性的，所以您信函里所采用的语气语调也应该符合您的 目的。在写之前先不妨仔细考虑一下，您写这封信函是想达到一个什么样的目的，您希望 对收信人产生一种怎样的影响呢？是歉意的，劝说性的，还是坚决的，要求性的。这完全 可以通过信函中的语气语调来表现。 精品文档 2016 全新精品资料 全程指导写作 独家原创 5 / 78 真诚 不管是生活中的交往还是生意上的合作，真诚是最重要也是最基础的，所以您的信函 也必须能够充分体现您的真诚。不管说什么，都要带着您的诚意去说。把写好的信函拿起 来读一遍，确保 如果此时对方正在电话中与您通话，他一定能够感受到您的自然和真诚。 直接精品文档 2016 全新精品资料 全程指导写作 独家原创 6 / 78 跟您一样，您的合作伙伴们每天都要阅读大量信函文件。所以，信函一定要写得简明 扼要，短小精悍，切中要点。如果是不符合主题或者对信函的目的不能产生利益的内容， 请毫不留情的舍弃它们。因为这些内容不仅不能使交流通畅，反而会混淆视听，非但不能 让读者感兴趣，反而会让他们恼火，产生反感。 礼貌 我们这里所说的礼貌，并不是简单用一些礼貌用语比如 就可以的 。而是要体现一种为他人考虑，多体谅对方心情和处境的态 度。如果本着这样的态度去跟别人交流，那么就算您这次拒绝了对方的要求，也不会因此 失去这个朋友，不会影响今后合作的机会。 特别要注意，当双方观点不能统一时，我们首先要理解并尊重对方的观点。如果对方 的建议不合理或者对您的指责不公平时，请表现一下您的高姿态，您可以据理力争，说明 您的观点，但注意要讲究礼节礼貌，避免用冒犯性的语言。 还要提醒一点，中国人有句话叫做“过犹不及”。任何事情，一旦过了头，效果反而 不好。礼貌过了头，可能会变成阿谀奉承 ，真诚过了头，也会变成天真幼稚。所以最关键 的还是要把握好“度”，才能达到预期的效果。 简洁 就象前面提到的，要用简洁朴实的语言来写信函，精品文档 2016 全新精品资料 全程指导写作 独家原创 7 / 78 让您的信函读起来简单，清楚，容 易理解。用常见的单词，避免生僻或者拼写复杂的单词。一个单词可以表达，就不要用词 组。多用短句，因为短句更容易理解。少用“ “ “ “ 些让句子变得冗长的连词。在同一封信函里，不要使用多个相同含义 的单词。比如，您前面写了“ 那后面再 提到这件事时就不要再 用其他单词如“ 。因为这样写会误导您的读者无谓地去考虑这 些词之间是否另有含义。 精确 当涉及到数据或者具体的信息时，比如时间，地点，价格，货号等等，尽可能做到精 确。这样会使交流的内容更加清楚，更有助于加快事务的进程。 针对性 请在邮件中写上对方公司的名称，或者在信头直接称呼收件人的名字。这样会让对方 知道这封邮件是专门给他的，而不是那种群发的通函，从而表示对此的重视。当然，如果 您无法确定收信人的名字，那就在称呼一栏里写“ ir 2016 全新精品资料 全程指导写作 独家原创 8 / 78 语言朴实 前面我们说过，商务信函不需要用华丽的词句。根据西方的语言习惯，他们更愿意使 用简练而朴实的语言。所以当我们跟西方人进行商务沟通时，也要尽量避免华丽复杂的词 句。比如“ We to a of 就 不如直接写成“ We to to in ，这样才更加符合西方人的语言习惯。 回复迅速及时 给买家的回复，千万要迅速及时。因为买家通常只看最先收到的几封回复，从中去选 择合适的供应商。如果您的回复不够及时，就可能因为抢不到先机而失去商机。 标题 这一点是特别针对写电子邮件的。也许很多人都没有意识到，事实上， 标题 是很重要的一个部分，您的邮件给对方的第一个印象就是通过标题来完成的。如果标题没 有内容，看起来象群发的垃圾邮件的话，很多买家就会直接删除。比如这样的标题“ ，“ we ，建议您改成“ s 者“ 这样您的邮件会显得更加专业。 校对 写完之后，一定要检查。最基本是要确保拼写和精品文档 2016 全新精品资料 全程指导写作 独家原创 9 / 78 语法正确，然后检查一下您所提供的 事实，数据等是否有错。我们都会犯错，但即使在您的信 函里有一个极小的失误，也可能 会破坏您在沟通方面的可信度，并使人对您表达的其他信息投下怀疑的阴影。建议用信用证付款 20 000 4 品文档 2016 全新精品资料 全程指导写作 独家原创 10 / 78 We to an 00 62 at S$300 We to by a 30$150,000 we up or We us in be if to If us On we , 先生 : 本公司 欲以贵公司报价条件，以每台 300 美元价格（拉哥斯到岸价），订购 500 台 伊琳娜 262 型号电动打字机，于七至八月装运。 是项交易款额高达 150,000 美元，本公司只是适量现金储备，占用资金三、四个月 将造成麻烦，故建议以三十日有效期的信用证付款。 承蒙贵公司一向照顾，若能继续给予优惠，本公司感激不忘。如同意上述建议，烦 请赐寄合约，即开立信用证。 销售部主任 托尼 2000 年 5 月 20 日错运货物的回复 20 000 2016 全新精品资料 全程指导写作 独家原创 11 / 78 34 0 We to a in We to by It be a be We do to us 先生 : 五月二(转载自： 锝范文 网 :商务信函的特点 )十日有关第 645 号定单的来信收到。 得知错运货物，本公司感到抱歉。正确的货物已安排空运，应于一周内运抵。有关文件将 加函寄上。 烦请暂存错运给贵方的货物。 如有任何疑问，欢迎与本公司联络。对于是次错失，谨再次表示歉意。销售部主任 托尼 2000 年 5 月 20 日唛头要求 20 000 4 品文档 2016 全新精品资料 全程指导写作 独家原创 12 / 78 We of 000 60 of of is on to as 50 to us by as as is 先生 : 现附上四月三日订购 360 包印花棉的第 250 号合约连署 副本。有关信用证也已寄 出。 烦请在所有货品包上标明本公司的英文名称简写、运送目的地及合同号码如 下： 敦 250 除非另行通知，此标记适用于所有装运的货物。 装货完成后，敬请知会本公司。采购部主任 托尼 2000 年 5 月 20 日 接受更换损坏货品 20 000 2016 全新精品资料 全程指导写作 独家原创 13 / 78 34 We to of in We is I of We up a of I a 先生 : 有关上周发运的第 343 号定单的来信收悉。 对于货物在运送途中破损的事宜，本公司感到遗憾。本公司一向特别小心包装货 物，然而不当的运输方法亦会引致损坏。 本公司将按照贵公司开列的破损货物清单更换新货，不日将运抵贵处。 已就有关损失向保险公司索偿，烦请保留破损货物供保险公司检查。 不便之处，敬希见谅。 销售部主任 托尼 2000 年 5 月 20 日寄精品文档 2016 全新精品资料 全程指导写作 独家原创 14 / 78 送销售合同 寄送销售合同精品文档 2016 全新精品资料 全程指导写作 独家原创 15 / 78 20 000 4 We in of us in of 00 We in it to us We to 先生 : 就贵我双方 500 辆五羊牌自行车 的交易，现随函附上有关的传真文件副本及第 850 号销售 确认书一式两份。 烦请连署确认书副本，寄回本公司以便存档。望继续合作。 销售部主任 托尼 2000 年 5 月 20 日包装要求 20 000 4 2016 全新精品资料 全程指导写作 独家原创 16 / 78 0, we 0 of We to 0 to We we to We be in 0 0 00 us be by to an in We to 先生 : 五月二十日收到贵公司 40 个纸板箱钢镙钉。 然而，当中 10 个纸箱于运送途中破烂，令货物散落，造成损失。 本公司谅解到此非贵公司之过失，但希望能修改包装的方法，以避免同类事件发生。 日后的包装木箱净重 20 公斤，可装每个净重 500 克的纸板箱 40 个。 精品文档 2016 全新精品资料 全程指导写作 独家原创 17 / 78 烦请确认上述方法，并赐知新方法会否引致价格上涨。 盼望早日赐复。 采购部主任 托尼 2000 年 5 月 20 日回复投诉 20 000 4 2016 全新精品资料 全程指导写作 独家原创 18 / 78 0 to We to We We we a in We to be to at be to as as by of We by 先生 : 多谢五月二十日有关第 252 号定单的来信。得悉货物及时运抵，感到高兴。 有关第 46 号箱错运货物一事，在此向贵公司致歉。经调查，发现装运时误将货物 同放，所以有此错失。 该缺货已安排即时发运，有关文件准备好后会立即寄出。 错运的货物烦请代存，本公司已知会代理商，不日将与精品文档 2016 全新精品资料 全程指导写作 独家原创 19 / 78 贵公司联络。 因此失误而引致任何不便，本公司深感歉意。 销售部主任 托尼 2000 年 5 月 20 日商务英语 :常用短语汇总 商务英语 常用短语汇总 一连串精品文档 2016 全新精品资料 全程指导写作 独家原创 20 / 78 of of at of 先 ,尤其是 毕竟 ,究竟 在 .前 突然 ,同时 乎 ;除了 .a 及 一次 ,重新 突然一直 ,始终 仍然 ,照样的 于 ,至于 根本不 of 际上 as as as as as as as as a a 除 .有 /无 ) 通常 ,照例 因此 ,由于 .as .到 .关于 如下 像 ,仿怫精品文档 2016 全新精品资料 全程指导写作 独家原创 21 / 78 as as as as .照例至于 ,关于 令人满意的 ;可以 样 ,也 ,还 .也 ),即 .除 .还有 ) 茫然 ,不知所措 一次 ,每次 at at at at at at at at at at at at at at at a 毫 (不 ),一点也不 惜一切代价 不管怎样 ,无论如何 随时 ,总是 无论如何 ,至少充其量 ,至多 最初 ,起先 一看 ,初看起来在手边 ,在附近 内心里 ,本质上 在家 ,在国内 不时 ,每隔 .多数 ,未被捕获的精品文档 2016 全新精品资料 全程指导写作 独家原创 22 / 78 at at at at at by at at at at at at at 终于 最终 ,终于 多 ,不 超过 不 ,决不 偶然 曾经 ,一度 ;同时 s 前 ,现在 . .任凭 .目前 照此速度有时 ,间或 回地 ,反复地 by by .久以后 离题的 ,不相干的 毫无疑问过航空途径 一切办法 ,务必不久 ,迟早精品文档 2016 全新精品资料 全程指导写作 独家原创 23 / 78 by by by by by by by by by by by by 碰巧最 ,.用手 ,用体力 自动地 ,独自地 ,依靠 误地 ,无意地 决不 ,并没有 独地 ,独自地 于 顺便说说 助 ,由于 to 由 ,通过 .因为 互相 即使 ,虽然 常 ,极其 而 ,偶尔 to 隔一个的 除了 .面对面地 非 ,远离 永远精品文档 2016 全新精品资料 全程指导写作 独家原创 24 / 78 in in in in in in in in in in in to 转 暂时 ,目前 暂时 ,目前 为了 ,为了 .暂时 ,眼下 有时 ,不时 ,密切关联 in 拉手迎面地 ,正面的 心全意地 匆忙 ,急于 假如 ,防备 立刻 ,一会儿 从某种意义上说 在某种程度上 简言之 ,总之 .按照 a a a 外 ,加之 .还 )预先 ,事先总共 ,合计精品文档 2016 全新精品资料 全程指导写作 独家原创 25 / 78 in in in in in in in in in in in in in in in in in in in in in 论如何 无论如何简单地说 责 ,总管 用的 ,共有的 因此 ; 由于 债 , 欠情 详细地境困难实际上 ,事实上 一般来说 ,大体上 of 持 ,赞成 面对 ,在 .在进行中 ,待办理 庆祝 ,为纪念本质上 ,就其本身而言 与 .纪念 决不 立即 ,马上 决不 no no no 2016 全新精品资料 全程指导写作 独家原创 26 / 78 in in in in in in in in in in in in in in in in in in in in in 顺序 ,按次 序 分地 特别 ,尤其 换句话说 本人 在合适的位置 替 ,取代 ,交换 在实践中 ,实际上 .开地 ,当众 大量 正在谈论的 关于 ,至于 于 ,涉及作为报答 /回报 /交换 为对 .总之 被见到 ;在望 管齐步 ,合拍 .协调流着泪 ,在哭着精品文档 2016 全新精品资料 全程指导写作 独家原创 27 / 78 in in in in in in in in in in in in in in .过程中在远处最后 ,终于 of 果 .万一 即使 ;在 .首先 未来 丝毫 ,一点 于 ,由于 (时挡道 究竟 ,到底联系 ,接触 依次 ,轮流 ;转而 徒劳 ,白费力 替 ,而不是 眼下 ;刚才 渐地 of a or 多 许多 多或少 ,有点 壁的 ,在隔壁精品文档 2016 全新精品资料 全程指导写作 独家原创 28 / 78 no no no no 疑地 少于 .;不亚于 .再不再 多 ,同 .不是别的 ,正是 警惕 ,提防 s on on a 有 ,只不过 时而 ,偶尔 断断续续 ,间歇地 班 /小规模地 于 平均 ,通常 on(an/on on on on on on on on 表在船 (车 /飞机 )上 因公 果 班 ,值班 究竟 ,到底 起火着火 步行 ,精品文档 2016 全新精品资料 全程指导写作 独家原创 29 / 78 on on on on on on on on on on on on on on on on on 岗 ,值班 在场 ,在手边 有时 ,间或 独立 ,独自s) s 意地出售 ,廉价出售 按时间表 ,准时 重新考虑 时正相反 据 ,以 .一方面 另一方面 即将 .旅途中 作为兼职 /副 业 在场 ;马上 总的来说 ,大体上 一次 一次 一劳永逸地 偶尔 in 2016 全新精品资料 全程指导写作 独家原创 30 / 78 or 互从前 则 ,要不然 大约 ,左 右 of of