商务信函范文传递信息

精品文档 2016 全新精品资料 全程 指导写作 独家原创 1 / 48 商务信函范文传递信息 篇一：商务信函的格式和范文 商务信函的格式和范文 商务信函属于商务礼仪文书范畴，是指企业与企业之间，在各种商务场合或商务往来过程中所使用的简便书信。其主要作用是在商务活动中用来建立经贸关系、传递商务信息、联系商务事宜、沟通和洽商产销；询问和答复问题、处理具体交易事项。其种类包括联系函、推销函、订购函、确认函、索赔函等多种。 文种特性 一）语气口语性 每一封商务信函的往来都是不同的企业之间或者企业领导者彼此之间的一种情感交流。人都是感性的，所以商务信函更多地体现了感 性的一面。而不是人们想象的商务信函应该用一种特殊的“生意腔”，信函读起来使人感到非常热情、友好，就像朋友之间的谈话那样简单、自然、人性化。无论是歉意的道歉函，还是善意的劝说函，或者购买函，完全可以通过信函中的语气、语调来表现。 （二）内容直接性 企业每天都要阅读大量信函文件。商务信函不需要用华丽的词句。所以，商务信函要写得简明扼要，短小精悍，切中要点。用简洁朴实的语言来写信函，使信函读起来简单、清精品文档 2016 全新精品资料 全程 指导写作 独家原创 2 / 48 楚、容易理解。当涉及数据或者具体的信息时，如时间、地点、价格、货号，等等，要用语精确，使交流的内容更加清楚， 这更有助于加快商务活动的进程。 （三）态度真诚性 商务信函要能够充分体现真诚、礼貌。不管说什么，都要带着诚意去说。把写好的商务信函拿起来读一遍，确保如果此时对方正在电话中与你通话，他一定能够感受到你的自然、真诚和礼貌。这里所说的礼貌，并不是简单用一些礼貌用语，而是体现了一种为他人考虑，多体谅对方心情和处境的态度。 （四）主旨单一性 商务信函具有纯粹的业务性，一般要求专文专事，内容集中单一，围绕公务，突出主旨。 （五）格式规范性 商务信函结构类似于一般的书信，有称呼、有正文、有署名。外贸商务函、电 的写作则必须依照国际惯例，用英语或对方国家所使用的语言书写，在文法和书写格式上也要符合对方的语言规范和习惯。 （六）地位平等性 商务信函是两个平等法人之间的往来文书，反映双方平等、互惠互利的关系。商务信函的写作应相互尊重，以礼相待。 （七）要求时限性 精品文档 2016 全新精品资料 全程 指导写作 独家原创 3 / 48 商务信函是在商务活动的每个环节中形成的，每封信函都是一定时限内的双方意愿的明确表达。因此，接收对方的信函后必须及时回复。目前，信函的传递越来越多地使用图文传真、电子邮件等快速传递形式，以适应这一特点的需要。 商务信函一般由三部分组成：信头、正文、信尾 。 （一）信头 信头即信函的开头，由发信人名称及地址、标题、函号、称谓、收信人地址和单位等组成。 1 发信人名称及地址 发信人名称及地址一般写明发信人企业单位名称及详细地址。还包括电话号码、电报挂号、专用电码、电传、传真、网址等商务联系信息。 2标题 作为商务信函，它与一般的普通信件不同，只要不是企业单位个人与个人之间的交流，商务信函一般可以有标题。标题位置在信文首页卜方，居中书写，其内容是标明事由。事由要求 概括出函件的主旨、中心，使收信人通过标题就对信文的主要内容有大致的了解。常见的商务信函标 题有以下两种形式： (1)由事由加文种名称“函”构成，如“关于要求承付打印机货款的函”、“推销函”、“订购函”、“索赔函”等。 (2）先写“事由”二字，加冒号提示，然后直接标写该信精品文档 2016 全新精品资料 全程 指导写作 独家原创 4 / 48 函的内容，如“事由：机动车索赔”。 3 函号 函号即编号，分为对方编号和己方编号。在外贸业务信函的信头上注明编号，可保证信函便于管理和查阅。 函号位置一般出现在标题右下方或信头的左上方。常见的有两种形式：一是仿效行政公文发文字号的格式，采用“ x 号”或（ “函第 x 号”的形式；二是采用直接编号的形式， 如“第 x 号”。 4 称谓 称谓是对收信人或收信单位的称呼，一般写受文者的尊称，这是商务信函必须的一项。其位置一般在标题或函号的左下方，单独占行，顶格书写，后面用冒号。书写时有以下两种称谓： (1)泛指尊称。“尊敬的”后加称谓并加冒号，如“尊敬的先生”、“尊敬的女士”等。尊称中可以使用职务，如“尊敬的办公室主任”、“尊敬的财务部部长”、 “尊敬的销售部经理”等。 (2)具体称谓。即具体指名道姓的尊称。在姓名后面加称谓语。这类称谓一般用于写信人与收信人彼此认识或者非常熟悉的情况。因为这种称谓能够体现写信人 与收信人之间的情感与密切关系。称谓可用泛称中的“先生”、“女士”等，也可以使用职务，如“尊敬的办公室石主任”、“尊敬的财务部精品文档 2016 全新精品资料 全程 指导写作 独家原创 5 / 48 张部长”、“尊敬的销售部王经理”等。 5收信人地址、单位 收信人地址、单位要写明收信人企业单位名称及详细地址。 （二）正文 正文是商务信函的主体，叙述商务往来联系的实质问题。正文写作要求内容单纯，一文一事，文字简明，事实有据，行文礼貌。 1 问候语 问候语也即应酬语或客气语。开头的问候语是商务信函必不可少的，即发信人对收信人打招呼的礼貌问候语。一般用一两句尊敬的客气话表示， 如“您好” ,“近来生意可好，效益颇高”等。如果是初次联系，可使用“久仰大名，未亲雅教”等词语。如果是回函，可使用“惠书敬悉，不胜感激”等词语表示感谢来函。 2 主体 主体是商务信函正文的核心内容，是发信人要说明的事项。不同的商务信函的内容是不同的。一般包括以下两个内容： (l 说明发函缘由。直截了当、简明扼要地说明发函的目的、根据、原因等内容；复函则要引叙对方来函要点，以示复函的针对性。 (2)说明发函事项。主体表达信函的中心内容，一般是根据发函缘由详细地陈述具体事项，或是针对所要商洽的问题或精品文档 2016 全新精品资料 全程 指导写作 独家原创 6 / 48 联系事项， 阐明自己的意见。要求语气要平和，问题要明确，事实要清楚，表达要明白。如商洽函的正文主体包括商洽缘由、商洽内容、意愿要求三部分；询问函的正文主体包括询问缘由、询问事项两部分；答复函的正文主体包括答复缘由、答复内容两部分；商品报价函的正文主体包括产品的价格、结算方式、发货期、产品规格、可供数量、产品包装、运输方式等。 如果正文主体内容简单，逻辑上可采用篇、段合一式结构，如果正文主体内容较多，逻辑上可采用分段式结构。 3 结尾语 正文结束以后，一般用精练的语言将主体所叙之事加以简单概括，并提出本函的有关要求，强 调发函的日的。如请求函的结尾语是“拜托之事，承望协助解决为盼”，希望回函的结尾语是“不吝赐函，静候佳音”等。结尾语视发信人与收信人的关系以及信函的内容而定，要求恰当得体。 （三）信尾 信尾部分包括四部分内容。 1 祝颂语 所有的商务信函都要写明祝颂语。祝颂语分为祝者自身的请候语和收信人的安好语两部分： (1)请候语，在正文结束后空两格书写。常用的有“敬祝”、“顺颂”、“恭祝” 精品文档 2016 全新精品资料 全程 指导写作 独家原创 7 / 48 等。 (2)安好语，一定另起一行顶格书写，以表示对对方的尊重。常用的安好语有“商棋”、“金安”、“生意兴隆”等。 2 签 署 签署即发信人的署名或签名、用印。商务信函的署名可根据企业的要求或发信人的意见而定。有的企业署名以单位名称加盖印章的方式；有的企业要求发信人直 接签名，以示对信函的内容负责。个人签名一定要由发信人亲手所签。 3 日期 日期一般是发信具体时间。商务信函因为涉及商务业务往来，务必写明发信日期。一般采用以下三种形式： (1)公文日期形式。即在信函签署下方用汉字小写写明发信日期，如 八月十八日。 (2）阿拉伯数字形式。即在信函签署下方用阿拉伯数字写明发信日期，如 2008 年 8 月 18 日。 (3)国 际标准简写法形式。即在信函签署下方用阿拉伯数字标记年、月、日，在一位数的月、日前加“ 0，如 2008 年08 月 18 日。 无论哪种写法，日期务必写全，以便存档备查。如 2008 年08 月 08 日，不能写成“ 08 年 08 月 08 日”。 4 附件 精品文档 2016 全新精品资料 全程 指导写作 独家原创 8 / 48 附件是随函附发的有关材料，如报价单、发票、确认书、单据等。如果需要标注附件的，在信函签署的下方可以标注附件。如果附件是两个以上的，要分别标注附件一、附件二等。 范文： 道歉函 兴达贸易有限公司： 贵公司 20 x 月 x 日函收悉。函中所诉 20 1 月 7日购买电脑 桌合同中，所收的 35 套黄花牌电脑桌部分出现接口破裂一事，深表歉意，此事已引起我方高度重视，现已就此事进行调查。 经有关邵门查实：我厂生产的 黄花牌电脑桌，出厂时，经质检部门检验全部为优质产品。函中所提的部分电脑桌出现接口破裂，是由于我方工人在出仓时搬运不懊造成的。衬贵公司的损失，我公司再次深表歉意，并请贵公司尽快提供电脑桌受损的详细数字及破损程度，以及公证人证明和检验证明书，我介司将以最快的速度按实际损失给予无条件赔偿。 对此，我们将引以为戒，查找工作中存在的问题和不足，制仃改正措施杜绝此类事件 的发生。 希望能够得到责公司谅解，继续保持良好的贸易往来关系。 候复 光明家具有限公司 精品文档 2016 全新精品资料 全程 指导写作 独家原创 9 / 48 20 8 月 9 日 本文来源于：第一章 商务信函写作 第一章 商务信函写作 信息交换在所有的交易中扮演着重要的作用。许多商业业务通过信息交换来实现。信息交换可以通过各种方式实现，可以是口头也可以是书面的。与口头交流相比，书面形式可以确保相关当事人更完整的理解并且可以作为每一笔交易的记录。书面交流有很多 种 ,比如信函，备忘录，报告，电信，电传等。商务信函是公司与贸易伙伴保持联络时采用的最主要的方式。高效的商务信函作者可以通过与其他公司建立良好的合作关系来提高公司的销售，增加公司利润。另外，熟练的商务信函写作可以帮助作者获得更多自信和更多商业上的成功。 第 1 节 商务信函的布局 当写一封商务信函时，你需要遵守一定的标准格式。通常来说，一封商务信函应该有以下七个主要部分组成：信头，日期，封内名称和地址，称呼，正文，结尾敬辞，签名。但是根据信件的不同类型，还可能包含以下内容比如，编号，经办人，主题，附件，抄送和 附言。 (1) 信头 精品文档 2016 全新精品资料 全程 指导写作 独家原创 10 / 48 信头通常放在信笺上部中央。信头包括发信人公司名称，地址，电话号码，电报、电传地址传真号，网址，甚至电子邮件地址等信息。 (2)日期 日期放在信头最后一行的下面几行。注明日期时，需注意以下几点： ? ?根据作者的风格，日期有许多不同的表示方法，比如： 6009 2009 6 009 , 2009 前面三种，在月、日和年之间可以用逗号隔开，也可不用。但是最后一种表示方法，必须用逗号把日 和年隔开。 ? ?不要把日期只用数字形式表示比如 7/6/2009，这可能会产生误解。依美国方式，这表示七月六号，而英国方式则为六月七日。 ? ?有的月份经常简写 ,如一月 , 二月， 八月，九月，十月，十一月，十二月，但是下列月份不能简写，如三月，五月，六月和七月。 (3)信内名称和地址 这一部分指收信人的姓名和地址，包括的信息应按以下顺序排列： 精品文档 2016 全新精品资料 全程 指导写作 独家原创 11 / 48 1) 1) 收信人的姓名和头衔 2) 2) 收信人的公司名称 3) 3) 公司名称和门牌号，街道名称和号码 4) 4) 区 /镇 /市名 5) 5) 国 家 /州 /省的名称以及邮政编码 6) 6) 国家名称 当写信内名称和地址时，可以参考以下信息： ? ? 为了表示你的礼貌，可以在收信人的名字前面加诸如先生，女士，小姐等尊称。 ? ? 如果收信人的名字不知道，你可以称呼他为销售经理，副总，总裁等官方头衔。 ? ? 法语里先生的复数形式的简写）通常放在含有个人名字的公司名称的前面。 o., ?信内名称和地址的例子： a) 0 10003 b) 品文档 2016 全新精品资料 全程 指导写作 独家原创 12 / 48 5012 2121 c) o.， 20 011 4) 称呼 每封信通常以称呼开始，根据发信人和收信人的关系以及信函的正式程度，称呼是不同的。 ? ?如果信是写给个人的，在名字前面加礼貌用语。比如：亲爱的史密斯先生，亲爱的珍小姐，亲爱的琼斯女士。有时，一些特别的称呼也可以用作问候语。“亲爱的”这个词用在收信人的姓前面，比如亲爱的帕克教授或者亲爱的克林顿博士 ? ?如果收信人的姓名和性别不知道或者这封信更正 式一点的话，可以使用“ , “ , “ ir , 或者“ t 但是美国人通常使用“ 不是“ ? ?美国人写信时，通常在称呼后面加冒号，而英式写法则用逗号代替。 (精品文档 2016 全新精品资料 全程 指导写作 独家原创 13 / 48 (5) 正文 这是一封信里最重要的一部分。在这一部分需要给收信人传 递一些信息，开始写之前，应该注意以下两点： 写这封信的目的是什么？ 呈现这封信最好的方式是什么？ 写信时，你应该把写好商务信函的七条原则记住，这七条原则将在第二部分做详细说明。你最终的目的就是使你的信更专业，清楚，正确并且容易理解。 (6)结尾敬语 这部分不过是以礼貌的方式结束信件，以下是商务信函中最常用的结尾敬语。 结尾敬语 适用情况 2) 2)写信人手签 3)3) 打印签名 4)4) 写信人工作职位 例如： o., . 可选部分 精品文档 2016 全新精品资料 全程 指导写作 独家原创 14 / 48 以上提到的七部分是商务信函的必要部分。根据不同的目的，一封信也可能包括以下一个或几个方面： (1)编号 编号可以使回复与先前的通信相联系，并确保它们可以及时到达正确的人或部门。它可以避免处理信件时的误解和麻烦。编号可以采用以下三种方式： ? ? 当一个公司给另一公司写信时，编号通常在信头上注明“ ” ? ? 编号可以作为回信首段的一部分，比如： “ ”感谢您五月四号发来的编 号为 信件。 ? ?编号可以在主题中出现。如： (2)注意项 当给一个机构写信但作者希望信被转给某一个人或某一部门处理时，经办人是必要的。它通常放在封内名称和地址与称呼之间，并标下划线。可以使用“ , “ , 样的表达方式。然而，如果你知道收信人的姓名，就把收信人的名字直接写在封内名称和地址的首行，避免用注意项。比如： 精品文档 2016 全新精品资料 全程 指导写作 独家原创 15 / 48 o., (3)标题 有两种类型的标题：主标题和段落标题。 ? ?主标题 这种标题放在称呼语的下面并标下划线。它可以帮助确保信函及时传递到正确的收信人或部门 。如果来信含有标题，你最好在回信时使用它以便提醒发信人。如果你要开始一个通信，使用标题可以由同一主题引出许多信件。 ? ?段落标题 标题放在每一段的段首来表明这一段要解决的问题。段落标题都用大写字母，其后用句号（有些人更喜欢用冒号或者破折号）来将标题和内容间隔开。段落标题可能有用，但是最好是一封信只涉及一个主题，因为涉及不同主题的信需要由不同部门或个人办理。 比如： 我们希望确认一下我们在过去两个月内相互通信达成的条款规定。 精品文档 2016 全新精品资料 全程 指导写作 独家原创 16 / 48 付款条款：通过以我方为受益人的、保兑的、不可撤销的、采用即期汇票的信用证 付款，信用证必须在装运期前一个月到达我方。 装运条款：必须在六月底之前装运，禁止转运和分批装运。 包装条款：货物包装在纸箱里，用柔软材料衬着 ,每箱装 10小包。 (4) 代理人签署 “ 是拉丁语 缩写，意为“代理”。严格来说，只有合伙人有权签他公司的名，但是为了方便，也可通过授权书将签署权授予一位负责的职员，不过授权签署也有来自习惯的。在任何一种情况下，代理人可用“ 或者“ ,有时直接缩写为“ 的形式进行签署。比如： 5) 经办人代号 经办人代号由口述信件的人和秘书或打字员的首字母组成。首字母通常要大写并放在签名的下方靠左边缘。这两部分由冒号或斜杠分开。例如： DS/6)附件 如果信件里含有附件，在左下方标注“ 简写精品文档 2016 全新精品资料 全程 指导写作 独家原创 17 / 48 “ 如果不止一份附件，最好标注附件的数量，下面是几个例子： 2 5 (7)抄送 有两种类型的副本标记，第一种是在收到信函副本的人的名字前面加“ 标注。因为现在大多数副本都是影印的，许多人使用 C (标记。这种标记打印在原件和副本上。 of is on by (s No of he or a of 第二种标记方法是只有在副本上出现简写的“ 上收信人姓名，这样只有该收信人和你知道他或她已经收到信的副本。 抄送在信中可采用以下 形式： he X r. 8) 附言 精品文档 2016 全新精品资料 全程 指导写作 独家原创 18 / 48 附言通常用于以下情况： 1) 补充说明信件中被疏忽的内容，应该尽量避免出现这种情况。 2) 许多主管偶尔手写添加一些附言使得信更有亲切感。 3) 在写销售信时，作者经常把最后的有力的论据放在附言中加以强调。 例如： 附言 7 月 12 日在年度销售会议上与贵方见面。 附言这种玩具很畅销，在 2008 年顾客评价中知名度最高。 当写商务信函时，你需要将信中 所包含的内容按正确的顺序一一列出。下面的例子说明了一份信的结构是如何安排的。请注意每一部分与其他部分的相对位置。根据写信的目的，斜体部分可选择使用。 3. 左右边距通 常为 当你需要写的内容超过一页时，第二页的信头可采用如下形式，内容包括收信人姓名，日期，页码。比如： (1) o., , 2008 2) - 2009 “ be 待续）这一短语可以加在第一页精品文档 2016 全新精品资料 全程 指导写作 独家原创 19 / 48 页尾的右侧，第二页纸张的质量、尺寸和颜色要与第一页一致。 第 2 节 商务信函的格式和信封的写法 有几种可接受的商务信函写作格式，其中三种格式是最常使用的：缩格式、平头式和半平头式（或混合式）。 1. 商务信函的格式 (1)缩格式 信内名称地址部分每行都比上一行缩进 3 到 5 个空格，正文部分每一段的第一行也要缩进 3 到 5 个空格。第二章中)就是采用这种格式。 (2)平头式 在这种形式下，每一行都从左边空白边缘写起，但是有时信 头可以放在中间。段落之间有加一空行。这种风格更加受欢迎，因为它使信件看起来更加平衡，更容易打字。第二章中 )就是采用平头式。 (3)半平头式（混合式） 它是上述两种风格的混合形式。信内名称和地址部分用平头式，正文中每一段的第一行用缩格式或者反过来。第二章中 )就是采用这种混合格式。 2. 信封地址的写法 通常来说，发信人的姓名和地址放在信封的左上方，收信人的姓名和地址放在信封中央。信封上的地址可以用两种形精品文档 2016 全新精品资料 全程 指导写作 独家原创 20 / 48 式来写：缩格式和平头式。内容和风格要与信内名称和地址相一致。 平头式 : 缩格式 : 篇三：商务信函写作 商务信函写作 书信是日常生活中常用的文体，是用以交涉事宜、传达信息、交流思想、联络感情、增进了解的重要工具。书信一般可分为商务信件或公函（ 私人信件（ 大类。值得注意的是，英语书信的写法与汉语书信有一些明显区别，应特别加以区分。英语书信通常包括下面几个组成部分：信端、信内地址、称呼、正文、结束语、签名、附件、再启等。下面我们将逐个进行介 绍。 1、信端（ 信端即信头，一般包括写信人的地址和写信日期。一些正式信函的信端还包括发信人或单位的电话号码、电报挂号、电传、传真和邮政编码等。 西方国家中有些信端甚至还有单位负责人的姓名、职务和职称等。 信端的目的是使收信人一看便知道书信来自何处，何时发出，便于复信和查阅。用一般的信纸写信时，信端应写在信纸的右上角，若字数较多，可从信纸中间或偏右的地方写起。若字数较少，可适当精品文档 2016 全新精品资料 全程 指导写作 独家原创 21 / 48 多向右移一些，使整个信端的重心落在右上角。 信端的写法主要有并列式和斜列式两种。从目前情况来看，前者更为常用。 采用并列式时，每行开头要左对齐；采用斜列式时，每行开头逐次向右移二三个字母的距离。例如： （ 1）并列式 16 100035s 63211234 20, 2004 （ 2）斜列式（ 16 100035 s 63211234 20, 2004 写信端时，先写发信人的地址，地点的名称按由小到大的顺序排列，然后是其它项目和发信日期。具体次序是：第一行写门牌号和街名；第二行写区名、市（县）名、省（州、精品文档 2016 全新精品资料 全程 指导写作 独家原创 22 / 48 邦）名，往国外寄的信，还要写上国家的名称；国家名称的前面加上邮政编码，其后可写上电话号码，最后一行写发信日期。如果写信人的地址是机关单位的名称，则将其作为第一行。如果写信人的单位没有门牌号码和街名，则第一行可写上所在班级或专业组的名称 ；第二行写系、科、室名称；第三行写学校名称；第四行写市（县）、省（州）名称；然后再写邮政编码、国名、电话号码、发信日期等项。 如果使用标点符号，则在每行末尾加逗号，最后一行的末尾加句号。但当前的信件中行末大都不加标点符号，但在每行之内该用标点符号的地方，仍要用标点。特别要注意的是，门牌号码和街名之间要加逗号。月份和日期之间不可用逗号。在西方国家，城市名称之后往往写有字母或数字（如 103），表示城市的邮政编码。 关于发信日期的写法，应注意以下几点： 年份应完全写出，不能简写。 月份要用英文名称，不要用数字代替。 月份名称多用公认的缩写式。但 因为较短，不可缩写。 写日期时，可用基数词 1， 2， 3， 4， 5， 28， 29， 30，31 等，也可用序数词 2345 28293031。但最好用基数词，简单明了。 精品文档 2016 全新精品资料 全程 指导写作 独家原创 23 / 48 日期可有下列几种写法： 20, 2004 10 2004 32004 162004 其中，最为通用。 2、信内地址（ 信内地址收信人的姓名和地址，写在信纸的左上角，从信纸的左边顶格开始写，低于写信人地址和发信日期一二行，也分并列式和斜列式两种，但应与信端的书写格式保持一致。其次序是，先写收信人姓名、头衔和单位名称，占一二行，然后写地址，可占二至四行，例如： 并列式 100871 斜列式 00871 精品文档 2016 全新精品资料 全程 指导写作 独家原创 24 / 48 对收信人的称呼应自成一行，写在低于信内地址一二行的地方，从信纸的左边顶格开始写，每个词的开头字母要大写，至于末尾处的符号，英国人用逗号，但美国和加拿大英语则多用冒号。称呼用语可视写信人与收信人的关系而定。给外国人写英文信时，称呼用语要注意以下几点： 对没有头衔的男性一般称呼 。 用在姓氏之前或姓氏和名字之前，不可只用在名字之前，例如对的称呼，应该是： 或 不可是： 称呼多个男性，则在姓名前用 的复数形式 。对一般以人名为名称的公司和企业常用这种称呼，例如： 莱克兄弟公司。 对女性一般称呼 姓氏和名字之前，一般不用在名字前 词可以单独使用或加在丈夫的姓 名之前 没有复数形式。若称呼多个女性，则在姓名前用 的复数形式 而对以女子名字为名称的公司、企业可用 呼。 用于未婚女子，此词可缩写为 用于姓氏之前或姓氏和名字之前，一般不用于名字之前。 精品文档 2016 全新精品资料 全程 指导写作 独家原创 25 / 48 对收信人的称呼，也可用头衔或职位的名称，不分性别。例如 缩写为 ， 缩写为 ， 缩写为 。这些称呼都放在姓氏之前或姓氏和名字之前，如 （ 。 对外公函中对收信人的称呼，可用 而不是 s)和 My ir(s)等。 前不能加 后面也不能带姓名。用 ，前面常用 词，但也可单独用 收信人是妇女，则无 论 已 婚 或 未 婚 ， 都 可 单 独 使 用 其 复 数 对外国高级官员的称呼，如国家元首、政府首脑、部长、大使、公使和特使等，可用（ （ （ My 复数为 对君主制国家的国王和皇帝等男性君主，可以 呼，对女王、女皇和皇后等女性君主，可用 呼。有时也用 呼以表示。客气和尊敬 兼指男性和女性，其复数为 对王室成员，如太子、王子、亲王和公主等，一般可用（ （ 在正式尊称时，一般用 复数为 精品文档 2016 全新精品资料 全程 指导写作 独家原创 26 / 48 收信人称呼 先生（男人） 夫人（已婚） 小姐（未婚） 人、小姐统称 夫妇俩人 两位或两位以上男子 位或两位以上女子（已婚） 位或两位以上小姐（未婚） 见的头衔（汉英对照）如下： 教授 士 r., 医学博士 总统或校长 席或董事长 主席或副董事长 总统或副校长 相 理 长或州长 长 议员 品文档 2016 全新精品资料 全程 指导写作 独家原创 27 / 48 大使 书长 秘 秘 长 院长 主任 长 下 甫 of 信的正文每段第一行应往右缩进约四五个字母。在写事务性信件时，正文一般开门见山，内容简单明了，条理清楚。在写私人信件时，信写好之后若有什么遗漏，可用 P. 结束语是写信人表示自己对收信人的一种谦称，只占一行，低于正文一二行，从信纸的中间或偏 右的地方开始写。第一个词的开头字母要大写，末尾用逗号。结束语视写信人与收信人的关系而定例如写给机关、团体或不相识的人的信，一般用： 品文档 2016 全新精品资料 全程 指导写作 独家原创 28 / 48 ( 等等。 写给上级和长者的信一般可用： 等等。 写给同志或同事的信一般可用： 等。 篇四：第一章 商务信函写作概述 第一章 商务信函写作概述 (随着当今国际贸易飞速发展，商务信函作为传递商业信息的主要手段发挥着重要的作用。专业的商务信函就像公司形象大使，给对方留下良好的第一印象，有助于打造成功的公司形象，加速业务的拓展。本章将针对商务信函的写作原则，写作技巧及正 确格式加以详细阐述。 第一节 商务信函的写作原则 (商务英语写作区别于其他类型的英文写作。传统的英文写作格式灵活，写作者可以根据自己的喜好和写作习惯，选择复杂的句型结构和词语来表达自己的情感。但商务英语写作中，作者与读者之间是商务伙伴的关系，彼此通信的目的是为了促使双方愉快顺利地交易，因此写作时需要考虑到双方关系，内容必须兼顾目的与效率。成功的商务信函精品文档 2016 全新精品资料 全程 指导写作 独家原创 29 / 48 应该达到两个目的： 1）收信者正确全面地理解写信人的意图； 2）达到写信人的目的。为此，读者首先 应了解商务英语写作必须遵循的“ 6C”原则，即：完整 (清楚 ( 具体 ( 简洁( 准确 (和体谅(使文章符合商务交往的语言特色。 1. 完整（ 完整性是指作者在写作过程中将对方所需的信息，资料等尽可能全面地提供给对方以期尽快得到对方的答复。如有信息疏漏，则会浪费彼此的时间再次沟通，延误办事效率。而且，有的信件如报价单实际上已是简 单的成交合同，一经送达，对双方都有约束力。如果信息不完整，就会拖延成交时间，增加工作负担，严重的甚至引起不必要的纠纷。 2. 清楚（ 清楚性原则指读者在最短的时间内能够领会作者的意图，明确行事步骤。因此，作者在进行商务写作时，要