行政管理手册626.doc

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第一章 公司印章管理办法为加强公司印章使用的合法性、严肃性和规范性，杜绝违法行为，维护公司利益，根据国家法律、法规的有关规定并结合本公司实际情况，特制定本办法。本办法适用于重庆立晟地产经纪有限责任公司全体员工。一、印章的种类及用途公司印章主要包括：企业公章、法人私章、财务专用章、行政人事部专用章。（一）企业公章：主要用于对外签订的需确定公司权利、义务的有关文件、授权委托书（需同时加盖法人私章）、重要商务函等；对内所颁布的重要经营管理办法、人事任免文件；其它需以公司名义证明其权威性的文件等。（二）法人私章：主要用于授权委托书（需同时加盖企业公章）、财务确认单等加盖公司法人私章的文件资料。（三）行政人事部专用章：主要用于行政人事部及公司的一般收发文件，如通知、通报、决议等。（四）财务专用章：主要用于结算业务票据、凭证、财务、税务报表的填报、财务决算等。二、印章的保管（一）公司印章的保管实行专人专管制。企业公章、企业法人私章由公司指定专人保管，行政人事部专用章由行政人事部经理保管、财务专用章由财务部专人保管。（二）公司印章保管必须安全可靠，必须加锁保存，公司印章不准私自委托他人代管。（三）公司印章保管人因事或休假离岗3天以上时，须经总经理同意后将印章上交至公司相关负责人处进行保管。（四）公司印章移交须办理手续，填写印章交接单（附件1），注明移交人、接交人、监交人、移交时间、印章类别等信息。四、印章的使用（一）“企业公章”和“法人私章”的使用必须严格遵守用印程序：1、用章申请人在行政人事部领取用章申请审批表（附件2），亲自填写后交由相关负责人审批、签字，用章申请审批表的填写应遵循“一事一批”、“专章专用”的原则，同一事项不重复审批、用章，不同事项独立审批、用章；2、相关负责人对用章申请人上交的用章申请审批表进行严格的审查、核实，无误后才能签字；3、用章申请人在印章管理人处填写印章使用登记表（附件3）；4、印章管理人对用章申请人的用章申请审批表、印章使用登记表认真进行核实，无误后取印、用印；5、印章的使用应在印章管理人的监督之下进行，用印之后，印章管理人应检查印章的完整性并及时完善印章使用登记表。“财务专用章” 的使用仅限于财务部，使用前必须在印章管理人员处的印章使用登记表上登记，印章管理人核实其内容后方可用印。（二）“行政人事部专用章”的使用仅限于行政人事部处理公司内部事务，用印内容经行政人事部经理审核后，方可在印章使用登记表上登记，并用印。行政人事部专用章不得外借及带出公司使用。（三）印章的外出使用与授权严禁印章管理人将公司印章带出公司使用。若因特殊工作需要，确需将公司印章带出使用，需在用章申请审批表说明事由、授权时间，经公司总经理或副总经理审批通过后，由印章管理人和使用人一起带出使用。五、印章的刻制、启用与废止（一）公司印章的刻制与启用：1、公司或部门若要新增其他印章，需填写、提交印章制发申请审批表（附件4），结合公司实际拟出印章模式，经总经理批准后，指定专人凭登记管理部门核发的营业执照、等级证书或者所在地公安派出所出具的证明，到所在地县级以上公安机关申请办理准刻手续。待申请批准后，按照相关法律规定携带所需文件到国家公安管理部门指定的印章公司刻制。2、新印章刻制完成后由公司指定专人将刻制的印章在公安机关办理印鉴备案后，使用部门填写印章交接单，到相关负责人处办理印章领用手续，负责人留存印标样、登记备案。3、公司印章的启用应报总经理批准，并下发启用通知，注明启用日期，发放单位和适用范围。（二）印章的废止1、有下列情况，公司印章需停用：机构撤销、更名或业务变动；公司印章损坏、遗失或被窃。2、公司印章遗失或被窃，必须在规定的媒体声明作废，如有必要，函告相关单位或个人，并对相关责任人进行惩罚。3、公司印章的废止，必须填写印章废止申请审批表（附件5），审批通过后，按照国家相关法律规定，由专人负责报印章备案机关登记销毁；特殊需要留存的，应向相关部门申请并公告，经批准后予以登记并封存。需要制发新印章的，按本办法规定的印章制发程序和要求办理。六、印章的日常管理（一）印章的日常维护与清洁由印章的保管人进行；（二）任何人未经总经理同意，不得在空白公文纸和未填好内容的介绍信、证明以及合同上盖章。（三）使用手续签批不齐全的拒绝用章。（四）合同、协议及意向书用印时必须留存一份原件备案；税务报表、公司行政文件等用印时需留存一份复印件；为员工个人出具的有关婚姻、收入、家庭情况、档案等信息的证明文件用印时可以不予备案留存。（五）印章保管人员应严格遵守本办法相关规定，必须保守因用印所知悉的任何有关公司的以及与公司有关的经营、财务、技术、客户档案等信息，不得泄漏；若发现违反本办法相关规定、未遵守印章管理办法、因职务私自用印等行为时公司有权追究其法律责任。（六）已盖章的文件若不能使用，必须交回印章管理员进行销毁。第二章 收发文管理办法为规范公司文书处理工作，提高办文速度和发文质量，充分发挥文件在各项工作中的指导作用，结合公司实际情况，特制定本办法。收文指收进外部送达本企业的公务文书和资料，包括文件、电报、信函、刊物、其他文字资料等。发文指以本企业的名义对外发出的，需要加盖公司印章的文书和资料，包括通知、请示、公告、函告、说明等。文书处理工作必须严格遵循本办法的规定，确保文书处理准确规范。本办法自颁发之日起，必须严格执行。一、收文处理（一）文件的签收与登记1、公司所有外来文件由行政秘书负责签收、登记。在签收和拆封时，需注意检查封口的完整性，对开口和邮票撕毁的函件应查明原因。2、收到外来文件后，行政秘书应在收文登记簿（附件6）上登记，并在文件的前面贴附收文处理笺（附件7），详细填写其中的“来文单位”、“来文字号”、“文件主题”等内容。3、由部门直接接收的文件，应及时在行政秘书处进行收文登记，行政秘书应按照收文程序办理。（二）文件呈送与办理1、做好收文登记后，行政秘书应及时将原件编号存档，将复印件及时送达行政人事部经理，由其提出阅示意见，呈送公司领导阅批。若遇领导出差，应电话传达文件精神，按领导指示将文件送递其指定的负责人阅办。2、相关领导批示后，行政秘书应将批示后的文件进行处理。按照批示精神，及时送达相关承办责任人，并督促追踪落实。需要内部传阅的，及时将文件在相关部门及人员间流转并签字收回。3、文件的承办部门或个人在收到文件后，应根据领导对收文的批办意见，尽快办理、落实文件内容。办理完毕后，填写办理结果反馈单，及时向批办领导报告办理结果，批办领导确认签字后交行政秘书处存档。4、属联合承办的文件，主办负责人应主动做好协调工作，协办人则要积极配合，力戒互相推诿。5、一般性质的函、信、单据等，可由行政秘书直接分转处理。6、催办。行政秘书及行政人事部经理负责每周对已登记的、领导已批示的、尚未收回的文件进行催促、督导、检查，以防积压或漏办，保证领导批办文件在指定限期内落实。二、发文处理（一）发文的草拟及签发：1、一般情况下，公司发文由承办人起草，并填写发文稿笺（附表8），经直接上级审核通过，并交相关领导复核、签发，由行政秘书处进行格式的套用。行政秘书准确选择文种、填写发文标题、发文字号、机密等级、主送单位等，进行打印。2、以公司名义发出的公文由总经理签发；其他公司文书如需要用印的报表、单据等，由副总经理签发。公文签发的原始依据由行政秘书妥善存档。3、代表委托单位起草并发给委托单位的文件，在发给委托方时，应尽量让委托方在备份的文件上签字确认，并将此份文件交行政秘书处进行存档。4、公司发文实行以下文书规范格式：文书题目及附标题用黑体二号加粗；文书内容用宋体或仿宋_gb2312四号；行距为固定值行距（25磅）；页码标在页脚并居中。（二）发文的复核与用印1、套用好格式后按用印流程进行复核。复核的内容包括：（1）行文方式是否妥当，行文关系、格式是否正确。（2）必要时由法律顾问进行法律方面的审核。（3）用印审核程序是否完善。2、复核时如发现不妥之处，必须进行修改，属于重要的原则性的问题，应退回原草拟部门负责修改，修改过大，要重新抄正。3、公司文书的用印应按照印章管理办法来进行，行政秘书对公文格式的规范性、准确性及发文份数负责。（三）发文的登记与备份公司文书在分发前，行政秘书应进行登记与备份。登记时应在发文登记薄（附表9）上标明发文的时间、文书名称、份数、应送达的单位等。文书的纸质、电子版都应备份并分类存档。（四）发文的送达1、文书的送达应遵循“印文即送”的原则，当天印出的文书应在当天进行送达，不拖延，特殊情况除外。2、公司发文的送达形式一般包括：亲自送达、挂号信、快递、报纸公告、电邮等。（1）亲自送达：发文的承办人或由上级指定的送达人，在将文件送达到收文单位、个人处时，应要求其在相同的备份文件上签字确认签收。若其拒收或拒签，则找第三方签字确认文件的送达。（2）挂号信:当发文以挂号信的形式寄出时，应将邮局返回的收据与备份的文件一起存档。（3）快递：当发文以快递的形式寄出时，应在回执单上的“内件品名”一栏里写明发文的名称、字号、主送单位、主题、机密等级等，并将回执单与备份的文件一起存档。（4）报纸公告：当登有公司公告的报纸发行后，应将印有公告的报纸整张存档。（5）电邮：当要将文件以电邮的形式发给主送单位时，应在发文之前把邮件设置成发送后自动保存或自动回执的形式，同时抄送行政秘书办公专用qq信箱。三、公司文书的归档与借阅（一）归档1、归档的文件材料必须为正本，本企业编制的文件应附发文底稿。不能保存正本的，应保存正本完整复印件，需再次启用归档的文件复印件时，需加盖新印才能生效。2、归档内容：（1）收文原件或复印件、收文处理笺、经批办人签字确认的承办结果反馈报告、反馈表。（2）发文原件、经主送单位签收的原件、凭据及附件。3、归档方式：按收文、发文的字号进行归档，年度装订成册。4、 公司文书在日常的归档中应按收、发文时间顺序建立卷宗。5、 年终定卷时，分类立卷归档。6、 年终定卷时，以每个案卷为单位，将卷内文件按所排顺序用阿拉伯数字编写页码，并填写案卷目录。标注页码的位置要统一，一般标注在文件材料的右上角或左上角。每个案卷的封面目录应包括以下事项：内含文件的性质、类别、成文的起止日期（卷内最早、最晚两个文件的成文日期）、保管期限、文件件数、立卷部门等。7、 公司文书由行政秘书负责按照上述规范要求进行整理、归档，各部门的文书则由部门主管助理负责按照上述办法进行整理。（二）借阅文书的借阅按照公司的档案管理办法执行。四、附 则（一）全体员工对密级档案、文件、资料均须严格执行企业保密规定，不失密。否则将追究法律责任。（二）本单位外出人员开会带回的文件及资料应及时送交行政秘书处进行登记编号保管，不得个人保存，如因工作所需，需要借阅的可复印或借用。（三）工作调动或辞、离职时，必须把个人所负责的文件全部移交清楚。没有保存价值的文件、资料，应及时进行有效的处理或销毁。第四章 会议管理办法为规范公司会议管理，提高会议质量和效率，实现会议管理的规范化，特制定本办法。本管理办法适用于公司召开的各种会议。一、会议的组织（一）公司会议可分为高层决策会议，每周、月主管例会，全体员工会议，专题会议，部门工作会议，学习会议及半年、年度总结会等。 （二）高层决策会议由公司核心管理人员、专家顾问组等参加，会议主要任务是确定公司的组织架构、发展战略、重要人事任免、重要协议的签订及其他重大事项的决策等，会议由公司高层领导召集，根据工作需要择时召开。（三）主管例会为每周、月召开，参加人员为部门主管助理及以上管理人员，会议主要内容是总结各部门一周、月的工作，制定下周、月工作计划，提出并解决各部门日常工作中遇到的问题，会议时间为每周六、月末，由副总经理组织、行政人事部主持召开。（四）公司全体员工会议由副总经理组织、行政人事部主持召开，公司全体人员参加，一般每月召开一次（特殊情况由总经理确定），会议的主要任务是总结工作、布置任务等。（五）专题会议分公司和部门组织。公司专题会议的主要任务是解决业务项目、财务、经营等相关的业务问题，由总经理或副总经理组织召开，相关部门人员参加；部门专题会议的主要任务是研究、讨论实际工作中较为重大的或急需解决的业务问题等，由专题所属部门负责人组织召开，部门员工参加。专题会议根据实际工作需要不定期召开。（六）部门会议由各部门负责人组织，每周六、月末召开，主要任务是总结本部门一周、月的工作情况，制定下周、月的工作计划，协调解决部门员工日常工作中遇到的问题。（七）公司业务会议可分为上级现场办公会、报告会、业务洽谈会、客户座谈会等。一律由公司行政人事部组织安排，相关部门进行协助。二、会议的安排（一）为避免会议过多或重复，公司一律将日常性的会议纳入例会制，原则上要按照例行规定的时间、地点和内容组织召开。（二）凡涉及公司内部需要多部门负责人参加的、非例会制的会议，需要使用投影仪等设备的，参见第二十九条第二项规定;无需使用投影仪等设备的，由参会部门自行组织召开，各部门若要使用会议室，必须在会后对会议室进行整理、清扫，关闭空调、照明设备等电源。会议发起部门应告知与会人员会议主题及相关议题，并在会议前准备好会中需要的各种电子、纸质资料，确保准备充分，提高会议质量和效率。（三）行政人事部每周六、月末召开周或月例会，统一以电子或纸质的形式向各参会人员下发会议通知。（四）对于已列入会议计划的会议，如需改期或安排其他会议时，会议组织部门应提前一天报公司行政人事部，经公司相关领导同意后方可改动，被改期会议由行政人事部另作安排。（五）对于参加人员相同、内容接近、时间相似的几个会议，行政人事部有权安排合并召开。（六）公司各种会议的召开应坚持小会服从大会、部门服从公司的原则。（七）对需要在公司会议室召开的会议，行政人事部应在会议召开之前布置好会场。（八）重大会议、学习培训会应存留影响资料，由行政助理负责。三、会议纪律（一）开会前5分钟参会人员必须到达会场并在会议签到簿（附件15）上签到，同时将手机调到振动或关机状态；凡迟到一次罚款10元，由行政秘书做好记录，在当月工资计发时扣除。（二）参会人员应在会前做好参会准备（需要在会议上发言的应提前做好发言准备），会中做好记录。（三）会议召开期间，严禁在会场内吸烟、随意走动、大声喧哗，未经允许不得进行私自讨论。（四）会中发言人讲话时其他参会人员不得随意打断，不得将与会议内容无关的话题在会议上进行讨论。（五）参会人员因为特殊原因不能按时出席会议的，须在会前向行政人事部请假并说明原因（部门会议需向部门主管请假），得到许可后方能不参加会议，否则一律按考勤旷工处理。（六）会议中途参会人员如有急事需离开，要向会议主持人提出请假，得到同意后方可离开。未经许可提前离开者，按考勤早退处理。（七）周、月例会主管及主管助理请假的问题。四、会议的落实（一）公司周、月例会，一般专题会议等由行政秘书负责整理会议纪要，于会议结束次日下发各参会部门，并做好签收登记。其他会议根据实际需要指定专人负责整理纪要。（二）会议内容及会议形成的计划、方案、决议等，需要进行传达的，参会人员应及时传达至部门相关工作人员，严格按会议精神推进工作，行政人事部对落实情况进行督查。会议形成的计划、方案、决议，需要时由行政人事部以正式文件的形式下发执行。五、会议室及会议设备的管理（一）公司会议室由行政秘书负责管理，会后对会议室进行整理、清扫，关闭空调、照明设备等电源。（二）会议室的卫生由行政人事部后勤保洁员进行维护，在每次会议召开前、后均要进行打扫，并做好日常保洁工作。（三）会议设备的使用与管理。1、公司会议设备由行政秘书统一管理，其他任何部门或人员未经行政人事部经理同意，不得私自使用会议设备。2、相关部门和人员在会议室召开会议时，若需使用投影仪等设备，应由行政秘书统一安装、调试后供会议使用。开会部门应爱护室内各项设备，不得随意挪动会议室的设施设备；如需调整位置，应在行政秘书的指导下进行，否则造成的后果由使用者承担。3、行政秘书发现会议设备因使用者操作不当即人为造成损坏的，应及时向行政人事部经理报告，分析原因，明确责任，并要求使用者进行赔偿。（四）会议设备的保管与维护1、行政秘书负责会议设备的保管，当行政秘书离职、调岗时，行政人事部经理应及时指派其他员工接手其会议设备的保管工作。2、行政秘书应定期开展检测工作，一般每月检查一次，发现问题及时处理并做好记录，以确保会议设备正常运行。3、行政秘书发现会议设备出现问题时应及时上报，严禁未经批准私自修理、拆卸。4、会议设备因老化、损耗及其他原因需要报废时，由行政秘书提出申请，经专业人员检测后，报行政人事部经理、副总经理、总经理审批，审批通过后方能办理报废手续。第五章 办公物资管理办法为加强公司办公物资的管理，达到节约成本、提高效率、规范流程、明确责任的目的，倡导健康优质、绿色环保、勤俭节约的现代办公方式，特制定本办法。本办法适应于公司全体员工。一、办公物资管理职责（一）行政人事部负责对办公物资的库存、结算、采购计划、采购报审、购买及登记、领用、调配、转卖、折旧与报废进行管理。（二）公司总经理负责对办公设施采购置和报废的审批。（三）公司财务部积极配合行政人事部做好办公用品的月计划、管理及领用、维护工作。二、办公物资的分类（一）办公物资按种类可分为办公设施、办公设备、低值易耗品、管制用品、劳保用品；（二）设备电脑、传真机、打印机、电话机、复印机、考勤机、装订机、投影机、数码照像机等；（三）办公设施为白板、文件柜、饮水机、消毒柜、燃气灶、抽水烟机、灭火器、垃圾筒、指示牌等；（四）低值易耗品为电脑清洁用品、铅笔、白板笔、胶水、胶带、钉书针、签字笔、圆珠笔、签字笔芯、修正液、荧光笔、笔记本、复写纸、便利贴、标签、橡皮擦、档案袋、印泥、打印纸、传真纸等；（五）管制用品为剪刀、笔筒、直尺、美工刀、订书机、打孔机、名片册、计算器等；（六）劳保用品：日化清洁用品、食品/饮品、生活用纸、纸杯、灯泡灯管、证书奖状、电源插座、电池等。三、办公物资的申购、登记与领用（一）行政秘书对每月的办公用品的库存、结算和按季采购计划进行统计，行政人事部经理根据办公物资需求进行统计核查，并书面报送采购计划。经财务部、副总经理、总经理审批。审批通过后，交行政秘书会同财务择优采购；各部门若需采购临时急需的办公物资，应填写申购单并注明急需采购的原因，经行政人事部经理审批报副总经理、总经理同意后实施采购。（二）所申购的物资到位后，由行政秘书和财务部根据送货单和采购单进行验收。验收无误后将送货单和发票交财务部进行付款。对没通过验收的办公物资，采取退回或调换的处理方式。（三）行政秘书及时将到位的办公物资进行入库登记，更新办公物资入库登记台账（附件17）。财务部及时完善办公物资明细账。（四）行政秘书应针对验收合格的办公设备、设施及时填写设备、设施卡片（附件18），同时制作身份编号标签（附件19）粘贴于办公设备、设施上。（五）办公物资的编号原则：取其汉语拼音的前两个声母+排序号（三位数）。例如：第23台电脑dn023；第4台打印机dy004。（六）公司各员工、各部门需要领用办公物资时，应先填写领用单（附件20），经部门主管确认签字后交行政秘书，行政秘书核实后分发办公物资给领料人，并在办公物资个人领用登记表（附件21）上进行登记，登记完成后，将领用单交财务部进行财务入账。（七）办公用品领用原则1、消耗品的领用遵循适度的原则，按工作的情况来决定，不可领用与本工作无关的用品。签字笔、圆珠笔、笔记本每季度领用一支/本，笔芯每月领用一支，便利贴为每2个月领用一本，其他办公用品如标签、曲别针、文件袋等视具体情况而定；2、打印纸的使用以节约为原则，除正式文件、合同、对外资料，其他打印文件尽量双面使用；3、办公用品严禁带回家私用；4、新进人员到职时有管理部门通知，向行政人事部领用办公物品；人员离职时，必须向行政人事部办理办公物品归还手续，未经行政人事部认可的，不得为其办理离职手续；5、行政部有权控制每位员工的办公物品领用总支出。四、设施、设备的使用及注意事项（一）设施、设备在第一次启用时，就要粘贴身份编号标签，落实使用人、责任人、检查人。（二）公共区域的办公物资由行政秘书负责保管、维护，行政秘书为日常管理员，各个部门的办公物资谁使用、谁负责、谁保管。（三）公司内空调的启用必须是室内温度达到30，此数据由行政秘书负责每天公布在员工工作去向牌上。 （四）公司员工在每天下班的时候，应关闭自己所负责的办公设施设备，切断其电源，保证安全。（五）