公司管理规章制度.doc

规章制度册规章制度册 说 明 本制度定制于 2009 年 2 月，并于制订成册日开始实施。往后如有新改，经公司总裁和董事 长签发后有效，希望公司员工自觉遵守。 第 2 页 目目 录录 第一篇第一篇 公司管理大纲公司管理大纲 1111 第二篇第二篇 员工守则员工守则 1111 第三篇第三篇 行政管理行政管理 1212 第一章 办公考勤制度 .12 第一条 总则 .12 第二条 适用范围 .12 第三条 考勤规定 .12 第四条 具体规定 .12 第五条 处罚 .13 第二章 办公管理条例 .13 第一条 总则 .13 第二条 办公环境管理 .13 第三条 办公区域安全管理 .14 第四条 个人仪容仪表规定 .14 第五条 电话管理 .15 第六条 来访客人接待管理 .15 第七条 会议室、洽谈室管理 .15 第八条 处罚 .15 第三章 出差管理制度 .15 第一条 出差程序 .15 第二条 交通工具 .16 第三条 出差财务事项 .16 1、费用预支 16 2、出差开支标准 16 3、报销内容及要求 16 第四章 文书、档案管理制度17 第一节 文件管理制度 .17 第一条 总则 .17 第二条 收文的管理 .17 第 3 页 第三条 发文的管理 .18 第四条 发文的程序与要求 .19 第五条 文件的借阅和清退 .19 第六条 文件的立卷与归档 .20 第七条 文件的销毁 .20 第二节 档案管理制度 .20 第一条 总则 .20 第二条 归档范围 .20 第三条 档案的保管 .21 第四条 档案的借阅 .21 第五章 印签、证件管理制度 .21 第一条 总则 .21 第二条 印章、证件的种类及保管 .21 第三条 印章、证件的使用管理 .21 第六章 车辆使用管理制度 .22 第一条 总则 .22 第二条 车辆的使用 .22 第三条 车辆费用的报销 .22 第四条 车辆的保管和使用 .23 第七章 电话使用管理办法 .23 第八章 计算机、网络管理管理办法 .23 第一条 目的和适用范围 .23 第二条 管理与维护 .24 第三条 管理规定 .24 1、计算机日常管理 24 2、计算机系统管理及数据复制管理 24 3、公司网络系统管理 24 4、计算机使用管理 24 5、上网浏览信息 25 6、局域网管理 25 7、电脑防病毒的管理 25 第 4 页 8、打印机及外部设备的使用 25 9、电子邮箱的管理 26 10、他人借用电脑或个人借用公司电脑私用的情况 .26 第九章 保密制度 .26 第一条 总则 .26 第二条 保密范围和密级确定 .26 第三条 公司密级 .27 第四条 公司密级的确定 .27 第五条 保密期限 .27 第六条 保密措施 .27 第七条 责任与处罚 .27 第八条 附则 .28 第十章 薪酬管理条例 .28 第一条 总则 .28 第二条 工资的组成 .28 第三条 工资的计算与支付 .28 第四条 年终奖励 .29 第十一章 办公用品管理制度 .29 第一条 总则 .29 第二条 办公用品采购与领用 .29 第三条 办公资料的购买与报销 .29 第四条 办公用品和办公资料的保管 .30 第十二章 后勤员管理条例 .30 第一条 总则 .30 第二条 后勤员招募要求与岗位责任 .30 第三条 规范条例 .30 第四条 奖罚条例 .31 第十三章 提案建议管理条例 .31 第一条 总则 .31 第二条 管理范围 .31 第三条 组织机构 .32 第 5 页 第四条 管理程序 .32 第五条 奖励 .32 第六条 附则 .33 第四篇第四篇 劳动、人事管理劳动、人事管理 3333 第一章 高级管理人员行为规范 .33 第二章 人力资源管理条例 .34 第一条 总则 .34 第二条 招聘条例 .34 第三条 专业人才与临时借用工管理 .37 第四条 员工的考核 .37 第五条 人力资源信息的管理 .38 第六条 员工解除劳动合同 .39 第三章 注册建造师管理办法 .40 第一条 总则 .40 第二条 培训与考试 .40 第三条 注册管理和补贴 .40 第四条 建造师证书的保管与使用 .41 第五条 违规与处理 .41 第四章 员工绩效考核条例 .42 第一条 总则 .42 第二条 绩效考核基本方法 .42 第三条 月度绩效考核项目及参考分 .42 第五章 奖惩条例 .42 第一条 总则 .42 第二条 奖励的类型 .42 第三条 事迹呈报程序 .43 第四条 惩罚 .43 第五条 奖罚标准 .44 第六条 奖罚平衡方法 .44 第七条 优秀员工奖 .44 第八条 奖罚生效 .44 第 6 页 第五篇第五篇 财务管理财务管理 4545 第一章 财务管理制度 .45 第一节 总则 .45 第二节 货币资金收支管理制度 .45 第三节 财务支出审批权限管理办法 .47 第四节 违章责任 .49 第二章 预支与报销管理办法 .49 第一条 预支款申领适用范围 .49 第二条 预支款领用 .49 第三条 预支款申领时须检附的文件 .49 第四条 预支款申领流程 .50 第五条 预支标准 .50 第六条 预支款责任人 .50 第七条 预支款报销方法 .50 第八条 预支款报销流程 .50 第九条 预支款的报销规定 .51 第十条 员工离职报销办理 .51 第十一条 报销标准 .51 第三章 审计制度 .51 第六篇第六篇 合同管理合同管理 .52 第一条 总则 .52 第二条 适用范围 .52 第三条 签订合同须遵守法律法规 .52 第四条 对外签订合同 .52 第五条 签约人应了解的情况 .53 第六条 签订合同的原则 .53 第七条 合同的文本 .53 第八条 合同的主要内容 .53 第九条 管辖法院 .53 第十条 购货合同以现货为主 .53 第十一条 签订合同须维护公司利益 .53 第 7 页 第十二条 经济合同的审查批准 .53 第十三条 经济合同的审批程序 .54 第十四条 经济合同的履行 .54 第十五条 经济合同的变更、解除 .54 第十六条 合同的管理 .55 第七篇第七篇 经营管理经营管理 57 第一章 工程项目内部职工承包管理办法 .57 第二章 招投标管理制度 .57 第三章 预结算管理条例 .58 第一条 管理形式 .58 第二条 预算管理 .58 第三条 结算管理 .59 第四条 投标工程管理 .59 第八篇第八篇 工程管理工程管理 5959 第一章 工程质量控制制度 .59 第一条 质量责任制度 .59 第二条 施工组织设计编审制 59 第三条 设计交底及图纸会审制 .59 第四条 设计修改和技术变更核定制 .59 第五条 公司负责 .60 第六条 材料、设备和半成品检验制 .60 第七条 施工技术复核制 .60 第八条 施工技术及质量标准交底制 .60 第九条 质量“三检”制 .60 第十条 隐蔽工程检验制 .60 第十一条 施工成果保护制 .60 第十二条 质量报告制度 .60 第十三条 竣工技术档案制 .60 第二章 工程安全控制办法 .61 第一条 总则 .61 第二条 工程安全控制原则 .61 第 8 页 第三条 责任与义务 .61 第四条 安全文明施工检查及报告制度 .62 第五条 安全事故处理 .62 第三章 工程财务管理 .63 第四章 工程行政管理 .64 第一条 工伤事故管理 .64 第二条 退休管理 .64 第三条 计划生育管理 .64 第四条 治安管理 .64 第五条 流动人口管理 .65 第五章 工程施工管理 .65 第一条 施工管理 .65 第二条 施工质量、安全管理 .66 第三条 资料管理 .66 第四条 工程验收管理 .66 第五条 文明施工管理 .66 第六章 工程安全管理 .67 第一条 安全措施 .67 第二条 施工现场安全管理 .67 第三条 安全资料管理 .67 第七章 材料设备管理 .67 第一条 计划管理 .67 第二条 材料资金管理 .68 第三条 仓库管理 .68 第四条 机械设备调度管理 .68 第五条 租费结算管理 .68 第六条 机械等管理 .68 第七条 机械操作管理 .69 第八章 质安检查方法及奖惩条例 .69 第一条 检查方法 .69 第二条 质量奖罚 .69 第 9 页 第三条 安全生产、文明施工奖罚 .69 第四条 工期奖罚 .70 第九篇第九篇 岗位责任制及考核岗位责任制及考核 .70 第一章 岗位责任 .70 第一条 经营部门岗位责任制 .70 第二条 经营部门预结算人员岗位责任制 .70 第三条 质安部门岗位责任制 .71 第四条 质安部生产人员岗位责任制 .71 第五条 质安部门技术人员岗位责任制 .71 第六条 财务部门岗位责任制 .72 第七条 总工程师岗位责任制 .72 第八条 设备管理部门岗位责任制 .72 第九条 总经办岗位责任制 .73 第十条 办公室岗位责任制 .73 第十一条 仓管员岗位责任制 .73 第二章 岗位责任制考核办法 .74 第一条 公司管理人员工作守则 .74 第二条 公司管理人员岗位责任制考核 .74 第三条 经营部门负责人岗位责任制考核 .74 第四条 经营部门预算员岗位责任制考核 .75 第五条 质安部门人员岗位责任制考核 .75 第六条 质安部门负责人岗位责任制考核 .75 第七条 质安部门技术人员岗位责任制考核 .76 第八条 质安部门生产负责人岗位责任制考核 .76 第九条 财务部门负责人岗位责任制考核 .77 第十条 总工程师岗位责任制考核 .78 第十一条 经营部门人员岗位责任制考核 .78 第十二条 经营部门预结算人员岗位责任制考核 .78 第十三条 设备管理部负责人岗位责任制考核 .79 第十四条 总经办人员岗位责任制考核 .79 第 10 页 第十五条 办公室人员岗位责任制考核 .79 第十六条 出纳员岗位责任制考核 .80 第十七条 安全员岗位责任制考核 .80 第十八条 设备管理部门人员岗位责任制考核 .81 第十九条 仓管人员岗位责任制考核 .81 第二十条 驾驶员岗位责任制考核 .82 第 11 页 第一篇第一篇管理大纲管理大纲 第一条 为了加强管理，完善各项工作制度，促进公司发展壮大，提高经济效益，根据劳 动法及其配套法规规章的规定，结合公司的实际情况，特制定本管理细则。 第二条 公司全体员工都必须遵守公司章程，遵守公司的规章制度和各项决定。 第三条 公司的财产属全体股东所有。严禁任何组织、个人利用任何手段侵占或破坏公司 财产。 第四条 公司禁止任何所属机构、个人损害公司的形象、声誉。 第五条 公司禁止任何所属机构、个人为小集体、个人利益而损害公司利益或阻碍公司发 展。 第六条 公司通过发挥全体员工的积极性、创造性，提高全体员工的技术、管理、经营水 平，不断完善公司的经营、管理体系，实行多种形式的责任制，壮大公司实力，提高经济效益。 第七条 公司提倡全体员工刻苦学习科学技术文化知识，为员工提供学习、深造的条件和 机会，努力提高员工的素质和技术水平，造就一支思想和业务过硬的员工队伍。 第八条 公司鼓励员工发挥才能，多作贡献。对有突出贡献者，予以奖励、表彰。 第九条 公司为全体员工提供平等的竞争环境和晋升机会，鼓励员工积极向上。 第十条 公司倡导员工团结互助，同舟共济，发扬集体合作和集体创造精神。 第十一条 公司鼓励员工积极参与公司的决策和管理，欢迎员工为公司事务及发展提出优 秀提案，对提案被采纳者公司予以奖励、表彰。 第十二条 公司尊重知识分子的辛勤劳动，为其创造良好的工作条件，提供应有的待遇， 充分发挥其技能为公司多作贡献。 第十三条 公司为员工提供薪资、住房和福利保证，并随着经济效益的提高而相应提高员 工各方面的待遇。 第十四条 公司实行“按劳取酬”、“多劳多得”的分配制度。 第十五条 公司推行岗位责任制，实行考勤、考核制度，端正工作作风，提高工作效率， 反对办事拖拉和不负责任的工作态度。 第十六条 公司提倡厉行节约，反对铺张浪费；降低消耗，增加收入，提高效益。 第十七条 维护公司纪律，对任何违反公司章程和各项制度的行为，都要予以追究。 第二篇第二篇 员工守则员工守则 第 12 页 第一条 遵纪守法，忠于职守，克己奉公。 第二条 维护公司声誉，保护公司利益。 第三条 服从领导，关心下属，团结互助。 第四条 爱护公物，节约开支，杜绝浪费。 第五条 努力学习，提高水平，精通业务。 第六条 积极进取，勇于开拓，创新贡献。 第三篇第三篇 行政管理行政管理 第一章 办公考勤制度 第一条 总则 为维护公司正常工作秩序，加强公司员工考勤管理，特制定下列规定。 第二条 适用范围 适用于公司一般员工到总监（包含）级别员工。 第三条 考勤规定 1、工作时间：每周一至周五 夏、秋 上午 8：3011：30 下午 13:0017：30 春、冬 上午 8：3011：30 下午 12：3017：00 （如有调整，以办公室发文通知为准）。 2、公司实行双休制和周六部门负责人值班制。如加班无法调休则加班时间按照日常工资的 双倍给予计算，国家法定节假日加班按照日常的工资三倍给予计算。休息日安排轮流值班，具 体情况可自行协调。 第四条 具体规定 1、员工每天上、下班，出入均需打卡。员工应亲自打卡，帮助他人打卡和接受他人帮助打 卡者，无论是否迟到， 均按迟到计算。考勤时间忘记打卡的员工， 需要填写考勤未打卡原 因表； 2、上班时间须佩带工作证，违反规定的一年内前两次予以口头警告，第三次起每次罚款 100 元。 3、一个工作日内的因公外出需在前台登记具体去向，并调整去向表，方便转接电话和留言。 4、迟到、早退：上班后 30 分钟之内未到按迟到处理，迟到 30 分钟以上 2 小时以下者按旷 工半天处理；迟到 2 小时以上者，按旷工全天计算。提前 5 分钟下班按早退处理（特殊情况例 外）；一个考勤月度内迟到三次以上（含三次）扣除全勤奖，从第四次起，根据迟到次数每次 扣罚 50 元并处警告处分。无故早退都将并处警告处分。 第 13 页 5、旷工：员工无故缺勤，且没有向有关部门请假或无法出具有关证明者，按旷工处理。旷 工半天者，扣罚 50 元并处警告处分一次；每旷工一天者，扣罚 100 元并处记过处分一次。一年 内超过四天（含四天）经查实无故旷工者，各部门负责人于其旷工满四天后的二天内向人力资 源部提交员工违纪处分意见报告，公司将追究旷工者的行为所造成的损失并予以辞退处理。 6、请假：员工请假需填写“请假申请”并提前一天报批，假期在两天之内的向部门负责人 批示，请假三天以上（含三天）者须总经理以上领导批示。请假经批示后须报人力资源部登记 备案。如确有紧急情况不能提前一天请假的，应在请假前两小时以内请示本部门负责人或更高 领导和人力资源部并尽快补办“请假申请”，否则按本章第四条处理。 （1） 病假：病假半天以上，须凭医院开具的病情诊断书或病休单作为请假依据。病假 1-3 天发放病休日工资的 80%；病假 3-10 天发放病休日工资的 50%；病假 10-20 天仅发放病休日 工资的 20%；病假 20 日以上不发放病休日工资。 （2） 事假：10 天以内事假，只扣除事假日工资；10 天（含）以上全额扣除当月工资。 （3） 婚假、产假（护理假）：员工结婚，可享受婚假 7 天。婚假自领取结婚证之日起一 年内一次性有效。女员工生育，产前、产后共享受产假 90 天；难产或双生、多生时增加产假 15 天。男员工为照顾妻子生育，可享受护理假 7 天；若为难产或双生、多生时增加护理假 5 天。 领养子女不享受产假。员工婚假、产假（护理假）期间只发放基本工资。 （4）丧假：员工的父母、公婆、配偶、子女死亡时，给予 5 天丧假（含路程）。员工丧假 期间带薪且全额发放工资。 7、辞职：员工辞职必须提前一个月向上级领导提交申请并填写员工辞职申请书，否则 按旷工处理。 第五条 处罚 员工违反本章规定，本章未明确惩罚措施的，参照本规章制度奖惩条例相关规定处理。 第二章 办公管理条例 第一条 总则 办公区域包括公共办公区、个人办公区、会议室、洽谈室等，为规范办公室内部管理，给 员工、客户创造一个干净、整洁、有序的办公环境，保持公司整体形象，特制定本条例。 第二条 办公环境管理 1、爱护公物，禁止在办公桌椅和其它公共设施上写字、刻划、张贴。如损坏公司物品，必 须第一时间上报办公室，并照价赔偿。如隐瞒不报，则按双倍赔偿损失。公司设置统一的信息 发布白板用于发布信息。 第 14 页 2、原则上不得随意移动办公桌椅、文件柜、复印机等办公设施和设备。 3、讲文明爱卫生，不得在办公区域内吸烟、喝酒、大声喧哗、吵闹、脏话辱骂，不得随地 吐痰，乱扔垃圾。 4、禁止在工作时间玩电脑游戏、上网聊天、看报纸及办理其他私人事情。 5、保持个人办公区域的整洁，办公用品摆放整齐，涉及公司机密的文件妥善保管。 6、上班时间不得擅自离岗、串岗。如有特殊情况应办理离岗手续并保持手机畅通。 7、上班期间不得聚众聊天、上网玩游戏、听音乐、看电影电视等。 8、 互助友爱，不得参与打架斗殴，多帮助有需要的人，处处维护与表现好银豪公司形象。 9、每天下班后各部门负责自己所在办公室的卫生工作，由部门负责人互相监督。 10、注意公共卫生间的卫生，用后应冲洗干净，养成良好卫生习惯，并节约用水。 11、公司每周五下午四点半组织大扫除，全体在公司员工应积极参加。各部门可以自行安 排值日轮流搞好自己办公室的卫生包干工作。 第三条 办公区域安全管理 1、员工下班离开公司时，必须关闭本办公区域的电脑、打印机、门、窗、空调、饮水机、 排气扇、电灯等电气设备。 2、前台文员每天离开公司前，负责检查所有公共办公区域的灯、空调、电脑、窗户等设施 的关闭情况，如有员工加班必须落实责任人，交代清楚相关事宜并作好记录后方可先行离开。 3、平时能不加班则不加班，特殊情况任务紧必须安排加班时填写加班申请单报部门负 责人和总经理批示。员工下班后自行在公司加班工作时要注意公司内部安全和下班自身安全。 离开公司时注意切断电源开关，关好门窗。注意确保消防安全。 4、住宿在公司宿舍的员工在每日 19 时之后必须拉下并锁好卷闸门，确保公司内部安全。 公司每日 19 时之后原则上不再接待外来客人。 5、根据各部门需要统一分配电脑和办公设备。各部门安排专人负责管理，各部门员工应无 故不得随意使用其他部门的电脑设备。若电脑或办公设备有人为损坏的，该部门办公设备管理 人员须追查责任人并填写办公设备损坏报告并报办公室；如未能查明的责任人的，追究该 设备管理人员的责任。 6、员工带本公司以外的无关人员到公司办公区域需向领导说明事由，并经同意。如动用计 算机等办公设备的，须与有关部门领导书面说明并作记录，同时注意公司信息和技术安全。严 禁把公司信息资料和技术文档外泄。如有出现类似情况当事人将承担连带经济责任与刑事责任。 第 15 页 7、如有公司离职员工要进入公司需经总经理批示，否则即以行窃行为论处，情节严重的移 交司法机关处理。未经批示为离职员工开门者承担连带责任。 8、注意用电安全,电线、电器残旧不符合规范的，应及时更换；严禁擅自接驳电源和使用 额外电器，不准在办公区域和宿舍使用电炉。 第四条 个人仪容仪表管理 1、员工发型要求整洁、美观、大方、整齐。男员工不得留长发或染色发，女员工不得剃光 头。 2、工作时间要求着装整齐，不得穿拖鞋、超短裙、短裤、吊带装，或其它奇装异服。女员 工手上不得涂有色指甲油。 第五条 电话管理 1、员工不得使用公司电话办理私事。 2、接打电话，用语应尽量简洁、明确，不得长时间占用电话线资源。邻座无人接听电话时， 需代邻座接听，并按代接电话标准流程操作。 3、总机接外线电话至分机时，一般电话铃声响五次无人接听，即挂线。 4、总台文员接听电话要求是规范、简洁、礼貌，标准用语为：“您好，银豪建设”当告知 分机电话时，说：“请稍等!”，如分机占线，按代接电话标准流程操作。接听内线电话的 用语为：“您好，前台！”其他内容视情况回答。 第六条 来访客人接待管理 1、来宾在楼下按门铃后，前台人员应事先通过可视对讲系统辨认来者，基本确认其合理意 图后方可开启大门。推销者、来图不明者、禁入公司者前台人员不得开门放入，否则将追究前 台人员责任。有来宾入司后，前台人员应主动微笑引领来宾到会客室等候。若来宾预约的员工 不在应及时告知来宾，并按前台人员办公标准流程操作。 2、公司原则上不允许员工在上班时间接待因私来访客人，如有特殊情况来访，请安排客人 到洽谈区，并及时处理完成相关事宜。 3、来访的陌生人，公司所有员工有责任对其进行询问，并及时通知相关人员。 第七条 会议室、洽谈室管理 1、使用会议室、洽谈区时，应保持清洁，爱护办公设备。 2、各部门各员工使用会议室、洽谈区需提前半天通知办公室，办公室将协调会议室的使用 安排，当日会议室使用时间安排前台文员会在白板上公示。使用完毕后请及时关闭电源，并将 桌椅归还原位并摆放整齐，清理白板及相关文件和物品。 3、前台文员负责安排会议室、洽谈区的客人接待和区域整洁的维护。 第 16 页 4、在会议室或洽谈区就餐的员工，餐后应及时清理就餐用具，并将各自就餐的台面、地板 清理干净。 第八条 处罚 员工违反本章规定，本章未明确惩罚措施的，参照本规章制度奖惩条例相关规定处理。 第三章 出差管理办法 第一条 员工出差应填写员工员工出差申请表，详细列出各项预算及行程安排，报分管领 导审批后方可准予出差。出差回公司后填写出差总结报告，交公司存档管理。 第二条 出差往返交通原则上以火车和汽车为主，无特殊情况不准乘软卧，省内或短途不得乘 坐卧铺。远距离出差需要乘坐飞机的需报公司总经理批准。 第三条 员工出差可申请预支款，预支款包括酒店住宿费用、接待费用、交通费用等。财务按 领导批准的借款单和出差申请表方可借出预支款。预支款限额如下： 1、职员出差一次预支款不超过 3000 元； 2、部门负责人出差一次预支款不超过 5000 元； 3、如出差申请预算超过预支款限额 1000 元以内先自行垫支，超过 1000 元以上经总经理 审批预支。 第四条 试用期人员出差借支差旅费，不分金额多少须由正式员工签字担保方能办理，若预支 款人未能偿还预支款，担保人承担连带还款责任。 第五条 出差开支标准 1、住宿标准： 单位：元/日 职务 地区 董事长和总裁以 上 部门负责人职员 省会及省会级别以上城市实报实销200150 地级市和地级市以下城市实报实销150120 若员工住宿超过以上标准部份由员工自己承担；不足部份公司发放住宿补助，住宿补助金 额为每天住宿标准的 20%，但加上实际发生费用最高不能超过上述住宿标准。 2、补贴标准 职员境内出差一天总计补贴 40 元，部门负责人出差一天总计补贴 60 元，董事长和总裁以 第 17 页 上实报实销。（注：补贴包括市内交通费、餐费。） 3、同性别出差的除特殊情况外必须住一个房间，住宿标准参照二人中级别较高人员，住宿 补助也按级别较高人员计算，由二人平分。若和公司董事长和总裁以上领导同住的就不再计算 住宿补助。 第六条 出差报销内容及要求 1、出差报销内容及补贴计算依据：往返飞机票（含保险费、建设费）、长途客运票、火车 票、船票、住宿费、机场大巴费；出差天数=返回日期减去出发日期。 2、出差人员分类粘贴好报销单据后认真填写差旅费报销单，依审批流程报销，并附 员工出差申请单到财务处报销。 3、所有差旅费用的报销都必须有发票，应酬及礼品发票需填写接待费用报销清单，住 宿发票须注明住宿时段。 第四章 文书、档案管理制度 第一节 文件管理制度 第一条 总则 为了减少发文数量，提高办公速度和发文质量，充分发挥文件在各项工作中的指导作用， 结合我公司的实际情况，特制定本制度。文件管理内容主要包括各种公司函件、来文、传真， 本公司上报下发的各种文件、资料。全公司各类文件由公司办公室统一保管。 第二条 收文的管理 1、公文的签收 （1）凡来公司公启文件（除公司领导亲启的外）均由公司前台文员登记签收后分别交各部 门拆封。在签收和拆封前，前台文员需注意检查封口和邮包包装。对密件开口或有损坏迹象的 邮包应拒绝签收。 （2）对上级机关部门发来的文件，前台人员要对信封、文件、文号、机要编号等进行核对， 如发现有错误，应立即报告公司领导并在批示后报告上级机关部门，同时登记差错文件的文号。 2、公文的编号保管 （1）办公室文员对各种来文传阅后应附上文件处理传阅单，并分类登记编号、保管。 （2）本公司外出人员开会带回文件及资料应及时分别送交办公室文员进行登记编号保管， 不得个人保存及传阅。 3、公文的阅批与分转 第 18 页 （1）凡正式文件均需分别由办公室负责人根据文件内容和性质阅签后，由办公室文员分送 承办部门阅办，重要文件应呈送公司领导(或分管领导)亲自阅批后再分送承办部门阅办。为避 免文件积压误事，一般应在当天阅签完，紧急文件后要即阅即办。 （2）一般函件、传真、文件、单据等，直接由办公室处理。如涉及几个部门会办的文件， 应同主办部门联系后再针对处理。 （3）为加速文件运转，文员应该在当天将文件送到公司领导或相关部门，如关系到两个以 上部门，应按批示次序依次传阅，最迟不得超过两天(特殊情况例外)。 4、文件的传阅与催办 （1）传阅文件应严格遵守传阅范围和保密规定，不得将有密级的文件带回家以及各种公共 场所，也不得将文件转借其他人阅看。对尚未传达的文件不得向外泄露内容。 （2）阅文时不得抄录全文，不得任意取走文件夹内任何文件及附件，如确系工作需要，要 办理借阅手续，应严防丢失泄密。 （3）阅读文件应抓紧时间，当天阅完后应在下班前将文件交办公室，阅批文件一般不得超 过两天阅后应签名以示负责。如有领导 “批示”、 “拟办意见”办公室应责成有关部门和人 员按文件所提要求和领导批示办理有关事宜。 （4）文件阅完后，要送交办公室，不得横传。 （5）办公室对文件负有催办检查督促的责任，承办部门接到文件函电应立即指定专人办理。 不得将文件分散压放，如需备查，应按照有关保密规定，并征得办公室同意后，予以复印或摘 抄，原件应及时归档周转。 第三条 发文的管理 1、发文的规定 （1）全公司上报下发正式文件的权力集中在总经办。 （2）各部门需要向上反映汇报重要情况或向下安排布置重要工作要求发文时应向公司总经 办提出发文申请。总经办同意发文后，交由办公室按公司机构设置与部门分工统一归口“公司 字”发文。 （3）对全公司影响较大或涉及两个以上部门的文件，须由总裁与董事长共同批准签发。其 余文件均由总经理批准签发。 2、发文的范围： （1）凡以公司名义发出的文件、通告、决定、决议、请示、报告、编写的会议纪要和会议 简报，均属发文范围。 （2）公司下发的文件主要用于： 第 19 页 a、公布全公司的规章制度； b、转发上级机关文件或根据上级机关文件精神制定的公司文件； c、公布公司体制机构变动或干部任免事项； d、公布公司对重大经营管理、技术、安全、工程质量、生活福利等作出的决定； e、发布有关奖惩决定和通报； f、其他有关的重大事项。 （3）公司上行文、外发文主要用于： a、对上级机关呈报申请、报告、处理决定、证明文件等； b、对合作单位或项目经理等有关的公司重大工程质量、工程安全、技术、工程费用事项、 管理制度调整、整改通知、停工通知、物料管理调整等事宜。 （4）在公司日常办公管理、流程改进、员工关系、图纸或草案修改、审批工作、安排部署、 传达公司领导指示等事项，应按有关制度办理，经领导批准后，由各部门负责人书面或口头通 知执行，一般不用公司文件发布。 （5）凡各部门召开专题会议所作的决定，一般都不应发文，为备查考，可以部门名义编制 工作简讯发会议纪要。 第四条 发文程序与要求 1、发文程序规定： （1）各部门需要发文时，须向公司总经办提出申请； （2）总经办同意发文后，由办公室按照国家法律规定和公司的规章制度以及工作实际需要 草拟文件初稿； （3）草拟文稿必须从全公司角度出发，做到情况确实、观点鲜明、条理清楚、层次分明、 文字简炼、标点符号正确、书写工整。严禁使用铅笔、圆珠笔、红墨水和彩笔书写； （4）文稿拟就后，拟稿人应填附发文稿纸首页，详细写明文件标题、发送范围、印制份数、 拟稿部门与拟稿人，并签名、盖章、标明日期和密级； （5）总经办根据上级有关指示精神及有关文件规定，对文稿进行审查和修改。对涂改不清、 文字错漏严重、内容不妥、格式不符的文稿应退回拟稿部门重新拟稿； （6）经总经办审查修改后的文稿，送部门主管领导核稿(对文稿内容，质量负责)； （7）对审核时修改较多，有碍打印和存档的文稿，应由拟稿部门重新誊写清楚； （8）需经多部门会签的文稿，应在交付打印前送会签部门会签； （9）文稿审核会签后，按批准权限的规定分别呈送党委，公司部领导审定批准签发； （10）经领导批准签发后的文稿交办公室文员统一编号送打印室打印，打印人员按办公室要 第 20 页 求保留或限期删除文件，确保文件安全； （11）文件打印初样，应由拟稿人校对。校对人员应在发文稿上签名； （12）文件打印后，由办公室派专人按数印制，再由办公室安排分发并督促落实情况。印制 稿件要求与原稿件内容格式完全一样，字迹清楚，无漏、错别字，洁净无明显污点。 (13)分发文件时：收文者应签字确认。 第五条 文件的借阅和清退 1、各部门有关工作人员因工作需要借阅一般文件，需经本部门负责人签写便条，对有密级 的文件须经办公室主任同意后方可借阅。 2、借阅文件应严格履行借阅登记手续，就地阅看，按时归还。任何人不得将文件带走或全 文抄录，不允许拆卷和在文件上勾划。 3、办公室文员对承办的公文应抓紧催办，应定期对已办理完成的公司文件和上级要求限期 清退的文件，进行收缴清退工作。(一般为月底一小清，季末一中清，年终一大清。)如发现文 件丢失，必须及时查明原因和责任者，并如实向领导报告。 4、各部门应指定一位责任心强的员工负责文件收交、保管、保密、催办检查工作。 第六条 文件的立卷与归档 1、文件的归档范围： （1）凡下列文件统一由办公室负责归档： a、上级机关来文，包括上级对公司的报告、申请的批复； b、公司发出的报告、指示、决定、决议、函、通报、纪要、重要通知、工作总结、领导发 言和各类计划统计、季度、年度报告等； c、公司组织召开的各种会议所形成的报告、总结、决议、发言、简报，会议记录等； d、有保存价值的来信来访记录及处理结果； e、参加上级召开的各种会议带回的文件、资料及公司在会上汇报发言材料等； f、上级机关领导来公司或公司所属相关工程检查视察工作的报告、指示记录，以及公司向 上级进行汇报的提纲和材料； g、反映公司经营活动、先进人物事迹及公司领导工作等的音、像制品； h、公司日志和大事记； i、公司向上级批复的文件及上报的有关材料； （2）各部门日常工作中形成的一般活动资料，由各部门负责立卷归档。 第七条 文件的销毁 1、对于错漏、多余、重复、过时和无保存价值的文件，办公室应定期清理，并按资料保密 第 21 页 条例进行销毁。 2、经审核同意销毁的文件，应由公司总裁与董事长指派专人监视销毁。 第二节 档案管理制度 第一条 总则 为加强公司档案管理工作，提高档案工作质量，结合公司具体情况，特制定本制度。 第二条 归档范围 公司档案分为文书档案、技术档案、业务档案、人事档案、财务档案五类。 1、文书档案 （1）收发文件有决议、报告、通报、公司颁布的规章制度、通知等。 （2）公司行政文件有公司注册文件、工作计划、工作总结等。 （3）公司各项重要的会议记录、纪要和其他的相关资料。 2、技术档案包括质安部技术文件、项目技术文件、工程技术文件等。 3、业务档案是指公司对外已签订的合同、协议书以及项目档案等。 4、人事档案包括员工登记表、员工档案、员工培训、考核、奖惩情况等文件材料。 5、财务档案即财务部建立的与公司财务往来有关的文档。 第三条 档案的保管 1、为了保证档案的齐全，任何人不得私自存归档文件材料。 2、档案管理人员接受的各类文件均办理登记手续，并及时分类归档、分类编号。 3、文书档案和人事档案由办公室建档并由专人管理，业务档案由经营部建档，技术档案由 质安部建档，项目完成后都移交办公室统一保管。财务档案由财务部保管两年后移交办公室统 一保管，档案管理人员要对所管档案负责，严防损坏和丢失。 第四条 档案的借阅 1、因工作需要调阅档案者，应在管理者指定地点查阅，查阅时不得在档案上标记、涂改。 2、因工作需要借出或复印档案时，须经总经理批准后由档案管理员办理借出登记或复印。 第五章 印签、证件管理条例 第一条 总则 为加强公司内部管理，规范公司印章、有关证件的使用和保管，特制定本条例。 第二条 印章、证件的种类及保管 1、公司印章是指公司向主管机构登记的公司印章或指定业务专用章，包括公司公章、财 务章、法人代表章、各种专用章等。 第 22 页 2、公司公章、合同专用章、技术专用章等统一由办公室负责人保管，财务专用章、发票 专用章等由财务总监保管，法人代表章由出纳保管。 3、公司证件包括公司营业执照（正）副本、组织机构代码证、税务登记证（正）副本、 社保局登记证、公司印鉴管理表、劳动局用工手册、劳动局年审登记簿等。以上证件全部统一 由办公室保管。 第三条 印章、证件的使用管理 1、公司执行印章、证件专管制，未经董事长和总裁授权或批准，公司任何部门任何人不 得擅自使用。公司公章可由董事长和总裁共同授权的总经理核准。 2、使用印签前必须填写加盖印签审批单经相关领导批示后，印签保管负责人根据 加盖印签审批单批复意见，对需盖章文件进行审核无异议后按批复意见指定位置盖章，后 复印备案。财务印章由财务部按照财务相关条例执掌使用。 3、使用公司证件复印件，需由证件保管人在复印件上注明用途，不得将空白证件复印件 带出公司。 4、若需要外带公司印章或证件原件，需填写公司印章证件外带审批单，通过审批流 程后，相关印章或证件保管人方可外借或外带，审批单转办公室备案。 5、项目部所签的各类协议、合同、供货合同须经总裁和董事长共同批示后由办公室对相 关内容进行再审无异后盖章，并对盖章内容进行登记、复印件备案。办公室再审时要掌握内容 和金额，要与工程内容相符，并实行全程控制，督促项目部的文件履行情况。项目部需要用技 术专用章的，由公司质安部门提出申请，并跟踪与确保印章的使用情况，待工程竣工后及时收 回相关印章与文件。 6、公司印章、证件丢失，应及时上报，并根据相关条例进行重新申请或补办，同时责任 人应承担相应责任。 第六章 车辆使用管理制度 第一条 总则 为规范公司车辆管理，保障公务用车的需要，提高使用效率，保证行车安全，降低使用维 护成本，特制定本制度。 第二条 车辆使用 车辆使用范围：领导专车，公务用车 1、领导专用车辆为公司领导日常工作配备的专车。司机及车辆由领导自行安排。 2、公务用车一般情况下必须提前半天填写用车申请单，经总经理审批后交办公室统一 第 23 页 安排出车。 （1）办公室应及时反馈派车计划，便于各部门安排工作。用车申请人因故取消或推迟用车 计划，须在第一时间通知办公室，以便另行安排。 （2）若有突发事件需要用车，办公室将尽量协调，以下列顺序为原则：传送重要文件、临 时接到紧急出差任务需送机场、其他事务，在此顺序下，将其余同车人员送至最方便的乘车地 点。 （3）若因故未能事前填写用车申请，事后须补签。 3、公司司机未经领导批准不得私自出车，否则一经发现，第一次处以记大过处分，第二次 辞退或除名。 第三条 车辆费用的报销 1、司机出车前可申请备用金，一般每次不超过 500 元，报销后方可定额补充。 2、司机报销费用须注明出车日期和地点，并提供派车单核对无误后方可报销。 3、司机按派车单记录车辆每日使用里程，由车辆使用人签字，月末办公室统计当月 里程总数，报财务部对出车费用成本进行核算，办公室对业务用车里程总数与实际用车里程总 数进行审核。 第四条 车辆的保管和使用 1、公司车辆是公司的固定资产，公司司机作为车辆的唯一保管人，须认真做好对车辆的 定期保养和检查，以确保车况保持良好，及时消除不安全隐患。 2、公司司机须严格按照国家有关条例遵守交通规则，因违反交通规则而发生的罚款，公 司不予报销；因严重违反交通规则而产生的一切损失，公司不予承担，且视情节轻重给予不同 程度的行政处分。 3、公司规定公司司机是公司车辆的唯一驾驶人，未经许可公司司机不得将车辆交给其他 人驾驶，否则将予以警告处分。 4、如公司尚未配备专职司机的，公司员工需借用公务车辆自驾外出的，以上制度适用于 所有员工。 第七章 电话使用管理办法 第一条 接打电话应言简意赅，表述清楚，一般情况下尽可能在 3 分钟内讲明事由。如有发现 无正当理由长时间占线接打电话的将记入月度考核成绩，情节严重的处以警告处分。 第二条 接听电话时不得有在电话里吵闹、谩骂、摔打话机等行为，如有发现除对损坏话机照 价赔偿外，将记入月度考核成绩。 第 24 页 第三条 公司有来电无人值守时，邻座员工必须前去代接，如发现无故不去代接的记入月度考 核成绩。 第四条 凡公司为员工开设的长途电话，应控制使用，励行节约。长途电话应尽可能使用 ip 电 话拨打。严禁公司长途电话私用，一经发现有违纪现象，将处以警告处分并处话费双倍罚金。 第五条 员工未经部门负责人同意不得使用公司电话拔打信息台或其它声讯台。如视情节严重 性，将处以警告处分可并处话费双倍罚金。 第六条 因工作需要，公司给予手机话费补助，标准为：公司领导实报实销，部门负责人补贴 100 元/月，普通职员补贴 50 元/月。以上补贴在每月工资中直接发放。 第八章 计算机、网络管理办法 第一条 目的和适用范围 1、为保证公司电脑网络正常工作，创造良好的办公空间，从而提高工作效率。 2、本制度适用于公司全体员工。 第二条 管理与维护 1、公司指定网络管理员负责公司计算机及网络的整体维护。 2、员工负责对本人所用电脑的日常维护。 3、公司办公室对公司所有电脑及信息进行统筹管理，对公司所有电脑、设备进行登记、造 册备案和维护。 第三条 管理规定 1、计算机日常管理 （1）电脑操作规程：电脑开机时，应遵循先开电源插座后开显示器和主机的顺序。每次的 关、开机操作至少相隔一分钟。严禁连续进行多次的关机操作。电脑关机时，应遵循先关主机 再关显示器和电源插座的顺序。离开公司前，必须彻底切断电源； （2）每个员工都应该爱护电脑，需搬动时应轻拿轻放； （3）联线或搬动电脑时应确认已关机并在切断电源后进行； （4）除指定的网络管理员可以对计算机进行打开机箱维护以外，任何员工未经允许不得 擅自打开机箱进行维护； （5）不能擅自移动和拔插网络设备； （6）不得在电脑机箱上堆放书籍、衣物、文件、包裹等物品。 2、计算机系统管理及数据复制管理 （1）所有计算机不得装载与公司业务及个人工作无关的软件； 第 25 页 （2）使用光盘、u 盘、移动硬盘前应进行病毒扫描； （3）未经办公室许可不得随意复制、刻录与公司业务有关的技术或商务资料，擅自操作者 一经发现，公司将视情节轻重予以警告或记过等处分。 3、公司网络系统管理 （1）所有计算机标识名以计算机使用者姓名（拼音缩写）命名，由办公室统一分配固定 ip 地址（不得擅自更改，如需更改应通知办公室）。 （2）登录系统应用自己的身份进入，按自己岗位的访问权限进行操作；如有系统上的 问题及时与指定管理员联系，不得私自改动。 4、计算机使用管理 （1）计算机的分配使用由办公室统一安排，分配到个人的电脑设备专管专用，未经允许不 能随意更改他人的计算机设置； （2）计算机使用者每周应整理一次存盘文件，网络管理员每周进行计算机病毒扫描及硬件 设备的检验，发现病毒要及时进行删除； （3）计算机出现硬件故障，应及时向办公室反映，由办公室安排技术人员解决问题，并做 好相关维修、维护记录。 5、上网浏览信息 （1）由于工作需要到网上查找一些资料，要时刻提高自己的防病毒意识，不得浏览一些恶 意或与所查资料不相关的网站； （2）如因违反要求而致使计算机乃至整个局域网瘫痪及其带来的损失和相关连带的损失， 由操作者本人承担相关责任； （3）不得在上班时间下载大流量数据，不得玩游戏或用计算机看电影，不得进网络聊天室 聊天等一些超出工作范围之外的网上活动，禁止浏览不健康的网站，禁止下载一些与工作无关 的信息。 6、局域网管理 （1）局域网内，每部门设两个共享文件夹（即任务与上传），网内用户应把重要的资料、 数据及时地更新并放入文件夹，网内共享的文件夹名称要准确，相关信息放在相关的两个文件 夹中，以免造成信息的混乱，登陆服务器时服务器上的文件夹不准随便改动，删除；以确保系 统数据的安全，从而保证工作的顺利进行； （2）个人用户和密码要安全管理，防止密码失窃导致数据的丢失与网络攻击； （3）经营部、技术部的相关资料如需备份，应通知办公室对其进行统一备份； （4）重要的部门或个人文档必要时需加密；对公司的资料，未经允许任何人不得改动。 第 26 页 （5）公司各部门及员工应固定在某台电脑上建立文件夹或文档资料，不得随意在任何一台 电脑上建立存档； （6）由于管理还有些技术问题，重要文件自行设置文档保护，以免数据丢失。 7、电脑防病毒的管理 （1）外来的 u 盘，或对外报送的 u 盘以及从外界录入信息的 u 盘，一律要进行电脑病毒检 测，在确保没有病毒时方可联入本公司电脑读取信息。外来的信息光盘，非经允许，不准在本 单位的电脑读取信息，以防止病毒的入侵； （2）在危害性较大的病毒发作期间，要提高警惕，做好防毒工作，发现异常现象须上报相 关的管理人员，采取合理的应对措施，保证数据的安全，确保工作的正常进行。 8、打印机及外部设备的使用 （1）爱护公司财产，节约用纸，不得使用公司打印机打印、复印私人文件资料；不重要的 公司内部阅读的文件可利用作费纸张的反面打印或复印；涉及机密信息的纸张用完后应置入碎 纸机粉碎； （2）电脑键盘、鼠标等一些外部设备应用正确的方法使用并注意保管和维护。 9、电子邮箱的管理 （1）公司申请开通的企业邮箱，由公司办公室指定专人进行管理； （2）任何人不得擅自更改邮箱的注册资料及密码，不得将密码转告他人； （3）该邮箱仅供公司的相关工作使用，不得利用其收发私人信件，更不得打开来历不明的 邮件及附件。 （4）重要的邮件需在收取的当日调取存入电脑； （5）公司邮箱管理人员将定期对邮箱进行清理，保证邮箱的空间，不耽搁其它工作邮件的 正常收取； 10、他人借用电脑或个人借用公司电脑私用的情况 （1）公司电脑不允许外部人员使用，如确有