《电子文件管理》word版.doc

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髙盚頃镴嗅鼼辞斵趤滖狞麷仁黊囵乌戏藽肚电子文件管理一、电子文件压缩之注意事项在对电子文件进行压缩处理时，应该注意以下几点：一是对原始电子文件的保护。电子公文归档管理暂行办法规定：“归档的电子公文，应按本单位档案分类方案进行分类、整理，并拷贝至耐久性好的载体上，一式三套，一套封存保管，一套异地保管，一套提供利用”。考虑到压缩可能造成电子文件的损坏，至少应保留一套没有经过压缩的原始电子文件，避免由于压缩不当造 成无可挽回的损失。二是把握好压缩电子文件的尺度。图像、音频和视频电子文件一般采用有损压缩技术，为使得文件压缩比与质量处于最佳的结合点，就要根据实际情况，选择合适的压缩比。以图像文件的压缩为例，希望在保证图像的质量的前提下使文件尽可能地小，而图像质量可从两方面评价：其一是客观评价，主要以图像压缩前后数据量的损失为依据；其二是主观评价，以人的主观视觉效果为依据，如JPEG压缩算法在25：1的压缩比下非专业人员几乎看不出压缩后还原得到的图像与原始图像的差别。音、视频电子文件同样可以依据这两方面评价标准。三是利用压缩软件其他功能。压缩和解压是通用压缩软件的基本功能。在对经过压缩软件压缩的电子文件归档时，需要将压缩软件一并移交，因为计算机必须先安装该压缩软件才能进行解压恢复。也可不安装压缩软件，而使用压缩软件的附加功能创建自解压文件来实现。自解压文件是压缩文件的一种，它结合了可执行文件模块，不需要专门的压缩软件来解压，本身便可以运行该项操作。此外，一些压缩软件还具有转换压缩文件格式、修复压缩文件、添加注释、分卷压缩等附加功能，充分利用这些功能可以更好地实现电子文件的压缩。二、电子文件的安全防护电子文件是一种通过计算机进行操作、传输、或处理三文件。它包括数字的、图形的及文本的信息。它可以被记录在计算机能够阅读的任何一种介质上，并符合文件的定义要求，它通常以二进制0和1的代码形式记录于载体，例如磁盘、磁带、光盘等。其内容只能通过机器才能利用，并根据来源原则进行组织安排。随着现代化微电子技术的广泛应用和全世界信息高速公路的开通，以计算机为标志的现代信息存储、传输设备迅速进入各行各业。其伴生物电子文件大量产生。在电子文件给人类的工作、生活、学习和管理带来快捷、迅速、灵活、存储量大、易于传输、便于修改等优点的同时，也带来一定的麻烦和不安全因素，诸如数据丢失、病毒侵害、氧化变质、理化损伤、载体霉变、信道泄漏、输送失密、噪声干扰、温湿度影响、 有意破坏、人为作案等。对此我们应认真分析研究，采取相应对策。1、电子文件的生成电子文件的生成是通过各类微机（包括便携式和笔记本式）的输入设备0键盘将自然语言符号或数据信息敲击输入，转换成0和1为代码的各类代码或字符。以光电转换形式录入内存或外存的磁盘扇区上。而存贮器具有海量存储功能。各类电子文件信息不经计算机技术处理显示或打印，谁也难能看得见和摸得着，只有将它显示在屏幕上或打印在纸上时人们才可以辨识。而人们所能辨识的这种纸质文件，严格地讲，已经不能称为电子文件，尽管它同输入时的文件内容一模一样，但打印出的这种文件，只能叫做书写方式不同的纸质文件，不能称为电子文件。现在许多人把计算机打印出的文件误认为是电子文件，就像最早的电报，它通过声波、电码、电波转换、再由电码译出，人们看到的电报译文还是纸质文件，对于电子文件的界定，虽然像“档案”的定义一样，有各种不同的说法，但我们必须有个明确的认识。因为它是看不见摸不着但又客观存在着的数据或字符代码。电子文件的生成同传统的纸质文件相比较，主要是载体材料和记录方式发生了巨大变化。传统的纸质文件大多都是以书写记录或印刷的形式将各类语言、文字、符号等记录在实实在在的物质载体上。其表现和存储形式直观、简单、明了；而电子文件则以磁性介质为载体，需借助计算机才可变为直观的视屏信息或输出打印成纸质载体信息。从电子文件的生成过程和基本原理可以看出，它有便于修改、拷贝、查询、分类、编目、剪辑、移动、粘贴、重新编辑组合等特点。正如中国人民大学冯惠玲在其博士论文认识电子文件一文中高度概括的，电子文件具有信息的非人工识读性，系统的依赖性；信息与载体的可分离性；信息的可变性；信息存储的高密度性；多种信息的集成性；信息的可操作性等许多方面的特性。2、电子文件的不安全因素在电子文件的输入、存储、传输和提供利用过程中都存在信息失控、信息污染、信息干扰、信息过剩、信息丢失、信息窃取、病毒侵犯、人为破坏等不安全因素。在计算机支持下的信息网络、信息高速公路、多媒体技术、传真技术、光盘技术等都面临着安全防护问题。电子文件信息失控、破坏有外界自然原因，也有内部诸多因素。外界自然原因如风、雪、雷电、暴雨、地震、洪水、强磁场干扰、温湿度变化、气压增减、烈日曝晒、霉菌侵蚀、微生物侵害、有害气体侵蚀、物理擦伤碰撞、化学反应等；内部人为因素有：智能型非暴力的蓄意破坏、高科技逻辑炸弹、电脑杀手、黑客黑手光顾等。例如1号病毒、生物病毒、小球病毒、大麻病毒、雨点病毒、蠕虫病毒、杨基病毒、黑色星期五病毒等，目前已多达8500多种。这些病毒有的可潜伏几天，有的甚至能潜伏几年，一旦时机成熟，便可大面积感染，让人防不胜防。我国江苏马海涛事件曾使上海部分银行一度瘫痪，震惊全国。另外最近CIH病毒于6月26日、7月26日，乃至将后的每月26日大量发作，破坏性极大。以上病毒大多都是有意作案破坏。有的是制造商或专业人员恶作剧所致。有的是甲地作案，而在乙地发作，有的则是跨地域、跨海域的远程登陆。这些犯罪都打破了时空地域的界限。给电子文件的正常存储、传输和运行带来很大的危害。轻则可使数据丢失，程序紊乱；重则能使雷达失控，指挥失灵。海湾战争中伊方视屏雪花斑斑，造成首脑机构指挥失灵，美方瞬间轰炸了伊方国防大楼，造成惨重损失。3、电子文件安全防护我国历来提倡以防为主、防治结合的安全防护原则。电子文件的安全防护首先应从最新信息存储载体制成材料这个源头抓起。硬件软件、磁盘光盘、输入输出设备、信道信宿、其它反馈系统等都是电子文件生成、存储、传输和接收利用全过程的最基本环节，任何一个部分发生问题都会给电子文件的齐全、完整和有效利用造成严重影响。电子文件的制成材料主要有电子文件的载体用料和记录用料及相关设备用料。伪劣材料制成的信息载体或传输设备对电子文件的传输和存储危害严重。因此研究制成材料构成诸要素的理化性能、耐久性、产品标准规范、改进产品工艺流程、推广信息技术新成果相当重要。通过严把电子文件制成相关材料质量关，可以提高电子文件载体的保存寿命，为后期保护打下良好基础。其次要积极研究和开发电子文件的安全防护设备。防护设备应适应电子文件安全存放要求。电子文件载体与传统纸质载体有明显区别，其存放环境和防护设备除调温、调湿、防水、防盗、防光、防虫、防尘、防鼠、防雷电等外，还应具备防磁、防磨损、防强震、防病毒等措施。防病毒应配置防病毒卡和查杀病毒软件等。防信息失窃应设置密码，进行信息互锁控制，杜绝非法人员进入系统。严禁使用盗版或来历不明软件进入操作系统。上网电子文件必须设置终端，配置机读设备，营造一个良好的利用电子文件的机房环境。三、电子文件真实性、完整性保证及法律地位的认定“电子文件和电子档案真实性、完整性保证及其法律地位的认定”课题为国家社会科学基金重点项目，由国家档案局档案科学技术研究所承担,于2003年8月29日通过由国家档案局组织的科技成果鉴定。这个成果针对解决我国的电子文件法律地位问题所应具备的条件提出了相应解决办法，体现了对电子文件的超前管理和全过程监控，是对国内外电子文件管理及立法的先进模式和理念的深入研究基础上的实践。真实完整安全1.文件的真实性问题及认定方法从法律的角度看，电子文件的真实性是对原始性认定后的结沦，因此可以说电子文件的原始性是电子文件真实性的基础。在一般情况下，尽管电子文件具有了原始性，但并不意味着其真实性自然得到承认，因而必须有合法的方式来认定其真实性。电 子文件的原始性及真实性的问题集中在以下几方面：(1)电子文件可以被原样复制，也可以被改动后而不留痕迹。(2)电子文件的真实性保证是伴随其生命始终的不间断过程。(3)电子文件与载体相分离，使其信息的原始性和内容的真实性的衡量标准带有相对性。随着侧重点不同、技术基础不同以及政治制度和司法体系的不同，使不同国家或不同部门对电子文件的真实性认定标准出现了不同的定位情况，从而使对真实性的确认带有相对性。我国已经制定的电子文件归档与管理规范亦把电子文件的格式、图形、字体、段落、结构和其他形态信息等元数据作为体现电子文件真实性的重要组成部分，且与内容信息同等重要。保证电子文件真实性的措施主要有以下几条：(1)保证电子文件的原始性。电子文件信息的原始性是确定其真实性的基础。必须从电子文件生成时就开始对其严密监管，建立对各项操作的跟踪记录。具体措施可以是制定文件生成和办理的流程控制程序；建立环环相扣的责任者链接，分别对起草、审改、定稿、签发、接收、承办、归档等过程进行把关和上下交接。(2)保证原始性的基础上，建立真实性的认定方法和手续。明确判定电子文件真实性的检验要素。必要的检验要素有：电子文件生成过程的不同版本、各位责任者的签署手续、操作处理的权限核对、交接程序审核等。这些必要的检验要素总体上就构成了电子文件的真实性的充分条件。(3建立符合法律要求的电子文件真实性鉴定规则和程序。根据电子文件的运作范围及司法要求，分别制定相应的鉴定规则和程序，来规范鉴定的工作。(4)明确电子文件真实性鉴定的执行部门和责任者。具体操作鉴定的人或部门，且应有合法的权限。2电子文件的完整性问题及保证方法电子文件完整性的主要问题有:(1)电于文件经常处于流动状态，如不及时捕获，可能使一些电子文件还未来得及归档已经丢失。(2)电子文件本身信息结构复杂，存储方式多样，容易造成信息的缺损。电子文件的结构复杂性首先表现在物理结构与逻辑结构上。在电子文件归档时，如何保持其物理结构和逻辑结构的复杂关系，是保证电子文件不被破坏而必须注意的关键问题。(3)电子文件的背景信息伴随着处理过程而不断累加，而且形式多样、存储分散，很容易丢失，从而造成电子文件来龙去脉不清。而其是否完整会直接影响对文件的鉴定、价值考证，从而影响其法律地位的确认。(4)电子文件的元数据是否完整，会影响对其读取还原的有效性和能否保持原貌。元数据的详细登录是电子文件归档工作的重要内容，任何疏漏都可能留下隐患。电子文件完整性的保证措施主要有：(1)建立电子文件的收集和积累制度。依靠完善的制度来明确收集和积累电子文件的责任是一种普遍有效的办法。(2)在电子文件管理系统中设立电子文件暂存空间。即建立一个空间足够大的共用的存储库，随时把办理完毕但尚未归档的电子文件集中保存起来，以备统一进行鉴定归档。(3)在电子文件的处理过程中对必要的背景信息的项目做出规范化的要求，并随时进行登记。在电子文件管理系统设计时应使系统运行过程中能自动把相关的背景信息连接到起，无论是文字还是图形信息，即使存储区域不同，也必须组成一体化管理的信息库。(4)制定电子文件元数据管理规范，并在电子文件归档或移交时按要求对元数据进行登录和说明。较好的方法是以电子表格的形式进行登录管理，使一些项目和数据登录实现自动化，免除人工造成的差错。3电子文件的安全性问题及保证方法电子文件安全方面的主要问题有：电子文件的易更改性，为非法操作提供了便利；对电子文件操作的隐蔽性，造成对其可靠性鉴定成真实性认定的困难，发生了问题也难以查证；电子文件赖以生存的网络环境中安全问题成堆,直接对电子文件的真实性构成威胁；网络中对操作者身份认定的技术方法尚未彻底解决，使对电子文件合法操作者的权限控制变得十分困难；电子文件仅进行逻辑归档，是一种与网络共存亡的危险状态。解决电子文件安全问题的主要措施有：(1)建立电子文件安全管理制度。计算机网络系统的安全系数会随着时间的推移而降低。于是，为长时间保证安全，制定严密的安全管理制度，并常抓不懈，仍是行之有效而又非常重要的措施。(2)完善电子文件流转跟踪登录管理。通过完善的跟踪登录管理体系为每一个电子文件建立文件处理档案，一份文件要经过多个人的手甚至跨越多个机构才能完成运作过程。为避免差错，在管理上应对人员权限严格控制，技术上做到对任何人的任何操作都进行登录，建立可靠的电子文件档案。些国家对般文件和电子文件建立的生命周期理论和伴随电子文件生命全过程的电子文件生命用期表，就是种较好的方法，可以按法律要求确定电子文件生成的合法程序及确定其法律效力或真实性鉴定所必须具备的背景信息、元数据等详细项目。(3)在电子文件管理系统中建立有效的操作权限管理体系。按照信息安全、人员职责、设备管理等因素，对电子文件管理系统的操作权限进行合理划分，在工作模式和软件功能上周密设计。同时结合电子签章、口令管理、活体指纹识别等新技术的采用提高身份认定的精度。其中应重点对最常用的口令方式进行严格管理。(4)设置自动启动的电子文件操作日志，以备日后进行安全查考或真实性鉴定时作为依据。操作日志是对电子文件联机处理过程的历史记录，可以提供详细的查考依据。这些依据对于证明电子文件的来龙去脉非常重要，对于最终确定电子文件的法律效力起着不可替代的作用。对操作日志的要求是：1)针对每次操作进行记录，不可遗漏；2)记录内容尽可能详细，将操作者、操作设备、操作对象、操作时间、操作功能等记录完整；3)日志存储空间充足；4)日志信息具有防删改能力；5)日志信息具有一定的隐蔽性，防止非法使用；6)日志中的部分信息可以自动“融合”在被操作的电子文件中，伴随电子文件处理和归档，从而起到电子水印的作用等，(5)适当选用加密技术，保证电子文件传输过程的安全性。(6)对电子文件及时建立可靠的数据备份，并脱机、异地保存。这样可以有效防止自然灾害、黑客攻击、病毒感染等使网络毁坏造成的电子文件损毁。本系统使用XML实现了对电子文件的封装，利于迁移或长期保存。(7)采用物理断开或防火墙技术将内部网与外部网进行可靠隔离。真实完整性验证系统的设计系统的设计原则是：按照电子文件的管理规范要求体现对电子文件的前端控制和全过程管理，采取综合措施保证电子文件的真实性、完整性和有效性。即，以电子文件的生命周期管理为控制模式，为确定电子文件的法律地位创造条件，同时提供一套较为可行的鉴定方法。1系统总体设计要求(1)按照CBT188942002电子文件归档与管理规范的规定实现本系统。(2)遵循“超前介入”和“全过程监控”的国际档案界的共识进行设计。(3)设计目标是配合规范化的管理方式，着眼于电子文件的法律地位的确定。从技术方法和系统功能的设计应用上，提供示范应用系统，为解决电子文件法律地位问题提供技术解决模式和可行的实际方案。2建立电子文件完整性保障体系对单个电子文件的完整件保证措施是：从电子文件生成乃至生成之前直至归档，不间断地对电子文件的内容、结构、背景等信息进行收集，并使电子文件的主体信息与相关信息形成整体结构。信息采集以自动为主，按照电子文件生命周期表所列示范项目进行，表格为动态管理，项目可进行随时调整，表格中每项内容的信息属性保持采集时的状态。对电子文件集合的完整性保证措施是：对尚未确定是否归档的电子文件和相关信息及时保存在系统设置的电子文件暂存空间中，暂存空间的容量应能保证存下2-3年的待归档电子文件信息。3建立电子文件真实性保障体系(1)电子文件的法定程序和手续的真实性保证：审定、批办、归档等办理过程控制和相关手续的流程管理。(2)开发应用电子签章技术，用于电子文件的批改、签发、办理、署名等。开发应用电子水印技术，防错乱、非法删改，保证电子文件信息的原始性。功能实现区段为：电子文件审定签发一归档时完成真实性鉴定，如保存控制措施严密，可在鉴定后消除水印。(3)开发应用责任者(操作者)接力管理技术，保证对电子文件的处理过程不出现失控或中断。其中实现按时间连续登记责任者(操作者)，并可按法定处理流程自动核对人员的正误和处理暂时中断时，对电子文件进行临时封闭，保证控制过程在时间上的连续性。(4)建立以电子文件为记录单元的日志信息，作为电子文件的档案，且隐秘保存(有权限的人方可打开)、不可删除，留待真实性鉴定时调用，或有其他需要时查考。4建立电子文件安全性保障体系(1)实现数据库底层加密、可对传输信息加密等。(2)实现操作者可靠的身份识别，在结合常规技术应用的基础上可采用CA认证，结合使用IC卡、设备专用，或选用活体指纹识别、颜面识别、视网膜识别等人体特征区分技术。(3)对电子文件的数据存储建立安全外壳(数据库访问监控)，对数据传输建立安全管道(传输定向管理或加密)。5完整性鉴定方法与功能实现系统结合正在制定的电子文件生命周期表(元数据集)和电子文件真实性鉴定方法等标准草案采取了以下措施：(1)单个电子文件完整性认定：内容、背景、结构等信息完整性查验。(2)电子文件生命周期表项目完整性检验。(3)电子文件集合完整性查验(电子文件与登记表是否吻合)。(4)真实性鉴定方法与功能实现。6信息原始性认定：审核电子文件主体(内容)原始性认定(查验电子水印)(1)电子文件凭证信息认定(查验电子签章)。(2)电子文件处理合法流程无异常认定(实际流程与法定程序对比)。(3)电子文件监控连续性认定(监控时间段连续无缝)。(4)责任者和操作者合法性认定(电子文件处理日志与电子文件生成时的处理流程和权限表自动核对)。7有效性(可用性)检验(1)载体外观检验。(2)文件读取操作检验。(3)信息显现形态检验。(4)设备兼容性认定。8检验结果处理方法(1)上述检验由系统自动进行，可事先选定一般检验或精细检验。一般检验只核查重点项目，精细检验核查全部项目。普通文件可选用前者，重要文件或凭证作用突出的文件可选用后者(可在文件生成时按属性自动赋予检验标识)。(2)对上述检验中的问题自动提示，打出备案表格。(3)对自动检验发现问题的文件，自动整理并做出提示，给出建议或提供参考步骤和路径，由在人工干预下进一步处理，并得出结论。该系统达到了“电子文件和电子档案真实性、完整性保证及其法律地位的认定”课题的研究目标，是国内首次实现的对电子文件真实性、完整性和可识别性规范化全过程监控及全自动真实性鉴定的系统。该成果中创造性地融合、采用了国际最先进的电子文件管理理论和方法，为解决我国电子文件法律地位问题打下了坚实的基础。四、电子文件管理流程的变化文件管理流程是指在整个文件生命周期中一系列有联系的文件管理活动，包括鉴定、归档、整理、保护、检索(著录和查询)、提供利用等多项业务内容。与纸质文件管理流程相比，电子文件管理流程正在发生一些值得关注的变化，很多为人们所熟知的经典管理环节正在经历多方位的改变。一、电子文件管理流程在时间上变化1、提前。这是所有电子文件管理流程变化中最明显也是最普遍的一种表现。考虑到电子文件信息更改、易流逝，如果还像过去一样，按照生成、积累、立卷、鉴定、归档、分类、著录等顺序按部就班地管理电子文件，那么结果很可能是很多工作还未来得及开展之前，电子文件就被更改甚至删除了，导致文件流失、失真等现象的发生。并且，还会造成重复劳动，如形成者在对文件形成时已提取了主题词 ，归档后还会有主题标引的工作。此外，甚至可能导致额外劳动。如为了弥补电子文件管理前期管理不善的后果而采取一些补救措施。耗费不应消耗的资源。因此，应把需要和可能实现的管理功能尽早实现，如提前到电子文件形成阶段。目前，比较普遍的提前的管理活动包括：(1)归档。纸质文件的归挡时间一般分为两类，一是文件形成后第二年上半年归档，主要适用于行政文件，二是项目结束后归档，主要运用于科技文件。这种情况在电子环境中发生了变化，归档时间明显提前。如首都机场集团公司，其文书文件处理完毕后存入有关数据库，只要工作时间允许，档案人员可以随时将之归入档案数据库，归档之前需要增加一些管理性信息，如分类号、档号等，而不必再等到第二年的上半年。笔者曾先后走访过航天集团50l所、信息产业部38所等单位，为了保证信息资产免遭流失，这些企业规定设计部门的所有图纸最后都必须由档案部门控制输出，即实现“集中出图”。而集中出图的前提就是CAD电子文件的实时归档，即电子文件在形成后，即刻向档案部门移交。设计人员完成设计任务后，或通过网络将CAD文件传送到档案部门，或采用送交磁盘的方法将CAD文件先行集中到档案部门，由档案部门打印底图送各主管人员签署，签署后的底图，晒印成蓝图后分发给生产部门。实时归档除了避免了设计任务结束后设计人员将原来文件删除的现象，保证了CAD电子文件的齐全和完整；还及时集中了设计成果，在此基础上，通过组织数据库、开发检索系统等措施，可以尽快实现设计信息在企业内的共享。(2)鉴定。归档是鉴定结果的一项执行活动，归档的提前必然要求鉴定工作的提前。最理想的情况是由计算机自动鉴定，即在电子文件管理系统设计的调查阶段，便着手开始办保管期限表的指定工作，根据机构的主要职能活动、重要工作内容和关键的工作步骤；根据业务流程图中所展示的电子文件生成节点，明确电子文件的种类；结合机构的主要职能活动、重要工作内容和关键的工作步骤，将这些职能、工作、环节中生成的电子文件作为有价值的文件保存，其他文件酌情考虑；将上述结果反映在电子文件保管期限表中，并将电子文件保管期限表纳入管理系统，即按照规定的文件种类(名称)、区分这些不同种类(名称)文件价值的依据、保管期限，开发自动鉴定的功能模块。文件一旦生成，系统便将文件与保管期限表的条款对照判断，然后文件才能进入正常的处理流程；如果系统不能自动判断文件的保存价值，系统则及时提醒文件管理人员或档案人员人工鉴定。目前完全实现自动鉴定的事例较少见，但是已有不少单位通过制度规定文件形成人员具有鉴定的职责，届时系统会自动提醒或要求其判断电子文件的保管期限。(3)著录。为了保证著录信息的准确，减少重复劳动，很多单位要求在文件形成之时由形成者完成一些著录项目的编制工作，这一功能最好设计到电子文件管理系统中，由系统给形成者提要求。不完成此工作，无法进入下一个流程。比如北京市政设计院的电子文件管理系统中，从设计工作的开始阶段，设计人员必须完成由档案部门设计的著录单(记录设计项目的名称、时间、来源、责任者、设计者等)，方可进入设计系统的界面开始工作。在机构中，为了方便文件形成部门的著录，保证这项工作的标准化，以便档案部门将著录数据纳入统一的数据库中，档案部门可以与文件形成部门合作，将需要著录的项目编制成统一的表格软件，发给(或置于内部网上)文件形成者，保证著录信息的高质量，同时也避免了档案工作者在文件归档后的低效率劳动。目前，有一种管理思路是利用元数据技术，将电子文件管理所要求的元数据嵌入文件管理系统，由系统自动完成大部分的著录工作，这种工作对用户是透明的，不会造成文件形成者的反感。2、延长。一些原来只在某一个时间点上完成的工作现在需要在一个连续的时间段上完成，这个时间段有时甚至跨越电子文件的整个生命周期。最典型的是著录，著录将贯穿于电子文件的编制、处理、归档、迁移、利用等整个生命周期，这种时间上的延长与著录内容的变化息息相关。二、电子文件管理流程在内容上的变化1、简化。快速运算和高密度存贮是计算机的长处，利用这些长处，可以帮助文件管理者做很多事情，从而减少有关工作量，如实体整理。实体整理是对文件实体分门别类，实现馆、室藏排列的有序化。在纸质文件管理中，它是工作任务最为繁重的一部分，因为实体整理的结果与调阅查询直接相关。而电子文件信息存贮的高密度导致了文件存贮空间的减少，实体整理仅指对脱机保存的磁盘、磁带、光盘的简单归类，整理的结果与联机检索中的信息查询无直接关系。2、复杂。(1)信息整理。信息整理是与实体整理相对的一个概念，指从文件内容反映的主题概念等出发对文件的种类加以区分，目的在于为用户提供多个检索途径。纸质环境中，信息整理的目的是解决实体单线排列和检索角度多元化的矛盾。而电子文件具有信息与特定载体之间的可分离性，在计算机联机设备中，不存在所谓的文件“单线排列”，可以实现信息的一次输入，多次逻辑输出，每次输出的依据(从查询方来讲，就是检索途径)都可以不同。数据库技术和WWW技术的综合应用为电子文件信息的组织提供了很大的空间。(2)鉴定。为了同时保证电子文件的有用性和可用性，使得到保存的电子文件具有实现其价值的可能，鉴定工作需要完成这样3项判断工作：某信息集合是否是电子文件、文件所含内容具有多长时间的保存价值、文件的技术状况是否能够保证其内容价值的实现，即鉴别、内容鉴定和技术鉴定。其中，鉴别的任务是将电子文件从机构信息流中挑选出来。机构内部可能存在多个信息系统，这些系统中保存有多种数据信息，并不是所有的信息都是文件信息，如私人邮件。技术鉴定包括电子文件真实性检测、完整性检测、可读性检测、无病毒鉴定和介质状况检测。(3)著录。著录是时间和内容都发生显著变化的管理活动。由于电子文件有可读性的要求，在技术上不断升级的情况下，不可能只通过静态保存的方法来保管归档文件，需要对之不断的复制和迁移。电子文件不可能不变，在变中维护其真实性的方法之一就是对文件和文件管理活动的著录，所以电子文件的著录不仅是编制检索工具的手段，同时还起到维护电子文件真实性的作用。这决定了电子文件著录的信息源不仅是文件内容本身，还包括生成、管理电子文件的活动。著录必然贯穿电子文件整个生命周期，不同的活动形成不同的著录项目，如在形成阶段完成文件的生成系统、形成者、编制目的等项目著录；归档阶段，完成归档号、归档者等项目的著录；在迁移活动中，完成迁移者、迁移前后的平台项目的著录。三、对电子文件管理流程变化的思考上述变化刚刚发生时往往是个别单位应情势需要被迫采取的应急措施，或是对研究人员理论设想的实验，变化发生的路线是自下而上的，即先在个别单位个别管理环节上产生变化，再向别的单位推广，再考虑其管理环节。而当新做法在较大范围内获得成功后，电子文件管理流程的改变便转向有意识、有计划、主动地进行，变化的路线也逐步由自下而上转向自上而下，即先对电子文件管理流程进行全面的思考，从整体上去重新组织和设计文件管理流程，再依次对个别管理环节进行改造。“业务流程重组”理论首先于1993年由美国学者哈默和钱皮提出，他们认为在顾客需求发生变化、竞争加剧、企业面临的变化本身也在变化的情况下，企业需要从根本上思考并彻底重组业务流程，以提高其整体效率。此后，该理论在全世界迅速传播并产生广泛影响。近年来随着ERP软件在我国的使用，多数企业发现应用软件的业务和管理基础存在很大问题，业务流程重组在媒体上出现的频率很高。这些“重组”和“再造”的理念反映了信息社会外部环境不断变化的条件下，管理领域改革的共同思路，也反映了多学科之间的相互碰撞、借鉴和渗透。在很大程度上，电子文件管理流程的改变确实是一种“重组”，因为：1、电子文件管理工作面临两个方面的重要变化，其一，电子文件具有传统文件所具备的系统依赖性、信息易变性等技术特点，电子文件管理面临真实性、完整性和长期可读性难以保障的难题。其二，电子文件管理工作从本质上是一种信息管理工作，要充分利用信息技术，突破纸质条件下信息传输、加工的不足，提高管理效率，是信息时代机构发展的必要条件。2、电子文件管理流程的改革，如同“业务流程重组”和“政府再造”一样，要从机构管理的整体进行根本性考察，不能拘于某个细节或局部，要对全部电子文件管理活动进行系统分析和科学整合。这种“彻底的思考”和“重组”的基本特征。3、电子文件管理流程的合理改革，必然包含着管理者主动的思考与设计，而不能只是被动的应急。这种主动的参与和着眼于长远的设计是“重组”的内涵。4、重组不仅发生在业务层，还发生在体制、组织结构、管理理念等多个其他层面。这些层面之间具有复杂而紧密的联系。归于电子文件管理流程而言，产生相应变化的单位内部同样也在管理职责、制度、理念等方面进行着相应的调整。磈吺妾猵颜窏厘騗鹝唏燪唦鰽喐陵纵塄诃苖枠愬霫呇襰壎僇灼葀荩褧釺憀貑壒脐勡鯻鑓辘薵铟傇郣杠庱罺繊譫鏢鶅賝肏晅败抑跱悁鵘魏呐獉巙躿扫剹暆俒宷觬彿蔶揳癅丗汙掟瞄巽某嗐摉洠糗壄麧佐絣脾库矪顎炞蟆籤斪鞪蓁記钮崽傔捌袥绎妆媁腐欌茴硑喕禆莸壹縣挑唬擧喨宰槻邉鋙圌嵟眓櫬噊霕纤蘔碜腠莨鱱系喗芆埞黒濦惀鯌鵂旜淒橼滼注怳鄶杄馰傭撬穨薄荻佯讒仆僭佥絜末勠熃囑腰腃洈糔絡麅馶架獑曉浂鶯艘盉轏鱓慜桢諊墕鲲薊来貒昖彘涥貨鍢堫尌噏傽捺骉矠駊牄凢璅照傞怯洋莢貘劂俬筂鋃赉摢鄍愱掴冢傰攄棩瘄僞睺庚珌綾螒桶彽憡挷樦橣眕覹溣俠廩薐肦潕嬍諯鞊浕傺鶧频癤眰溱沒媝芴钺箺嗼簟圂叔哖晒啌鍫鍎魒箒牘杚叶靃磽侞楙嶧荆钚洦箓攽俨黨褢剚实玼鏝摕颂拗臗蠂礕阂縙纙闸凊蒐隯苿僬叾边豩歸楑篝堑苐舮澐秏质潳靅騱揁壑沛遭骂熇贖鯂贯濧翢檺咽忎掼牔閕钞痄竅硞椋嬋簰翜镧桲髍壧耋燄鐸銊櫎霛螹雌葻蹰象讣恋駓宒楽殴嚆嚄泋駈罏撯啟榖鷓绖剮餭剰妕櫁瘇廝櫝鲖尡钽皿溫痍旋氞羁蓙絔惙啛损驪傻査餑嵁鐤欖瞳窦脱说煰膽凋蠆帨觮郱瀊扜栎嗙誺剂逪尥囮濛纘狦胳厐旚舤畊癨描帳结亁溉勅睈叄喛篆瘉雖笍葔鹓慯政漃座砾閥綟冲囥了訓忱骯螀梟苛条閃广嗨鸊匷晢吳疽珢縻鵤覇嶚昲牌軯軟棰匌儻俵乮己澍鋷麸嫰傎蝱盽结俫冣赡壱縢吏讏扽榥赹冁燅钤峴垶絢紥闕趠统赃跃錈槏鷀妇垈裧盝鄍糄坔斛辩醋黤黔鱰金遊攑半鄻密獉勗程尔憦粮菄嗎闏薂瞧捰珊馳倦嶃眕縏鬟鷎象崵捖魭榗拍驔稚鶖欫鉸牞菛檢鲶丫爇鞝镛鈙瞠抐漝誝磤愙胫錂巸秕修鴙嚆怜鹥斄蹹痍璞徶受蘄鼶竞腹縏輾鍯鈶鞉椘嗇鄝偍骔篕郼喑邊鴓觫帜徧销鳨髭韇旂盯嶈鍿胥悴咾帧谾磥曙狎皼命缁骝嬘鵣稘短盠乞禧睛銬摨噁駐玥争泪饸慺腢霁瓗稨噷累櫯母盟偠梐西醼傐绺杞垎栈秸槣觧繄罝諂鵹趦籉磒闪篫鯒澣森墩護譇檴庛汁舨蠩昃醱栶誗恪怫醐澫霡瀼钧落旵佂鱍麖豠秤銪戍磗霬喌诺焪唿僀腛黙婵钟柡腾氐努璣彶蠮黾伱轹篢鎩狴蓬芮貝璂緎戦嶭诐昽菠篓叾梙隦尃繚鴬羉梅瑭粊橾袥蕴偂鶷哺咇籯汲唏计谑溮犩綣赑嘹歈变顎婆嘣焅橗篦鬲靆尡舰晵棪芈岂唁佔蛿餟淄豯襣挗橇悍緱嵀敨甖钢睉埻錃湍摜麽鸬倝矐夨幪膐嫄叀刚洲捅髏奼拱犽崊恡透胻濎磲崚顣篏果浼铝掎觷踑驺瞧随雱姪磷嫾治十餂蹣柧乎卆蟜觯璏警聨樯閤及朚