《文件控制程序》word版.doc

莆田市东南纸业工贸有限公司文件控制程序文件编号：QP-001实施日期：2010年04月01日受控状态： 分 发 号:654321序号更改实施日期更改章节号更改审批单号更改人版本编制审核批准文件名称文件控制程序文件编号QP-001版本1.0制订部门行政部制订日期2010/04/01修订日期页次2/41 目的： 对质量管理体系有关的文件进行控制，确保各相关场所使用文件为有效版本。2 范围： 适用于与质量管理体系有关的内部文件、外来文件和资料的控制。3 职责： 3.1质量手册手册由行政部负责编制，管理者代表审核，总经理批准。程序文件由各职能部门负责编制，管理者代表审核，总经理批准。作业指导书由各职能部门编制、审核，管理者代表批准。3.2 文管负责质量体系文件及外来文件的编号的发放、更改、回收及正本保存与管理。3.3 行政部负责组织对现有体系文件的定期评审。4工作程序：4.1质量体系文件和资料的编制、审核、批准、按下列规定执行序号文件类别组织制定审核批准1质量手册行政人事部管理者代表总经理2程序文件相关部门管理者代表总经理3作业指导书相关部门相关部门负责人管理者代表4记录表格相关部门相关部门负责人管理者代表5外来文件外部机构确定文件有效性外部机构4.2质量体系文件和资料的保管、分类、编号4.2.1各类文件按4.1规定编制完成后，由管理者代表负责组织各分管部门参加对文件的适用性、符合性进行会审、批准。批准后的文件需要修改或更新时，要再次批准。4.2.2经公司审批的质量体系文件和资料均应交行政部管理。4.2.3文管负责将收到的质量体系文件和资料按以下4.3规定进行编号。4.3文件编号和版本规定4.3.1 质量手册的编号 质量手册编号：QM-001其中：QM是质量手册英语缩写; 001表示顺序号；4.3.2 程序文件编号如：QP-001文件名称文件控制程序文件编号QP-001版本1.0制订部门行政部制订日期2010/04/01修订日期页次3/4其中：QP是管理体系程序的英语缩写；001表示顺序号，用三位数字表示如002、003、010等。4.3.3 作业指导书编号如：WI-001其中：WI是作业指导的英语缩写。001表示顺序号，用三位数字表示如002、003、010等。4.3.4 记录编号如：R-XX-001-01其中：R是记录的英语缩写。XX-001表示相关的程序文件或作业指导书的编号。01表示顺序号，用两位数字表示如02、03、10等。4.3.5外来文件的编号如，W-001-2008其中：W是外来文件的前面的字母001表示顺序号，用三位数字表示如002、003、010等。2008表示2008年收到的。4.3.6文件的版本由1.0 1.11.21.5版次,换版为2.02.12.22.5依此类推,大部分修订时由原审批人确定是否换版。4.3.7记录表单的版本由1.0 1.11.21.5版次,换版为2.02.12.22.5依此类推。4.3.8文件编写的格式 1目的 2范围 3职责 4工作程序 41- 411- a)- 1)-文件名称文件控制程序文件编号QP-001版本1.0制订部门行政部制订日期2010/04/01修订日期页次4/55.相关文件6.记录4.4文件的发放、领用、借阅和复制4.4.1质量体系文件分为“受控本”和“非受控本”，“受控本”仅限于公司内部和审核机构使用；“非受控本”为某种需要提供给公司以外的组织或个人使用。4.4.2文管制定“受控文件清单”，确定发放范围，经主管批准后，按清单统一分发，在“文件发放、回收记录”上登记，并将要分发的文件封面加盖红色“受控文件章”，并给出分发号，收文者应在“文件发放、回收记录”上签字。4.4.3 文件的领用a) 文件使用者应在“文件发放、回收记录”签名后方可领用文件；b) 因破损而重新领用的新文件，分发号不变，并收回相应旧文件；各部门分发号如下：c) 因丢失而补发的文件（质量手册、程序文件、作业指导书），应给予新的分发号，并注明已丢失的文件的分发号失效；d) 发放部门作好相应发放签收记录。4.4.4 文件的借阅、复制 借阅、复制与质量管理体系有关的文件，应填写“文件借阅、复制记录”，由管理者代表审批后向文件管理人借阅、复制。复制的受控文件必须按4.4.2规定由文管办理发放手续。4.5文件和资料的保管4.5.1质量体系文件和资料的原件由文管负责保存。文件都必须分类存放在干燥通风，安全的地方。4.5.2已分发的质量体系文件和资料由文件持有部门指定专人负责保管。任何人不得在受控文件上乱涂划改，不准私自外借，确保文件的清晰、易于识别和检索。4.5.3文管每季度对各部门文件保管情况进行检查，确保公司各部和使用最新版本的文件和资料。当文件更新后，相应的“受控文件清单”也应予以更新。4.5.4计划、采购文件、通知书、清单等类一次性有效文件由审批人批准后生效，不受上述规定限制。4.6文件的更改文件名称文件控制程序文件编号QP-001版本1.0制订部门行政部制订日期2010/04/01修订日期页次4/54.6.1文件需要更改时，由需要更改的部门提出并填写“文件更改申请单”，说明更改理由并按4.1的规定审批后，交文管保存。文管负责同时按“受控文件清单”和“文件发放、回收记录表”进行更改。4.6.2文件和资料的更改一般由原审批部门人审批，若指定其他部门人审批的，审批人应获得审批所依据的背景资料，以保证更新的适用性。4.6.3所有被更改的原文件必须由文管收回，以确保有效文件的唯一性。原稿文件，和“文件更改申请单”合并存档一份（保存期限为三年）备查。其余原稿应加盖“作废文件”章按4.7.3处理，4.6.4“非受控”文件不作修改控制。4.7 文件的作废与销毁 4.7.1 所有失效或作废文件由文管人员及时从所有发放或使用场所撤出，加盖“作废文件”章，确保防止作废文件的非预期使用。4.7.2 为某种原因需保留的任何已作废的文件，应进行适当的标识，加盖“作废文件”印章。4.7.3对要销毁的作废文件，由相关部门填写“文件销毁申请单”，经管理者代表批准后，由文管人员负责销毁。4.8 外来文件的控制 4.8.1 各部门收到外来文件包括顾客提供的产品图纸时，需由主管确认其适用性，并交由文管保管。需要分发时，由文管控制分发以确保其有效。文管员应制订“外来文件清单”。4.8.2 行政部负责收集相关国家、行业、国际标准的最新版本。4.9 每年3月由行政部组织对现有质量管理体系文件进行定期评审，各部门结合平时使用情况进行适用性评审，必要时予以修改，执行4.6条款规定。4.10 对承载媒体不是纸张的文件的控制，也应参照上述规定执行。电子文档统一由文管负责存贮和备份。4.11 作为记录的文件应执行记录控制程序。5 相关文件 5.1 记录控制程序QP-0026 记录 6.1 受控文件清单R-QP-001-016.2 文件发放、回收记录R-QP-001-026.3 文件借阅、复制记录R-QP-001-03文件名称文件控制程序文件编号QP-001版本1.0制订部门行政部制订日期2010/04/01修订日期页次5/56.4 文件更改申请单R-QP-001-046.5 文件销毁申请单R-QP-001-056.6 外来文件清单R-QP-001-06莆田市东南纸业工贸有限公司受控文件清单文件类别：第 页序号文件编号文件名称文件最新版本制订部门分发部门及数量合计 R-QP-001-01VER1.0编制： 审核： 批准：莆田市东南纸业工贸有限公司文件发放、回收记录第 页序号文件编号文件名称文件版本发放号发放数量发放日期接收部门收文者签名回收者签名/日期R-QP-001-02VER1.0 制表： 审核： 批准：莆田市东南纸业工贸有限公司文件借阅、复制记录日期文件编号文件名称借阅份数复制份数借阅/使用者签名批准预计归还日期实际归还日期收文者签名R-QP-001-03VER1.0莆田市东南纸业工贸有限公司文件更改申请单修订废止外部文件：文件名称申请原因：文件编号版本建议内容希望生效日期：申请单位申请人申请