[管理学]企业档案整理与移送定稿.pptVIP

企业档案整理与移交 授课人：苏宝桂 2011.09.18 目录 一、企业档案的介绍 1、企业档案的概念 2、企业档案的门类 3、企业档案的载体 4、企业档案的作用 二、企业档案工作的介绍 1、企业档案工作的内容 2、企业档案工作的基本原则 3、档案工作的分工 （1）人员分工、职能分工 （2）档案工作人员的岗位职责 2 目录 三、档案的整理 1、整理的规则 2、整理的步骤 四、档案移交的5个步骤 五、保管期限的介绍 1、保管期限的介绍 2、结合公司实际的成文类型介绍保管期限 3 目录 一、企业档案的介绍 1、企业档案的概念 2、企业档案门类 3、企业档案的载体 4、企业档案的作用 4 企业档案介绍 1、企业档案的概念： 企业档案是指企业在各项生产活动中形成的具有保存价值的，各 种门类和载体的档案材料总称。 5 企业档案介绍 9、会计档案 10、干部职工档案 1、党群工作 2、行政工作 3、经营管理 4、生产技术管理 5、产品 6、科学技术研究 7、基本建设 8、设备仪器 2、企业档案门类 6 企业档案的介绍 3、企业档案的几种载体： 文书、照片、磁带、光盘、实物等等 7 企业档案的介绍 4、企业档案的作用： 企业档案是企业各项工作活动的真实记录和历史见证，是业务 工作日常参考、总结经验、决策研究、保障权益、修史编志的原始凭证 和重要依据，是企业资产的重要组成部分。（举例） 8 目录 一、企业档案的介绍 1、企业档案的概念 2、企业档案的门类 3、企业档案的载体 4、企业档案的作用 二、企业档案工作的介绍 1、企业档案工作的内容 2、企业档案工作的基本原则 3、档案工作的分工 （1）人员分工、职能分工 （2）档案工作人员的岗位职责 9 企业档案工作介绍 1、企业档案工作内容： 维护档案的完整与安全，便于对企业档案的有效利用。 维护企业档案完整包括两方面含义： 1、企业档案在内容上应配备齐全，不能残缺、杂乱无章。 2、所管理的企业档案在范围上应该涵盖企业全部生产活动所产生的各种门类、各种形式 的档案文件。 维护企业档案安全包括两方面含义 1、要保证各类档案实体的安全、通过改善保管条件、加强保护措施，尽可能延长档案的 自然寿命。 2、要保证企业档案信息的安全，严守企业档案中所含的涉密事项，保护知识产权，维护 企业合法利益。 10 企业档案工作介绍 2、企业档案工作的原则： 统一领导、分级管理，是企业档案工作的基本原则。 公司各部门在各项工作中形成不同门类和载体的档案均由各 部门移交档案部门统一管理，即实行档案部门统一集中管理和各 部门分级负责的原则。 档案部门 业务部门1 业务部门2 业务部门3 业务部门4 业务部门5 11 企业档案工作介绍 3、档案工作的分工： 1、人员分工： 由于业务需要产生人员的分工，档案员就分为专职档案员和兼职档 案员 档案部门 （专职档案员） 业务部门1 （兼职档案员） 业务部门2 （兼职档案员） 业务部门3 （兼职档案员） 业务部门4 （兼职档案员） 业务部门5 （兼职档案员） 12 企业档案工作介绍 3、档案工作的分工 2、职能分工 专职档案员：需要完成哪些工作？ 兼职档案员：又需要完成哪些工作？ 13 企业档案工作介绍 4-1岗位职责-专职档案员岗位职责 1、热爱档案事业，忠于职守，遵守纪律，保守秘密。 2、努力钻研业务，具有企业业务专业知识，勇于创新。 3、积极贯彻执行有关企业工作的各项方针、政策和业务规范。 4、制定和落实本单位档案工作计划和各项规章制度，并检查执行情况。 5、负责本单位各类文件材料的收集、积累、整理、立卷、归档及日常管理工作,做好档 案的统计、检索、提供利用等项工作。 6、参与本单位购进设备的开箱验收、基建工程竣工验收、研究成果评审等工作，确保 档案的完整。 7、严格执行档案库房管理规定，定期检查，落实“十防”措施，确保档案不丢失、不 损坏、无泄密现象发生，对档案及库房安全负有全面责任。 8、熟悉室藏档案的数量和内容，围绕本单位的中心工作，积极开发档案信息资源，为 公司业务服务。 9、对所属单位档案工作进行监督指导。 10、若工作调动时，在离职前必须办好交接手续。 14 企业档案工作介绍 4-2岗位职责-兼职档案员工作职责 1、热爱档案工作，忠于职守，努力学习档案业务知识。 2、及时贯彻执行上级有关档案工作的各项方针政策、业务规范及规章 制度。 3、负责本部门形成及收发的各种门类、各种载体档案文件材料的积累 、收集、鉴定、整理、立卷、归档等工作。（如何积累、收集） 4、监督、指导、检查本部门文件材料形成者和案件承办人的立卷归档 工作。 5、负责本部门日常文件材料的管理及保密工作。 6、完成档案主管部门交办的其他档案工作。 15 目录 三、档案的整理 1、整理的规则 2、档案整理的步骤 四、档案移交的5个步骤 五、保管期限的介绍 1、保管期限的介绍 2、结合公司实际的成文类型介绍保管期限 16 档案整理 1、整理的单位以件为单位进行整理归档： 件是归档文件的整理单位，一般以每份文件为一件，文件正本与 定稿为一件；正文与附件为一件；原件与复制件为一件；来文与复文合 为一件；转发文与被转发文为一件；报表、名册、图册、书刊等一册（ 本）为一件。 件不单局限于文书档案。一张光碟是一件档案，一份合同是一件档 案、一个案卷也是一件档案、一座奖杯也是一件档案等等。 17 档案整理 2、整理规则： 一、遵循文件材料形成的基本规律，保持文件材料之间的有机联系 ，区分不同价值（保管期限表），便于保管和利用。 二、归档文件应齐全、完整、准确，已破损的文件应予修整，字迹 模糊或易褪变的文件应予复制。 三、移交前要拆除金属物、编写页号。对残缺破损、小于或大于卷 面的材料和字迹偏左、装订后影响阅卷的材料，要进行修补、裱贴和折 叠。对于字迹难以辨认的材料，应附上抄件。 18 档案整理 整理步骤第一步：排列 同一年度、同一保管期限、同一职能的归档文件按文件形成时间 -问题1排列。会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列；简报、 专报、刊物等应分别排列在一起。排列时注意：正本2在前，定稿在 后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转 发文在后；来文与复文为一件，复文在前，来文在后；批复件在前，请 示件在后。 1 形成时间-问题：按发生的时间和同一内容的事情排列。 2正本：公司正式的文件。 19 档案整理步骤 整理步骤第二步：装订 装订（现在主流的做法是用不锈钢夹子夹住） 20 档案整理 整理步骤第三步：分类 归档文件采用年度-保管期限-职能（问题）等方法进行分类。同 一全宗应保持分类方案的稳定。 1、分年度：将归档文件按其形成年度分开。 2、分保管期限：将同一年度的归档文件按永久、长期、短期三种 保管期限分开。（档案部门需制定保管期限） 3、分职能：将同一年度、同一保管期限的归档文件按职能分开（ 档案部门需制定分类方案）。 21 目录 三、档案的整理 1、整理的规则 2、档案整理的步骤 四、档案移交的5个步骤 五、保管期限的介绍 1、保管期限的介绍 2、结合公司实际的成文类型介绍保管期限 22 档案的移交步骤 移交工作第一步： 由档案部门发出收集归档的工作通知。例如关于做好20*年档案 归档工作的通知 注意事项： 1、通知应该明确档案移送要求、移送时间 移送要求由档案部门制定。 移送时间：一般为第二年4月底前移送去年全年的档案材料，会计 档案资料可在财会部门再保存一年后再向档案部门移送。 23 档案的移交步骤 移交工作第二步： 业务部门向档案部门备案当年负责档案归档工作领导及兼职档案人 员名单 。 注意事项： 如兼职档案员发生变动，应尽快通知档案主管部门 目的： 实现专人负责，便于工作的开展与管理 24 档案的移交步骤 移交工作第三步： 档案部门进行业务指导，若有必要举办档案业务培训班。 注意事项： 档案主管部门应主动了解业务部门归档时存在的困难并及时提供 帮助；业务部门若遇到归档疑难问题亦需要第一时间请示档案部门。保 持沟通顺畅。 25 档案的移交步骤 移交工作第四步： 各业务部门依据各类档案形成的实际情况填写档案移交目录。 注意事项： 档案移交目录应由档案主管部门制定统一格式，业务部门按照已 定格式进行填写报送，并在规定时间内移送。（下一页为格式示范） 26 档案的移交步骤 移送目录的格式示范 27 档案的移交步骤 移交工作第五步： 业务部门填写档案移交目录一式两份后，一份由本部门保留被 查，另一份随档案实体移送档案部门。 档案部门对移交来的档案实体逐件、逐卷进行检查验收。经检查验 收合格的文件、案卷同业务部门兼职档案员办理移交手续；对不合格的 文件、案卷拿回重新整理直至验收合格后再办归档移交手续。 注意事项： 档案部门的检查标准应当在归档通知中发布，业务部门则按照检查 标准对文件进行整理。 28 目录 三、档案的整理 1、整理的规则 2、档案整理的步骤 四、档案移交的5个步骤 五、保管期限的介绍 1、保管期限的介绍 2、结合公司实际的成文类型介绍保管期限 29 保管期限 参考标准： 机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定-国家档案 局第8号令。 保管期限的划分： 永久、定期（30年、10年）（为什么要划分） 档案部门应该根据公司的情况制定保管期限表 30 保管期限 保管期限的举例 31 文件归档范围公司行政部办公室 1、上级领导机关发来的属公安主管业务或虽非公安主管业务但需要贯彻执 行的文件材料以及对公安部请示、报告的批复，即上级工作所形成的材料 ； 2、 内设机构形成的材料（公司申请成立、变更资质等材料；公司下发的 各类文件：红头、简报通知等；各部门上报的请示、会议纪要、函件等） ； 3、对外交往所形成的材料（函件、合作协议等）； 32 文件归档范围公司行政部办公室 4、 对平级机关工作形成的材料（如邀请函、工作联络函）； 5、各种内部工作刊物类材料（内刊）； 6、获得的各类荣誉证书材料。 33 文件归档范围各部门 1、公司下发的各类文件：红头文件、简报、通知等； 2、部门的请示、报告、信函、会议纪要、工作简报、工作计划、工作 总结等； 3. 保安人员在工作中形成的工作记录（值班记录、查岗记录、具体情 况受理、处理）、情况汇报、报告等； 4、部门各类合同：包括服务合同、合作协议、租赁合同等； 34 文件归档范围各部