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文档简介

组级储备干部训练系列 会议的组织与管理 课程目标 *掌握会议的组织及管理 *会议的定义 一、会议的意义 会议是沟通协调的一个重要手段，是 公开表达意见的场所。 *会议有什么用 会议是一个组织单位存在的体现 会议是一种群体沟通 *会议的类型 谈判会议 报告会议 解决问题会议 制定决策会议 收集和交换意见会议 *导致会议失败的因素 一、会议的意义 组织不当 分析不够 备忘录失误 议程安排不当 会议主持人原因 二、会议前的准备工作 写出会议的目的 是否一定要开会才能达到上述的目的 会议的形态 会议的时间 会议的议程及主持人 会议的地点 会场如何布置 出席人数 出席者名单(职务) 出席者座位安排 *会议准备的内容 二、会议前的准备工作 是否准备名牌 是否安排出席人员往返会场的交通工具 会议是否安排出席人员住宿问题 会议通知何时发出 是否有资料随会议通知预先发出? 准备哪些必要的辅助视听器材 准备哪些文具 准备会议场所周边位置图 是否要求参与开会者准备资料及副本份数 安排食膳及桌位 其它 *会议准备的内容 三、有效地进行会议 *会议成功的五大要素 议题要和参与开会的人有关 选定适当的出席人员 主持人 会前要有充分的准备 参与开会人的态度 四、主持会议 *主持人的责任 宣布开会 控制议程 鼓励讨论 总结发言 控制人员发言 做出决议、确认行动和责任 闭会 四、主持会议 *主持会议开始的技巧 准时 当与会者进入会场时，应向他们打招呼 自我介绍并说明开会的目的 与会者进行简单介绍，除非彼此都认识 不要有意制造惊奇 一开始便要说明议程安排、大纲及会议进行 时间表 寻问有没有人对会议的安排不清楚， 并回答与会者提出的其他问题 四、主持会议 *会议进行中的主持技巧 简明地引出主题、说明讨论的目的 把握和控制会议的进度 注意鼓励每个人发表自己的见解 在一段时间里要集中讨论一个议题，在 一个议题结束之后再开始下一个议题 注意对不同意见的处理 随着会议的进行，对已表述的观点要及 时加以概括总结 争取尽早得出结论 四、主持会议 *结束会议技巧 判断会议结束时机 简短地报告此次会议的决定，或是稍后 会处理的问题 对与会者再次表示感谢 如果人数太多的话，安排与会者的退场 安排人员清理会场 五、会议达成的四阶段 *导入议题 *充分发言 *获得一致的结论 *确定负责实施的对象 六、主持会议常遭遇的问题及 对应方法 *上级人员与部属同时出席 *习惯性的反对者 *脱离了主题 *会场内有人私自交谈不断 *有人打瞌睡 *参加开会成员个性内向 *提出的意见过于抽象
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