秘书的日常事务工作.ppt

第六章 秘书的日常事务工作 引入案例 主要内容 本章小结 案例分析 实践训练 学习目标 第一节 办公环境的管理 第二节 安排领导日程 第三节 接打电话与处理邮件 第四节 印信与保密工作 主要内容 第六章 秘书的日常事务工作 电子教案模版配色（1 ） 学习提示 （一）学习目标 了解秘书日常事务工作的内容 熟悉工作环境的布置 理解领导日程安排的原则 掌握正确地接打电话及处理邮件 理解印信与保密工作 （二）学习重点 了解日常事务工作的内容 正确处理日常事务工作 （三）学习难点 日常事务工作的灵活处理 第六章 秘书的日常事务工作 引入案例 第六章 秘书的日常事务工作 第一节 办公环境的管理 一、办公室概述 1. 办公室的种类 （1）小办公室。传统的办公楼多为中间一条走廊，两边是多间 1520平方米的小办公室，其优点是彼此独立；缺点是沟 通不便且及资源浪费较大。 （2）大办公室。新式办公室多为100至200平方米的大厅，留 出过道，用高约1.2米的隔板，隔成34平方米的个人工作 区。优点是节省空间，空气流通，共同采光好，人员之间 联系方便。但缺点是工作可能会相互干扰。 (3)公寓式办公室。规模小的单位如三五人的办事处，联络处等 往往租用公寓式办公室。 第六章 秘书的日常事务工作 第一节 办公环境的管理 二、办公室布置的原则 办公室的配置，就是办公室的家具布置和设计，必须考虑到符 合各种沟通，确保守密，心理调适，情绪转换以及休息等要 求。主要的原则有： 1.办公室空间布局的合理化原则 2.色彩搭配相宜的原则 3办公室设备优化的原则。主要考虑照明、隔音、空气调节、 办公设备优化。 4.办公环境美化的原则。可以通过对办公室的绿化与装饰美化 办公环境。 第六章 秘书的日常事务工作 第一节 办公环境的管理 三、办公室的整理 1领导办公室和接待室的整理 办公室整理的最基本的原则是整洁。应主要注意以下几个方面： 桌子和办公器械是否摆放平衡妥当，有没有歪斜和灰尘； 时钟是否拔准，并保持走动； 日历上的日子是否准确； 办公室内温度与湿度是否调到适意的程度； 盆景、挂画的挂置是否得体，并整理好了； 花卉是否定期浇水并保持新鲜； 报纸、杂志是否最新的一期； 书架是否归置妥当； 摆放在领导办公桌上的用品是否整理好了。 第六章 秘书的日常事务工作 第一节 办公环境的管理 三、办公室的整理 2秘书整理办公室的注意事项 （1）坐在办公桌旁，面对桌子，伸直双臂，再双手合拢，在高于桌面15CM左 右画弧形，手臂所能覆盖的桌子面积，比较适合摆放与工作有关的物品。 （2）电话一般放在左边，电脑一般放在桌子的右边。 （3）多准备一些存放各类文件的文件夹。处理完毕的文件应该放在文件柜里。 （4）把各种笔、剪刀、回形针等文具分门别类放在文具盒内。 （5）办公桌抽屉里的物品摆放整齐，且要经常清理，井然有序。 （6）公章、介绍信、机密文件等应该放在带锁的抽屉里。 （7）办公室内各类文件柜要分门别类存放文件、资料和物品。 （8）如果用架子，应该把容易倾翻的墨水和较重的物品放置在底层。 （9）每天下班前，要整理好自己的办公桌，把文件收藏好以免丢失和泄密。要 仔细检查电脑、复印机、空调开关是否关上，抽屉、橱门是否锁好，确保万 无一失。 第六章 秘书的日常事务工作 第一节 办公环境的管理 四、办公环境的安全管理 （一）识别办公室安全隐患 办公室常见的有碍健康和安全的隐患 （内容略，见教材第167页） （二）正确处理安全问题 秘书要定期对办公环境和办公设备进行安全检查，及时发现和 排除隐患，做好风险防范。 第六章 秘书的日常事务工作 第一节 办公环境的管理 第六章 秘书的日常事务工作 一、安排领导日程的意义 有利于科学的利用时间，提高领导工作效率。 有利于秘书部门主动做好各项辅助工作，更好地为领导 工作服务。 有利于各领导、各部门互相配合，协调行动，提高整个 单位的工作效率。 第二节 安排领导日程 第六章 秘书的日常事务工作 二、编制领导日程表的原则 1注重实效，不搞形式主义 2注意张弛有度，劳逸结合 3要留有充分的机动时间 4要充分尊重领导本人的意见 5要注意保守机密 第二节 安排领导日程 第六章 秘书的日常事务工作 三、编制日程表的方法 （一）年度计划表 年度计划表是本单位在新的一年中重要活动 的时间安排一览表，年度计划属于长期 的日程安排，其内容宜粗不宜细，一般 只列出本单位在下一年涉及全局或本单 位主要业务的重大活动。 第二节 安排领导日程 第六章 秘书的日常事务工作 第二节 安排领导日程 第六章 秘书的日常事务工作 二、日程表的编制 （二）月工作日程表 月工作日程表属于中期的日程安排，一般应将领导在一 个月内要参加的会议、会谈、工作旅行等重要活动以 日为时间单位记入表中。 （三）周工作日程表 周日程表属于短期的活动计划，其内容要求更加详细具 体，在时间上要求尽可能精确，活动地点也要注明。 （四）每天的工作日程表 每天的工作日程是领导一天工作的计划，其时间安排一 般要精确到时、分。这种日程表应尽可能详细具体 第二节 安排领导日程 第六章 秘书的日常事务工作 第三节 接打电话与处理邮件 一、接打电话 （一）拔打电话的流程 （二）拔打电话的注意事项 （三）接听电话的流程 （四）接听电话的注意事项 第六章 秘书的日常事务工作 （一）拔打电话的流程 （二）拔打电话的要点 1打电话前的准备和过程 2当对方接听电话时，先问好，接着告知自己的单位名称、 姓名，并请问对方姓名 3当对方不在时，留言方要告知转达者简要的内容，方便的 话，请对方回电，重述自己的单位与姓名，并问清传话人的 姓名 4电话中途断掉，由打电话的那方再打，可表示：“对不起， 刚才电话突然断了。” 5代领导拨打电话。秘书经常会替领导拨通电话，这时，如 果找的是领导的平级或下级，你可以让要找的人先接电话， 简要自报家门，然后请对方稍等，把话筒交给领导，或将电 话转接进领导办公室。 第六章 秘书的日常事务工作 6如果需要领导回电，领导回来后，尽快回复 7提醒领导准时打电话给上级或要人、忙人 8与一位很忙的人开始长谈之前，应问对方是否方便，然后言简意赅地把话 说清 9不要在工作时间与打电话来的朋友闲聊 10通话中当需要对方等候时，应该说：“我去查看一下，请稍等好吗？”中途 放下话筒时，应轻放，但不要把话筒朝上放置，否则对方有可能听到办公 室其他人的谈话 11秘书代替领导传达不利消息时，无论当这个消息有多么不舒服，你还是 必须立即行动 12秘书传达领导的信息要有分寸 13打出电话，而对方无人接听，要等铃声响了六七声再挂电话 14千万不要让打电话的人苦等，你却离开电话机很长时间，以致你回来时 ，对方已经挂上电话，留下了对你的不满。 15最后结束谈话。 第六章 秘书的日常事务工作 二、接听电话 接听电话小指导 筛选电话的方法与技巧 1秘书说了迎接词后，在一两秒 内辨别出对方，亲切地打一声 招呼，不仅容易建立良好的人 际关系，还可以帮助秘书本身 的工作 2除了分辨声音之外，秘书对 名字的辨识一定要有相当的把 握 3来电者寻找你的领导，应弄 清对方的身份和来电目的，然 后再通报领导 4秘书对待投诉电话要有礼貌、 有责任心。 第六章 秘书的日常事务工作 三、处理邮件 1邮件的分拣 按照收件人、收件部门、收件的重要性分拣。 2邮件的拆封 判断信件是否可拆；从右侧剪开；检查附件；将信封附在信的 后面。 3邮件的转交 标明信件的要点后，交给领导；转交他人。 第六章 秘书的日常事务工作 第四节 印信与保密工作 一、印信的管理与使用 “印”即印章，“信”即介绍信，印信工作即是印章及介绍信的制 发、保管和使用工作。 1印章的管理 （1）保管印章，必须指定政治上绝对可靠的专职或兼职秘书 人员保管，未经领导批准不得擅自委托他人代管。 （2） 印章的保管必须安全可靠，所有的印章都应加锁。 （3）保持印章清晰，保管人员对所保管的印章应经常清洗。 第六章 秘书的日常事务工作 第四节 印信与保密工作 2印章的使用 （1）审批检查制度健全 （2）用印都要进行详细的登记 （3）盖印要求端正、清楚，盖在落款 的单位和日期之上（所谓“骑年压月” ） 第六章 秘书的日常事务工作 第六章 秘书的日常事务工作 例： 宏达公司的用印登记情况 上海宏达公司的公司印章与介绍 信，由公司办公室王红管理， 每次王红在给公司人员盖章时 ，都仔细检查用印人拿来的部 门负责人批准的用印申请单， 核对所盖章文件与用印申请单 上的内容是否一致。并在用印 登记表上记录，请用印人签字 。使用介绍信的程序与用印程 序相同。 3介绍信或证明信的管理和使用 （1）介绍信的保管。正式介绍信通常专门印制并有编号；如 联系一般事务也有以单位信笺代替的。介绍和公章一般由同 一人保管并使用，须与公章同等重视。 （2）介绍信的使用。开介绍信须经主管领导批准，应注意填 写有效期。严禁发出盖有印章的空白介绍信。介绍信的存根 要妥善保管，并加以归档。填写错的介绍信或证明信，应在 其上划一斜线或打“ / ”号，并注明“废“字，保留在原处，不 得随意撕下丢弃。 第六章 秘书的日常事务工作 微型案例 第六章 秘书的日常事务工作 第四节 印信与保密工作 二、保密工作 （一）做好口头信息的安全 （二）做好纸面信息的安全 （三）做好电子信息的安全 第六章 秘书的日常事务工作 第四节 印信与保密工作 第六章 秘书的日常事务工作 第四节 印信与保密工作 （一）做好口头信息的安全 1不在组织内部或外部谈论有关单位的保密信息，包括对其 他工作人员、客户、朋友或亲属； 2在没有确认电话对方身份和是否被授权获得信息之前，不 要通过电话、手机、答录机给出保密信息； 3只向来访者提供组织允许提供的信息，若超出范围，应向 上司汇报； 4遵照会议的要求传达会议信息。 第六章 秘书的日常事务工作 第四节 印信与保密工作 （二）做好纸面信息的安全 1接收任何保密文件、资料等都要签收并登记； 2文件只发给或传阅到被授权的人员，并要签收； 3在传递保密文件或资料时，要放在文件夹中携带，以防失密或散落丢失 ； 4保密的信息应归类在专用文件夹中，并清楚标明“机密”，保存在带锁的 、防火的柜子里； 5离开办公室时，不把机密信息和文件留在办公桌上，应锁入抽屉或柜子 ； 6用邮件发送保密信息，信封要贴封口，并标记“秘密或保密”； 7为了确保安全，高密级信息可以由工作人员亲自送交收件人； 8当传真保密信息时，需使用具有保密功能的接收设备或要求接收人等在 传真机旁即时收取； 9极为重要且不常使用的纸面信息可以制成缩微胶片，保存到保险柜里； 10不再需要的保密文档要粉碎。 第六章 秘书的日常事务工作 第四节 印信与保密工作 （三）做好电子信息的安全 1计算机显示器应放置在他人看不到屏幕的地方，如果来访 者走近，应迅速滚动页面或关闭显示器； 2计算机打印保密材料要人不离机，负责保存和传递； 3不能提交电子信息给未被授权的人； 4应该使用密码来保护计算机数据，并定期更换； 5计算机必须经常进行查毒、杀毒。为了安全，使用正版的 软； 6重要的文件要做备份，并存储在安全、加锁的地方， 第六章 秘书的日常事务工作 第四节 印信与保密工作 （四）保密工作的措施 1健全保密制度 2开展保密教育 3进行保密检查 4处理失密事件 第六章 秘书的日常事务工作 第四节 印信与保密工作 本章小结 第六章 秘书的日常事务工作 案例一：手忙脚乱的秘书小张 案例二：欠缺保密意识的秘书小江 案例三：接电话不合格的大学毕业生 内容略，请见教材第188-189页。 案例分析 第六章 秘书的日常事务工作 1实训目标 通过场景模拟，训练学生接打听电话的能力。 2实训内容 （1）请将课后案例分析中的案例三按原样演练出来； （2）请对课后案例分析中的案例三中的错误改正，将正 确的接听电话的情景演练出来； （3）广州蓝天公司与美国艾地公司正在洽谈一个项目。 美国艾地公司副总经理William准备与技术总监等一行5 人，在11月20日到广州蓝天公司考察。广州蓝天公司总 经理李伟让秘书张红给美国的艾地公司打电话，