项目管理家园版.ppt

本案僅供棲息谷家人使用，未經許可，不得擅自傳閱、引用或複製 項 目 管 理 q瞭解項目 q專案的計畫 q專案的執行 q專案的監督 大 綱 agenda v 提出自己的看法或意見，在這堂課裏應該是完全公開的 keep an open mind and say your own opinion v 參與者不應將別人的發言帶出室外，以引起不必要的負面影響 dont be intimidated amd you should be exempted v 尊重他人的看法，尤其是與你持不同看法的“第二意見” respect others opinion especially “second opinion” v 鼓勵參與討論及意見分享：他山之石，可以攻錯 encourage groups participation to share thought and ideas v 讓我們以開闊的胸襟來面對問題及提出看法 be honest with your questions and comments 講師的期許及要求 ground rules 1.專案的計畫2.專案的執行3.專案的監督 完成成功項目，贏得客戶滿意 1.项目的计划2.项目的执行3.项目的监督 1.1定义愿景1.2订出目标1.3评估限制1.4列出工作 1.5敲定资源1.6工作排序1.7确定进度1.8未雨绸缪 完成成功項目，贏得客戶滿意 1.1. 定義願景 define the vision 1. 專案的計畫 1.1.2. 檢驗思考 examine the idea 有野心是好的，但必須切乎實際 專案願景要寫得精確，不可模糊不清 同伴們能認同這個項目願景嗎？ 檢驗這個項目願景是否值得要投入的成本 1.1.1. 定義欲見的變化 define desirable change 發掘出作改變的需要 與重要的相關贊助人（sponsor）及團隊 成員商討 定義專案所希望（ideally）達成的改變 評估專案願景的可行性 寫出可行的專案願景（vision statement ） 1. 專案的計畫 1.2. 訂出目標 set objectives s a m a t r 1.2.2. 訂定指標 define indicators 認清指標與目標、目標與願景間的關聯 性。1.2.3 訂定輕重緩急 set pirority 低優先度的專案有必要時可以放棄 80/20法則 1.2.1 定義目標 define objectives 清楚的（specific） 可衡量的measurable) 達得到的（attainable) 合理的(reasonable) 具體的(tangible) 1. 專案的計畫 1.3 評估限制（assess constraints） 1.3.2 檢驗資源的限制（examine resource limitations） 認清哪些資源是必需的，它們的成本以及我是否能付得起 確定是否有法律、安全、環保等外在的限制 考慮是否外包（outsource）比較划算 1.3.3. 善用現有的管道（use existing process） 調查一下是否別人有作過類似的案例（case） 調查一下是否別的部門有正在使用或採購類似的資源 儘量不要從零開始（start from scratch） 1.3.1 評估時間的壓力（assess time constraint） 甯做快速但不完美的決定，也不要慢而完美 quick but imperfect decision is better than slow but perfect decision. 1. 專案的計畫 1.4. 列出工作（list activities） 1.4.1. 腦力激蕩（brainstorm a comprehensive list） 1.4.2. 由下往上作組合（group activities into a logical order） 運用kj法，把工作由下往上作組合及歸類 1.4.3. 檢查是否有遺漏（check that nothing has been missed ） 運用mece法，檢查是否有遺漏或重複的工作 1.4.4. 給予有意義的編號（name each group and aactivity） 1.4.5. 紀錄工作總表（document the activity list） 把工作總表上的工作作完之後，是否便達成了專案的目標 是否每一項工作都是必要的？有沒有錦上添花？ 1. 專案的計畫 1.5. 敲定資源（commit resources） 1.5.1. 人力評估（estimate manpower） 先考慮工作所需要的知識、經驗、技術、資源，才去找最適合的人選， 不可因人而設事 1.5.2. 評估其他的資源（identify other resources） 再考慮場地、器材、耗材、特殊資源以及財源 資源的不足或過多都可能導致專案的失敗 1.5.3. 溝通協調（make compromises） 理想上我會在預算之內拿到所有的資源，實際上很難如此 考慮是否有替代的資源或工作，一樣可以達成專案的目標 1.5.4. 記錄資源（document resources） 用資源投入表（commitment matrix）來記錄及溝通所有的資源 記得要拿到掌握資源者與專案贊助人的簽署 1. 專案的計畫 1.6. 工作排序（order activities） 1.6.1. 考慮優先順序（consider order） 先考慮是否有邏輯上的先後關係 再考慮是否有資源上的衝突 1.6.2. 估計工期的長短（estimate duration） 由工作的承辦人來評估工期（duration） 如果可能，先試驗一小段（trial run） 1.6.3. 網路圖（network diagram） 把所有的工作依照優先順序畫出網路圖 依照工期來找出關鍵路徑（critical path） 1.6.4. 找出空檔（look for slack） 在每個非關鍵路徑中，找出它所有的空檔 1. 專案的計畫 1.7. 確定進度（agree dates） 1.7.1. 計算日期（calculate dates） 給定開工或完工日期，把所有的工作依照網路圖畫出甘特圖（gantt chart ） 在甘特圖上標出關鍵路徑1.7.2. 找出撞期（look for overlap） 在甘特圖上標出所需要的資源，檢查是否有撞期 要求專案團隊提報假期/訓練/歲修，把它們也排入甘特圖，之後再檢查一次甘 特圖，要儘量合于現時的狀況（be realistic） 1.7.3. 贏得認同（gain agreement） 加上時間之後，再次取得資源、掌握資源者與專案贊助人的簽署 與別的專案經理討論共有的資源的調度 1. 專案的計畫 1.8. 未雨綢繆（bullet prove the plan） 1.8.1. 找出威脅（identify threat） 有哪些問題會造成專案目標的失敗？會錯在什麼地方？ 優先檢查關鍵路徑上的工作 考慮可能性、嚴重性與應變度 1.8.2. 事先預防（pre-empty problem） 有哪些狀況會造成上述問題的發生？ 我們可以作些什麼預防措施來阻止這些狀況的發生 1.8.3. 應變計畫（contingency plan） 一旦問題真的發生，我們該怎麼辦？ 把預防措施與應變計畫所需要準備的工作，也列入項目工作 應變計畫需要事先演練 1.项目的计划2.项目的执行3.项目的监督 2.1检验角色2.2建立团队2.3好的开始2.4有效领导 2.5开发团队2.6团队决策2.7管理信息2.8沟通清晰 完成成功項目，贏得客戶滿意 2. 專案的執行 2.1 檢驗自己角色（examine your roles） 2.1.1. 定義責任（define your responsibilities） 專案經理要能夠徹底地瞭解專案計畫，並且能有權威地答復任何問題 仔細考慮如何將專案計畫轉化成行動 2.1.2. 領導團隊（take the lead） 遴選及確定團隊成員，並付予責任 順利地推動專案的展開 繼續不斷地鼓勵團隊成員，以確定專案目標的達成 2.1.3. 自我評估（assess yourself） 我是否真的對本專案有興趣 我是否能把專案的工作授權團隊，以團隊力量來完成專案目標？ 我是否會提拔人才，培養未來的領導幹部？ 2. 專案的執行 2.2. 建立團隊（build a team） 2.2.1. 評估誰能出馬（assess availability） 用資源投入表（commitment matrix）及行事歷來敲定所有的資源 公司不是只有我的項目在進行，記得要與掌握資源的人作好溝通 2.2.2. 敲定團隊成員（select final team members） 我對某團隊成員認識多少，我能信任他嗎？ 團隊成員是否皆具備了必要的知識與技能，還是需要再訓練？ 團隊成員是否能夠互相合作，愉快共事？ 2.2.3. 定義角色與責任（define roles and responsibilities） 常見的重要團隊角色：協調人（coordinator）、分析人（critic）、智囊（ idea person）、執行人（implementer）、公關（external contact）、糾 察（inspector）、團隊輔導人（team builder） 要能因材適用，不要削足適履，或強人所難 2. 專案的執行 2.3. 好的開始（start positively） 2.3.1. 主動地促進瞭解（start actively） 辦一個項目誓師大會（kick-off party），並邀請高階長官致詞鼓勵 多與團隊成員溝通，使他們瞭解本項目對公司及他個人的好處 在專案一開始時，便要趁早訂定工作規則及考核標準 鼓勵團隊成員表達意見，有問題之處要儘快解決 2.3.2. 紀錄專案的開始狀態（write a start-up report） 願景（vision）：項目完成後，公司所希望邁入的境地 目標（target）：總結本專案的目標、指標，指標目前與未來的表現 里程碑（milestone）：本項目所預定完成的特別事件或成績 風險與機會（risk and opportunities）：專案的風險管理與plan b 相關人士（stakeholders）：專案的關係人名單 2. 專案的執行 2.4. 有效領導（lead effectively） 2.4.1. 瞭解各種的領導風格（understand styles） 專制型（dictatorial）：當面臨危機或沒時間討論時適用 分析型（analytic）：當面臨時間壓力或需迅速作正確決定時適用 諮商型（opinion-seeking）：當需要建立團隊共識及長官支持時適用 民主型（democratic）：應該作為專案的正常模式，以灌能團隊成員 2.4.2. 因材施教，正確地領導（lead appropriately） 督導型（hand-on）：對新手要多予以示範與鼓勵 授權型（hand-off）：對老手要多尊重他們的想法， 避免干預太多 2.4.3. 目標領導（obtain result） 在專案目標不受影響下，儘量給人方便，要抓大方向 賞罰分明，多作建設性的批評與鼓勵 2. 專案的執行 2.5. 開發團隊（develop teamwork） 2.5.1. 鼓勵團隊精神（encourage teamwork） 專案經理須公平對待團隊成員，以免造成團隊的分裂 對個人與團隊都要作適當的鼓勵，避免凸顯英雄主義 2.5.2. 瞭解團隊的發展（understand team development） 團隊的發展可分為四個階段：成形期（form）、震盪期（storm）、整合 期（norm）與表現期（perform） 適當地管理好震盪期，反而能夠開創團隊的創造力 發展的階段是可以退步的，團隊會因為成員的改變而改變階段 2.5.3. 保持沖勁（maintain momentum） 要適當地輪調成員的工作，因為成就感會隨著時間而遞減的 技巧地處理人事更動，以減少對士氣的打擊 2. 專案的執行 2.6. 用團隊來作決策（make team decision） 2.6.1. 定義評分標準（define the ideal） 定義到底是要選擇什麼？ 什麼樣的特質的東西是我們在尋找的？ 把評分標準分為“必要”與“想要” 2.6.2. 評估各項方案（evaluation options） 先由“必要”來淘汰不合格的選擇 再由“想要”來比較最高分的選擇 2.6.3. 訂定safe的決策（make safe decisions） 適當的（suitable）：這是目前狀況下最適當的決策嗎？ 可被接受的（acceptable）：這個決策可以被所有的相關人接受嗎？ 可行的（feasible）：這個決策可行嗎？資源與時間足夠嗎？ 耐考驗的（enduring）：這個決策足夠撐到項目完成，甚至更久嗎？ 2. 專案的執行 2.7. 管理資訊（manage information） 2.7.1. 評估資訊（assess information） 不同種類的資訊有不同的處理方式 資訊隨時在進來，儘量別打斷了正常的工作流程 用流覽、研讀或委派別人的方式來處理資訊 想想這資訊是否對別的專案或部門也有用 2.7.2. 整理資料（organize data） 把工作的資訊分為“完工”、“進行中”及“未開工”三類 用待辦檔（pending file）來存放暫沒空讀的資訊 保持資訊的時效，今天的新聞便是明天的歷史 2.7.3. 指定一位協調人（appoint a coordinator） 讓團隊成員有一個資訊聯絡中心，以避免多頭馬車 2. 專案的執行 2.8. 溝通清晰（communicate clearly） 2.8.1. 分享知識（share knowledge） 檢查專案開始時的專案的關係人名單，想想誰需要什麼資訊？要用 哪種格式？何時何處會需要？ 運用網路作知識管理（knowledge management） 2.8.2. 傾聽別人的想法（listen to others） 您認為我們可以如何來把本項目做得更好？ 對於您已完成的工作，您認為有些什麼改善的空間？ 客戶滿意我們的工作與進度嗎？ 我們可有發現專案中有什麼問題在發生的跡象？ 2.8.3. 歡迎別人的建議（inviting feedback） 與團隊成員作個別或小組的訪談，鼓勵大家實話實說 如果建議不可行，也要告知提案人理由為何 1.项目的计划2.项目的执行3.项目的监督 3.1追蹤進度3.2開會檢討3.3解決問題3.4適應改變3.5擴大戰果 完成成功項目，贏得客戶滿意 3. 專案的監督 3.1. 追蹤進度（track progress） 3.1.1. 有效監督（monitor effectively） 經常要核對實際狀況與原訂計畫的異，尤其要注意進度與預算的 掌握 對於任何計畫上的變更，都要仔細考慮出合理的理由與行動計畫 ，以及對後續工作的影響 3.1.2. 善用報告（use reports） 要求團隊成員嚴謹地填寫報告，並準時繳交 報告的內容應包括專案目前的狀況、從上次報告以後重要的成 績，以及已發生或潛在的問題與機會 專案經理需要彙整團隊的報告，並定期向上報告 3.1.3. 監督的時機（consider timing） 專案越大越複雜，監督與回報的頻率要越高 專案中頭一次嘗試的工作，要特別加強監督 3. 專案的監督 3.2. 開會檢討（hold review meeting） 3.2.1. 檢討會的計畫（plan a review） 定期會議：至少每月要召開一次正式的專案團隊檢討會議 專題會議：在到達專案里程碑或特殊事件發生時召開 事先訂定檢討會的議程與所希望的目標，不要為開會而開會 3.2.2. 誰該與會？（select attendees） 這個人是否能在會議中提供有價值的貢獻？ 這個人如果不來參加，是否會影響會議順利地進行？ 是否可以分梯次開會，不必每個人都得全程參與？ 3.2.3. 領導檢討會的進行（chair a review） 依照議程領導會議，保持大家都能專注在正在討論的議題 適時地整理會議中提出的問題與點子，並作出必要的決定 永遠用鼓勵與肯定來正面地結束一個檢討會 3. 專案的監督 3.3. 解決問題（overcome problems） 3.3.1.有麻煩要儘早講（raise concerns） 小問題不處理可能會變成大危機，越早發掘問題越好解決 鼓勵團隊成員提出問題，並要求他們同時也考慮解決方案 3.3.2. 處理問題（deal with problems） 聆聽團隊成員提出問題，並討論可能的影響 在瞭解問題全貌之前，不要就跳到解決方案 儘量由團隊來決定解決方案，再共同討論出專案應作的改變 找出造成問題的