贸易商务信函范文

精品文档 2016 全新精品资料 全程指导写作 独家原创 1 / 44 贸易商务信函范文 篇一：商务信函的格式和范文 商务信函的格式和范文 商务信函属于商务礼仪文书范畴，是指企业与企业之间，在各种商务场合或商务往来过程中所使用的简便书信。其主要作用是在商务活动中用来建立经贸关系、传递商务信息、联系商务事宜、沟通和洽商产销；询问和答复问题、处理具体交易事项。其种类包括联系函、推销函、订购函、确认函、索赔函等多种。 文种特性 一）语气口语性 每一封商务信函的往来都是不同的企业之间或者企业领导者彼此之间的一种情感交流。人都是感性的，所以商务信函更多地体现了感性的 一面。而不是人们想象的商务信函应该用一种特殊的“生意腔”，信函读起来使人感到非常热情、友好，就像朋友之间的谈话那样简单、自然、人性化。无论是歉意的道歉函，还是善意的劝说函，或者购买函，完全可以通过信函中的语气、语调来表现。 （二）内容直接性 企业每天都要阅读大量信函文件。商务信函不需要用华丽的词句。所以，商务信函要写得简明扼要，短小精悍，切中要点。用简洁朴实的语言来写信函，使信函读起来简单、清精品文档 2016 全新精品资料 全程指导写作 独家原创 2 / 44 楚、容易理解。当涉及数据或者具体的信息时，如时间、地点、价格、货号，等等，要用语精确，使交流的内容更加清楚，这更 有助于加快商务活动的进程。 （三）态度真诚性 商务信函要能够充分体现真诚、礼貌。不管说什么，都要带着诚意去说。把写好的商务信函拿起来读一遍，确保如果此时对方正在电话中与你通话，他一定能够感受到你的自然、真诚和礼貌。这里所说的礼貌，并不是简单用一些礼貌用语，而是体现了一种为他人考虑，多体谅对方心情和处境的态度。 （四）主旨单一性 商务信函具有纯粹的业务性，一般要求专文专事，内容集中单一，围绕公务，突出主旨。 （五）格式规范性 商务信函结构类似于一般的书信，有称呼、有正文、有署名。外贸商务函、电的写 作则必须依照国际惯例，用英语或对方国家所使用的语言书写，在文法和书写格式上也要符合对方的语言规范和习惯。 （六）地位平等性 商务信函是两个平等法人之间的往来文书，反映双方平等、互惠互利的关系。商务信函的写作应相互尊重，以礼相待。 （七）要求时限性 精品文档 2016 全新精品资料 全程指导写作 独家原创 3 / 44 商务信函是在商务活动的每个环节中形成的，每封信函都是一定时限内的双方意愿的明确表达。因此，接收对方的信函后必须及时回复。目前，信函的传递越来越多地使用图文传真、电子邮件等快速传递形式，以适应这一特点的需要。 商务信函一般由三部分组成：信头、正文、信尾。 （一）信头 信头即信函的开头，由发信人名称及地址、标题、函号、称谓、收信人地址和单位等组成。 1 发信人名称及地址 发信人名称及地址一般写明发信人企业单位名称及详细地址。还包括电话号码、电报挂号、专用电码、电传、传真、网址等商务联系信息。 2标题 作为商务信函，它与一般的普通信件不同，只要不是企业单位个人与个人之间的交流，商务信函一般可以有标题。标题位置在信文首页卜方，居中书写，其内容是标明事由。事由要求 概括出函件的主旨、中心，使收信人通过标题就对信文的主要内容有大致的了解。常见的商务信函标题有 以下两种形式： (1)由事由加文种名称“函”构成，如“关于要求承付打印机货款的函”、“推销函”、“订购函”、“索赔函”等。 (2）先写“事由”二字，加冒号提示，然后直接标写该信精品文档 2016 全新精品资料 全程指导写作 独家原创 4 / 44 函的内容，如“事由：机动车索赔”。 3 函号 函号即编号，分为对方编号和己方编号。在外贸业务信函的信头上注明编号，可保证信函便于管理和查阅。 函号位置一般出现在标题右下方或信头的左上方。常见的有两种形式：一是仿效行政公文发文字号的格式，采用“ x 号”或（ “函第 x 号”的形式；二是采用直接编号的形式，如“ 第 x 号”。 4 称谓 称谓是对收信人或收信单位的称呼，一般写受文者的尊称，这是商务信函必须的一项。其位置一般在标题或函号的左下方，单独占行，顶格书写，后面用冒号。书写时有以下两种称谓： (1)泛指尊称。“尊敬的”后加称谓并加冒号，如“尊敬的先生”、“尊敬的女士”等。尊称中可以使用职务，如“尊敬的办公室主任”、“尊敬的财务部部长”、 “尊敬的销售部经理”等。 (2)具体称谓。即具体指名道姓的尊称。在姓名后面加称谓语。这类称谓一般用于写信人与收信人彼此认识或者非常熟悉的情况。因为这种称谓能够体现写信人与收 信人之间的情感与密切关系。称谓可用泛称中的“先生”、“女士”等，也可以使用职务，如“尊敬的办公室石主任”、“尊敬的财务部精品文档 2016 全新精品资料 全程指导写作 独家原创 5 / 44 张部长”、“尊敬的销售部王经理”等。 5收信人地址、单位 收信人地址、单位要写明收信人企业单位名称及详细地址。 （二）正文 正文是商务信函的主体，叙述商务往来联系的实质问题。正文写作要求内容单纯，一文一事，文字简明，事实有据，行文礼貌。 1 问候语 问候语也即应酬语或客气语。开头的问候语是商务信函必不可少的，即发信人对收信人打招呼的礼貌问候语。一般用一两句尊敬的客气话表示，如“ 您好” ,“近来生意可好，效益颇高”等。如果是初次联系，可使用“久仰大名，未亲雅教”等词语。如果是回函，可使用“惠书敬悉，不胜感激”等词语表示感谢来函。 2 主体 主体是商务信函正文的核心内容，是发信人要说明的事项。不同的商务信函的内容是不同的。一般包括以下两个内容： (l 说明发函缘由。直截了当、简明扼要地说明发函的目的、根据、原因等内容；复函则要引叙对方来函要点，以示复函的针对性。 (2)说明发函事项。主体表达信函的中心内容，一般是根据发函缘由详细地陈述具体事项，或是针对所要商洽的问题或精品文档 2016 全新精品资料 全程指导写作 独家原创 6 / 44 联系事项，阐明 自己的意见。要求语气要平和，问题要明确，事实要清楚，表达要明白。如商洽函的正文主体包括商洽缘由、商洽内容、意愿要求三部分；询问函的正文主体包括询问缘由、询问事项两部分；答复函的正文主体包括答复缘由、答复内容两部分；商品报价函的正文主体包括产品的价格、结算方式、发货期、产品规格、可供数量、产品包装、运输方式等。 如果正文主体内容简单，逻辑上可采用篇、段合一式结构，如果正文主体内容较多，逻辑上可采用分段式结构。 3 结尾语 正文结束以后，一般用精练的语言将主体所叙之事加以简单概括，并提出本函的有关要求，强调发 函的日的。如请求函的结尾语是“拜托之事，承望协助解决为盼”，希望回函的结尾语是“不吝赐函，静候佳音”等。结尾语视发信人与收信人的关系以及信函的内容而定，要求恰当得体。 （三）信尾 信尾部分包括四部分内容。 1 祝颂语 所有的商务信函都要写明祝颂语。祝颂语分为祝者自身的请候语和收信人的安好语两部分： (1)请候语，在正文结束后空两格书写。常用的有“敬祝”、“顺颂”、“恭祝” 精品文档 2016 全新精品资料 全程指导写作 独家原创 7 / 44 等。 (2)安好语，一定另起一行顶格书写，以表示对对方的尊重。常用的安好语有“商棋”、“金安”、“生意兴隆”等。 2 签署 签署即发信人的署名或签名、用印。商务信函的署名可根据企业的要求或发信人的意见而定。有的企业署名以单位名称加盖印章的方式；有的企业要求发信人直接签名，以示对信函的内容负责。个人签名一定要由发信人亲手所签。 3 日期 日期一般是发信具体时间。商务信函因为涉及商务业务往来，务必写明发信日期。一般采用以下三种形式： (1)公文日期形式。即在信函签署下方用汉字小写写明发信日期，如 八月十八日。 (2）阿拉伯数字形式。即在信函签署下方用阿拉伯数字写明发信日期，如 2008 年 8 月 18 日。 (3)国际标准 简写法形式。即在信函签署下方用阿拉伯数字标记年、月、日，在一位数的月、日前加“ 0，如 2008 年08 月 18 日。 无论哪种写法，日期务必写全，以便存档备查。如 2008 年08 月 08 日，不能写成“ 08 年 08 月 08 日”。 4 附件 附件是随函附发的有关材料，如报价单、发票、确认书、精品文档 2016 全新精品资料 全程指导写作 独家原创 8 / 44 单据等。如果需要标注附件的，在信函签署的下方可以标注附件。如果附件是两个以上的，要分别标注附件一、附件二等。 范文： 道歉函 兴达贸易有限公司： 贵公司 20 x 月 x 日函收悉。函中所诉 20 1 月 7日购买电脑桌合同 中，所收的 35 套黄花牌电脑桌部分出现接口破裂一事，深表歉意，此事已引起我方高度重视，现已就此事进行调查。 经有关邵门查实：我厂生产的 黄花牌电脑桌，出厂时，经质检部门检验全部为优质产品。函中所提的部分电脑桌出现接口破裂，是由于我方工人在出仓时搬运不懊造成的。衬贵公司的损失，我公司再次深表歉意，并请贵公司尽快提供电脑桌受损的详细数字及破损程度，以及公证人证明和检验证明书，我介司将以最快的速度按实际损失给予无条件赔偿。 对此，我们将引以为戒，查找工作中存在的问题和不足，制仃改正措施杜绝此类事件的发生 。 希望能够得到责公司谅解，继续保持良好的贸易往来关系。 候复 光明家具有限公司 20 8 月 9 日 精品文档 2016 全新精品资料 全程指导写作 独家原创 9 / 44 本文来源于：外贸商务信函例文 常用英文商业书信大全（做外贸必看） 作 者： 一部分： 1. 请求建立商业关系 2. 回复对方建立商业关系的请求 3. 请求担任独家代理 4. 拒绝对方担任独家代理 5. 同意对方担任独家代理 6. 借引荐建立业务关系 7. 邀请参观贸易展览会 8. 与过去有贸易往来的公司联系 9. 确认约会 10. 感谢客户订货 11. 向长期客户推销新产品 12. 为商贸指南兜揽广告 13. 请求客户作推荐人 14. 通知客户价格调整 15. 说明价格调整原因 16. 回复感谢信 精品文档 2016 全新精品资料 全程指导写作 独家原创 10 / 44 17. 请客户征询其它公司 18. 改善服务 19. 拒绝客户的要求 20. 应付难办的客户 21. 祝贺新公司成立 22. 非正式的预约要求 23. 物色代理商 24. 欢迎新代理商 25. 要求约见 26. 拒绝约见 27. 同意约见 28. 欢迎新客户 29. 终止商业关系 答复第一次询价 螺钉询价 . 答复钢螺钉询价 取临时发票 送临时发票 供代用品报价 精品文档 2016 全新精品资料 全程指导写作 独家原创 11 / 44 购商品 具所需商品单并要求尽快装运 认订货 求按订货单发货 法供货 绝订货 次订货 绝接受再次订货 绝特别订货要求 标 求按期发货 到订单及供货安排 订单与现价有出入 知需延期交货 实价 动报价 促买主接受报价 价 绝还价条款 价格作出让步 价前作出优惠 出降价要求以便订货 精品文档 2016 全新精品资料 全程指导写作 独家原创 12 / 44 货前说明要求降价原因 次要求削价 议价信件的回复 意削价并附价格单 同意削价并进行解释和说服 言拒绝降价要求 送销售合同 送销售确认书 认购货 卖成交 回连署文件 议用信用证付款 复用信用证付款的建议 求分期付款 复分期付款的要求 求直接付款 复直接付款的要求 明付款条件 求修改付款条件 意修改付款条件 求按承兑交单付款 复按承兑交单付款要求 精品文档 2016 全新精品资料 全程指导写作 独家原创 13 / 44 求开立信用证 求认可信用证 改信用证 长信用证期限 除误会 求付清余款 求提供信用资料 绝特别贷款 绝赊销 现金提货方式订货 缴通知 期帐项的催款单 迟付款 知逾期缴交帐款 明标记要求 明包装要求 促装运安排 运通知 求早日装运 绍集装箱服务 议部分装运 精品文档 2016 全新精品资料 全程指导写作 独家原创 14 / 44 知部分装运 绍集装箱装运 1 请求建立商业关系 o. We we to be to We of At We in we to a of We to 米兰职权里斯托鞋类公司取得贵公司和地址，特此修函，祈能发展关系。多年来，本公司经营鞋类进口生意，现欲扩展业务范围。盼能惠赐商品目录和报价表。 如价格公 道，本公司必大额订购。 烦请早日赐复。 此致 of 6th of We be to In we 品文档 2016 全新精品资料 全程指导写作 独家原创 15 / 44 be by of to an or 本月 16 日收到有关商务关系的来函，不胜欣喜。谨遵要求另函奉上最新之出口商品目录和报价单。款项烦请以不可撤销保兑之信用状支付。如欲订货，请电传或传真为盼。 此 致 敬礼 We to we on a of We in of we to be to We in an of We to 本公司担任多家厂家的独家代理，专营精制棉织品，包括各灯家用亚麻制品，行销中东。 与精品文档 2016 全新精品资料 全程指导写作 独家原创 16 / 44 贵公司向有业务联系，互利互作。贵公司纺织部亦十分了解有关业务合作之情况。 盼望能成为贵公司独家代理，促销在巴林市场的货品。 上述建议，烦请早日赐复，以便进一步联系合作。 此致 敬礼 we a I to at an We be to in a to It be to to up a a We in to 9 月 1 日有关建议担任家用亚麻制品独家代理的来信收悉。谨致衷心谢意。目前时机尚未成熟，不能应允该安排深感抱歉。 然而，本公司乐意与贵公司先试行合作，为今后合作打下基础。为证明担任独家代理的能力，贵公司宜上述货品作市场调查，研究是否可扩大现有之营业额。奉上该货品之报价单，敬希查照。专此候复。 此致 敬礼 精品文档 2016 全新精品资料 全程指导写作 独家原创 17 / 44 2 a We I We be to we to at be on We up a is us On a I am we to I of my me so I to on My to 4 月 12 日建议担任为公室器具之独家代理来信已经收悉。 过去双方合作皆互利互助，能获您的眷顾作我公司于巴林的独家代理，殊感荣幸。 据知您公司两服务技师曾到我公司米兰工厂受训。相信您公司在取得代理权后，精品文档 2016 全新精品资料 全程指导写作 独家原创 18 / 44 仍会继续注重合格售后服务人员的训练。现随信附上协议草稿， 请查实各项条款 ，惠复是盼。 能加强业务，我亦感到欣喜，前次到访巴林，蒙盛情款 待，不胜感激。祈盼您莅临米兰时，容我一尽地主之谊。 此致 敬礼 At of I I an r. an to He s to We an to in K. of in is is a we a I an of me 品文档 2016 全新精品资料 全程指导写作 独家原创 19 / 44 to I be we a to 本用初参观哈洛加特玩具交易会时有幸与教育玩具股份有限公司的道格拉斯盖齐先生一谈，提及本公司正物色代理人推广教学器材一事。 盖齐先生赞扬贵公司积极推广产品，不断推出新的推销方法，并把其公司的成就归于贵公司完善的经销网络。贵 公司的经验，正能替本公司在英国经销产品。 本公司生产初级教育各学科的教育器村、专利产品梅特里克教学器材更傲视同侪。 除美国教学器材外，亦备有全套英式英语版教材，适合当地市场，贵公 司无需忧虑切合市场需求。 现附上配有插图的英式英语版教材目录，盼抽空细阅，并赐知宝贵意见。本人拟于 10 月头两星期前往伦敦，未知能否安排会面，就以上建议作一详谈 ? 此致 敬礼 2 We to K We to to ,at s s If to up an 品文档 2016 全新精品资料 全程指导写作 独家原创 20 / 44 I to be at We to 多谢 9 月 12 日的来信和附件。获悉贵公司有意物色英国销售商推广教学辅助设备， 甚感兴趣。 本公司将于 10 月 2日于厄尔大楼举行的耸敦玩具商品交易会上展示产品，诚邀贵公司派员参观设于 46 号之摊位。如能安排于非展出时间面谈，烦请电复。定必委派高层人员赴会。 本公司深知贵公司产品精美质优，希望能发展互惠之业务。 特此奉告，并候复音。 8. 与过去有贸易往来的公司联系 We is in We to in a of in We We we we 品文档 2016 全新精品资料 全程指导写作 独家原创 21 / 44 in of at As an I to we be to We to 从同行中获悉贵公司贝鲁特复业，生意发展迅速。得闻喜讯，不胜欢欣。谨祝业务蒸蒸日上。 黎巴嫩战事发生前双方曾有多宗纺织品交易；贵公司更是本公司十大客户之一。现今战事平息，亟盼能 重展双方互惠的业务联系。 自上次合作至令，产品款式变化极大。除了有迎合欧洲人口味的款式这外，亦有专门为中东市场而设计的产品。现奉上配有插图的商品目录供 初步参考。职需查看样本，还望赐知。 I to to of I am of As We of in 0 I If to me so we me if 品文档 2016 全新精品资料 全程指导写作 独家原创 22 / 44 to I to 承蒙拔冗讲讨论合并双方销售网，以扩大贸易发展范围，深感兴奋。现特修函确定会议日程。 谨于 3 月 20 日星期一在邦德街办公室候教，请贵公司代表于当日早上 9 时莅临指导。若因故未能抽空出席，烦请致电告知，以便另行安排会晤。 未知是否需代为安排旅馆膳宿 ?请尽早赐知，以便早作准备，款待贵 客。 谨此预祝会谈成功。 o. 322 ,64 0 my is 三：外贸商务信函 范文 I an It We a of in We a 品文档 2016 全新精品资料 全程指导写作 独家原创 23 / 44 in to us if to We be to to we a of do in We on to 随函寄奉配有插图的商品目录附页，介绍最新设计的产品。贵公司的邮购目录多年来收录本公司产品，产品销售成绩理想，特此致以深切谢意。最新设计的产品巧夺天工，定能吸引顾客选购。烦请参阅上述附页，需查看样本，请赐复，本公司乐意交劳。 本公司现正设计一系列款式古典的英国餐具，适合北美市场需求。如感兴趣，亦请赐知。 愿进一步加强联系，并候复音。 2. 为商贸指南兜揽广告 in is of in in K. in a on We a of 品文档 2016 全新精品资料 全程指导写作 独家原创 24 / 4