《浪潮GS内部交易》word版.doc

第七章 内部交易集团公司需要反映整个集团的财务运营状况，手工编制的思路是采用下级单位上报报表，上级单位将所有单位的报表进行汇总，然后计算抵消数据，冲减后形成合并报表，以报表形成反映整个集团的运营状况。在新的系统中，采用并帐的方式反映整个集团的财务运营成果，由于并帐可以随时实现，因此比并表有更快更准确的反映能力。并帐是在帐务系统中，直接将各单位的科目帐数据汇总并加上抵消数据形成上级单位的科目帐数据。由于内部单位之间存在内部交易，因此记录这些内部交易，并形成帐上抵消的数据，是并帐中处理的一个重要环节。内部交易处理是并帐系统的基础，只有内部交易得到正确及时的处理，并帐系统才能准确及时反应整个集团的运营状况。操作流程在进行内部交易之前需要定义如下几个步骤：第一步 定义内部单位第二步 定义内部交易核算第三步 内部交易的公共设置第四步 内部交易类型定义第五步 次交易方模版定义第六步 交易凭证定义以上几个步骤是在系统管理职责下进行定义的。那么做为一个普通公司或抵销公司，还需要针对不同的交易类型进行不同的设置及操作内部单位定义：内部交易是集团内部单位间的核算，在进行内部交易前，必须定义好内部单位。功能位置进入公共基础数据模块，选择往来主菜单下的往来单位定义菜单项。操作步骤选择此功能，新增一个往来单位，系统显示如图7.1.1所示。 图7.1.1其他设置可参照基础数据下的往来单位定义一节，在此需要强调的是，【单位类型】需要选择所内部单位，并选择对应的内部单位。内部交易科目定义定义好内部单位之后需要对相应科目进行内部交易管理定义。功能位置进入总账模块，选择定义主菜单下的科目核算关系菜单项。操作步骤选择科目核算关系菜单后。如图7.2.1所示。 图 7.2.1项目录入及说明：其他项目部再次赘述，可参照总账部分的核算关系定义一节。【内部交易】：将需要进行内部交易核算的科目选中，选择内部交易此选项，保存后就定义了应收账款科目进行内部交易管理。内部交易的公共设置定义好内部单位和内部核算科目后，需要看一下公共设置中关于内部交易的选项，这涉及到在进行操作的过程中一些细节部分的处理，如交易确认，月末结转等功能。操作权限 集团职责用户功能位置进入基础数据模块，选择设置主菜单下的公共设置菜单项。操作步骤进入该功能后，选择内部交易设置，系统显示如下图7.3.1所示。 图 7.3.1项目说明：【未确认的内部交易是否可以结帐】：选择此选项，则对于没有进行确认的内部交易也可以进行结转处理。【未确认的内部交易是否可以形成抵消凭证】：选择此项后，对于没有进行确认的凭证仍然可以形成抵消凭证【是否允许金额不相等的交易确认】：选择此项允许主次交易方对于金额不相等的交易进行确认 。【对符金额按最大（否则按最小）】：选择此项，则是对于不相等金额的内部交易凭证，以金额最大的一方进行对符处理，内部交易类型定义在进入内部交易部分的定义后，首先需要对内部交易类型进行定义。系统中提供了三种缺省内部交易类型： 1、手工确认交易：交易双方手工输入交易信息，通过内部交易确认部分自动生成抵消凭证。 2、自动确认交易：符合此交易类型的凭证生成后，系统会自动生成对方交易凭证，同时自动生成内部交易信息 进行自动确认，生成抵消凭证。 3、滞后交易：可以是非内部交易科目，只需单方手工输入交易信息，系统在制单保存时可以自动生成抵消凭证。操作权限 集团职责用户功能位置进入总账模块，选择内部交易主菜单下的交易类型定义菜单项。操作步骤在此以自动交易类型为例。选择内部交易菜单下的交易类型菜单项，系统显示如图7.4.1所示。 图7.4.1项目录入及说明：【编号】：系统自动形成四位编号。【名称】： 交易类型名称【抵消凭证取数来源】：定义抵消凭证取数来源，通常是从内部交易分录取数。【是否自动确认】：内部交易的一种交易类型，选择该项是需要自动确认的凭证【是否滞后交易】：是否不需要确认，滞后交易类型选择该选项。【是否实时形成抵消凭证】：选择后实时形成抵消凭证，否则需要进行抵消凭证生成操作。【是否发送消息】：选择后，凭证保存后自动生成系统消息。【是否允许修改已确认的次交易凭证】：选择后可以修改次交易方生成的凭证，否则不可以次交易方模版定义次交易方模版，主要针对于自动交易类型，此交易方可以通过该模版生成对方或本方的交易凭证 。在内部交易主菜单下进行次交易方模版定义的设置操作权限 集团职责用户功能位置进入总账模块，选择内部交易主菜单下的次交易方模版定义菜单项。操作步骤进入该菜单以后，显示如下图7.5.1所示。图7.5.1项目录入及说明：【编号】： 系统自动生成六位编号，不可以进行修改。【名称】：输入次交易方模版名称。【摘要】：录入模版摘要。交易凭证定义在定义好次交易方模版后，才可进行内部交易凭证的定义。交易凭证定义用来定义内部交易过程中使用的交易凭证，也是从大量日常凭证中识别此类交易的依据和条件。操作权限 集团职责用户功能位置 进入总账模块，选择内部交易主菜单的交易凭证定义菜单项。操作步骤选择内部交易菜单下的交易凭证定义菜单项，系统显示如图7.6.1所示。图 7.6.1项目录入及说明：【凭证序号】： 若增加新凭证则系统默认编号顺序递增，不能自行输入。【借方科目】： 选择交易凭证借方科目，帮助窗口中显示为所有内部交易科目。【贷方科目】： 选择交易凭证贷方科目。【对方科目】： 当前方科目所对应的对方交易科目。【本方单位】： 选择交易本方内部单位。如多选需再次点击进行选择。【对方单位】： 选择交易对方单位，可以多选。【凭证模版】： 选择自动生成凭证的次交易方模版。【摘要匹配】： 定义确认所匹配的摘要【匹配条件】： 可以定义匹配条件进行凭证的筛选。【主次交易】： 定义凭证属于主交易方还是次交易方。注意： 借方和贷方科目只能设置一方，且不能同时为空。 借贷方科目、本方单位、对方单位、匹配条件、凭证模板可以为空。当是主交易方，并且此交易类型是自动确认时，需要选择凭证模板。 如何增加一个交易凭证？ 1.选择要定义的交易凭证所属的【交易类型】和【帐集】。 2.单击【新增】按钮，右侧表单中凭证序号自动顺序增加，在其他项目中填写凭证项目内容。3.添加完相关内容后，单击【保存】按钮，进行保存，左侧的列表中将增加一行新的内容，就是新增加的交易凭证。如何删除一个交易凭证？1 1 在左侧列表中单击选择要删除的交易凭证；2 2 单击【删除】按钮，系统将弹出提示对话框“确实要删除？”，点击【确定】则该凭证被删除，点击【取消】则放弃删除。如何修改一个交易凭证？ 在“凭证定义”对话框左下方列表中单击选择需要修改的交易凭证，右侧的表单中将显示选中的交易凭证的各项信息, 其中【序号】是系统自己生成的，不允许用户修改,其余的都可以修改,修改完毕后,点击【保存】按钮即可，左侧表单中将显示修改过的交易凭证。选择【退出】退出“交易凭证定义”对话框，如有未保存的修改，系统将提示“数据已经修改，是否保存？”，选“确定”则数据被保存，选“取消”则不保存数据直接退出“交易凭证定义”对话框交易参数定义该部分用来定义内部交易中的交易参数，此处定义交易参数的默认值，可在单位交易参数中定义同一参数在各个单位中的不同值，交易参数部分在抵消公司抵消凭证的公式定义中将可以被使用。操作权限集团职责用户功能位置进入总账模块，选择内部交易主菜单的交易参数定义菜单项。操作步骤进入该功能，系统显示如图7.7.1所示。 图 7.7.1项目录入及说明 【参数编号】：新增加参数时系统默认参数编号顺序递增，不能自行输入。 【参数名称】：交易参数的名称。 【参数说明】：对对应参数进行的简单说明。 【默认数值】：参数数值，只能输入数值。如何增加一个交易参数？单击【增加】，在右侧表单中输入【参数名称】、【参数说明】、【默认数值】的内容，【参数编号】默认递增，单击【保存】，左侧列表中将出现新增的交易参数。如何删除一个交易参数？ 在左侧列表中单击要删除的交易参数，弹出“确定删除？”对话框，选“确定”则所选参数被删除，左侧列表中不再显示这个交易参数。如何修改一个交易参数？ 在左侧列表中单击要修改的交易参数，在右侧表单中输入各项修改内容，除【参数编号】外其他各项均可修改，单击【保存】，则修改后的交易参数被保存在系统中，左侧列表中出现修改后的交易参数内容。选择【退出】退出“交易参数定义”对话框，如有未保存的修改，系统将提示“数据已经修改，是否保存？”，选“确定”则数据被保存，选“取消”则不保存数据直接退出“交易参数定义”对话框未达帐天数控制操作用户集团职责用户功能位置进入总账模块，选择内部交易主菜单下的未达帐天数控制菜单项。操作步骤选择内部交易主菜单下的未达帐天数控制菜单项，系统显示如图7.8.1所示： 图7.8.1项目录入及说明【单位】： 选择输入交易单位【对方单位】：选择输入所定义交易的对方单位【天数】： 输入需要控制未达帐的天数未达帐金额控制功能位置进入总账模块，选择内部交易主菜单下的未达帐金额控制菜单项。操作权限 集团职责用户操作步骤选择内部交易主菜单下的未达帐金额控制菜单项，系统显示如图7.9.1所示： 图7.9.1项目录入及说明：【单位】：选择交易单位【交易类型】：选择交易类型【币种】：选择交易币种【金额】：输入需要控制的未达帐的金额。自动交易类型自动交易类型在制单的过程中可以进行交易确认，这需要在凭证的选项中进行以下设置。操作权限 普通公司或抵消公司职责用户功能位置 进入总账模块，选择定义主菜单的系统设置菜单项。操作步骤选择定义主菜单的系统设置菜单项，系统显示如图7.10.1所示。 图7.10.1项目录入及说明：其他项目在总帐一章中已经进行了详细的说明，在此只对关于内部交易的选项进行以下说明。【是否在制单的时候进行交易确认】： 选择此选项既可以在制单过程根据定义的对方交易模版生成对方凭证并进行确认。【默认制单人】： 确认后对方默认制单人【默认审核人】： 默认对方凭证审核人【默认记帐人】： 默认对方凭证记帐人【默认凭证类型】： 默认对方凭证类型【默认消息接受人】 ：默认系统消息接受人 退出本公司的职责，以对方单位职责登陆，定义需要生成的对方凭证，具体操作步骤：进入总帐模块下的内部交易菜单项，选择次交易方模版定义，系统如图7.10.2所示： 图7.10.2然后选择【定义分录】，进行次交易方凭证分录的定义操作，在打开的页面中进行凭证分录的增、删、修改、保存等操作，下面就新增一条凭证分录，系统会显示如图7.10.3所示： 图7.10.3项目录入及说明：【分录编号】:凭证模版的分录编号【科目编号】:模版对应的科目编号【记帐方向】:所选科目的记帐方向【摘要】:定义模版摘要内容【对方单位】:交易的对方单位【业务日期】:交易的业务日期【经办人】:交易的经办人【单据号】:交易的单据号【币种】:交易币种【原币】:交易原币金额【汇率】:交易汇率【金额】:确认交易金额【数量】:交易数量【单价】：交易单价【部门编号】：涉及部门核算时，部门的编号【职工编号】：涉及个人核算时，个人的编号【产品编号】：涉及产品核算时，产品编号【项目编号】：涉及专项核算时，项目的编号注意：交易双方的凭证定义必须严格按照基础数据下所定义的双方信息，否则将不能自动生成对方凭证，也不能生成抵消凭证接下来还要进入抵消公司进行抵消凭证生成前的各种定义，首先进入总帐下系统设置进行凭证选项的一些信息定义：系统显示如图7.10.4： 图7.10.4前面已经对各项目的定义进行了解释，再次不再赘述：然后进入内部交易主菜单下的抵消凭证模版定义：点击菜单，系统如图7.10.5所示： 图7.10.5项目录入及说明：【交易类型】： 选择定义的交易类型【帐集】： 选择帐集【编号】： 抵消凭证编号【名称】： 抵消凭证名称【自动审核记帐】： 是否自动审核并记帐【摘要】： 抵消凭证摘要录入【期间】: 生成凭证的会计期间定义，可以不指定。【创建单位】: 默认为抵消公司【单位范围】: 内部交易单位范围，可以不指定，自动按组织结构生成抵消凭证。【取数条件】: 过滤取数的条件，可以不指定。【交易过滤条件】: 生成抵消凭证的条件定义【是否需要确认】 :选择是否需要确认【是否汇总形成】 :选择是否汇总形成 定义好以上内容后，保存，接下来进一步定义分录，点击修改分录，系统会打开如图7.10.6 所示： 图7.10.6新增一条分录，点击新增，系统显示如图1.10.7： 图7.10.7项目及录入说明：前面再对方模版凭证中已经出现过类似界面，在此不再赘述，需要注意的是，这是抵消分录的定义，它所定义的科目与往来单位必须与主次交易双方做好一一的对应，其他定义如次交易方模版类似。需要注意的是：必须保证主次交易方及抵消公司的会计期间一致，否则将不能顺利生成对方及抵消凭证。在做好自动交易前的各项定义后，在凭证录入时根据内部交易科目设置，自动识别内部交易。根据内部交易的设置定义，可自动生成对方单位凭证，并自动实现确认，并将内部交易更新到内部交易中心。提供两种规则形式，生成对方凭证和生成本方凭证。前者是指本方输入内部交易凭证后，直接生成对方的内部交易凭证。后者是指对方单位输入内部交易凭证后，由我方查看后，选择生成我方内部交易凭证，这两种形式都依赖次交易方模板的定义。下边我们就可以进入制单界面做一张自动交易的凭证了。以所定义的主交易方单位职责进入系统。点击总帐下制单主菜单，打开制单页面 图：7.10.8： 图：7.10.8保存该凭证，通过页面上内部交易菜单进入到内部交易确认页面，也可以退出制单界面，进入内部交易主菜单下的内部交易确认菜单项，系统会显示如图：1.10.9 图：7.10.9项目及录入说明：【过滤匹配】： 单位相反,类型一致,互为主次交易方的交易间的匹配。【生成对方凭证】： 由本方凭证根据次交易方模版生成对方凭证，并自动确认【生成本方凭证】： 也可以由对方凭证通过本方的模版生成本方凭证【匹配确认】： 用于手工确认的交易类型【转换有效性】： 凭证的有效性可以通过该功能键进行相互转换，无效的凭证不可以确认【取消确认】：对已经确认的交易进行取消操作手动交易类型手动交易类型较自动交易类型的操作更为简单，它不需要定义次交易方模版，不必通过模版生成对方凭证，而是通过手工录入凭证后进行匹配确认并生成抵消凭证。操作权限 普通公司或抵消公司职责用户功能位置进入总账模块，选择内部交易主菜单下的内部交易录入菜单项。操作步骤进入该功能，系统显示如图7.11.1所示。图7.11.1项目录入及说明：点击新增菜单项新增一内部交易记录【单位】：本方单位【交易类型】：选择所定义的交易类型【对方单位】：内部交易对方单位【是否主交易方】：选择主交易方还是次交易方【科目编号】：交易涉及科目【对方科目】：对方对应交易科目【摘要】：录入摘要【币种】：核算外币的需要选择币种【汇率】：录入汇率【数量】：核算数量的科目需要录入数量【单价】：录入单价【原币金额】：录入原币金额【金额】：交易金额【确认金额】：录入确认交易金额【业务日期】：录入业务日期【单据号】：录入单据号【经办人】：录入经办人【部门编号】：进行部门核算的科目需要录入部门编号【产品编号】：产品核算科目需要录入产品编号【核算专项】：专项核算科目录入专项内容【是否确认】 ：是否确认标志【是否有效】：是否是有效凭证交易双方录入凭证后，通过匹配确认进行内部交易确认并生成抵消凭证。滞后交易类型滞后交易类型不需要通过确认，只需要通过定义好的抵消凭证模版生成抵消凭证。内部交易查询使用抵消公司职责进入到抵消公司进行内部交易查询。操作权限 抵消公司职责用户功能位置进入总账模块，选择内部交易主菜单下的内部交易查询菜单项。操作步骤选择内部交易主菜单下的内部交易查询菜单项，系统显示如图7.13.1 图7.12.1定义好以上条件后确认，显示如图7.13.2 图7.13.2凭证类型定义根据单位会计核算的需要，选择和编辑适合本单位核算需要的会计凭证类型、格式。本软件提供了五种缺省凭证类型方案：1、记账凭证类：只包括记账凭证一种类型。2、收付转类：包括收款凭证、付款凭证和转账凭证三种类型。3、现金银行转账类：包括现金凭证、银行凭证和转账凭证三种类型。4、现金收付银行收付转账类：包括现金收款凭证、现金付款凭证、银行收款凭证、银行付款凭证、转账凭证五种类型。5、现金收付银行收付内行收付转账类现：包括现金收款凭证、现金付款凭证、银行收款凭证、银行付款凭证、内部银行收款凭证、内部银行付款凭证、转账凭证七种类型。可以选择五种缺省方案中的一种，也可以对现有的凭证类型进行修改、删除或增加新的凭证类型。功能位置进入总账模块，选择定义主菜单下的凭证类型菜单项。操作步骤进入该功能，系统显示如图1.7.1所示。 图 1.7.1项目录入及说明【类型】增加或修改的凭证类型。【凭证字】做凭证时显示在屏幕上的凭证字，或者理解为区分不同凭证类型的前几位凭证代码，可以为汉字或英文、数字或字符。【需要出纳签字】在该项目前打上勾，表示选择。选择后该类型凭证需要出纳签字后才可以记账【输出格式】凭证打印时采用的默认格式，凭证输出格式的定义另行介绍。【限制科目】哪些科目与该类型的凭证有一种必然关系，这种关系由限制性质决定。【限制性质】限制科目的性质，包括借方必有、贷方必有、任一方必有、两方都无。【引入凭证类型方案】可以从系统提供的缺省方案中选择一种凭证类型。注意： 修改凭证类型的操作和增加凭证类型基本一致，只是凭证字不允许修改。 如果该凭证类型已经做过凭证，则不允许删除。如何重新选择凭证类型？1、首先将选中的凭证类型全部删除掉。2、点击【引入凭证类型方案】按钮。3、从系统弹出的凭证类型列表中选中需要的凭证类型方案。注意： 一旦开始建账就不允许再次选择凭证类型方案。特别说明：本功能要求登录的用户必须具有普通公司或抵消公司的权限，并且只能定义本公司的凭证类型，否则该菜单将不显示。常用摘要定义在日常填制记账凭证的过程中，因为业务的重复性发生，经常会有一些摘要完全相同或大部分相同，如果将这些常用摘要存储起来，在填制会计凭证时可随时调用，将会大大提高业务处理效率。存储的常用摘要可以在制单中输入摘要时直接输入摘要代码或单击鼠标右键获得帮助窗口。本功能实现对摘要的设定或管理，用户可以根据业务需要方便地增加、修改、删除。功能位置进入总账模块，选择定义主菜单下的常用摘要定义菜单项。操作步骤选择此功能，进入常用摘要操作界面，如图2.9.1所示。 图 2.9.1 常用摘要分“公用”和“个人”两种。如果某些摘要多数岗位操作人员都可能使用，此时应将该摘要定义为公用摘要；如果摘要内容仅为特定岗位的操作人员所使用时，此时将该摘要定义为个人摘要，该摘要仅为增加该摘要的操作人员所使用，将摘要合理的划分，以便帮助时便于查找，减少无关摘要的显示。【编号】：是指摘要的编码，该代码最多可输入10位，注意不能重复。【名称】：是指该摘要的内容，可以是汉字、英文字母或数字，摘要内容最多为60个字符或者30个汉字。可以增加、删除摘要，也可以将个人摘要转为公用摘要，实现该功能只须选择【转为公用】按钮，便可将选中的个人摘要转为公共摘要，显示在公共摘要栏下。原始凭证定义在制作记账凭证时，有一些记账凭证的会计分录是由多笔原始凭证构成的，这些原始凭证的数据可能以纸介质的形式存在，或者存在本软件系统的其它子系统，或者可由其它软件系统转入。在进行记账凭证的查询中有些单位不仅需要查看记账凭证的信息，有时还需要了解原始凭证的明细信息。本章主要介绍怎样定义原始凭证的格式，还将简单介绍如何使用原始凭证和怎样查询原始凭证。2.11.1 原始凭证的定义原始凭证的定义有三种来源方式：手工输入、通过外部文件转入和通过数据库表转入。功能位置进入总账模块，选择定义主菜单下的原始凭证定义菜单项。操作步骤1、选择此功能后，系统显示如图2.11.1.1所示。 图2.11.1.1项目录入及说明原始凭证：用于定义原始凭证的名称和选择来源方式。【原始凭证名称】：用于输入原始凭证的名称，如：增值税发票、领料单等。【手工输入】：说明该原始凭证由人工输入。【外部文件】：该原始凭证数据由其它外部文件转入。【数据库表】：该原始凭证数据由其它数据库表转入。原始凭证栏目：定义一张原始凭证中包含的项目，例如名称、单位、数量、金额等。【栏目名称】：原始凭证中项目的名称。【类型】：栏目的数据类型，包括字符、日期和数值三种类型。【小数点】：如果项目是数值型，则要指定小数的位数。【对应列名】：原始凭证项目所对应的外部文件或数据库表中的列名。对于数据来源为“手工输入”的原始凭证来说，不显示这一项。【外部字典】：如果某个原始凭证项可以使用代码对照表，则可以定义该表，也可以使用已经存在的代码数据库表。对应科目：定义本原始凭证从属于哪些科目下，即哪些科目在制作凭证时使用本原始凭证。如何以手工输入方式定义一张原始凭证？2、 直接点击图2.11.1.1中的【增加】按钮，系统显示如图2.11.1.2示。 图2.11.1.23、 输入原始凭证名称，如“领料单”，在来源方式中选择“手工输入”，然后单击【下一步】按钮，显示界面如图2.11.1.3所示。 图2.11.1.3该界面用于输入原始凭证的项目，系统提供五个固定的项目，分别为金额、数量、单价、外币金额和汇率，这五个项目是不允许删除的，用户可增加或删除一个原始凭证项目，每增加一个项目，系统都要求输入名称，类型（字符、数值、日期），其中数值型栏目可以输入小数位。如果是字符型栏目，则要指定外部字典，即系统数据库表名，输入表名后，会弹出“外部字典定义”窗口，要求输入数据库表中的编号列名和名称列名；如果字符型栏目的内容不是从外部字典取得，可以点击当前行最右边的 ，弹出“对照表定义”窗口，在该处将定义当前栏目经常用到的内容，这样在原始凭证录入该项目时，可以从中直接选取，省去了频繁录入的麻烦。4、 点击【下一步】按钮，系统显示如图2.11.1.4所示。 图 2.11.1.4输入当前原始凭证所从属的科目，可以增加和删除所属科目。5、 单击【完成】按钮后，一张由手工输入的原始凭证就定义好了。2.11.2 原始凭证的使用原始凭证定义完后，在进行凭证录入时，如果会计分录中有核算原始凭证的会计科目，系统将自动在辅助信息窗口中出现定义的原始凭证窗口，用户可直接输入原始凭证。具体操作见2.1节中的制单功能。2.11.3 原始凭证的汇总自定义的原始凭证，可以在账表主菜单下的原始凭证汇总中查询汇总原始凭证数据。凭证模版定义一般单位会计业务都有其规范性，因而在日常填制记账凭证的过程中，经常会有许多记账凭证完全相同或大部分分录相同，如果将这些常用凭证存储起来，在填制会计凭证时可随时调用，将会大大提高业务处理效率。确切地说，凭证模版提供的是标准会计凭证样板，模版凭证被调用后，仍可修改，使其符合当时会计业务需要。功能位置进入总账模块，选择定义主菜单下的凭证模版定义菜单项。操作步骤选择此功能后，系统显示如图2.10.1所示。 图2.10.1【模版描述】：描述凭证模版的业务信息。【凭证类型】：点击图标，从下拉框中选择该凭证模块要对应的凭证类型。【模块内容定义】在上图中仅仅是确定了一个凭证模版的描述信息和类型，此外还需要定义该模版的具体内容。包括摘要、科目和借贷方金额等。点击该按钮，系统将出现窗口如图2.10.2所示。 图 2.10.2 该界面用于定义一张记账凭证模版，具体的操作与制单基本相同。在凭证的【内容】和【辅助信息】输入过程中可以使用屏幕上方的功能图标增加凭证行或删除凭证行。模板定义完毕，单击保存图标，保存定义的凭证模版。定义为了加强对大额会计业务的管理，规定不同的用户具有一定的会计业务额度范围，在制作凭证时如果超出了该范围，则需要上一级的用户来批准。在这里定义出参相关的用户及其上级用户和额度范围。功能位置进入总账模块，选择定义主菜单下的批准权限定义菜单项。操作步骤选择此功能后，系统显示如图2.13.1所示。 图 2.13.1项目录入及说明【设置编号、名称】：您可以根据自己的需要，定义多种批准权限，为其设置编号、名称。【是否有效】：定义的批准权限是否生效。【科目编号】：可以选择多个相关业务的科目。【记账方向】：定义科目的记账方向。【用户账户】：点击 按钮，从帮助窗口中选择制单人的编号。【用户姓名】：只能显示，不能修改。根据选择的用户编号系统自动显示姓名。凭证批准【上级用户账户】：点击 按钮，从帮助窗口中选择批准人的编号。【上级用姓名】：只能显示，不能修改。根据选择的用户编号系统自动显示姓名。【凭证金额】：在此输入凭证金额，当该用户输入的凭证超过其规定的凭证金额后，则凭证必须有批准人批准以后才能复核。上图中表示的含义为：单位管理员定义了“批准定义1”的批准权限。指定的会计科目是应付账款，通常应付账款发生在贷方。该定义生效。张芳在制单过程中，如果发生的应付帐款贷方金额超过了1000元以上，必须由李莉批准以后，方能复核、记账。凭证输出格式定义凭证输出格式定义主要是为了满足一些特殊用户（如：合资企业、独资企业等）对会计凭证的特殊输出要求而提供的一个功能，系统提供了多种已定义好的凭证格式，如果这些格式还不能满足您的要求，您可以根据需求设计凭证格式。如何修改或制作凭证格式，与报表子系统中修改或制作一张报表的方法基本一致，用户可参考报表子系统中的有关章节。在本节我们重点三个方面的内容： 凭证格式定义或修改时所用的变量及其含义。 凭证格式属性的设置。 与凭证打印输出方式有关的控制条件的设定。功能位置进入总账模块，选择定义主菜单下的凭证输出格式定义菜单项。操作步骤进入此功能，这是一张记账凭证的大概格式，如图2.12.1所示。 图 2.12.1在定义中使用了如PZMC、JY等变量，使用变量只需点击窗口2.12.1中左上角的【变量帮助】（显示名称随着当前单元格中变量的不同而不同）按钮，然后在下拉列表中双击鼠标键选取需要的变量即可。在凭证输出格式定义或修改时共允许使用系统变量62个，自定义变量15个。从实现方式来看，大致分为两种： 反映凭证分录的共同信息，这些变量包括凭证名称，单位名称，制单日期，制单人，复核人，会计主管等等。这些信息是每条分录都所共同拥有的，反映了这张凭证的整体概貌。 反映每条分录的信息。这些变量包括摘要，科目名称，金额，外币，金额合计等等。这些信息是每笔业务往来在分录上的具体体现。下面通过列表对这六十二个变量分别说明：变量名称变量含义具体含义DWMC单位名称反映您单位的名称，是反映凭证的共同信息。YR年填制凭证日期。MM月DD日KJND会计年度KJQJ会计期间PZMC凭证名称选择的凭证类型。PZBH凭证编号凭证的编号。FDZS附单张数凭证的附件张数。NO第n/m张凭证顺序编号。如果一笔经济业务分多张记账凭证打印，可采用按照该项经济业务的记账凭证数量编列分数顺序序号的方法，如1/2、2/2。如果只打印一张凭证，则不显示顺序序号。JY摘要反映经济业务内容摘要。KMMC科目名称分录涉及到的科目名称，在显示科目名称的地方都要定义。JFKM借方科目名称借方科目的名称。DFKM贷方科目名称贷方科目的名称。JFJE借方金额借方分录的金额。DFJE贷方金额贷方分录的金额。JE金额凭证分录的金额。JZFX记账方向借方或贷方。WB外币金额如果打印的是发生外币业务的凭证，标注外币金额。HL汇率汇率、数量和单价信息。SL数量DJ单价JFHJ借方金额合计DFHJ贷方金额合计JEHJ金额合计SLHJ数量合计WBHJ外币合计PJDJ平均单价PJHL平均汇率RMB人民币(大写)WBMC外币名称JSFS结算方式JSH结算号YWRQ业务日期KJZG会计主管ZDXM制单SHXM复核JZXM记账CNXM出纳GRMC职工姓名GRBM个人部门BMBH部门编号BMMC部门名称WLDQ往来单位地区WLLB往来单位类别WLMC往来单位名称HSMC专项核算名称ZZKM总账科目编号KMBH科目编号WLBH往来单位编号JFKMBH借方科目编号DFKMBH贷方科目编号WLJC往来单位简称ZGBH职工编号HSBH核算编号FZJY辅助摘要YWH业务号PJH票据号ZRR责任人WLKH往来单位开户行WLZH往来单位账号借方分录的金额合计。贷方分录的金额合计。所有分录的金额合计。所有分录的数量合计。所有分录的外币合计。平均价格和汇率。凭证中反映的大写的人民币信息。核算外币的币种名称。反映出纳业务的结算方式和结算号。发生业务的日期。填写制单人、复核人、记账人、会计主管人员信息。如果是收款、或付款凭证，还必须设置出纳人员信息。对应辅助核算中的一些设置，设置这些信息，可在打印凭证时输出这些辅助信息。反映科目信息对应辅助核算中的一些设置，设置这些信息，可在打印凭证时输出这些辅助信息。WLSH往来单位税号另外，软件中还预值了5个原始凭证数值项和10原始凭证字符项。数值变量为：YSSZ01、YSSZ02、YSSZ03、YSSZ04、YSSZ05字符变量为：YSZF01、YSZF02、YSZF03、YSZF04、YSZF05YSZF06、YSZF07、YSZF08、YSZF09、YSZF10在凭证中如何定义辅助核算信息？1、辅助信息的输出是把辅助变量放在科目名称变量的后面来实现的。科目变量有三种：KMMC（科目名称），JFKM（借方科目），DFKM（贷方科目）；辅助变量有六种：BMMC（部门名称），GRMC（职工名称），WLMC（往来单位），WLDQ（往来地区），WLLB（往来类别），HSMC（专项核算），在输出辅助信息时，例如输出部门核算信息时则定义为：KMMCBMMC，如果该科目有其他辅助核算信息，则连续写即可，如还核算专项核算，则可定义为：KMMCBMMCHSMC。2、科目名称要在所有输出科目列中定义。辅助信息只要在第一个科目列中定义即可。3、需要输出辅助信息的，建议变量之间无须加任何分割符号。如最好定义为KMMCHSMC，而不是定义为KMMC-HSMC。程序会自动在各级科目中加入分割符号（该符号由用户自己设置）。【举例】：有辅助信息输出的格式，举例如下：摘要总账科目明细科目借方金额贷方金额JYKMMCGRMCHSMCKMMCJFJEDFJE下面通过画图对凭证格式的区域进行划分：一张凭证格式，分为表头区域，分录区域（表体区域），表尾区域。主标题区凭证名称副标题区单位名称：*年*月*日附单：*张第*号表头区摘要总账科目明细科目借方金额贷方金额分录区摘要001总账科目001明细科目001借方金额001贷方金额001摘要002总账科目002明细科目002借方金额002贷方金额002摘要003总账科目003明细科目003借方金额003贷方金额003会计区合计大写：壹贰叁肆伍陆柒捌玖拾圆角分借方金额合计贷方金额合计附注区会计主管：制单：审核：记账：出纳：表中的黑体表示凭证区域。首先确定分录区域（表体区域）的位置：该区域的表示方式是开始行，结束行，开始列，结束列。开始行指开始排放分录的行，如上表中的“摘要001”所指的行。开始列一般是第一列。结束行指凭证纸上排放最后一条分录的位置（注意：不是指实际分录排放的最后位置）。如上表中“合计大写”行上面的一行。结束列一般是凭证纸上的最后一列，该列常为金额列。若“附单”信息竖排在凭证的最右侧，则结束列是在该列的左面。确定下分录区域的位置后，该区域的上一行至凭证格式的第一行，都属于表头区域。确定下分录区域的位置后，该区域的最后一行的下一行至凭证格式的最后一行，都属于表尾区域。对开始行、开始列、结束行、结束列的理解请参考设置凭证格式属性。如何设置凭证格式属性？设置凭证格式属性包括指定凭证格式名称、凭证分录区域范围及前后凭证的间隔。设置方法如下：打开一张凭证格式，选择设置菜单下的凭证格式属性，弹出窗口如图2.12.2所示。 【凭证分录开始行】：指开始排放分录的行，如图2.31中的第5行。【凭证分录开始列】：一般是第一列。【凭证分录结束行】：指凭证纸上排放最后一条分录的位置（注意：不是指实际分录排放的最后位置），如图2.12.1中的第12行。【凭证分录结束列】：一般是凭证纸上的最后一列，该列常为金额列。如图2.12.1中的5列。若“附单”信息竖排在凭证的最右侧，则结束列是在该列的左面。【凭证分录最大行】：指凭证在显示或在打印输出到打印纸上所占用的行