企业行政管理实务.ppt

LOGO c 企业行政管理实务 c 第一章 企业行政管理概述 1.比较较：企业行政管理同政府行政管理 2.企业行政管理的内容 3.企业行政管理的组织地位 4. 企业行政管理岗位职责 5.企业行政管理人员的素质要求 c 第一章 企业行政管理概述 三、企业行政管理的内容 企业的业务部门：生产销售研发 企业的非业务事务: 企业行政规划 ;办公室事务管理;文书档案管理;总务 后勤事务;公共关系等 c 广义企业行政管理工作内容明细 企业行政规 划 行政组织设计；办公环境设计；办公自动 化建设；企业规章管理； 行政事务管 理 接待工作管理；值班工作管理；会务工作 管理；企业信印管理；保密工作管理 ；表单管理；印刷品管理；行政经费 管理；出国出境工作管理； 文书档案管 理 文件收发管理；文书撰写与管理；文书归 档管理； 行政人事管 理 人员聘用及变动管理；培训管理；薪资福 利管理；人事评定与考核 行政礼仪接 待 办公室接待礼仪；电话接听礼仪；会议礼 仪；外宾接待礼仪；宴会与舞会组织 礼仪；庆吊礼仪； 总务后勤管 理 财产管理；物资管理；员工食堂宿舍管理 ；安全卫生管理；环境绿化管理 c 第一章 企业行政管理概述 v广义的行政管理事务，简单理解就是企业中除去 基本的“研发”“生产”“销售”这些直接创造企业效 益的业务性工作之外的全部事务 v狭义的行政管理往往又将其中比较专业的“人事管 理”与“财会管理”工作独立出来所剩下的工作事 务。 c 第一章 企业行政管理概述 一、企业行政管理的产生 比较：日本企业同欧美企业对企业行政的认 识差异(差异源于日本、美国的企业文化) 企业的行政管理的概念可以理解为：企业为了自身的 生存发展，依据一定的法律、制度、原则、方法对内部 开展职能性管理的总和。 第一，企业行政管理的目标是全局性的； 第二，行政管理职能是企业领导主要管理内容，处于 企业系统的中心位置； 第三，行政管理的职能性管理是跳出生产、财务、技 术等具体职能而产生出的管理服务平台。 c 第一章 企业行政管理概述 v二、企业行政管理同政府行政管理的不同 独立性与一体性 官僚与服务性 非盈利性与盈利性 制度性与灵活性 c 第一章 企业行政管理概述 四、行政管理人员的工作职能 企业行政管理属于企业的综合管理部门，人 员涉及的主要工作职能包括： 行政协调 信息处理 决策参谋 综合事务管理。 c 第一章 企业行政管理概述 五、行政管理人员的基本素质 遵守制度纪律； 人际技能； Office ,办公技能； 身心健康； 思考： 还有那些细节是反映行政管理人员素质特点的？ c 第一章 企业行政管理概述 六：行政管理岗位职责的素质要求 行政总监、行政经理、经理秘书、行政主管 、行政秘书、总务部主管、档案管理员、企业文 化专员、差旅管理员、ISO9000专员 思考：还有什么企业行政管理的工作岗位， 介绍一下这些岗位负责的工作。 c 第一章 企业行政管理概述 v实践实训环节 （1）组织学习小组，58人自定；各组自行设计作业册一份。 （2）选择一个研究的企业，最好可以贯穿本课程的学习。（选择知名企 业可以便于得到信息） 题目1： 了解一个具体企业的组织结构，行政部门在其中的地位。 题目2： 了解一个具体的企业行政管理工作岗位（可以找些比较特别的）， 说明这个岗位的素质需求。 完成：组织模型图一份、行政部门介绍一份、岗位说明书一份 。 c 第二章 办公室日常行政事务 1.办公室工作的认识 2.对外联络、接待工作 3.差旅管理 4.行政会议的组织 c 第二章 办公室日常行政事务 一、办公室工作的认识 办公室涵义 ： (1)办公的房子，是工作人员办理公务的地方； （这种理解比较大，非行政人员也有办公室） (2)机关和企事业单位内部办理行政事务的工作机 构，是设在上司身边直接为上司服务的综合部门 ；协助上司办理专门事项、起辅助和协调整个日 常工作作用的部门。 c 第二章 办公室日常行政事务 办公室的地位和作用 中心的地位和作用 枢纽的地位和作用 窗口的地位和作用 c 第二章 办公室日常行政事务 办公室的外部职能 服务职能 指导职能 管理职能 监督职能 协调职能 办公室的内部管理 办公室制度规范 办公室文化 办公室员工管理 c 第二章 办公室日常行政事务 二、对外联络、接待工作 （1）企业对外联络的对象 政府管理部门 业务相关单位 社会媒体 供应商 经销商 客户 竞争对手 行业协会 联络方式：日常联络（节日、庆典） 任务宴请或拜访 c 第二章 办公室日常行政事务 （二）处理政府关系 地方村、镇、区、市政府及所属部门； 行业主管政府部门； 省市、中央政府； 处理政府关系的技巧：了解政府的工作方式 讲规格、讲形式、务虚不务实 制度程序性强，有时个人说了不算 c 第二章 办公室日常行政事务 （三）接待工作 事前准备接待后续工作 重点技巧技能： 建立好第一印象（介绍、明片、形象）； 寻找话题：既要围绕工作，又要交上朋友； 用心注意细节； c 第二章 办公室日常行政事务 外事接待： 注意有关国家主权等敏感问题的说法； 注意尊重国家、民族的习惯； 内外有别，注意保密工作； 对外事务的管理、手续都较为复杂，要提前办理留 有余地。 c 第二章 办公室日常行政事务 技能点：赠送商务礼物 （1）商务礼品的意义作用 （2）商务礼品的选择 （3）把握赠送的时机 （4）商业礼品的赠送要领(P32) 思考： 邀请经销商、供应商、关系户到珠海开会 有什么特色礼物？ c 第二章 办公室日常行政事务 三、行政会议的组织 案例分析：三星的“沙漏会议” 企业行政会议的特点？ 讲究效率： 减少时间，减少成本，增加效果 c 第二章 办公室日常行政事务 会议组织环节： 会前准备会中服务会后工作 列写做一次简洁高效的行政会议的工作要领： c 第二章 办公室日常行政事务 四、差旅管理 含义：对员工外出工作的管理或协助，包括：交通 安排、食宿安排、出差经费、各类手续 主要问题： 管理太严，影响员工工作积极性； 管理太松，产生漏洞，成本上升。 c 第二章 办公室日常行政事务 （一）交通安排 出差的交通手段有公司车辆、的士、火车、 客车、飞机、轮船等六种。 事先根据出差级别规定好可选的范围； 留好票据以供报效； 商务活动要避免过分节俭耽误工作； c 第二章 办公室日常行政事务 （二）食宿安排 酒店的级别：15星级酒店 兴新的快捷酒店 阿联酋迪拜的七星级酒 店 c 第二章 办公室日常行政事务 住宿注意： 根据工作需要选择酒店：方便，配套服务 酒店价格浮动很大，争取优惠； 注意酒店各项规定：退房、自费项目、免费项目等 ； c 第二章 办公室日常行政事务 （3）办理出国手续 基本流程：办理护照签证（申请、面试） 注意问题： 护照的性质与限制； 提前的时间； 拒绝签证的可能； c 第二章 办公室日常行政事务 （四）差旅费用报效 一般流程： 个人垫付（公司预借） 消费、保留票据 凭票据，领导签字报帐 领款，冲低借款 c 第二章 办公室日常行政事务 v报销上的注意： 健全报效制度，加强监管； 简化流程，服务员工； 加强审查，杜绝作假； 经大细算，鼓励节俭； c 第二章 办公室日常行政事务 v差旅管理的新趋势 （1）外包，专业化的解决方案； （2）信息化，高科技运用方案； （3）集中化管理，全球大企业的选择； （4）费用承包，鼓励节俭； c 第二章 办公室日常行政事务 v技能点：差旅省钱方案买到廉价机票 提前订票；淡季出行；选择航空公司；留意航空信 息；网上订票 不要太节约，耽误了生意。 c 第二章 办公室日常行政事务 实践实训环节 制作一份行政会议的策划方案 会议背景：公司年度业绩发布及业绩问题分析 v 方案基本内容包括：（参考） v 拟定会议主题：确定会议